Faktur yang terlambat dibayar oleh klien atau pelanggan memang kadang terjadi sekali dua kali. Tetapi jika terlalu sering, maka Anda patut berhati-hati.
Keterlambatan pembayaran bisa mengganggu arus kas, bahkan membuat bisnis kesulitan menutup biaya operasional.
Misalnya saja, gara-gara pembayaran Anda dari pelanggan A terlambat, Anda jadi tidak memiliki dana untuk membayar faktur ke supplier B.
Jika ini terjadi, bisa saja supplier akan memandang bisnis Anda dengan negatif dan menghindari kerjasama lagi ke depannya.
Artikel ini akan membahas cara mencegah dan mengatasi faktur terlambat dibayar, contoh email penagihan faktur, dan tools untuk membantu bisnis Anda.
Apa Dampak Faktur Terlambat Dibayar Bagi Bisnis?
Menurut survei dari Gateway Commercial Finances, 73% pemilik bisnis mengalami peningkatan keterlambatan pembayaran dalam satu tahun terakhir, sehingga menyusun anggaran dan menjaga arus kas pun jadi semakin sulit.
Berikut dampak faktur yang terlambat dibayar:
1. Tekanan pada arus kas
Ketika pendapatan tertahan dalam faktur yang belum dibayar, modal kerja yang Anda butuhkan untuk menggaji karyawan, menutup biaya operasional, dan menjalankan rencana pertumbuhan menjadi berkurang.
Misalnya, jika Anda memiliki piutang sebesar Rp120.000.000 dan pengeluaran bulanan sebesar Rp80.000.000.
Jika piutang ini terlambat dibayar satu bulan saja, bisnis Anda bisa kekurangan Rp40.000.000 dan memaksa Anda menggunakan kredit atau menunda pengeluaran yang telah direncanakan.
2. Operasional dan pertumbuhan terhambat
Jika pembayaran belum masuk dan arus kas terganggu, Anda harus menunda berbagai aktivitas bisnis seperti membeli stok tambahan, melakukan ekspansi, atau merekrut karyawan karena terhalang dana.
3. Menurunnya daya tawar
Ketika dana terikat dalam faktur yang terlambat dibayar, Anda tidak bisa fleksibel dalam bernegosiasi dengan pemasok atau vendor.
Akibatnya, Anda bisa mendapatkan syarat kerja sama yang kurang menguntungkan.
4. Risiko terhadap hubungan dengan klien
Menagih pembayaran yang terlambat dapat menimbulkan ketegangan dalam hubungan bisnis, terutama jika pengingat dilakukan terlalu sering atau keterlambatan berlangsung lama.
Baca Juga: Pengertian Faktur Pajak 070, Dasar Hukum, & Cara Membuatnya
Apa Strategi Mencegah Faktur Terlambat Dibayar?
Ada 9 strategi yang bisa Anda terapkan untuk mencegah faktur terlambat dibayar:
1. Buat Sistem Penomoran dan Tanggal Jatuh Tempo yang Jelas
Idealnya, setiap faktur harus memuat nomor unik, tanggal terbit, dan tanggal jatuh tempo yang eksplisit (bukan hanya “30 hari”).
Cantumkan juga metode pembayaran yang diterima dan informasi rekening secara lengkap. Klien yang bingung dengan detail faktur cenderung menunda pembayaran.
2. Kirim Faktur Segera Setelah Pekerjaan Selesai
Jangan tunda pengiriman faktur. Semakin cepat faktur dikirim setelah pekerjaan atau pengiriman barang selesai, semakin cepat proses persetujuan di sisi klien.
Idealnya, kirim faktur di hari yang sama ketika pekerjaan selesai atau barang sudah dikirim.
3. Gunakan Pengingat Otomatis (Reminder)
Gunakan software akuntansi untuk mengirim otomatis, misalnya pada H-7, H-1, dan setelah jatuh tempo.
Otomasi ini mengurangi beban administratif akuntan sekaligus menjaga hubungan bisnis tetap profesional.
4. Tawarkan Insentif Bayar Lebih Awal
Berikan diskon kecil atau insentif untuk klien yang membayar lebih awal (misalnya 2% jika dibayar dalam 10 hari).
Strategi ini sangat efektif mendorong klien untuk segera membayar faktur Anda. Diskon ini biasanya ditulis dengan “2/10 net 30”.
5. Terapkan Denda Keterlambatan
Cantumkan klausul bunga keterlambatan di kontrak dan di setiap faktur (misalnya 1,5% per bulan). Kebijakan ini tidak harus selalu diterapkan, tetapi keberadaannya secara psikologis mendorong klien untuk tepat waktu.
6. Verifikasi Penerima Faktur yang Tepat
Banyak keterlambatan terjadi karena faktur dikirim ke orang yang salah. Pastikan faktur langsung ke tim keuangan atau orang yang berwenang melakukan pembayaran, bukan sekadar ke kontak umum.
7. Minta Uang Muka untuk Proyek Besar
Untuk proyek bernilai besar atau untuk klien baru, sebaiknya jangan ambil risiko dan pertimbangkan skema pembayaran bertahap dengan uang muka 30–50% di awal.
8. Pantau Umur Piutang Secara Rutin
Gunakan laporan aging receivable untuk memantau faktur mana yang sudah mendekati atau melewati jatuh tempo.
Dari laporan ini, segera lakukan tindak lanjut sebelum masalahnya membesar.
9. Evaluasi Klien Bermasalah
Jika ada klien tertentu yang selalu terlambat membayar faktur, coba ubah syarat pembayaran Anda.
Misalnya, mintalah pembayaran di muka yang lebih besar atau tinjau ulang kelanjutan kerja sama dengan klien tersebut.
Baca Juga: Jangan Sampai Salah, Ini Bedanya Faktur dengan Kwitansi
Bagaimana Contoh Email Penagihan Faktur Terlambat?
Berikut kami sediakan 3 contoh email penagihan sesuai tingkat keterlambatan:
Email faktur yang terlambat dibayar (H+1-7)
Subject: Pengingat Pembayaran – Faktur No. [INV-001]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Kontak],
Semoga Bapak/Ibu dalam keadaan baik.
Kami ingin mengingatkan bahwa Faktur No. [INV-001] senilai Rp [jumlah] telah jatuh tempo pada [tanggal]. Jika pembayaran sedang dalam proses, mohon abaikan pesan ini.
Jika ada pertanyaan mengenai faktur atau detail pembayaran, kami siap membantu.
Detail Faktur:
- Nomor Faktur : [INV-001]
- Jumlah : Rp [jumlah]
- Tanggal Jatuh Tempo : [tanggal]
- Rekening Tujuan : [nama bank] – [nomor rekening] a.n. [nama perusahaan]
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Email faktur yang terlambat dibayar (H+8-30)
Subject: Tindak Lanjut: Faktur No. [INV-001] Belum Terbayar
Yth. Bapak/Ibu [Nama Kontak],
Kami telah mengirimkan pengingat sebelumnya mengenai Faktur No. [INV-001] senilai Rp [jumlah] yang jatuh tempo pada [tanggal]. Hingga saat ini, pembayaran belum kami terima.
Kami mohon agar pembayaran dapat diselesaikan paling lambat [tanggal batas baru]. Sesuai ketentuan dalam perjanjian kami, keterlambatan pembayaran dapat dikenakan biaya keterlambatan sebesar [persentase]% per bulan.
Detail Faktur:
- Nomor Faktur : [INV-001]
- Jumlah Pokok : Rp [jumlah]
- Tanggal Jatuh Tempo : [tanggal]
- Rekening Tujuan : [nama bank] – [nomor rekening] a.n. [nama perusahaan]
Jika terdapat kendala dalam proses pembayaran, kami terbuka untuk berdiskusi dan mencari solusi terbaik. Silakan hubungi kami di [nomor telepon] atau balas email ini.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Email faktur yang terlambat dibayar (H+30 ke atas)
Subject: PERINGATAN FINAL – Faktur No. [INV-001] Segera Diselesaikan
Yth. Bapak/Ibu [Nama Kontak],
Ini merupakan pemberitahuan terakhir mengenai Faktur No. [INV-001] senilai Rp [jumlah] yang telah melewati jatuh tempo sejak [tanggal] — lebih dari [X] hari.
Kami meminta pembayaran penuh, termasuk biaya keterlambatan yang berlaku, diselesaikan paling lambat [tanggal batas akhir].
Jika kami tidak menerima pembayaran atau konfirmasi hingga tanggal tersebut, kami terpaksa akan menempuh langkah lanjutan, termasuk penghentian layanan dan/atau penyerahan kasus kepada pihak penagihan.
Detail Tagihan:
- Nomor Faktur : [INV-001]
- Jumlah Pokok : Rp [jumlah]
- Biaya Keterlambatan : Rp [jumlah denda]
- Total Tagihan : Rp [total]
- Batas Pembayaran : [tanggal batas akhir]
Kami berharap masalah ini dapat diselesaikan secara kekeluargaan. Hubungi kami segera di [nomor telepon] untuk membicarakan penyelesaian.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]
Baca Juga: Manajemen Faktur: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Tipsnya
Tools Apa yang Membantu Mengelola Faktur Terlambat Dibayar?
Ada beberapa tools yang bisa Anda gunakan untuk membantu mengelola faktur terlambat, seperti software akuntansi dengan fitur AR (Account Receivable), payment gateway, dan CRM.
Mari kita bahas satu per satu:
1. Software akuntansi
Software akuntansi adalah aplikasi untuk mencatat transaksi dan mengelola keuangan. Beberapa software akuntansi juga memiliki fitur AR (account receivable) untuk melacak status pembayaran faktur.
Misalnya, software akuntansi Kledo memungkinkan Anda membuat faktur dan mengirim pengingat jatuh tempo. dengan cara berikut:
1. Masuk ke menu “Penjualan” > klik “Tagihan” > klik “Tambah Tagihan”
2. Lengkapi formulir dengan tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo, harga, dan informasi lainnya lalu klik “Simpan”
Invoice akan otomatis masuk ke Tagihan kategori “Unpaid”. Namun jika pelanggan langsung melunasi invoice, maka faktur tersebut statusnya akan berubah menjadi “Paid”.
Jika pelanggan belum membayar hingga faktur mendekati jatuh tempo, Kledo juga bisa mengirim notifikasi otomatis:
Notifikasi ini bisa dikirim lewat email maupun WhatsApp, dan bisa Anda tentukan untuk dikirim beberapa hari sebelum hingga sesudah jatuh tempo.
Tips: Tools terbaik adalah yang terintegrasi dalam satu platform. Jika software akuntansi Anda sudah mencakup manajemen faktur, pengingat otomatis, dan integrasi dengan payment gateway, Anda tidak perlu berlangganan banyak tools terpisah
2. Payment Gateway
Payment Gateway adalah perantara transaksi online yang mengotorisasi pembayaran antara pelanggan (pembeli) dengan merchant (penjual) dan bank.
Secara teknis, memang tidak ada fitur langsung dari payment gateway untuk penagihan faktur. Namun, payment gateway bisa mempermudah dan mempercepat pembayaran.
Misalnya, mencantumkan link pembayaran langsung di faktur dan menyediakan virtual account per klien untuk rekonsiliasi otomatis.
3. CRM
CRM atau customer relationship management membantu melacak riwayat komunikasi dengan klien terkait penagihan.
Dengan CRM, Anda bisa melacak siapa saja yang sudah dihubungi, kapan, dan apa responsnya. Tool ini sangat berguna untuk tim yang menangani banyak klien sekaligus.
Baca Juga: 15 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Faktur Dibanding Manual
Kesimpulan
Faktur yang terlambat dibayar bisa mengganggu arus kas dan perencanaan keuangan Anda. Namun dengan sistem yang tepat, sebagian besar keterlambatan sebenarnya bisa dicegah sebelum terjadi.
Anda bisa mengirim faktur tepat waktu, mengajukan syarat pembayaran yang sesuai, dan mengirim pengingat otomatis, serta terus memantau status pembayaran.
Semua ini bukan hal yang rumit jika Anda menggunakan software akuntansi yang dirancang untuk itu, seperti Kledo.
Mudahkan pengelolaan pembayaran faktur Anda sekarang juga, coba Kledo gratis lewat tautan ini.
- Cara Membangun Ketahanan Supply Chain Planning Perusahaan - 16 April 2026
- Cara Mencegah dan Mengatasi Faktur yang Terlambat Dibayar? - 16 April 2026
- Pembukuan Usaha Retail: Format, Contoh, dan Tipsnya - 14 April 2026