Metode Perpetual dan Periodik dalam Manajemen Persediaan: Pembahasan Lengkap

Bisnis dagang dapat mencatat persediaan mereka dengan metode persediaan periodik atau sistem perpetual.

Sistem persediaan periodik mencatat transaksi barang dagangan secara berkala, biasanya pada akhir tahun. Sedangkan dengan sistem persediaan perpetual, semua transaksi beserta biaya persediaan dan penjualan barang dagangan langsung dicatat saat terjadi.

Di masa lalu, kedua sistem ini banyak digunakan.

Namun, saat ini, dengan meningkatnya penggunaan software otomatisasi dan digital, metode persediaan perpetual menjadi sangat mudah dan hemat biaya untuk diterapkan.

Oleh karena itu, sebagian besar bisnis, bahkan yang lebih kecil, cenderung menggunakan sistem perpetual karena memastikan pembukuan yang lebih akurat.

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa itu metode perpetual, kelebihannya, dan perbedaanya dengan metode periodik, dan metode manajemen persediaan manakah yang tepat untuk akuntansi bisnis Anda.

Apa itu Metode Perpetual?

Metode perpetual adalah metode manajemen persediaan yang mencatat setiap penjualan atau pembelian persediaan secara real-time, melalui perangkat lunak otomatis.

Dengan sistem persediaan perpetual, setiap penjualan atau pembelian barang dagangan diperbarui secara real-time secara otomatis, sehingga memberi Anda gambaran keuangan lengkap tentang tingkat persediaan Anda.

Sistem ini memungkinkan Anda mengakses laporan inventaris kapan saja, memperbarui tingkat stok, dan hampir sepenuhnya mengurangi kesalahan manusia melalui otomatisasi.

Dengan itu, ada beberapa faktor yang mungkin memerlukan input manual dalam sistem, seperti pencurian, kerusakan, atau kehilangan inventaris.

Pastikan untuk sesekali memeriksa persediaan fisik Anda yang sebenarnya dan membandingkan total yang ditampilkan oleh sistem persediaan perpetual.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang manajemen persediaan, dan cara merampingkan proses manajemen persediaan Anda dengan benar, buka panduan lengkap kami tentang manajemen manajemen persediaan.

Siapa yang menggunakan metode perpetual?

Ketika pemilik bisnis atau manajemen membutuhkan informasi terkini tentang tingkat persediaan, maka menggunakan sistem persediaan perpetual adalah cara yang harus dilakukan.

Jadi, sebagian besar bisnis besar dengan jumlah penjualan yang tinggi dan beberapa gerai ritel, seperti apotek, dan toko kelontong memerlukan sistem persediaan perpetual.

Usaha kecil yang ingin berkembang, atau ingin mengambil kendali lebih besar atas barang dagangan mereka, juga lebih memilih sistem perpetual, karena ada banyak pilihan perangkat lunak perpetual intuitif dan berbiaya rendah di pasaran saat ini, salah satunya adalah Kledo yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini.

Baca juga: Harga Perolehan: Pengertian dan Cara Mudah Menghitungnya

Apa itu Metode Persediaan Periodik?

Metode persediaan periodik adalah metode di mana Anda memperbarui catatan inventaris secara berkala, baik mingguan, bulanan, atau triwulanan.

Pada akhir setiap periode, Anda secara fisik menghitung persediaan perusahaan Anda untuk menentukan jumlah yang tersedia untuk dijual.

Semua pembelian dicatat ke akun pembelian dan kemudian dipindahkan ke akun inventaris setelah semua item dihitung. Anda kemudian dapat menerapkan saldo ini ke awal periode baru.

Metode periodik melacak jumlah item individual yang tersedia serta biaya inventaris, atau harga pokok penjualan, meskipun tidak melacak pembelian berdasarkan per penjualan.

Anda dapat menemukan harga pokok penjualan dengan menambahkan saldo persediaan awal ke biaya pembelian persediaan dan kemudian mengurangkan saldo persediaan akhir dari jumlah tersebut.

Memahami harga pokok penjualan perusahaan Anda dapat membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang pendapatan Anda selama periode pelacakan inventaris.

Perbedaan Metode Perpetual dan Periodik

Sementara sistem persediaan periodik dan perpetual digunakan untuk mengelola persediaan perusahaan, keduanya berbeda dalam frekuensi terjadinya.

Perbedaan lain antara persediaan periodik dan perpetual meliputi:

• Ayat jurnal penutup: Ayat jurnal penutup, atau pencatatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi, diperlukan dalam sistem persediaan periodik tetapi tidak dalam sistem persediaan perpetual.
• Harga pokok penjualan: Anda dapat menggunakan sistem persediaan perpetual untuk menghitung harga pokok penjualan dengan lebih akurat karena sistem ini diperbarui setelah setiap penjualan. Sebagai perbandingan, sistem persediaan periodik menghitung harga pokok penjualan pada akhir periode akuntansi.
• Metode: Untuk persediaan periodik, karyawan secara fisik menghitung persediaan yang tersedia, sedangkan sistem persediaan perpetual menggunakan sistem komputer untuk melacak produk yang tersedia secara real time.
• Akun: Sistem persediaan perpetual mencatat pembelian dalam buku besar umum atau persediaan dan memperbarui entri jumlah unit satu per satu. Sistem persediaan periodik hanya menambahkan entri harga pokok penjualan ketika penghitungan fisik terjadi pada akhir periode pelaporan.
• Penggunaan: Anda dapat menggunakan sistem persediaan perpetual untuk mengkonfirmasi apakah unit yang tersedia sesuai dengan catatan, dan Anda dapat menggunakan sistem persediaan periodik untuk menentukan harga pokok penjualan untuk jangka waktu tertentu.
• Harga: Sistem persediaan perpetual lebih mahal untuk dipelihara dan membutuhkan personel yang berdedikasi dan terlatih serta pembelian perangkat lunak terkait. Sistem persediaan periodik lebih murah untuk dipelihara dan membutuhkan lebih sedikit pekerjaan.
• Penyimpanan catatan: Catatan persediaan diperbarui secara berkala untuk sistem inventaris perpetual dan secara berkala untuk sistem inventaris periodik.

Apa Manfaat dari Metode Periodik dan Perpetual?

Manfaat dari sistem persediaan periodik antara lain:

• Ideal untuk bisnis kecil: Pengecekan berkala dapat dilakukan untuk bisnis kecil yang mengelola sejumlah kecil inventaris karena tidak memerlukan banyak waktu untuk menghitung semua item inventaris dan membutuhkan lebih sedikit karyawan untuk mengelolanya.
• Mudah diterapkan: Persediaan periodik adalah sistem yang mudah digunakan karena melibatkan perhitungan sederhana dan hanya beberapa catatan, termasuk jumlah persediaan yang tersedia dan terjual.
• Mengurangi biaya: Persediaan periodik lebih murah daripada persediaan perpetual karena tidak memerlukan perangkat lunak komputer khusus yang Anda perlukan untuk melatih karyawan untuk menggunakannya.

Manfaat sistem persediaan perpetual:

• Pemantauan real time: Sistem persediaan perpetual menghitung persediaan secara real time selama jam kerja, yang berarti menghilangkan kebutuhan untuk menutup toko untuk menghitung persediaan secara fisik.
• Lebih akurat: Sistem inventaris perpetual memungkinkan pelacakan inventaris perusahaan yang lebih akurat karena menyimpan data secara elektronik dan lebih detail.
• Mudah untuk mengidentifikasi kesalahan terkait inventaris: Inventaris perpetual menyimpan semua data inventaris, membuatnya mudah untuk menemukan kesalahan terkait inventaris, seperti pengiriman yang hilang.
• Transaksi individu: Persediaan perpetual menyimpan informasi tentang transaksi individu, memberikan tampilan rinci dari setiap item yang dijual.

Bagaimana Anda Dapat Memilih Sistem Persediaan yang Tepat Untuk Perusahaan Anda?

Untuk mengelola inventaris perusahaan Anda secara efektif, penting untuk memilih sistem inventaris yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Saat menentukan sistem inventaris mana yang tepat untuk Anda, nilailah ukuran bisnis Anda. Jika Anda bekerja untuk perusahaan yang lebih kecil,

Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan sistem persediaan periodik karena Anda tidak memiliki banyak produk untuk dihitung.

Ini dapat membantu Anda menghemat uang yang dapat Anda gunakan dengan lebih baik di tempat lain.

Sebagai perbandingan, sistem persediaan metode perpetual adalah pilihan terbaik untuk perusahaan besar yang perlu mengelola sejumlah besar produk yang berbeda pada satu waktu.

Ini dapat membantu Anda mengumpulkan data yang lebih akurat dan menemukan kesalahan inventaris dengan lebih mudah.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah apakah inventaris merupakan komponen utama industri Anda.

Misalnya, jika Anda menjual layanan lebih dari produk, Anda mungkin tidak memerlukan sistem manajemen inventaris yang rumit. Anda mungkin dapat menghitung inventaris yang Anda miliki dengan lebih mudah daripada jika perusahaan Anda hanya menjual produk.

Metode Penilaian Persediaan

Dalam sistem persediaan perpetual, ada tiga metode utama yang dapat Anda pilih untuk memperhitungkan persediaan: FIFO, LIFO, dan metode rata-rata.

FIFO

FIFO adalah singkatan dari First-In-First-Out, dan didasarkan pada asumsi bahwa barang dagangan pertama yang dibeli adalah yang pertama terjual.

Untuk memvisualisasikan metode ini dengan lebih baik, Anda dapat menganggap FIFO sebagai antrian. Orang pertama yang antri, juga orang pertama yang keluar.

LIFO

Metode LIFO, atau metode Last-In-First-Out, mengasumsikan bahwa barang dagangan yang terakhir dibeli akan dijual terlebih dahulu.

Cara yang lebih baik untuk memvisualisasikan LIFO adalah dengan membayangkan tumpukan piring. Piring pertama (yang Anda tempatkan di bagian bawah), akan menjadi yang terakhir keluar karena pertama-tama Anda harus melepas semua piring yang diletakkan di atasnya.

Metode Rata-rata Tertimbang

Metode rata-rata tertimbang, juga dikenal sebagai metode biaya rata-rata, menghitung harga pokok barang dagangan berdasarkan biaya rata-rata semua unit.

Biaya rata-rata dihitung dengan membagi total biaya persediaan yang tersedia dengan jumlah unit.

Ingatlah bahwa metode inventaris apa pun yang diputuskan bisnis untuk digunakan, itu tidak memengaruhi kinerja. Metode ini hanya berpengaruh pada cara pajak penghasilan dilaporkan.

Misalnya, tergantung pada fluktuasi harga, perusahaan yang ingin terlihat kurang menguntungkan dalam periode akuntansi untuk membayar pajak lebih sedikit, dapat memutuskan untuk memilih LIFO daripada FIFO.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang cara menggunakan metode persediaan ini, Anda bisa membaca artikel kami tentang metode penilaian persediaan yang berbeda secara lengkap pada artikel ini.

Prinsip Konsistensi

Prinsip konsistensi menyatakan bahwa, setelah bisnis mengadopsi salah satu dari tiga metode inventaris yang disebutkan, mereka harus mengikuti metode itu secara konsisten.

Ini bukan berarti melarang bisnis untuk mengalihkan metode penilaian inventaris mereka. Perubahan dapat dilakukan, tetapi alasan perubahan harus dijelaskan, dan laba bersih bisnis juga harus diungkapkan sepenuhnya.

Baca juga: Lakukan Pengambilan Keputusan dalam Bisnis dengan Strategi Ini

Metode Perpetual dan Economic Order Quantity

Metode perpetual tidak hanya berdampak pada kemudahan perusahaan untuk melihat jumlah produk mereka secara real-time, tetapi juga membuat tugas terkait inventaris lainnya, seperti economic order quantity atau EOQ, jauh lebih mudah untuk dihitung.

Economic order quantity adalah formula yang digunakan perusahaan untuk menentukan kapan mereka perlu membeli lebih banyak produk.

Dengan persediaan perpetual, banyak sistem komputer akan secara otomatis menyarankan waktu terbaik untuk memesan lebih banyak persediaan untuk menghindari kehabisan persediaan dan pemesanan kembali.

Entri Jurnal untuk Metode Perpetual

Saat berurusan dengan akuntansi persediaan, Anda mungkin akan menemukan diri Anda membuat jurnal transaksi.

Di bawah ini Anda akan menemukan beberapa entri jurnal paling umum yang Anda perlukan, untuk melakukan akuntansi untuk inventaris Anda.

1. Pembelian Barang Dagangan dengan

Untuk mencatat pembelian barang dagang pada harga perolehan, persediaan didebit dan hutang dagang dikredit, seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

Ref	Tanggal	Akun dan Penjelasan	Debit	Kredit
101	XX/YY/ZZZZ	Persediaan	XX
		Akun hutang		XX
		Untuk mencatat pembelian barang dagangan

2. Pembayaran hutang

Entri jurnal untuk melakukan pembayaran faktur akan terlihat seperti ini:

Ref	Tanggal	Akun dan penjelasan	Debit	Kredit
102	XX/YY/ZZZZ	Akun hutang	XX
		Persediaan		XX
		Untuk mencatat pembayaran hutang usaha

3. Ketentuan Kredit

Biasanya, produsen dan grosir akan menjual barang secara kredit. Persyaratan kredit ini ditulis dalam tagihan atau faktur penjual.

Pada contoh ini, mari kita asumsikan bahwa pada tanggal 1 April, perusahaan membeli barang dagangan senilai 2.000.000 lagi, secara kredit, dengan syarat pembayaran 2/10 net 30.

Jangka waktu pembayaran 2/10 bersih 30 berarti bahwa pembeli memiliki waktu 30 hari untuk membayar kembali vendornya, tetapi bisa mendapatkan diskon 2% jika mereka membayar dalam waktu 10 hari.

Sekarang, Perusahaan XYZ mencatat pembelian mereka pada biaya bersih, yang merupakan harga faktur 2.000.000 dikurangi diskon 2% yang tersedia, yang berjumlah 40.000.

Oleh karena itu, perusahaan akan mencatat pembelian ini sebagai berikut:

Ref	Tanggal	Akun dan penjelasan	Debit	Kredit
103`	XX/YY/ZZZZ	Persediaan	1.960.000
		Akun hutang		1.960.000
		Untuk mencatat pembelian persediaan pada net cost

Jika perusahaan gagal membayar dalam waktu 30 hari, dan kehilangan diskon, jurnal berikut akan dibuat untuk mencatat kerugian:

Ref	Tanggal	Akun dan penjelasan	Debit	Kredit
104	XX/YY/ZZZZ	Persediaan	1.960.000
		Diskon pembelian hilang	40.000
		Akun hutang		2.000.000
		Untuk mencatat pembayaran barang setelah masa diskon

4. Penjualan Barang Dagangan

Ketika bisnis menjual barang dagangan, dua entri jurnal perlu dibuat: satu untuk mengakui penjualan, dan satu lagi untuk mencatat harga pokok penjualan.

Ref	Tanggal	Akun dan penjelasan	Debit	Kredit
105	XX/YY/ZZZZ	Piutang	XX
		Penjualan		XX
		Penjualan barang secara kredit

Ref	Tanggal	Akun dan penjelasan	Debit	Kredit
106	XX/YY/ZZZZ	Harga pokok penjualan	XX
		Persediaan		XX
		Transfer biaya persediaan dari inventory ke harga pokok penjualan

5. Penerimaan piutang

Penagihan kas dari piutang dicatat seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

Ref	Tanggal	Akun dan penjelasan	Debit	Kredit
107	XX/YY/ZZZZ	Kas	XX
		Pitang		XX
		Penerimaan piutang pelanggan dari penjualan kredit

Manajemen Persediaan Metode Perpetual dengan Kledo

Saat ini Anda mungkin sudah yakin akan manfaat dan keuntungan yang dapat diberikan oleh sistem persediaan metode perpetual ke bisnis Anda.

Jadi, Anda mungkin bertanya-tanya, bagaimana cara memilih software manajemen persediaan terbaik untuk bisnis Anda?

Nah, sistem persediaan perpetual yang tepat akan membantu Anda mengotomatisasi hampir setiap bagian dari manajemen inventaris Anda.

Software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan terbaik seperti Kledo adalah software cloud intuitif yang membantu Anda mengelola pembukuan dan melacak persedaan Anda secara real time, mencegah kekurangan stok, membauat faktur dengan mudah, mengoperasikan banyak toko/gudang, dan memastikan pencatatan yang akurat. Semua di satu tempat!

Jadi apalagi yang Anda tunggu? Ayo coba gunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.