Cadangan kas dalam bisnis itu penting karena bisnis harus memiliki modal kerja yang cukup untuk melunasi kewajiban jangka pendek dan memenuhi pengeluaran sehari-hari. Modal kerja bersih mencakup aset likuid, seperti piutang, persediaan, kas, dan setara kas.
Namun, apa yang terjadi jika debitur menumpuk, Anda membutuhkan uang untuk mengembangkan bisnis Anda, dan penjualan menurun?
Bergantung hanya pada modal kerja dan aset likuid lainnya bisa menjadi masalah dalam situasi seperti itu. Jadi, sebaiknya bisnis memiliki cadangan kas yang disisihkan untuk memenuhi kewajiban jangka pendek dan kebutuhan dana darurat.
Namun, apa yang dimaksud dengan cadangan kas, jenis-jenisnya, dan bagaimana cara menghitungnya? Mari kita cari tahu.
Apa itu Cadangan Kas?
Cadangan kas adalah uang yang disimpan oleh bisnis atau individu untuk mendanai pengeluaran jangka pendek yang tidak terduga atau tidak direncanakan.
Cadangan kas tidak harus berupa uang.
Investasi jangka pendek, seperti instrumen pasar uang dan surat berharga yang dapat dicairkan secara instan, biasanya dengan tingkat pengembalian yang lebih rendah, juga merupakan bagian penting dari dana cadangan bisnis.
Setara kas juga merupakan sarana investasi yang sangat likuid dan dapat dikonversi menjadi uang tunai dengan mudah. Bisa dikatakan, mereka adalah cadangan kas bisnis dalam neraca.
Meskipun cadangan kas menyulitkan bisnis untuk memanfaatkan peluang investasi dan laba atas investasi juga rendah, dana cadangan yang dikelola dengan baik dapat membantu perusahaan berkembang dengan cepat, membeli peralatan baru, dan memenuhi pengeluaran tak terduga lainnya secara langsung.
Bisnis biasanya membuka rekening bank khusus bisnis untuk menyimpan uang dan membangun dana cadangan. Hal ini memberikan bisnis akses langsung ke dana dalam situasi darurat tanpa menimbulkan utang.
Cadangan kas tidak hanya dikelola oleh bisnis tetapi juga oleh bank. Bank harus mempertahankan persentase tertentu dari total simpanan mereka sebagai uang tunai yang likuid, yang dikenal sebagai rasio cadangan kas, agar dapat beroperasi tanpa risiko.
Baca juga: Peran AI dalam Manajemen Arus Kas dan Pengelolaan Finansial Bisnis
Kapan Harus Menggunakan Cadangan Kas?
- Pengeluaran mendadak: Entah itu untuk membantu menutupi biaya kerusakan properti akibat bencana alam atau perbaikan peralatan darurat, cadangan kas dapat memberikan bantuan keuangan yang cepat untuk pengeluaran mendadak.
- Bulan saat terjadi penjualan yang lambat: Tergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin menghadapi pasang surut penjualan musiman. Jika Anda mengalami bulan penjualan yang lambat dan tidak dapat menutupi pengeluaran Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan cadangan kas.
- Peluang pertumbuhan: Jika Anda berada dalam situasi di mana Anda memiliki peluang untuk mengembangkan bisnis, cadangan kas Anda mungkin dapat membantu. Misalnya, Anda mendapatkan kesepakatan dengan pelanggan baru dan membutuhkan bahan tambahan untuk memenuhi permintaan. Anda dapat menggunakan cadangan kas Anda untuk membantu menutupi biaya-biaya baru tersebut.
- Akuisisi baru: Dari peralatan baru dan lebih baik hingga peralatan yang dapat membantu meningkatkan proses bisnis kecil Anda, Anda dapat menggunakan dana cadangan untuk membantu menutupi biaya-biaya ini.
Baca juga: Leverage Buy Out (LBO): Definisi, Jenis, Keuntungan, dan Batasannya
Berapa Banyak yang Harus Disimpan dalam Cadangan Kas Bisnis Anda?
Anda harus memiliki cukup uang kas dalam investasi jangka pendek atau rekening giro atau tabungan yang dapat diakses pada saat diperlukan.
Minimal, cadangan Anda harus dapat menutupi pengeluaran Anda untuk jangka waktu yang Anda tentukan, apakah beberapa bulan atau setengah tahun.
Lihatlah laporan arus kas bulanan Anda dan laporan keuangan lainnya untuk mengetahui berapa banyak pengeluaran bisnis Anda setiap bulannya.
Jika bisnis Anda berhenti menghasilkan uang, dana darurat Anda harus dapat menutupi pengeluaran Anda sampai Anda mendapatkan penghasilan lagi.
Selain itu, dana cadangan Anda tidak hanya perlu menopang bisnis Anda jika sesuatu terjadi besok – dana cadangan juga harus bisa membuat Anda tetap bertahan jika sesuatu terjadi tahun depan. Atau tahun berikutnya.
Itulah mengapa Anda perlu berpikir jangka panjang dan memperhitungkan masa depan bisnis Anda. Apakah bisnis Anda berkembang pesat? Apakah Anda merekrut karyawan baru?
Ingatlah bahwa bisnis yang sedang berkembang umumnya membutuhkan lebih banyak uang kas di tangan, jadi Anda perlu melacak pengeluaran Anda dan memasukkannya ke dalam cadangan uang tunai.
Likuiditas juga penting untuk dipertimbangkan di sini. Saat Anda mengalami kekurangan uang tunai, waktu biasanya tidak berpihak pada Anda.
Hanya hitung hal-hal dalam cadangan kas Anda jika Anda tahu Anda bisa mendapatkan uang dengan cepat. Investasi jangka panjang, misalnya, tidak boleh dimasukkan ke dalam dana cadangan Anda.
Baca juga: Working Capital Requirement (WCR): Pengertian, Rumus dan Analisisnya
Lalu, bagaimana cara menghitung cadangan kas?
Menentukan jumlah dana cadangan adalah keputusan bisnis yang penting.
Jika perusahaan menentukan jumlah yang jauh lebih kecil dari yang dibutuhkan untuk menutupi pengeluaran yang tidak beralasan, hal ini dapat membuat perusahaan berada dalam posisi keuangan yang rentan saat sangat membutuhkan dana.
Di sisi lain, jika perusahaan memilih jumlah yang melebihi jumlah yang dibutuhkan untuk menanggung pengeluaran jangka pendek, akan sulit bagi perusahaan untuk menginvestasikan cadangannya untuk mengembangkan bisnis secara eksponensial.
Jadi, perusahaan harus meninjau laporan keuangannya untuk memastikan jumlah cadangan dana.
Umumnya, perusahaan menggunakan neraca atau laporan arus kas tahun sebelumnya untuk mengetahui arus kas masuk dan jumlah yang dikeluarkan untuk pengeluaran bisnis.
Membagi jumlah total pengeluaran dengan jumlah bulan dalam periode akuntansi dapat membantu menemukan kebutuhan kas bulanan bisnis.
Mengalikan angka ini dengan jumlah bulan yang ingin Anda buat cadangan kasnya akan membantu Anda menentukan jumlah dana cadangan bisnis Anda.
Baca juga: Melakukan Pengendalian Kas Bisnis dengan COSO Framework
Cara Membuat Cadangan Kas
Jika Anda berpikir dan membayangkan Anda harus menabung uang hingga enam bulan pengeluaran, kami tidak menyalahkan Anda.
Menyisihkan uang sebagai pemilik bisnis adalah hal yang sulit. Sekarang setelah Anda mengetahui jumlah total yang Anda butuhkan, mari kita bahas beberapa strategi untuk membangun dana cadangan kas Anda.
Tetapkan target tabungan bulanan
Mencoba menabung dalam jumlah besar dalam semalam akan terasa sangat berat. Anda tidak akan mengumpulkan dana darurat Anda dalam satu waktu, tapi Anda bisa membuat proses ini lebih mudah dikelola dengan menetapkan target bulanan yang lebih kecil untuk diri Anda sendiri.
Apakah Anda ingin menyisihkan persentase tertentu dari keuntungan Anda setiap bulan? Atau apakah Anda ingin menetapkan jumlah uang bulanan untuk ditargetkan?
Menjabarkan tujuan cadangan dana bisnis yang Anda inginkan dengan cara ini akan tidak terlalu mengintimidasi, dan Anda akan merasa termotivasi saat melihat angka yang terus bertambah di rekening tabungan Anda.
Buat rekening bank khusus
Setelah Anda menetapkan target tabungan bulanan, Anda mungkin ingin membuat rekening giro bisnis kecil khusus untuk dana cadangan.
Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah memisahkan dana cadangan dari dana lainnya tanpa harus khawatir dengan biaya bulanan. Perlu diingat bahwa hal ini mungkin membutuhkan waktu dan upaya pembukuan ekstra jika Anda menggunakan metode akuntansi manual.
Dana cadangan tidak selalu berupa uang dalam rekening giro atau tabungan. Beberapa bisnis juga dapat menambah cadangan kas mereka dengan surat berharga tiga bulan atau aset jangka pendek lainnya.
Apa pun bentuk dana cadangan Anda, memisahkannya dari uang lainnya dapat membantu Anda mengurangi godaan untuk membelanjakannya.
Sebenarnya, ini adalah hal biasa dalam bisnis. Dengan memisahkan rekening bisnis dan pribadi Anda bisa memantau dan menganalisis kesehatan keuangan bisnis dengan lebih baik dan membuat keputusan yang lebih baik.
Sekarang hanya tinggal menambahkan satu akun bank lagi untuk dana cadangan dalam bisnis Anda. Semudah itu..
Baca juga: Rumus Menghitung ROI dalam Berbagai Kondisi dan Contoh Kasusnya
Perlakukan dana cadangan bisnis Anda sebagai hal yang tidak bisa ditawar
Seperti pengeluaran untuk membayar karyawan Anda atau membayar tagihan listrik, pengeluaran tetap ini adalah bagian dari anggaran bisnis Anda, dan seharusnya begitu juga dengan dana cadangan Anda.
Sampai Anda mengisi dana darurat Anda dengan uang kas yang cukup, anggap saja sebagai pengeluaran tetap.
Hal ini akan membuat Anda bertanggung jawab untuk mengisinya daripada memperlakukannya sebagai sesuatu yang harus dilakukan saat Anda merasa memiliki uang lebih untuk dibelanjakan.
Jika Anda merasa kesulitan untuk melacak anggaran Anda, menggunakan software untuk mengotomatiskan tabungan Anda atau mencoba teknik seperti penganggaran amplop dapat membantu Anda membangun dana darurat.
Selain itu, Anda juga perlu memprioritaskan untuk mengisi cadangan uang tunai Anda setiap kali Anda mengambil uang. Dengan begitu, Anda tetap siap jika ada pengeluaran tak terduga lainnya.
Baca juga: Penyebab dan Cara Mengatasi Arus Kas Negatif dalam Bisnis
Contoh Kasus dalam Membuat Cadangan Kas
Perusahaan AGP menyisihkan dana untuk menutupi pengeluarannya selama 3 bulan setiap tahun dan ingin menentukan jumlah cadangan kas untuk tahun keuangan saat ini.
Perusahaan ini menggunakan laporan arus kas tahun sebelumnya untuk mendapatkan angka yang sesuai.
Total pendapatan dan pengeluaran AGP untuk tahun sebelumnya adalah 200.000.000 dan 120.000.000.
Jadi, tingkat penggunaan kas bulanannya adalah: 120.000.000/12 = 10.000.000..
Hal ini mengindikasikan bahwa AGP harus menyisihkan setidaknya 30.000 (10.000.000 * 3) jika memproyeksikan pendapatan yang sama untuk tahun ini dan ingin mempertahankan dana cadangankas untuk menutupi pengeluaran selama 3 bulan.
Cadangan dana AGP dapat meningkat jika AGP memutuskan untuk menyisihkan dana untuk cadangan kas modal atau memperhitungkan lebih banyak bulan ketika mengalokasikan dana untuk cadangan kas operasi.
Baca juga: Free Cash Flow Conversion: Pengertian, Cara Hitung, dan Contoh Kasus
Apa Saja Jenis Cadangan Kas?
Secara umum, ada tiga jenis dana cadangan, yaitu cadangan kas modal, operasional, dan yang terkait dengan utang. Namun, modal dan operasional adalah dua jenis cadangan kas yang utama.
Cadangan kas operasional dibuat untuk mengatasi kekurangan biaya operasional bulanan. Cadangan tersebut juga dapat membantu:
- Menyerap kerugian pendapatan jika penjualan tahunan kurang dari jumlah yang diperkirakan.
- Menolong perusahaan saat ada perbedaan waktu yang signifikan antara arus kas masuk dan arus kas keluar. Cadangan tersebut dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan modal kerja sampai pendapatan terkumpul.
- Membiayai biaya operasional yang tidak terduga. Misalnya, kerusakan mesin yang tidak terduga dapat membuat bisnis lengah, tetapi cadangan kas operasional dapat membantu membayar perbaikan atau penggantian mesin.
Cadangan kas modal membantu membayar kebijakan pembiayaan modal. Umumnya, uang disisihkan untuk membiayai seluruh atau sebagian dari usaha modal di masa depan, seperti penggantian aset jangka panjang seperti pabrik dan mesin.
Cadangan tersebut juga digunakan untuk:
- Membiayai program perbaikan dan penggantian modal yang tidak terduga atau luar biasa tanpa menghabiskan waktu untuk mendapatkan modal.
- Membiayai program perbaikan dan penggantian modal secara rutin. Meskipun bersifat berulang, biayanya dapat bervariasi setiap tahun, sehingga cadangan modal biasanya dibuat untuk mengakomodasi biaya yang lebih tinggi dari yang direncanakan.
Baca juga: Mengenal Berbagai Nama Akun dalam Akuntansi dan Klasifikasi Jenisnya
Bagaimana Cara Membuat Jurnal Cadangan Kas
Ketika uang mengalir masuk dan keluar dari cadangan kas Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda mencatatnya secara akurat dalam pembukuan Anda.
Anda dapat mencatat setoran ke cadangan kas dengan ayat jurnal berikut ini:
| Tanggal | Akun | Catatan | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| 6/1/2024 | Cadangan Kas | Setoran ke Rekening Cadangan Kas | 5.000.000 | |
| Kas | 5.000.000 |
Sekarang, katakanlah Anda menarik uang dari dana cadangan Anda untuk membayar gaji selama tiga kali gaji dalam satu bulan. Anda dapat mencatat penarikan dari cadangan kas Anda dengan entri jurnal berikut:
| Date | Akun | Catatan | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| 6/15/2024 | Gaji | Penarikan dari Rekening Cadangan Kas | 2.000.000 | |
| Cadangan Kas | 2.000.000 |
Baik saat Anda mendanai atau membelanjakan dana cadangan Anda, selalu perbarui pembukuan Anda agar Anda memiliki gambaran yang akurat tentang dana cadangan Anda setiap saat.
Jika Anda ingin mencatat pembukuan lebih mudah dan membuat laporan keuangan instan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia dengan fitur terlengkap dan harga terjangkau.
Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar dibawah ini:
Baca juga: Contoh Jurnal Khusus Penerimaan Kas dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Cadangan kas adalah dana carangan yaangmemudahkan perusahaan untuk memenuhi biaya operasional atau modal yang mendadak. Hal ini memberdayakan perusahaan untuk mengendalikan biaya yang tidak beralasan, sehingga mereka dapat fokus untuk meningkatkan peluang bisnis dan meningkatkan laba.
Kita semua tahu sentimen tentang menabung untuk hari buruk. Dan sayangnya, prakiraan dalam bisnis tidak selalu akurat-berarti hal buruk bisa saja terjadi tanpa Anda pikirkan
Untungnya, menyisihkan uang dalam bentuk dana cadangan dapat membantu melindungi Anda dari badai yang tak terduga.
Pastikan juga Anda menganalisis kesehatan keuangan bisnis dan membuat laporan keuangan lebih mudah dengan software akuntansi yang sudah terbukti digunakan oleh lebih dari 75.000 pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024
- 5 Bank yang Menyediakan Corporate Card Terbaik di Indonesia! - 13 September 2024