Memiliki persediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan merupakan hal krusial dalam mempertahankan dan mengembangkan bisnis.
Perusahaan tidak hanya perlu menyimpan persediaan yang sesuai dengan perkiraan penjualan, tetapi juga menyediakan cadangan tambahan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau masalah seperti keterlambatan pengiriman dari pemasok.
Salah satu komponen penting dalam manajemen persediaan adalah cycle stock.
Memahami cycle stock dan jumlah yang perlu tersedia dalam periode tertentu akan membantu bisnis memenuhi permintaan pelanggan sekaligus meminimalisir pengeluaran.
Artikel ini akan membahas apa itu cycle stock, tantangan dalam pengelolaannya, cara menghitung, hingga strategi mengelolanya.
Apa Itu Cycle Stock?
Sering disebut juga sebagai working inventory, cycle stock adalah jumlah persediaan yang tersedia untuk memenuhi permintaan normal dalam periode tertentu.
Jumlah ini berdasarkan pada perkiraan penjualan dan data historis.
Cycle stock merupakan salah satu bagian dari total persediaan yang dimiliki perusahaan dan harus diganti seiring penjualan barang (atau inventory turnover).
Cycle Stock vs. Safety Stock
Apa perbedaan cycle stock dengan safety stock? Perbedaan utamanya terletak pada tujuan penggunaan masing-masing jenis persediaan.
- Cycle stock: Barang yang dialokasikan untuk memenuhi permintaan rutin pelanggan dalam jangka waktu tertentu.
- Safety stock: Berfungsi sebagai persediaan cadangan untuk menghadapi situasi tak terduga, misalnya ketika produksi yang direncanakan tidak mencapai target atau penjualan aktual melebihi perkiraan.
Sebagai contoh, jika perusahaan Anda menjalankan promosi besar menjelang musim liburan dan penjualan melampaui musim sebelumnya serta perkiraan terbaru, cycle stock akan habis sehingga Anda perlu menggunakan safety stock.
Tanpa cadangan tambahan ini, perusahaan akan kehilangan penjualan dan berisiko ditinggalkan pelanggan yang merasa kecewa.
Namun, jika perkiraan penjualan tepat atau permintaan pelanggan ternyata lebih rendah, seluruh pesanan dapat dipenuhi hanya dari cycle stock.
Baca Juga: Cara Mengelola dan Memenuhi Permintaan Konsumen, Coba Sekarang!
Mengapa Cycle Stock Penting bagi Bisnis?
Cycle stock memegang peranan penting dalam operasional harian bisnis karena digunakan untuk memenuhi sebagian besar pesanan penjualan.
Tanpa cycle stock, perusahaan tidak akan memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, dan hal ini dapat mengancam keberlangsungan bisnis dalam jangka panjang.
Selain itu, cycle stock juga berperan penting dalam menjaga arus kas perusahaan. Saat barang terjual, bisnis memperoleh pendapatan dan menghasilkan arus kas.
Ketika barang tersebut keluar dari gudang, perusahaan kemudian perlu melakukan pemesanan ulang kepada berbagai pemasok, dan dana yang digunakan untuk pembelian tersebut biasanya berasal dari pendapatan penjualan cycle stock.
Baca Juga: Ingin Melakukan Stock Opname? Perhatikan 8 Prosedur Ini
Tantangan Potensial dalam Mengelola Cycle Stock
1. Variabilitas permintaan
Permintaan pelanggan tidak selalu dapat diprediksi. Lonjakan mendadak akibat tren musiman atau perubahan pasar yang tidak terduga dapat membuat jumlah cycle stock turun di bawah kebutuhan.
Ketika perkiraan penjualan meleset, stockout dapat terjadi dan bisnis harus berupaya keras untuk mengejar permintaan.
Melakukan peninjauan dan penyesuaian secara berkala adalah satu-satunya cara untuk menghindari mengecewakan pelanggan pada periode permintaan tinggi.
2. Gangguan rantai pasok (supply chain)
Mau sebaik apa pun Anda merencanakan inventaris, kadang Anda tidak bisa selalu mampu mengantisipasi gangguan dalam rantai pasok.
Keterlambatan pengiriman, kekurangan pasokan dari pemasok, atau hambatan transportasi dapat menyebabkan keterlambatan pengisian kembali persediaan dan mengganggu keseimbangan stok.
3. Overstocking
Terlalu banyak persediaan dapat berdampak sama buruknya dengan kekurangan stok.
Overstocking mengikat modal pada produk yang tidak terjual, meningkatkan biaya penyimpanan, serta menambah risiko barang menjadi usang atau kedaluwarsa.
Hal ini sangat bermasalah untuk produk dengan siklus hidup pendek.
Karena itu, Anda perlu menemukan keseimbangan yang tepat antara memiliki stok yang cukup dan menghindari kelebihan untuk menekan biaya sekaligus meningkatkan keuntungan.
Baca Juga: Bagaimana Cara Membuat Forecast Barang Kebutuhan Dagang?
Cara Mengelola Persediaan Cycle Stock
Setelah Anda memiliki pola penjualan yang konsisten dan data historis, pengelolaan cycle stock akan menjadi lebih mudah.
Namun bagi perusahaan yang baru memulai, sepertinya akan sulit untuk menentukan jumlah cycle stock yang mereka butuhkan.
Dalam tahap ini, berkonsultasi dengan bisnis serupa atau pakar industri dapat membantu mendapatkan gambaran jumlah persediaan yang ideal.
Begitu bisnis memiliki cukup data, mereka dapat membuat perkiraan permintaan yang lebih detail dan andal.
Data ini akan menunjukkan bagaimana penjualan berfluktuasi sepanjang tahun, SKU mana yang paling cepat terjual atau paling lambat bergerak, serta informasi berharga lainnya.
Kuncinya adalah memastikan cycle stock cukup untuk bertahan hingga pesanan pengisian kembali berikutnya tiba di fasilitas Anda (baik itu pabrik, gudang, atau toko).
Umumnya, perusahaan menggunakan jarak waktu antara penerimaan pesanan atau jeda antar proses produksi (dalam konteks manufaktur) sebagai dasar perhitungan cycle stock.
Idealnya, sebagian besar cycle stock sudah terjual sebelum pesanan pengisian kembali berikutnya datang.
Baca Juga: Manajemen Persediaan Bisnis Retail: Tantangan dan Tipsnya
Manfaat Melakukan Forecasting Cycle Stock
1. Meningkatkan efisiensi aset Anda yang paling berharga
Manfaat utama menganalisis tingkat cycle stock adalah mengoptimalkan pendapatan.
Setiap pembayaran yang diterima dari penjualan cycle stock akan digunakan kembali untuk membeli persediaan baru dan membiayai kebutuhan operasional lainnya.
Semakin banyak yang terjual, semakin besar pula pendapatan yang Anda hasilkan untuk mendorong pertumbuhan bisnis.
2. Memungkinkan pemenuhan permintaan pelanggan
Cycle stock disimpan oleh bisnis agar dapat segera memenuhi pesanan pelanggan.
Tidak tersedianya stok bukan hanya berarti kehilangan penjualan, tetapi juga dapat menimbulkan ketidakpuasan pelanggan dan menurunkan loyalitas mereka.
Jika suatu produk tidak tersedia di satu toko, pelanggan umumnya tidak kesulitan mencarinya di tempat lain.
Memang, persediaan yang lebih rendah sering kali identik dengan biaya yang lebih rendah, hal ini dapat berlaku untuk produk baru atau permintaan pasar yang belum teruji.
Namun, dalam kasus stockout, bisnis mungkin harus melakukan pemesanan ulang dengan biaya lebih tinggi akibat ongkos kirim ekspres atau biaya pesanan mendesak.
3. Memberikan wawasan tentang kinerja bisnis
Perubahan tingkat cycle stock dari waktu ke waktu dapat menjadi indikator yang baik mengenai kondisi bisnis, karena secara langsung mencerminkan perkiraan penjualan dalam periode tertentu.
Peningkatan yang konsisten biasanya menunjukkan tingginya permintaan pelanggan terhadap produk, optimisme dalam proyeksi penjualan, dan meningkatnya jumlah pesanan.
Sebaliknya, penurunan dapat menandakan turunnya permintaan atau adanya faktor lain yang menyebabkan penjualan menurun.
Baca Juga: Forecasting: Pengertian Lengkap dan Tips Memilih Metode Forecasting
Cara Menghitung Cycle Stock dengan EOQ
Bagaimana bisnis dapat menghitung ukuran pesanan untuk cycle stock? Banyak yang menggunakan rumus Economic Order Quantity (EOQ).
Rumus ini memungkinkan bisnis memesan persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan sekaligus meminimalkan biaya per pesanan.
Saat menghitung EOQ, Anda perlu mempertimbangkan biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan permintaan untuk produk tersebut.
Rumus EOQ: Q = √ (2 x D x S / H)
Keterangan:
Q = Jumlah unit ideal per pesanan
D = Permintaan tahunan
S = Biaya tetap per pesanan
H = Biaya penyimpanan tahunan per unit
Misalkan Anda memiliki toko ritel yang menjual paper planner dan menjual 10.000 unit per tahun.
Biaya tetap per pesanan adalah $0,50, dan biaya penyimpanan per planner adalah $1 per tahun.
Dengan menggunakan rumus di atas, diperoleh: Q = √ (2 x 10,000 x .5 / 1) = 100
Artinya, ukuran pesanan ideal Anda adalah 100 paper planner.
Namun demikian, Anda juga perlu menghitung jumlah safety stock yang ideal dan menambahkannya pada nilai ini untuk mendapatkan total persediaan yang sebaiknya tersedia di gudang.
Baca Juga: Inventory Forecasting: Fungsi, Jenis, Metode dan Cara Kerjanya
Strategi untuk Mengelola Cycle Stock Secara Efektif
Pengelolaan yang efektif sangat penting untuk menjaga tingkat persediaan optimal, meminimalkan biaya, dan memastikan kelancaran operasional.
Untuk mengatasi tantangan yang terkait dengan cycle stock, bisnis dapat menerapkan berbagai strategi berikut:
1. Analisis ABC
Klasifikasikan produk berdasarkan kontribusinya terhadap penjualan dan nilai keseluruhan. Kategorikan produk menjadi A (nilai tinggi, perputaran cepat), B (nilai sedang, perputaran sedang), atau C (nilai rendah, perputaran lambat).
Lakukan cycle count lebih sering dan kontrol lebih ketat pada item prioritas tinggi (A), lalu sesuaikan frekuensi pengecekan untuk kategori lainnya.
2. Demand forecasting
Berinvestasilah pada metode/alat peramalan permintaan yang andal dengan mempertimbangkan data historis, tren pasar, musim, dan faktor eksternal.
Peramalan yang akurat membantu menyelaraskan tingkat cycle stock, sehingga mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok.
3. Menentukan titik pemesanan ulang yang optimal
Tetapkan titik pemesanan ulang (reorder point) untuk setiap produk dengan memperhitungkan waktu tunggu (lead time), variasi permintaan, dan tingkat layanan yang diinginkan.
Titik pemesanan ulang akan memicu order pengisian ulang ketika stok mencapai batas tertentu, sehingga cycle stock tetap berada dalam parameter yang ditargetkan.
4. Safety stock
Meski cycle stock didasarkan pada permintaan yang dapat diprediksi, safety stock berfungsi sebagai cadangan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan dan gangguan rantai pasok.
Pertahankan tingkat safety stock yang wajar untuk menghadapi ketidakpastian dan kejadian tak terduga.
5. Perhitungan Economic Order Quantity (EOQ)
Hitung EOQ untuk setiap produk guna menemukan jumlah pesanan optimal yang meminimalkan total biaya (biaya pemesanan dan biaya penyimpanan).
EOQ membantu menyeimbangkan antara pengurangan biaya penyimpanan dan menghindari biaya pesanan yang terlalu sering.
Baca Juga: Economic Order Quantity (EOQ): Pengertian, Faktor, Rumus, & Contohnya
6. Kerja sama dengan supplier
Bangun hubungan yang kuat dengan pemasok untuk mengurangi waktu tunggu, meningkatkan keandalan pengiriman, dan meningkatkan visibilitas rantai pasok.
Komunikasi dan kolaborasi yang efektif dengan pemasok dapat membantu mengelola cycle stock dengan lebih efisien.
7. Perbaikan berkelanjutan
Secara rutin tinjau dan analisis data cycle stock untuk mengidentifikasi tren, ketidaksesuaian, serta peluang perbaikan proses.
Terapkan inisiatif perbaikan berkelanjutan berbasis data untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.
8. Manfaatkan teknologi
Gunakan perangkat lunak manajemen persediaan dan alat analisis canggih untuk memantau tingkat stok, melacak pola permintaan, dan mendapatkan wawasan secara real-time.
Teknologi ini memberikan visibilitas data yang membantu pengambilan keputusan yang lebih tepat.
9. Rasionalisasi SKU
Secara berkala tinjau dan evaluasi kebutuhan setiap SKU. Hapus atau konsolidasikan produk dengan permintaan rendah atau pergerakan lambat untuk menyederhanakan pengelolaan cycle stock.
10. Metrik kinerja
Tentukan indikator kinerja utama (KPI) untuk pengelolaan cycle stock, seperti tingkat akurasi, kepatuhan frekuensi cycle count, dan perputaran persediaan.
Pantau KPI secara rutin untuk mengukur efektivitas strategi yang sudah Anda terapkan.
Baca Juga: Key Performance Indicator (KPI): Pengertian, Cara Membuat & Tipsnya
Kesimpulan
Dengan mengelola cycle stock secara efektif akan memastikan aliran kas dan operasional bisnis berjalan lancar.
Dengan strategi yang tepat, Anda bisa mengurangi risiko kehabisan stok, menghindari penumpukan barang, dan memaksimalkan profitabilitas.
Namun, proses ini memang sangat melelahkan, memakan waktu, dan juga rentan terhadap kesalahan jika Anda masih melakukannya secara manual.
Untuk mempermudah pengelolaan stok, aplikasi kasir Kledo POS hadir sebagai solusi yang terintegrasi dengan software akuntansi Kledo.
Melalui sistem ini, Anda dapat memantau stok secara real-time, mengatur reorder point, menghitung kebutuhan persediaan, hingga otomatis mencatat transaksi penjualan ke laporan keuangan.
Hasilnya, Anda bisa mengelola stok dengan lebih efisien, akurat, dan hemat waktu, sehingga bisnis terus tumbuh tanpa hambatan.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba Kledo POS melalui tautan ini sekarang juga.
- 9 Strategi Kelola Stok Bisnis Retail Paling Efektif - 25 September 2025
- 8 Strategi Marketing Efektif untuk Bisnis Retail - 23 September 2025
- 10 KPI Keuangan Bisnis FnB yang Harus Anda Tahu - 22 September 2025