Manajemen persediaan bisnis retail adalah seni menjaga jumlah stok di rak toko agar selalu pas, tidak kurang dan tidak berlebihan.
Stok terlalu sedikit? Anda kehilangan kesempatan penjualan. Terlalu banyak? Berarti Anda “menyimpan” uang dalam bentuk produk yang tidak terjual.
Mengapa manajemen persediaan bisnis retail ini penting? Karena inventaris adalah uang.
Setiap barang yang belum terjual di gudang Anda adalah dana yang seharusnya bisa Anda gunakan untuk keperluan bisnis lainnya.
Dengan manajemen inventaris yang cerdas, Anda bisa mengurangi risiko kehabisan stok, meminimalkan produk mati, dan meningkatkan keuntungan.
Pada artikel ini, Anda akan belajar menguasai manajemen persediaan bisnis retail dan mengatasi masalah-masalah yang bisa muncul dalam prosesnya.
Jenis-Jenis Persediaan Retail yang Harus Anda Kelola
Sebagai seorang retailer, Anda perlu mengelola berbagai kategori inventaris. Karena untuk jenis kategori yang berbeda, maka berbeda pula strategi penanganannya.
1. Bahan Baku
Bahan baku adalah komponen dasar dari produk Anda yang bisa berupa bahan makanan, kain, komponen elektronik, atau material lainnya yang digunakan dalam proses produksi.
Jika Anda memproduksi barang sendiri, manajemen bahan baku sangatlah penting.
Terlalu sedikit bahan baku, maka produksi bisa terhenti. Namun jika terlalu banyak, maka bahan menumpuk dan tidak terpakai.
Tips pengelolaan bahan baku:
- Bekerja sama dengan supplier/pemasok yang andal untuk menghindari keterlambatan.
- Perhatikan kualitas, karena bahan buruk menghasilkan produk yang buruk.
- Sesuaikan waktu pemesanan dengan jadwal produksi.
2. Inventaris Barang dalam Proses (Work-in-Progress/WIP)
Inventaris WIP mencakup barang yang sedang diproduksi tetapi belum selesai dan belum siap dijual. Ini adalah tahap antara bahan mentah dan produk jadi.
Bagi retailer yang memproduksi produknya sendiri, kesalahan dalam mengelola WIP bisa menyebabkan kemacetan produksi dan pemborosan.
Kunci pengelolaan WIP adalah koordinasi erat antara jadwal produksi, tenaga kerja, dan peramalan permintaan.
Baca Juga: Cycle Stock: Pengertian, Tantangan, dan Strategi Manajemennya
3. Barang Jadi (Finished Goods)
Ini adalah jenis inventaris yang menghasilkan pendapatan langsung. Produk telah selesai diproduksi, siap untuk dijual dan dikirim.
Strategi pengelolaan barang jadi:
- Optimalkan jumlah stok agar sesuai permintaan tanpa menimbun berlebihan.
- Simpan dengan baik untuk menghindari kerusakan atau kedaluwarsa.
- Permudah distribusi agar produk cepat sampai ke tangan pelanggan.
4. Barang untuk Pemeliharaan, Perbaikan, dan Operasional (Maintenance, Repair & Operations/MRO)
MRO adalah barang-barang yang tidak dijual, tetapi dibutuhkan untuk menjaga kelancaran operasional.
Termasuk di dalamnya: alat kerja, perlengkapan kebersihan, suku cadang, dan lainnya.
Meskipun tidak menghasilkan pendapatan langsung, kehabisan MRO bisa menghentikan aktivitas operasional.
Tips:
- Pastikan stok tersedia, namun jangan berlebihan hingga membuang anggaran.
5. Bahan Pengemasan
Termasuk di antaranya: kardus, kantong, lakban, label, dan pelindung kemasan, semua yang digunakan untuk menjaga produk tetap aman dan menarik saat dikirim ke pelanggan.
Banyak retailer meremehkan pentingnya bahan pengemasan, padahal kehabisan bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman dan pelanggan kecewa.
Karena itu, pantau stok secara berkala dan lakukan pemesanan ulang sebelum benar-benar habis.
Baca Juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya
Tantangan Umum dalam Manajemen Persediaan Bisnis Retail
Mengelola inventaris dengan baik bukanlah tugas yang mudah.
Ada berbagai faktor yang dapat menghambat efisiensi dan mengakibatkan kerugian bisnis, baik dalam bentuk kerugian finansial maupun gangguan operasional.
Berikut adalah beberapa tantangan umum yang sering dihadapi retailer:
1. Pelacakan inventaris yang tidak akurat dan masih manual
Menghitung stok secara manual sangatlah rawan kesalahan manusia.
Selain memakan waktu, metode ini juga dapat berdampak langsung pada profitabilitas bisnis Anda.
Di era omnichannel saat ini, pendekatan seperti ini tidak lagi realistis atau produktif.
Ketidaksesuaian data stok bisa menyebabkan keputusan pembelian yang salah, kelebihan atau kekurangan stok, serta pelayanan pelanggan yang buruk.
2. Overstocking dan Stock out
Overstock (kelebihan stok) membawa sejumlah risiko, seperti:
- Aliran kas terhambat, karena modal terikat dalam bentuk stok yang belum tentu terjual.
- Biaya penyimpanan meningkat, termasuk sewa gudang tambahan atau biaya pemeliharaan.
- Risiko produk menjadi usang atau kedaluwarsa, yang berujung pada kerugian atau pembuangan barang.
- Jika harus memberikan diskon besar-besaran untuk menghabiskan stok, margin keuntungan akan turun drastis.
Sementara itu, stock out (kehabisan stok) juga sangat merugikan:
- Konsumen bisa dengan mudah beralih ke toko lain ketika tidak menemukan barang yang mereka cari
- Kehilangan penjualan, terutama jika produk yang kosong adalah produk terlaris atau sedang dalam musim puncak.
Kedua situasi ini menggambarkan pentingnya menjaga keseimbangan stok, tidak terlalu banyak, namun cukup untuk memenuhi permintaan.
3. Kurangnya data real-time
Tanpa visibilitas stok secara real-time, informasi cepat menjadi usang atau tertunda. Akibatnya:
- Anda mungkin tidak menyadari jika produk populer sudah hampir habis, sehingga terjadi stockout.
- Sulit memenuhi permintaan pelanggan karena data tidak akurat
- Perkiraan kebutuhan tidak tepat, menyebabkan kelebihan stok pada barang yang sebetulnya tidak terlalu dibutuhkan.
Baca Juga: Rumus dan Cara Menghitung Persediaan Awal dengan Mudah
4. Demand forecasting/peramalan permintaan yang tidak akurat
Memperkirakan permintaan pelanggan secara tepat sangatah krusial.
Terlebih pada periode penjualan tinggi (peak season), kesalahan peramalan bisa menyebabkan:
- Gangguan pada strategi harga.
- Ketidakefisienan dalam kampanye pemasaran.
- Keterlambatan pemenuhan pesanan atau kehilangan peluang penjualan.
5. Penyusutan inventaris
Penyusutan inventaris bisa terjadi karena pencurian, kerusakan, penipuan, atau kesalahan pencatatan.
Dampaknya cukup besar secara finansial: retailer tetap menanggung biaya pembelian barang, namun kehilangan kesempatan untuk menjualnya.
Strategi pencegahan shrinkage meliputi:
- Meningkatkan sistem keamanan toko dan gudang.
- Membatasi akses terhadap area penyimpanan.
- Melakukan audit secara berkala.
- Melatih karyawan untuk menjaga integritas dan ketelitian.
6. Perencanaan produksi yang buruk
Perencanaan produksi mencakup proses memproduksi, merakit, atau membeli barang agar selaras dengan permintaan pelanggan, target penjualan, dan kondisi inventaris saat ini.
Tanpa sistem manajemen inventaris yang efisien, perencanaan produksi bisa terganggu, menyebabkan:
- Pemborosan sumber daya.
- Masalah keuangan akibat kelebihan atau kekurangan stok.
- Solusi yang tidak efektif terhadap perubahan permintaan pasar.
Kunci dari perencanaan produksi yang sukses adalah visibilitas data stok secara menyeluruh dan kemampuan untuk merespons perubahan dengan cepat.
7. Manajemen multi-lokasi yang kompleks
Bayangkan semua tantangan di atas terjadi di banyak lokasi toko, kompleksitasnya meningkat berkali-kali lipat.
Bagi bisnis retail dengan beberapa cabang atau kanal penjualan, efisiensi manajemen persediaan menjadi sangat penting. Ketidakefisienan akan berdampak besar terhadap keseluruhan operasional.
Dalam pengelolaan inventaris multi-lokasi, Anda harus mampu:
- Melacak dan memindahkan stok antar lokasi.
- Melihat ketersediaan stok secara real-time.
- Terhubung dengan pemasok di semua titik.
- Mengelola proses pembelian dengan akurat.
Baca Juga: Biaya Persediaan (Inventory Costing): Pengertian, Metode dan Contohnya
Metode Manajemen Persediaan Bisnis Retail yang Efektif
Ada beberapa metode yang bisa Anda gunakan dalam mengelola inventaris, di antaranya:
- First-in, First-out (FIFO)
- Last-in, First-out (LIFO)
- Economic Order Quantity (EOQ)
- Just-in-Time (JIT)
1. Apa itu First-in, First-out (FIFO)?
FIFO adalah metode manajemen inventaris di mana barang yang pertama kali masuk adalah yang pertama kali dijual.
Artinya, produk yang lebih lama disimpan akan lebih dulu keluar dari rak toko.
Metode ini sangat umum digunakan dalam industri barang mudah rusak seperti supermarket, karena membantu memantau masa kedaluwarsa produk.
Namun, FIFO juga relevan bagi bisnis lain untuk mencegah penumpukan stok lama.
Keuntungan FIFO:
- Mengurangi risiko stockout (kehabisan stok) pada produk populer, karena produk terbaru lebih cepat tersedia.
- Membantu menghindari pemborosan dan produk tidak laku (dead stock), karena stok lama terjual lebih dulu.
- Memungkinkan kontrol biaya inventaris yang lebih baik dalam kondisi tertentu.
Kekurangan FIFO:
- Tidak ideal untuk produk yang tidak memprioritaskan keterbaruan. Karena, barang lama bisa dibuang meskipun belum kedaluwarsa, menyebabkan pemborosan.
- Pada periode permintaan tinggi atau pasokan terbatas, produk baru bisa terjual terlalu cepat, menyebabkan frekuensi restocking meningkat.
- Tidak mempertimbangkan tren penjualan yang mungkin memengaruhi kecepatan penjualan berbagai jenis produk.
2. Apa itu Last-in, First-out (LIFO)?
LIFO adalah metode di mana barang yang terakhir masuk justru yang pertama dijual.
Sistem ini lebih sering digunakan untuk menyederhanakan pencatatan inventaris dalam bisnis dengan perputaran stok yang cepat.
Dalam praktiknya, bisnis akan menjual stok terbaru terlebih dahulu, dengan harga terendah, dan secara bertahap menaikkan harga saat menjual stok yang lebih lama.
Keuntungan LIFO:
- Mengurangi beban kerja dalam mengelola perubahan stok yang cepat.
- Memungkinkan bisnis menawarkan harga lebih rendah pada produk dengan permintaan tinggi.
- Memudahkan dalam pelacakan biaya penyimpanan secara akurat.
Kekurangan LIFO:
- Sulit menyesuaikan harga jual ketika tren pasar berubah dengan cepat.
- Risiko margin keuntungan rendah jika bisa menaikkan harga jual dengan cukup cepat saat menambahkan stok baru.
Baca Juga: Fifo, Lifo dan Average: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya
3. Apa itu Economic Order Quantity (EOQ)?
Dalam manajemen persediaan bisnis retail, Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah pemesanan yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan untuk inventarisnya berdasarkan:
- Biaya produksi
- Tingkat permintaan
- Variabel lainnya
Tujuan dari EOQ adalah untuk meminimalkan total biaya inventaris, termasuk biaya penyimpanan dan biaya pemesanan barang baru.
Rumus EOQ:
EOQ = √(2*D*C/H)
Keterangan:
- D = Permintaan tahunan (Annual demand)
- C = Biaya pemesanan per pesanan (Ordering cost)
- H = Biaya penyimpanan per unit per tahun (Holding cost)
Formula EOQ sangat membantu bisnis retail, namun ada beberapa keterbatasan yang ia miliki:
Keterbatasan EOQ:
- Mengasumsikan bahwa permintaan selalu konstan, padahal dalam kenyataannya bisa berubah.
- Tidak mempertimbangkan biaya tambahan seperti ongkos kirim, pajak, atau diskon kuantitas.
- Kurang fleksibel dalam menghadapi fluktuasi pasar atau tren musiman.
4. Apa itu Just-in-Time (JIT)?
Just-in-Time adalah pendekatan manajemen inventaris di mana barang hanya dipesan dan diterima tepat saat dibutuhkan, bukan jauh-jauh hari atau dalam jumlah besar.
Tujuan utamanya adalah mengurangi jumlah stok yang harus disimpan dan hanya memesan barang sesuai kebutuhan aktual.
Keunggulan JIT:
- Mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan dan biaya penyimpanan.
- Meminimalkan risiko kelebihan stok dan produk kadaluarsa.
- Mempercepat proses pemenuhan pesanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Memungkinkan pencatatan dan pengecekan stok yang lebih akurat secara berkala.
Keterbatasan JIT:
- Sangat tergantung pada pemasok.
- Rentan terhadap gangguan rantai pasok, seperti keterlambatan pengiriman.
- Tidak cocok untuk bisnis dengan permintaan yang sangat fluktuatif atau tidak dapat diprediksi.
Baca Juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya
Tips dalam Manajemen Persediaan Bisnis Retail
1. Tentukan Key Performance Indicator (KPI)
Jika Anda tidak mengukur kinerja, maka Anda hanya menebak-nebak.
Berikut beberapa KPI penting yang perlu Anda pantau secara rutin:
- Inventory Turnover Ratio: Mengukur seberapa cepat inventaris terjual dan digantikan, menandakan efisiensi perputaran stok.
- Gross Margin Return on Investment (GMROI): Menunjukkan berapa banyak laba kotor yang dihasilkan untuk setiap dolar yang diinvestasikan dalam inventaris.
- Sell-through Rate: Mengukur kecepatan penjualan produk, membantu mencegah produk tidak laku (dead stock) dan menyesuaikan keputusan pembelian.
- Stock-to-Sales Ratio: Membandingkan jumlah stok dengan tingkat penjualan, untuk mengidentifikasi masalah kelebihan atau kekurangan stok.
- Perfect Order Rate: Persentase pesanan yang dikirim tepat waktu dan tanpa kesalahan, mencerminkan efisiensi rantai pasok.
- Days on Hand: Menghitung rata-rata waktu stok berada di gudang sebelum terjual, membantu dalam mengoptimalkan tingkat persediaan.
- Lead Time: Mengukur waktu yang dibutuhkan dari pemesanan hingga stok tiba, penting untuk perencanaan permintaan.
- Inventory Shrinkage: Menunjukkan selisih antara stok tercatat dan stok aktual, mengidentifikasi potensi kerugian karena pencurian, kerusakan, atau kesalahan administrasi.
Kenapa ini penting? Tanpa memantau metrik ini, Anda mungkin melakukan pemborosan anggaran karena kelebihan atau kekurangan stok tanpa menyadarinya.
Dengan memantaunya secara rutin, Anda dapat mendeteksi tren lebih awal, memperbaiki inefisiensi, dan membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas.
Baca Juga: Retail Shrinkage: Jenis, Dampak, dan Cara Mencegahnya
2. Gunakan Analisis ABC
Tidak semua inventaris memiliki nilai yang sama.
Analisis ABC membantu Anda mengelompokkan produk berdasarkan kontribusinya terhadap nilai bisnis, sehingga Anda bisa mengalokasikan waktu, uang, dan perhatian secara lebih efektif.
Begini cara kerjanya:
- A-items: Produk bernilai tinggi dengan kuantitas rendah, biasanya menyumbang sebagian besar keuntungan. Butuh pemantauan ketat, pemesanan ulang lebih sering, dan kontrol stok yang teliti.
- B-items: Produk bernilai sedang dengan penjualan yang juga sedang. Masih penting, tapi tidak kritikal. Butuh pengawasan rutin namun tidak berlebihan.
- C-items: Produk bernilai rendah dengan kuantitas tinggi seperti kaus kaki, t-shirt, atau barang kebutuhan sehari-hari. Kontribusinya terhadap profit kecil, tapi perputarannya stabil. Anda bisa menyimpan stok lebih banyak dan melakukan pemesanan ulang lebih jarang.
Dengan strategi ini, Anda dapat memprioritaskan pengelolaan inventaris secara lebih efisien, fokus pada produk yang benar-benar berdampak pada profitabilitas bisnis Anda.
Baca Juga: Pengertian Laporan Persediaan Barang, Cara Membuat, dan Jenisnya
3. Sempurnakan proses penerimaan stok Anda
Berikut ini elemen-elemen penting dari strategi penerimaan stok yang baik:
- Hitung semua produk dan cocokkan dengan purchase order (PO). Jangan langsung menganggap semua barang datang sesuai pesanan, verifikasi jumlahnya terlebih dahulu sebelum menerima.
- Dokumentasikan setiap selisih atau kerusakan:Barang hilang? Produk rusak? Catat masalahnya segera, agar tidak terjadi kekurangan stok yang mengejutkan di kemudian hari.
- Tindak lanjuti kesalahan dengan pemasok: Kesalahan bisa saja terjadi, tetapi jika tidak dilaporkan, tidak akan ada perbaikan. Komunikasikan setiap ketidaksesuaian dengan cepat untuk mendapatkan penggantian, kredit, atau pengembalian dana.
- Perbarui data inventaris Anda segera: Menunda memperbarui data menyebabkan informasi stok tidak akurat. Masukkan stok baru ke sistem segera setelah verifikasi.
- Audit catatan penerimaan secara rutin: Meskipun proses Anda sudah bagus, kesalahan kecil tetap bisa terjadi. Audit berkala membantu mendeteksi dan memperbaiki kesalahan sebelum menjadi masalah besar.
Strategi penerimaan stok yang terstruktur akan menjaga akurasi data inventaris Anda, mencegah kesalahan mahal, dan memperkuat hubungan dengan pemasok.
Jika dilakukan dengan benar, Anda akan lebih sedikit menghabiskan waktu memperbaiki kesalahan inventaris, dan lebih banyak waktu untuk fokus pada penjualan.
4. Berinvestasi pada software manajemen inventaris yang handal
Bisnis retail modern membutuhkan alat yang cerdas dan cepat untuk manajemen persediaan, jadi gunakanlah software yang bisa membantu Anda.
Software inventaris yang baik memiliki fitur seperti ini:
- Alat manajemen pemasok: Permudah proses pemesanan, pantau performa vendor, dan cegah gangguan rantai pasok.
- Pelacakan inventaris secara real-time: Ketahui stok yang tersedia di setiap lokasi secara langsung kapan saja.
- Pemesanan ulang otomatis: Tentukan titik pemesanan ulang dan biarkan sistem mengatur proses pengadaan secara otomatis saat stok menipis.
- Manajemen multi-lokasi: Sinkronisasi inventaris di berbagai toko fisik, gudang, dan kanal e-commerce dari satu dashboard terpusat.
- Integrasi dengan sistem POS: Hubungkan inventaris langsung dengan sistem penjualan untuk memperbarui stok secara instan saat transaksi terjadi.
- Laporan dan analitik mendalam: Dapatkan insight berbasis data untuk mengoptimalkan pembelian dan mengurangi pemborosan.
Baca Juga: Valuasi Persediaan: Pengertian, Metode, dan Contoh Penghitungannya
Kesimpulan
Manajemen persediaan yang efektif adalah pondasi utama bagi kesuksesan bisnis retail.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat menghindari kehabisan atau kelebihan stok serta meningkatkan efisiensi operasional dan profitabilitas bisnis secara keseluruhan.
Namun, semua strategi ini akan sulit dijalankan tanpa dukungan teknologi yang tepat.
Karena itu, gunakanlah solusi inventaris seperti aplikasi kasir Kledo POS. Kledo POS tidak hanya memudahkan pencatatan penjualan di toko, tetapi juga secara otomatis terhubung dengan software akuntansi Kledo.
Dengan integrasi ini, setiap transaksi penjualan, pembelian, dan pergerakan stok langsung tercatat secara akurat dan real-time dalam laporan keuangan Anda.
Dengan Kledo POS, Anda dapat mengelola inventaris multi-lokasi, menetapkan titik pemesanan ulang otomatis, dan mendapatkan analisis penjualan yang lengkap.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk coba Kledo POS melalui tautan ini!
- Apa itu Open Order? + Istilah Jual Beli Online Lainnya - 28 Agustus 2025
- 8 Tantangan Menjalankan Usaha Jasa dan Cara Mengatasinya - 28 Agustus 2025
- Tips Menghemat Biaya Pemasaran Tanpa Menurunkan Kualitas - 27 Agustus 2025