Jika Anda adalah seorang pemilik bisnis, Anda pasti tahu betapa memakan waktunya mengelola pembukuan dan akuntansi dalam bisnis Anda. Oleh sebab itu sebanyak 70% pemilik usaha kecil di Indonesia tidak menggunakan proses pembukuan yang sesuai standar, 30% lainnya menggunakan asisten akuntansi dan menggunakan akuntan inhouse.
Asisten akuntansi memberikan dukungan administratif kepada akuntan atau departemen akuntansi dengan melakukan berbagai tugas administrasi, seperti pengarsipan, penanganan surat, melakukan setoran bank dan menyimpan catatan bank, menangani faktur, melacak pengeluaran untuk proyek tertentu, dan pembukuan.
Tugas khusus lainnya termasuk menyiapkan catatan keuangan, administrasi kantor, dan memproses penggajian. Posisi ini membutuhkan perhatian terhadap detail, keandalan, dan keterampilan komunikasi yang baik.
Seorang asisten akuntansi harus memiliki keterampilan komputer yang baik, keterampilan matematika yang kuat, dan pemahaman yang kuat tentang software akuntansi komputer dan praktik pembukuan. Mereka biasanya bekerja di departemen akuntansi untuk perusahaan besar atau akuntan swasta.
Asisten akuntansi juga dapat ditemukan di banyak sektor lain, seperti bisnis ritel, perusahaan manufaktur, fasilitas kesehatan, dan lembaga pendidikan.
Pada artikel kali ini kami akan menjelaskan kepada Anda jobdesk asisten akuntansi, tugas, dan skill yang harus Anda perhatikan sebelum merekrutnya.
Tugas Asisten Akuntansi
Tugas pekerjaan sebenarnya dari asisten akuntansi berbeda-beda menurut industri. Misalnya, profesional di sektor kesehatan mungkin memiliki tugas yang berbeda dengan asisten akuntansi yang bekerja di perbankan.
Biasanya, asisten akuntansi mengelola piutang dan hutang, menangani penggajian, dan membantu rekonsiliasi akhir bulan. Tanggung jawab lain dari asisten akuntansi mungkin termasuk:
- Entri Data: Tugas entri data dasar untuk asisten akuntansi mencakup pencatatan transaksi, pencatatan dan peninjauan entri jurnal, membuat faktur, dan membuat spreadsheet.
- Tugas Klerikal: Asisten akuntansi dapat menjalankan tugas di sekitar kantor. Mereka menangani surat masuk, memindai dan memfotokopi dokumen, dan menyiapkan laporan triwulanan. Mereka juga membantu audit akhir tahun dan rekonsiliasi bank.
- Layanan Pelanggan: Asisten akuntansi sering kali perlu berkomunikasi dengan vendor dan pelanggan tentang faktur dan pembayaran. Ini bisa melalui email atau telepon.
- Mencatat Pengeluaran Karyawan: Membantu penggajian adalah salah satu bagian terpenting dari deskripsi pekerjaan asisten akuntansi. Mereka memverifikasi lembar waktu, menghitung hari libur dan hari sakit, menyiapkan cek, dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan praktik terbaik.
- Laporan Keuangan: Asisten akuntansi membantu manajer akuntansi membuat dan memperbarui laporan keuangan. Mereka mengerjakan neraca, laporan laba rugi, laporan laba ditahan, dan laporan arus kas.
Baca juga: 10 Konsekuensi Jika Anda Memiliki Pembukuan yang Buruk pada Bisnis
Hard Skill Utama dari Asisten Akuntansi
- Payroll Accounting: Asisten akuntansi memerlukan perintah yang sangat baik atas fungsi penggajian. Mereka harus memahami kompensasi karyawan, tunjangan dan pemotongan, serta pajak gaji.
- Keterampilan Matematika: Akuntansi sebagian besar tentang angka. Asisten akuntansi membutuhkan pengetahuan matematika yang tajam dan keterampilan berhitung dan memeriksa fakta yang bebas kesalahan.
- Pemahaman Software Akuntansi: Profesional akuntansi menggunakan program atau software akuntansi khusus seperti Kledo. Asisten akuntansi yang menyiapkan dan menghitung nilai pajak juga memerlukan keahlian dalam software payroll.
- Pemahaman akan standar Akuntansi: Setiap karir dalam dunia akuntansi menuntut pemahaman menyeluruh tentang prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum untuk menyiapkan laporan keuangan. Standar-standar ini mencakup metode akuntansi akrual, penyusutan dan belanja modal, piutang tak tertagih, penanganan aset, dan biaya historis.
Baca juga: 8 Rekomendasi Aplikasi Kasir Online Gratis untuk Bisnis Anda
Soft Skills Utama dari Asisten Akuntansi
- Komunikasi Verbal dan Tertulis: Asisten akuntansi harus menyajikan dokumen dan laporan keuangan dalam format yang dapat dimengerti. Hal ini menuntut keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang efektif.
- Multitasking: Mengelola banyak tugas dengan tenggat waktu yang ketat adalah bagian dari deskripsi pekerjaan asisten akuntansi. Mereka harus bisa melakukan banyak tugas tanpa kesalahan.
- Manajemen Waktu: Pekerjaan asisten akuntansi melibatkan tugas-tugas sensitif waktu seperti menjadwalkan janji temu, mengelola dokumen, dan menyiapkan laporan keuangan. Manajemen waktu adalah keterampilan utama untuk peran akuntansi.
- Perhatian terhadap Detail: Konsistensi dan akurasi adalah keterampilan asisten akuntansi yang penting. Untuk menemukan dan mengatasi kesalahan, para profesional ini memerlukan perhatian ketat terhadap detail dan kemampuan memeriksa fakta yang kuat.
Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Hotel dan Komponen di Dalamnya
Contoh Deskripsi Pekerjaan Asisten Akuntansi
Untuk mencari asisten akuntansi yang ideal dan sesuai dimulai dari membuat deskripsi pekerjaan yang benar. Untuk mempermudah tugas ini, kami telah menyusun sejumlah contoh pilihan yang dapat digunakan sebagai template, memastikan Anda menetapkan dasar yang tepat untuk pencarian bakat Anda.
Contoh 1
Kontribusi dan tanggung jawab
- Merencanakan, mengoordinasikan, dan bertanggungjawab melaksanakan berbagai permintaan bisnis
- Mengkoordinasikan penyelesaian permintaan klien sesuai arahan mitra dan manajer melalui komunikasi tim
- Pelacakan/pengorganisasian proyek
- Membantu dengan proyek akuntansi dan pengehitungan pajak bisnis serta proyek ad hoc yang ditugaskan
- Mempersiapkan atau membantu penagihan klien di bawah koordinasi Manajer Penagihan
- Membantu E-filing/pelpaoran pajak
- Memastikan dan membuat jadwal dan kalender untuk rapat, perjalanan, dan janji temu
Bacakground dan keterampilan
- Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik
- Gelar Sarjana, lebih disukai di bidang akuntansi atau keuangan, dan/atau keseimbangan pendidikan dan pengalaman kerja yang sesuai
- Lebih memilih kandidat dengan pengalaman kantor/administrasi atau magang sebelumnya
- Melakukan pekerjaan secara akurat dan efisien waktu, dengan perhatian yang kuat terhadap detail, pengorganisasian, dan tindak lanjut
- Keterampilan komputer yang kuat, termasuk keterampilan yang baik dalam suite Microsoft Office
- Pemahaman dasar tentang peraturan akuntansi dan perpajakan lebih disukai tetapi tidak diperlukan
- Bisa mempertahankan sikap profesional dengan rekan kerja dan klien
Contoh 2
Tugas:
- Mengelola piutang usaha (AR) / hutang usaha (AP)
- Rekonsiliasi bank
- Audit faktur untuk vendor utama, mitra outsourcing utama, dan mitra logistik seperti JNE dan AnterAja
Persyaratan:
- Memahami akuntansi dasar dan menengah
- Seorang yang memehami akuntansi dan memiliki minat terhadap akuntansi juga telah mempelajari atau sedang mempelajari akuntansi
- Idealnya, seseorang yang memiliki gelar sarjana atau minimal SMA dengan pengalaman akuntansi
- Mampu mengoperasikan software akuntansi Kledo atau software serupa
- Kemampuan Excel tingkat lanjut
- Memiliki pengalaman penggajian, idealnya dengan Gajihub dan pengetahuan tentang pajak & proses penggajian
- Harus juga memiliki keinginan untuk mempelajari biaya logistik, analisis biaya tingkat lanjut, dan pola pikir ingin mempelajari biaya produksi
Baca juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Manufaktur Terbaik
Contoh 3
Tugas dan tanggung jawab:
- Membantu setiap departemen dan berkoordinasi produktivitas tim.
- Membantu alur kerja tim tidak terbatas pada membantu mendelegasikan dan mendistribusikan pekerjaan yang terkait dengan pemrosesan laporan tagihan langsung.
- Membantu dalam memberikan arahan dan menanggapi pertanyaan spesifik.
- Membantu mengawasi atau mengambil alih kasus dan eskalasi yang kompleks.
- Membantu melatih dan mengembangkan rekan satu tim tentang sistem dan prosedur baru.
- Membantu dalam membuat templat dari laporan komisi tagihan langsung, menerapkan kas ke faktur, dan memitigasi kesalahan.
- Membantu memantau laporan penangguhan tagihan langsung untuk memastikan seluruh pembayaran komisi tagihan langsung diproses secara manual dan melalui upload.
- Membantu elemen penting yang diperlukan untuk penutupan akhir bulan tidak terbatas pada mengerjakan proyek ad hoc seperti yang diminta.
- Berkorespondensi dengan Broker melalui telepon, surat, dan email untuk menanggapi pertanyaan kompleks, menyelidiki dan menyelesaikan masalah, dan menindaklanjuti item yang belum terselesaikan. Pastikan semua korespondensi dan permintaan didokumentasikan dan dilampirkan pada file yang sesuai di sistem yang sesuai.
- Sering berkoordinasi dan berkorespondensi dengan departemen internal lainnya.
Kompetensi
- Manajemen waktu—individu memprioritaskan dan menggunakan waktu secara efisien.
- Keterampilan interpersonal—individu menjaga kerahasiaan, tetap terbuka terhadap ide orang lain, dan menunjukkan kemauan untuk mempelajari hal-hal baru.
- Komunikasi lisan—individu berbicara dengan jelas dan persuasif dalam situasi positif atau negatif dan menunjukkan keterampilan presentasi kelompok.
- Komunikasi tertulis—pengeditan individu berfungsi dalam ejaan dan tata bahasa, menyajikan data numerik secara efektif, dan mampu membaca dan menafsirkan informasi tertulis.
- Pemecahan masalah—individu mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah secara tepat waktu, mengumpulkan dan menganalisis informasi dengan terampil, dan menjaga kerahasiaan.
- Pengendalian kualitas—individu menunjukkan keakuratan dan ketelitian serta memantau pekerjaan mereka sendiri untuk memastikan kualitas.
Kualifikasi
- Mahir menggunakan MS Office Suite
- Kemampuan untuk menjaga kerahasiaan tingkat tinggi
- Pengalaman 5 tahun atau lebih di posisi atau industri serupa
- Gelar D3 atau Sarjana dalam disiplin ilmu yang berhubungan dengan akuntansi
- Memiliki pengalaman dalam menangani hal terkait perizinan atau asuransi
- Membangun rencana bisnis terperinci untuk memfasilitasi pencapaian tujuan dan kuota
- Memimpin seluruh siklus penjualan mulai dari menemukan klien hingga mendapatkan kesepakatan
- Mendukung dan memecahkan masalah klien dengan memahami dan melampaui harapan mereka
- Mengilustrasikan nilai produk dan layanan untuk membangun peluang pertumbuhan; mengumpulkan dan menganalisis data untuk mengidentifikasi tren
- Meninfak lanjuti klien secara teratur untuk memastikan kebutuhan terpenuhi dan menemukan peluang untuk pertumbuhan
- Memelihara database klien, prospek, mitra, dan vendor
Baca juga: Sedang Mencari Jasa Pembukuan Untuk Bisnis? Perhatikan Hal Ini
Contoh Pertanyaan Wawancara Asisten Akuntansi
- Bicarakan tentang saat Anda bekerja dengan dokumen atau akun rahasia.
- Bicarakan tentang saat Anda harus menyelesaikan banyak tugas dalam deadline yang ketat.
- Apakah Anda memiliki pengalaman akuntansi?
- Apakah Anda memiliki sertifikasi akuntansi?
- Bagaimana Anda menjelaskan pentingnya asisten akuntansi?
- Bagaimana Anda menangani audit?
- Bagaimana Anda menangani kesenjangan finansial?
- Apakah Anda memiliki pengalaman bekerja dengan software akuntansi?
- Keterampilan apa yang dibutuhkan untuk menjadi asisten akuntansi yang sukses?
- Software akuntansi apa yang pernah Anda gunakan sebelumnya?
- Bagaimana Anda menangani kesalahan akuntansi?
- Apa cabang utama akuntansi?
- Tanggung jawab sehari-hari apa yang Anda miliki pada posisi terakhir Anda?
- Apa perbedaan akun aktif dan akun tidak aktif?
- Keterampilan apa yang menurut Anda penting untuk menjadi asisten akuntansi yang sukses?
- Keterampilan dan kursus khusus apa yang Anda perlukan agar menjadi lebih efisien dalam posisi asisten akuntansi?
- Apa yang Anda ketahui tentang posisi tersebut?
Baca juga: Contoh Pembukuan Keuangan dan Download Templatenya
Solusi Asisten Akuntansi Hemat Biaya
Jika Anda baru membangun sebuah bisnis dan memiliki keterbatasan anggaran, ada baiknya Anda tidak mempekerjakan akuntan inhouse terlebih dulu karena ini akan membebankan keuangan bisnis Anda.
Namun, Anda tetap harus memiliki proses pencatatan pembukuan untuk bisnis agar Anda bisa memantau pertumbuhan dan kesehatan keuangan bisnis secara transparan.
Sebagai solusi yang hemat biaya, Anda bisa mencoba menggunakan solusi personal asisten dari Kledo yang akan memberikan Anda kemudahan akan pengelolaan pembukuan dalam satu platform.
Dengan menggunakan personal asisten Kledo, Anda bisa melakukan pencatatan pembukuan tanpa harus ada akuntan. Mulai dari entry data, rekonsiliasi, pembuatan laporan keuangan hingga analisis bisnis tinggal chat Whatsapp ke asisten keuangan pribadi-mu.
Anda juga bisa mengakses software akuntansi Kledo bisnis Anda untuk memastikan semua informasi telah tercatat dengan baik dan benar sehingga memudahkan Anda dalam pengambilan keputusan.
Jika tertarik, Anda bisa menghubuni asisten pribadi Kledo melalui tautan ini.
- 7 Masalah Departemen Keuangan dan Juga Solusi Mengatasinya - 6 September 2024
- Decoy Effect pada Marketing: Definisi, Contoh, Cara Melakukannya - 6 September 2024
- Terminal Growth Rate: Pengertian, Rumus dan Cara Hitungnya - 4 September 2024