Dalam setiap transaksi penjualan, bisnis biasanya menerbitkan sales order sebagai dokumen resmi yang mencatat detail pesanan pelanggan secara lengkap.
Dokumen ini mencakup informasi pembeli, rincian produk atau jasa, harga, hingga ketentuan pembayaran dan pengiriman.
Untuk membantu bisnis mengelola pesanan dengan lebih rapi, akurat, dan profesional, Anda dapat menggunakan template sales order siap pakai.
Di artikel ini, Anda bisa langsung download template sales order dalam berbagai format yang mudah diedit dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Apa Itu Sales Order?
Sales order (SO) adalah dokumen yang penjual terbitkan untuk pembeli, isinya mengonfirmasi penjualan barang atau jasa serta detail tentang transaksi.
Dokumen ini biasanya dibuat setelah menerima purchase order atau kesepakatan lisan, dan berfungsi sebagai instruksi untuk memulai proses pemenuhan pesanan, melacak persediaan, mengoordinasikan logistik, dan menerbitkan invoice.
Dalam membuat sales order, Anda bisa menggunakan template untuk mempercepat proses kerja.
Sebab, Anda bisa menggunakan template berulang kali untuk mengonfirmasi serta memproses pesanan pelanggan secara resmi.
Menggunakan template juga membantu memastikan keakuratan pesanan, mengurangi kesalahan input data manual, serta mempercepat dan menyederhanakan proses pengolahan pesanan.
Baca Juga: Purchasing Order: Contoh dan Template yang Bisa Didownload
Apa Saja Isi dalam Template Sales Order?
1. Informasi Pelanggan
Mencakup nama pelanggan, alamat penagihan, nama kontak, nomor telepon, dan email.
Informasi ini memastikan pesanan terhubung dengan pembeli yang tepat serta menyediakan detail komunikasi untuk tindak lanjut.
2. Informasi Vendor
Berisi nama penjual, alamat perusahaan, kontak utama, nomor telepon, dan email.
Bagian ini mengidentifikasi pihak yang memproses pesanan dan menjadi referensi jika terjadi pertanyaan atau sengketa.
3. Detail Pesanan
Bagian ini memuat tanggal sales order, nomor pesanan unik, alamat pengiriman, tanggal pengiriman yang diminta, metode pengiriman, syarat pengiriman, serta syarat pembayaran.
Seluruh data ini membantu menyelaraskan ekspektasi pelanggan dengan komitmen vendor.
4. Daftar barang atau jasa terperinci
Biasanya berbentuk tabel yang mencantumkan setiap produk atau jasa yang dipesan, termasuk nomor item, kode produk, nama produk, spesifikasi (jika ada), jumlah, harga satuan, serta total harga per item.
Di bagian bawah biasanya tercantum subtotal, biaya pengiriman, pajak, dan total keseluruhan.
5. Kolom tanda tangan
Bagian untuk tanda tangan vendor dan pelanggan sebagai konfirmasi kesepakatan atas isi pesanan, harga, dan ketentuan sebelum proses pemenuhan pesanan dilakukan.
Hal ini memberikan kejelasan secara hukum dan operasional.
Baca Juga: Pengertian Order Management, Siklus, dan Contoh Softwarenya
Pentingnya Penggunaan Template Sales Order
1. Mengurangi risiko kesalahan
Template sales order yang terstandarisasi mengurangi risiko kesalahan manusia dengan memastikan setiap pesanan mengikuti format yang sama dan memuat seluruh detail penting.
Dokumen ini menjadi acuan untuk memverifikasi spesifikasi produk, harga, dan ketentuan pengiriman.
Dengan begitu, tim bisa meminimalisir risiko kesalahan pengiriman barang, keluhan pelanggan, serta retur barang.
2. Peningkatan manajemen persediaan dan rantai pasok
Sales order membantu bisnis memprediksi permintaan dan mengelola tingkat persediaan secara lebih efektif.
Dengan mencantumkan secara jelas apa yang terjual dan kapan harus dikirim, tim penjualan dapat berkoordinasi dengan pemasok, menyesuaikan jadwal pengadaan, serta mencegah kekurangan maupun kelebihan stok.
Hal ini sangat penting untuk operasional yang efisien dan berbasis just-in-time.
3. Membantu manajemen keuangan
Template sales order memungkinkan tim keuangan melacak pendapatan, memantau piutang, serta memproyeksikan arus kas dengan lebih akurat.
Ketika terintegrasi dengan sistem invoice dan akuntansi, sales order membantu memastikan penagihan yang tepat, pembayaran tepat waktu, serta dokumentasi yang jelas untuk kebutuhan audit dan kepatuhan regulasi.
4. Alur kerja yang lebih efisien
Penggunaan format sales order bisa membuat proses penjualan menjadi lebih sederhana.
Bisnis bisa membuat, meneruskan, dan menyetujui pesanan dengan lebih cepat, sehingga mempercepat proses pemenuhan pesanan. Dengan begitu, tidak ada lagi pesanan yang terlambat.
Dampaknya, siklus order-to-cash menjadi lebih cepat dan operasional pun menjadi lebih efisien dan profitabilitas meningkat.
5. Tampil lebih profesionalis
Sales order yang tersusun rapi menunjukkan bahwa perusahaan Anda profesional, sehingga klien Anda lebih percaya pada Anda. Hal ini sangat bermanfaat apalagi dalam transaksi B2B.
Dokumen ini memperkuat komunikasi dengan klien, mengurangi potensi kesalahpahaman, serta memudahkan pengelolaan perubahan pesanan, pembaruan status pengiriman, dan penyelesaian masalah.
6. Sebagai pencatatan dan kepatuhan
Sales order berfungsi sebagai dokumen penting dalam proses audit keuangan, penyelesaian sengketa, maupun pemeriksaan regulasi.
Dokumen ini adalah bukti mengenai kesepakatan, harga, dan interaksi dengan pelanggan, sehingga melindungi baik penjual maupun pembeli apabila terjadi perbedaan data atau persoalan hukum.
Baca Juga: 7 Tips Mengelola Purchase Order Management yang Efektif
Download Template Sales Order
Berikut ini adalah beberapa template sales order yang bisa Anda unduh dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis:
1. Download template sales order (docx)
Ini adalah template sales order yang umum dan bisa Anda gunakan untuk jenis bisnis apa pun. Karena formatnya docx, Anda bisa mengeditnya pada aplikasi Microsoft Word atau Google Docs.
Pada template ini, Anda bisa langsung mengisi informasi bisnis dan penerima, serta menuliskan syarat dan ketentuan pembayaran untuk transaksi tersebut.
2. Download template sales order (excel/spreadsheet)
Template yang ini bisa Anda edit di Excel atau Spreadsheet, sehingga lebih leluasa untuk menyesuaikan tabelnya.
Template ini cocok untuk bisnis jasa, namun Anda juga bisa mengubahnya menjadi format untuk bisnis lainnya, cukup dengan mengubah judul sales order serta bagian ‘Deskripsi Pekerjaan’ dan ‘Durasi’nya.
3. Download template sales order Bahasa Inggris (PDF)
Untuk bisnis yang bertransaksi dengan klien internasional, Anda bisa menggunakan template sales order di bawah ini yang berbahasa Inggris:
Baca Juga: Sales Taking Order: Pengertian, Contoh, dan Tugas
Membuat Sales Order Mudah dan Praktis dengan Software Akuntansi Kledo
Beberapa software bisa mengotomatiskan pembuatan Sales Order, sehingga Anda tidak perlu membuat semuanya lagi dari nol.
Misalnya, software akuntansi Kledo bisa membuat sales order dari informasi transaksi yang Anda masukkan.
Anda cukup membuka menu Penjualan, klik Pemesanan, Tambah Pemesanan, menginput data, lalu menyimpannya.
Berikut adalah bagaimana Kledo bisa membantu Anda membuat sales order:
- Kledo memudahkan pembuatan sales order digital. Sales order dapat dibuat langsung di sistem tanpa perlu menggunakan dokumen manual atau spreadsheet terpisah. Semua data pelanggan, produk, harga, dan pajak tersimpan otomatis sehingga mengurangi risiko kesalahan input.
- Kledo terintegrasi langsung dengan invoice. Sales order yang sudah disetujui dapat langsung dikonversi menjadi invoice tanpa perlu mengetik ulang data. Fitur ini mempercepat proses penagihan dan menjaga informasi transaksi agar tetap konsisten.
- Kledo membantu kontrol stok secara otomatis. Saat sales order dibuat, Kledo dapat menyesuaikan data persediaan sehingga bisnis dapat memantau ketersediaan barang secara real-time. Ini sangat membantu untuk mencegah kehabisan stok atau kelebihan persediaan.
- Kledo mendukung monitoring piutang. Dari sales order yang berubah menjadi invoice, Kledo membantu melacak status pembayaran pelanggan, jatuh tempo, serta laporan piutang secara otomatis dan akurat.
- Kledo mempermudah laporan penjualan. Semua data sales order tersimpan dalam sistem sehingga bisa digunakan untuk analisis penjualan, performa produk, serta perencanaan bisnis ke depan.
Baca Juga: Pengertian Order To Cash (O2C), Tahapan, Contoh, dan Optimasinya
Kesimpulan
Dalam kegiatan transaksi, bisnis sering menggunakan sales order. Namun, daripada membuatnya secara manual, Anda bisa menggunakan template yang sudah ada.
Dengan template, Anda bisa meminimalisir kesalahan, membuat sales order yang terkesan profesional, serta membangun kepercayaan pelanggan.
Agar semakin mudah dalam membuat dan mengelola sales order, gunakan software akuntansi Kledo yang terintegrasi dengan invoice, stok, dan laporan keuangan.
Dengan begitu, seluruh proses penjualan menjadi lebih efisien dan mudah dikontrol.
Yuk, coba software akuntansi Kledo lewat tautan ini!
- Download Template Sales Order (Word, Excel, PDF) Gratis - 20 Januari 2026
- Tips & Cara Mengembangkan Strategi Distribusi untuk Bisnis - 19 Januari 2026
- Download Contoh Form Reimbursement Bisnis Gratis - 19 Januari 2026