Di era modern yang persaingannya semakin ketat, para akuntan dan pemilik bisnis terus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi sekaligus menghemat biaya operasional.
Salah satu cara terbaik untuk menghemat biaya adalah dengan menggunakan software akuntansi.
Software akuntansi menawarkan berbagai fitur yang membantu menyederhanakan proses kerja serta memangkas pengeluaran yang tidak perlu.
Artikel ini akan membahas bagaimana penggunaan software akuntansi mampu mempermudah pengelolaan keuangan sehingga menghemat biaya bisnis.
Bagaimana Software Akuntansi Bisa Membantu Bisnis Menghemat Biaya?
Menerapkan software akuntansi dapat membantu menghemat biaya secara drastis di berbagai aspek operasional bisnis.
Berikut beberapa area utama yang menunjukkan bagaimana perusahaan dapat menghemat biaya dengan software akuntansi:
1. Efisiensi tenaga kerja
Di Indonesia, merekrut akuntan internal (in-house) membutuhkan biaya yang cukup besar bagi banyak pelaku usaha, terutama UMKM.
Gaji akuntan internal bisa mencapai jutaan rupiah per tahun, belum termasuk biaya tambahan seperti tunjangan, pelatihan, dan perangkat pendukung kerja.
Sebaliknya, software akuntansi berbasis langganan menawarkan alternatif yang jauh lebih terjangkau.
Misalnya, software akuntansi Kledo sendiri hanya membutuhkan Rp159.900-Rp309.900 per bulannya (tergantung paket).
| Kategori Biaya | Akuntan In-House | Software Akuntansi |
| Gaji tahunan | Bisa puluhan hingga ratusan juta rupiah | Biaya tahunan rendah, tergantung paket langganan. Contoh, Kledo hanya membutuhkan Rp1.9 juta – Rp4.8 juta per tahun |
| Pelatihan dan onboarding | Membutuhkan biaya dan waktu pelatihan. | Pelatihan relatif minim karena banyak platform menyediakan panduan dan tutorial. |
| Kebutuhan software dan hardware | Membutuhkan perangkat lunak desktop dan dukungan TI | Berbasis cloud, tidak memerlukan hardware tambahan. |
| Risiko biaya | Lebih berisiko terjadi kesalahan manual yang berdampak biaya. | Risiko lebih rendah karena otomatisasi. |
Secara keseluruhan, software akuntansi membantu menghemat biaya bisnis, khususnya UMKM dan usaha yang sedang bertumbuh.
Selain lebih hemat, sistem ini juga membantu bisnis bekerja lebih rapi, cepat, dan siap berkembang tanpa beban biaya yang berlebihan.
2. Menghemat waktu melalui otomatisasi
Dengan software akuntansi, proses seperti pembuatan invoice, penggajian, dan rekonsiliasi bank dapat berjalan otomatis sehingga menghemat waktu secara signifikan.
Berikut gambaran perbandingan waktu kerja manual dan waktu yang dapat dihemat dengan software akuntansi:
| Tugas | Waktu Manual | Waktu dengan Software |
|---|---|---|
| Pembuatan invoice | 2–3 jam/minggu | ±30 menit/minggu |
| Proses payroll | 2–4 jam/bulan | ±1 jam/bulan |
| Pencatatan pengeluaran | 3–5 jam/minggu | 1–2 jam/minggu |
| Rekonsiliasi bank | 2–4 jam/minggu | ±1 jam/minggu |
| Penagihan berulang | 1–2 jam/bulan | Otomatis |
| Total waktu | ±21 jam/minggu | 10–15 jam/minggu |
3. Mengurangi ketergantungan pada konsultan eksternal
Banyak kantor akuntan bergantung pada konsultan eksternal untuk melakukan pekerjaan kompleks, terutama dalam hal kepatuhan pajak dan pelaporan keuangan.
Fitur lanjutan pada software akuntansi modern memungkinkan perusahaan menangani sebagian besar fungsi tersebut secara internal.
Hal ini mengurangi biaya jasa konsultan sekaligus meningkatkan kemampuan perusahaan dalam menawarkan layanan bernilai lebih tinggi kepada klien.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi yang Mudah Digunakan
4. Pengelolaan arus kas yang lebih baik
Banyak usaha sebenarnya memiliki penjualan yang baik, tetapi tetap kesulitan bertahan karena arus kas tidak terkelola dengan rapi.
Software akuntansi membantu mencegah kondisi ini dengan menyediakan alat untuk memantau uang masuk dan keluar secara real-time.
Dengan software akuntansi, bisnis dapat melihat posisi kas setiap saat, bukan hanya di akhir bulan.
Sistem juga memungkinkan pengguna mengatur notifikasi saldo minimum, mengirim pengingat pembayaran secara otomatis kepada pelanggan, serta menyusun proyeksi arus kas sederhana berdasarkan data historis.
Perbandingan berikut menunjukkan perbedaan pengelolaan arus kas secara manual dan dengan software akuntansi:
| Fitur | Pencatatan Manual | Dengan Software Akuntansi |
|---|---|---|
| Pengingat invoice | Dikirim secara manual | Otomatis |
| Visibilitas kas | Laporan akhir bulan | Dashboard real-time |
| Pelacakan pembayaran | Update spreadsheet manual | Tersinkron otomatis dengan bank |
5. Pengelolaan aset dan inventaris yang lebih baik
Bagi kantor akuntan yang mengelola aset atau inventaris klien, software akuntansi membantu mengoptimalkan tingkat persediaan dan distribusi aset.
Dengan pengelolaan yang lebih akurat, perusahaan dapat menghindari biaya akibat kelebihan stok serta mengelola penyusutan aset secara lebih efektif, sehingga kinerja dan pelaporan keuangan menjadi lebih baik.
6. Operasional tanpa kertas (paperless)
Proses akuntansi yang digital mengurangi kebutuhan akan kertas, tempat penyimpanan, dan biaya pencetakan.
Selain menekan biaya material, pendekatan ini juga mendukung lingkungan kerja yang lebih ramah lingkungan dan berkelanjutan.
7. Invoicing yang lebih baik
Proses invoicing kepada pelanggan sering kali menghabiskan biaya yang cukup besar karena mencakup pengelolaan data induk pelanggan dan produk, pembuatan data tagihan, pengiriman tagihan kepada pelanggan, hingga pencatatan piutang.
Software akuntansi yang terintegrasi penuh dengan departemen lain mampu menghemat biaya invoicing secara signifikan.
Sistem ini dapat secara otomatis membuat dan mengirim invoice kepada pelanggan, sekaligus mencatat pembayaran yang diterima.
Seiring pertumbuhan bisnis, volume penagihan biasanya ikut meningkat. Jika perusahaan masih mengandalkan proses manual, biaya yang timbul akan semakin besar.
Baca Juga: Sedang Mencari Software Akuntansi Retail? Perhatikan Hal Ini
Fitur Utama yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Software Akuntansi
Jangan asal dalam memilih software akuntansi karena tergiur harga murah. Pilihlah software akuntansi yang setidaknya memiliki fitur-fitur ini:
| Fitur | Alasan | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| Invoice otomatis | Menghemat waktu dengan membuat dan mengirim invoice secara otomatis, lengkap dengan pengingat pembayaran. | Mengirim penagihan berulang untuk bisnis berbasis langganan. |
| Pencatatan pengeluaran | Mencatat dan mengelompokkan pengeluaran secara real-time sehingga mengurangi kesalahan input manual. | Menghubungkan rekening bank untuk impor transaksi otomatis. |
| Rekonsiliasi bank | Mencocokkan transaksi dengan mutasi bank agar laporan keuangan tetap akurat. | Mendeteksi selisih pencatatan sebelum pelaporan pajak. |
| Laporan neraca | Menampilkan posisi aset, liabilitas, dan ekuitas untuk menilai kesehatan keuangan bisnis. | Mengevaluasi stabilitas bisnis sebelum mengajukan pinjaman. |
| Laporan arus kas | Memantau arus kas masuk dan keluar untuk mencegah masalah likuiditas. | Menyusun proyeksi pengeluaran bulanan agar kas tetap aman. |
| Fitur kepatuhan pajak | Menghitung pajak secara otomatis dan menyiapkan laporan yang dibutuhkan (seperti PPN). | Persiapan pelaporan pajak tahunan dengan lebih mudah. |
| Akses multi-pengguna | Memungkinkan kolaborasi yang aman dengan pengaturan hak akses sesuai peran. | Memberikan akses terbatas kepada akuntan atau konsultan eksternal. |
| Aplikasi mobile & sinkronisasi cloud | Memberi akses data keuangan kapan saja dan di mana saja. | Menyetujui pengeluaran atau mengirim invoice saat bepergian. |
| Laporan yang dapat disesuaikan | Menyediakan laporan laba rugi, umur piutang, dan analisis keuangan lainnya. | Menganalisis tren penjualan musiman untuk perencanaan anggaran. |
Dengan fitur-fitur tersebut, bisnis dapat mengelola keuangan secara lebih rapi, cepat, dan akurat.
Baca Juga: 8 Kerugian Akibat Tidak Menggunakan Software Akuntansi
6 Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Software Akuntansi
Dengan banyaknya pilihan software akuntansi yang tersedia di pasar, menentukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan sering kali menjadi tantangan tersendiri.
Dalam artikel ini, kami akan membahas 6 faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memilih software akuntansi:
1. Skalabilitas
Pertimbangkan kemampuan software akuntansi untuk berkembang seiring pertumbuhan bisnis.
Meskipun perusahaan Anda masih berskala kecil saat ini, kebutuhan akan sistem yang lebih kompleks akan meningkat sejalan dengan bertambahnya transaksi dan pengguna.
2. Keamanan
Keamanan merupakan aspek krusial, terutama bagi perusahaan yang mengelola data keuangan.
Pastikan software akuntansi yang dipilih memiliki sistem keamanan yang kuat, seperti autentikasi dua faktor, enkripsi data, dan pencadangan data secara rutin.
Selain itu, periksa reputasi penyedia software terkait riwayat kebocoran data atau serangan siber.
3. Kesesuaian dan integrasi
Sebelum memutuskan menggunakan suatu software akuntansi, pastikan sistem tersebut dapat terintegrasi dengan perangkat lunak lain yang sudah Anda gunakan, seperti software payroll, aplikasi perpajakan, atau sistem manajemen keuangan lainnya.
Software yang tidak kompatibel berpotensi menimbulkan kesalahan input data dan menurunkan produktivitas kerja.
4. Kemudahan penggunaan
Software akuntansi harus mudah digunakan oleh seluruh tim. Sistem yang terlalu rumit dan membutuhkan pelatihan panjang dapat menyebabkan kesalahan pencatatan, penurunan produktivitas, serta ketidaknyamanan bagi karyawan.
Pilih software dengan tampilan yang intuitif, fitur yang relevan, serta dukungan pelanggan yang responsif.
5. Harga
Biaya software akuntansi sangat bervariasi, mulai dari yang gratis hingga yang berbiaya cukup tinggi.
Tentukan anggaran perusahaan dan pilih software yang sesuai dengan kemampuan finansial.
Namun, perlu diingat bahwa harga termurah tidak selalu memberikan kualitas dan fitur terbaik. Pun Anda juga belum tentu membutuhkan software yang mahal.
Jadi, pertimbangkan nilai jangka panjang yang ditawarkan oleh software tersebut.
6. Dukungan pelanggan
Pastikan penyedia software menyediakan layanan dukungan pelanggan yang dapat diandalkan.
Ketika terjadi kendala teknis, perusahaan membutuhkan bantuan yang cepat dan tepat agar operasional tidak terganggu.
Perhatikan ketersediaan kanal dukungan, seperti email, telepon, atau live chat, serta reputasi penyedia dalam menangani keluhan pelanggan.
Baca Juga: Penting! Mengenal 9 Perbedaan Software Akuntansi dan ERP
Bagaimana Software Akuntansi Kledo Bisa Membantu Anda Menghemat Biaya
Jika Anda bingung menentukan pilihan software akuntansi, Anda bisa mencoba Kledo.
Kledo memiliki fitur-fitur unggulan seperti:
- Pencatatan Transaksi Otomatis: Mencatat pemasukan, pengeluaran, piutang, dan hutang dengan cepat dan akurat.
- Pembuatan Invoice Profesional: Kledo memungkinkan pembuatan dan pengiriman faktur dalam hitungan detik secara otomatis
- Rekonsiliasi Bank Otomatis: Mencocokkan transaksi dari bank dengan pencatatan pembukuan sehingga proses rekonsiliasi jadi cepat, akurat, dan hemat.
- Laporan Keuangan Instan (50+ Laporan): Akses lebih dari 50 jenis laporan finansial termasuk neraca, laba/rugi, arus kas, maupun laporan lainnya dalam satu klik.
- Manajemen Persediaan dan Multi Gudang: Fitur ini membantu bisnis e-commerce atau retail memonitor stok barang secara efisien, menghindari overstock atau understock yang bisa menimbulkan biaya tak perlu.
- Multi-Currency (Multi Mata Uang): Cocok untuk bisnis yang memiliki klien internasional sehingga perlu bertransaksi dengan berbagai mata uang.
- Akses dari Mana Saja: Karena data tersimpan di cloud, Anda bisa mengecek laporan dan kondisi keuangan kapan saja di mana saja Anda mau.
Selain itu, Kledo juga memiliki berbagai paket langganan, mulai dari yang gratis hingga berbayar.
- Paket Pro: Rp159.900/bulan
- Paket Elite: Rp249.900/bulan
- Paket Champion: Rp399.900/bulan
Dengan fitur-fitur yang lengkap, interface yang mudah digunakan, serta model biaya langganan yang hemat, Kledo membantu bisnis untuk menghemat biaya secara drastis.
Jika tertarik, Anda bisa mendaftar Kledo melalui tautan ini.
Baca Juga: 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis
Kesimpulan
Software akuntansi memegang peran yang sangat penting karena mampu menekan biaya sekaligus meningkatkan ketepatan pengelolaan keuangan.
Selain itu, software akuntansi juga bisa mengotomatiskan berbagai tugas yang sebelumnya memakan banyak waktu dan tenaga.
Dengan semua keunggulan ini, Anda bisa menghemat biaya dan mengalokasikan penghematannya untuk kebutuhan yang lain.
- 8 Langkah Mudah Menyusun Laporan Laba Rugi Multiple Step - 7 Januari 2026
- Piutang Usaha adalah: Cara Memproses & Tips Mengelolanya - 7 Januari 2026
- Tips Mencari Manajer Keuangan: 7 Langkah Merekrutnya - 7 Januari 2026