Dalam setiap transaksi penjualan, baik di toko kecil maupun bisnis besar, nota kasir menjadi dokumen resmi yang tidak boleh terlewatkan.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pembayaran dan juga catatan untuk pelacakan keuangan, retur barang, hingga laporan pajak.
Sayangnya, banyak pelaku usaha yang masih menganggap nota kasir sebagai struk biasa.
Padahal, nota kasir bisa membantu bisnis melacak penjualan hingga membangun citra profesional di mata konsumen.
Artikel ini akan membahas berbagai hal tentang nota kasir, mulai dari jenis-jenis, manfaatnya, hingga cara membuatnya.
Apa itu Nota Kasir?
Nota kasir adalah bukti tertulis dari transaksi pembelian yang kasir keluarkan setelah pelanggan melakukan pembayaran.
Nota ini mencatat informasi penting seperti daftar barang atau jasa yang dibeli, harga, jumlah, total pembayaran, metode pembayaran, serta tanggal dan waktu transaksi.
Biasanya, nota kasir dicetak menggunakan mesin kasir atau sistem POS (Point of Sale), baik dalam bentuk kertas (printed receipt) maupun digital (e-receipt yang dikirim lewat email, aplikasi, atau WhatsApp).
Fungsi utama nota kasir:
- Bukti Pembayaran: Sebagai tanda sah bahwa pelanggan telah membayar barang atau jasa yang mereka beli.
- Dokumen Akuntansi: Berguna untuk pencatatan keuangan dan pelaporan pajak.
- Retur/Komplain: Digunakan jika pelanggan ingin menukar atau mengembalikan barang.
- Analisis Bisnis: Bisnis dapat mengumpulkan nota dan menganalisisnya untuk mengetahui informasi tertentu.
Biasanya, nota kasir memuat informasi berikut ini:
- Nama toko
- Tanggal dan waktu transaksi
- Kode transaksi
- Nama/kode produk
- Harga satuan dan jumlah
- Total harga
- Diskon (jika ada)
- Pajak (jika berlaku)
- Metode pembayaran (tunai, debit, e-wallet, dll)
Baca Juga: Download Nota Kosong Docs, PDF, dan Excel Gratis
Apa Manfaat Menggunakan Nota Kasir?
- Sebagai bukti transaksi resmi: Nota kasir adalah bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran atas produk atau layanan. Bukti ini penting untuk menghindari kesalahpahaman antara pembeli dan penjual. Lalu, jika terjadi retur, komplain, atau audit, nota ini bisa menjadi dokumen pendukung yang sah.
- Meningkatkan kepercayaan pelanggan: Pelanggan cenderung lebih memercayai bisnis yang menerbitkan nota yang jelas dan profesional. Selain itu, memberikan nota menunjukkan bahwa Anda mengelola bisnis dengan serius dan transparan.
- Mempermudah analisis penjualan: Nota mencatat informasi penting seperti produk yang terjual, jumlah, waktu transaksi, hingga metode pembayaran. Nantinya, Anda bisa mengolah data ini untuk mengetahui tren penjualan, jam sibuk, produk terlaris, dan membantu dalam pengambilan keputusan bisnis ke depan.
- Sebagai syarat pengembalian barang: Sebagian besar bisnis hanya menerima retur atau tukar barang jika pelanggan menunjukkan nota kasir. Sebab, tanpa nota kasir, Anda rentan mengalami penipuan atau penyalahgunaan.
- Mendukung branding: Nota yang dicetak dengan logo bisnis, detail kontak, atau pesan khusus bisa memperkuat identitas brand. Ini juga memberikan kesan rapi dan profesional, meskipun bisnis Anda masih berskala kecil.
Baca Juga: 10 Cara Branding Produk yang Sudah Terbukti dan Contohnya
Apa Saja Jenis-Jenis Nota Kasir?
1. Sales receipt / nota penjualan
Ini adalah jenis nota paling umum yang penjual berikan kepada pelanggan setelah melakukan pembelian. Nota penjualan biasanya berfungsi sebagai bukti transaksi resmi bagi pelanggan.
Biasanya, nota penjualan berisi:
- Nama toko atau bisnis
- Tanggal dan waktu transaksi
- Daftar barang/jasa yang dibeli
- Harga satuan dan total harga
- Pajak (jika ada)
- Total pembayaran dan metode pembayaran
2. Return receipt / Nota Retur
Nota ini digunakan ketika pelanggan mengembalikan barang. Jenis nota ini sangat penting untuk keperluan pencatatan stok dan menghindari penipuan retur barang.
Biasanya, nota retur memuat informasi sebagai berikut:
- Detail barang yang dikembalikan
- Alasan retur
- Jumlah uang yang dikembalikan atau ditukar
- Tanggal retur
- Nomor referensi nota penjualan sebelumnya
3. Credit receipt / nota kredit
Berbeda dari return receipt, nota ini biasanya bisnis keluarkan ketika pelanggan tidak langsung menerima uang kembali. Sebagai gantinya, bisnis memberikan kredit toko sebagai pengganti.
Misalnya, seperti “Store credit” senilai Rp100.000 yang bisa pembeli gunakan dalam transaksi selanjutnya.
Nota kredit ini umum di kalangan toko pakaian, elektronik, dan layanan yang tidak menawarkan pengembalian dana tunai.
4. Proforma receipt / nota proforma
Ini adalah semacam nota penawaran atau invoice sementara yang penjual berikan kepada pembeli sebelum menyerahkan barang atau jasa.
Isinya seperti perkiraan biaya, deskripsi barang yang dibeli, harga, berat, dan biaya pengiriman. Nota ini berguna untuk transaksi pre-order, booking, atau pembayaran termin.
Baca Juga: Download Nota Pembelian Word, Pdf, dan Excel Gratis
5. Gift receipt / nota hadiah
Ini adalah nota yang penjual berikan jika pelanggan membeli produk untuk hadiah. Elemen pada nota ini sedikit berbeda, karena biasanya nota hadiah tidak mencantumkan harga.
Namun, pengguna tetap bisa menggunakan nota hadiah untuk retur atau penukaran.
Umumnya, toko-toko retail menggunakan nota hadiah saat musim liburan atau momen spesial, di mana banyak konsumen yang membeli barang untuk hadiah.
6. Digital receipt / E-Receipt
Dengan kemajuan teknologi, banyak bisnis kini menggunakan nota digital yang dikirim via email, WhatsApp, atau aplikasi. Kelebihannya:
- Ramah lingkungan
- Mudah disimpan oleh pelanggan
- Terintegrasi dengan sistem kasir (POS)
Untuk mengirim nota digital, Anda bisa menggunakan aplikasi seperti Kledo POS sudah mendukung pembuatan dan pengiriman e-receipt otomatis.
7. Service receipt / Nota jasa
Biasanya, penjual menggunakan nota jasa untuk bisnis berbasis layanan (bukan produk fisik), seperti salon, bengkel, laundry, dll.
Biasanya, nota jasa mencantumkan:
- Jenis layanan
- Durasi / volume
- Biaya layanan
- Pajak (jika ada)
Baca Juga: Bukti Transaksi Internal dan Eksternal: Pengertian dan Contohnya
Bagaimana Cara Membuat Nota Kasir?
Untuk menerbitkan nota kasir, Anda bisa membuatnya secara manual atau digital.
Nota kasir manual
Nota kasir manual adalah struk atau bukti transaksi yang ditulis tangan. Penjual biasanya akan menulis informasi transaksi di buku cetak rangkap dua.
Bisnis menggunakan nota kasir manual karena mereka belum memakai sistem POS. Misalnya seperti toko kelontong kecil, warung makan tradisional, atau usaha rumahan.
Kelebihan:
- Biaya awal murah
- Tidak butuh listrik atau koneksi internet
- Cocok untuk usaha sangat kecil atau di lokasi tanpa akses teknologi
Kekurangan:
- Rawan kesalahan dan penipuan
- Sulit direkap jika jumlah transaksi besar
- Tidak efisien untuk bisnis dengan banyak produk/pelanggan
Nota digital
Nota kasir digital adalah nota yang dihasilkan otomatis melalui aplikasi kasir atau sistem Point of Sale (POS).
Anda bisa langsung mencetaknya menggunakan printer thermal, mengirimnya ke email/WhatsApp pelanggan, atau menyimpannya dalam sistem cloud.
Biasanya, bisnis modern dengan sistem pencatatan digital yang sudah canggih seperti café modern, toko retail, dan restoran cepat saji sudah menggunakan nota digital.
Kelebihan:
- Cepat dan praktis, hanya perlu beberapa klik untuk mencetak nota
- Tampilan nota lebih profesional, formatnya rapi, dan isinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan toko, seperti nama dan logo.
- Anda bisa mengirim nota kasir ke pelanggan secara digital (e-receipt)
- Terintegrasi dengan stok, laporan keuangan, dan sistem pembayaran
- Saat ada retur, audit, atau laporan, Anda bisa mudah mencari nota di sistem.
Kekurangan:
- Perlu investasi awal untuk membeli aplikasi, printer, dan perangkat, yang relatif mahal.
- Staf yang belum terbiasa menggunakan teknologi digital mungkin memerlukan pelatihan terlebih dahulu
- Beberapa sistem memerlukan listrik & koneksi internet. Sehingga ketika akses internet dan listrik sedang mengalami gangguan, bisnis juga bisa ikut terganggu.
Contoh penerapan nota manual dan digital
Misalnya, sebuah kedai kopi menggunakan aplikasi kasir Kledo POS.
Setiap kali ada transaksi, kasir hanya perlu memasukkan pesanan, dan sistem akan langsung menghitung total harga, menambahkan pajak atau diskon, lalu mencetak struk atau mengirimnya ke WhatsApp atau e-mail pelanggan.
Sementara itu, di warung tradisional, penjual masih menggunakan nota tulis tangan, atau bahkan mereka hanya menyebutkan harga secara lisan dan tidak mencatatnya.
Jika pelanggan ingin bukti pembelian, pemilik warung harus menuliskannya secara manual. Hal ini lebih memakan waktu dan rentan salah hitung.
Baca Juga: Jangan Sampai Keliru, Ini Perbedaan Kwitansi dan Invoice
Bagaimana Kledo POS Bisa Membantu Anda?
Anda ingin beralih dari nota manual ke nota digital? Jika ya, Anda bisa menggunakan bantuan aplikasi kasir modern seperti Kledo POS.
Kledo POS bisa membantu Anda:
- Mencetak nota kasir atau struk secara otomatis
- Mengatur tampilan struk
- Menambahkan pesan atau catatan pada struk
- Mengubah alamat dan informasi lain yang tertera pada struk
Jika Anda tertarik menggunakan Kledo POS untuk mempermudah Anda dalam membuat nota kasir, Anda bisa klik tautan ini untuk mencobanya.
Baca Juga: 5 Tips dan Trik Membuat Desain Struk yang Menarik
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, jelas bahwa nota kasir bukan sekadar bukti pembayaran biasa, tetapi bisa berperan sebagai dokumen serbaguna.
Nota kasir, baik itu yang manual maupun digital, membantu pemilik usaha menjalankan bisnis secara lebih tertib, transparan, dan terstruktur.
Selain itu, pencatatan transaksi yang rapi melalui nota kasir akan memudahkan pengelolaan keuangan, mencegah kesalahan pencatatan, serta membuat pelanggan lebih memercayai Anda.
- 9 Langkah Mudah Memulai Bisnis Hampers untuk Pemula - 10 April 2025
- Apa itu Payment Processor? Cara Kerja dan Tips Memilihnya - 9 April 2025
- Nota Kasir: Pengertian, Jenis, dan Cara Membuatnya - 9 April 2025