Pelacakan pengeluaran penting dalam membuat anggaran untuk bisnis kecil Anda. Menyimpan catatan harian pengeluaran Anda dengan melacak tanda terima, faktur, dan biaya keluar lainnya akan meningkatkan kesehatan keuangan anggaran Anda.
Selain itu melacak pengeluaran dapat membantu Anda untuk tetap mengetahui kesehatan arus kas dalam bisnis secara dan mempersiapkan Anda untuk musim pajak.
Namun saat Anda baru memulai bisnis melakukan pelacakan pengeluaran dalam bisnis tidaklah semudah kamu bayangkan, terlebih jika Anda lakukan secara manual dan memakan waktu.
Jadi, pada artikel kali ini kami akan memberitahu Anda cara melakukan pelacakan pengeluaran beserta tips yang bisa Anda lakukan dalam bisnis.
Apa yang dimaksud dengan Pelacakan Pengeluaran?
Pelacakan pengeluaran berarti mencatat semua pengeluaran Anda sehingga Anda memiliki pemahaman yang jelas dan terperinci tentang anggaran Anda.
Hal ini biasanya dilakukan untuk proyek tertentu atau selama periode tertentu, sehingga Anda dapat tetap berada di dalam anggaran dan membuat penyesuaian yang diperlukan.
Bagi banyak bisnis kecil, pelacakan pengeluaran dapat mencakup biaya tetap seperti sewa dan utilitas serta biaya yang berfluktuasi seperti tenaga kerja, pesanan produk, dan iklan.
Sangat penting untuk mencatat biaya satu kali dan biaya variabel, karena biaya ini tidak selalu diperhitungkan dalam anggaran awal.
Baca juga: Cara Melakukan Pembukuan Otomatis, Manfaat, dan Tantangannya
Bagaimana Pelacakan Pengeluaran akan Membantu Bisnis Anda?
Pelacakan biaya pengeluaran membantu bisnis Anda dengan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan mengelola pengeluaran dalam jangka waktu yang efisien.
Sangat penting untuk mengetahui arus kas bisnis Anda sehingga Anda dapat mencatat area mana saja yang pengeluarannya berlebihan atau tidak efisien.
Ketika Anda melacak pengeluaran Anda, Anda dapat mengetahui hal ini sebelum menjadi tidak terkendali.
Membantu Anda mengendalikan keuangan Anda
Mengetahui bagaimana dan kapan Anda membelanjakan uang adalah kunci untuk mengendalikan keuangan Anda. Ketika Anda mencatat pengeluaran Anda, akan lebih mudah untuk mencatat pengeluaran yang tidak sesuai dengan tujuan Anda sehingga Anda dapat mengatur pengeluaran di masa depan untuk mengembangkan bisnis Anda.
Memberi Anda timeframe untuk mengelola keuangan Anda
Pelacakan pengeluaran tidak hanya untuk mengetahui ke mana uang Anda pergi – tetapi juga untuk menyesuaikan pengeluaran Anda dengan cepat agar sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis.
Ketika Anda mencatat pengeluaran Anda dalam jangka waktu tertentu, Anda dapat dengan mudah meninjau pengeluaran Anda dan memutuskan apa yang harus dipertahankan dan dipotong.
Melacak pengeluaran membuat Anda menjadi pengelola keuangan yang lebih baik
Sebagai pemilik bisnis, tetap menggunakan biaya sesuai anggaran bulanan Anda sangat penting untuk kesuksesan. Tidak ada cara yang lebih baik untuk mengelola anggaran dan mengetahui ke mana saja uang Anda mengalir selain melacak pengeluaran.
Mencatat pengeluaran Anda setiap hari dapat memastikan bahwa Anda mengetahui kondisi keuangan Anda sepanjang tahun dan tidak hanya selama musim pajak.
Mengetahui ke mana uang Anda pergi dan berapa banyak yang Anda belanjakan dapat memperbaiki kebiasaan belanja Anda. Selain itu, Anda akan lebih memahami di mana Anda dapat mengalokasikan uang untuk memberikan dampak positif pada keuntungan Anda.
Baca juga: Inventory Turnover Ratio: Pengertian, Cara Hitung, dan Analisisnya
Pelacakan pengeluaran mempersiapkan Anda untuk musim pajak
Musim pajak adalah waktu yang menegangkan bagi semua orang, terutama pemilik bisnis.
Menyimpan catatan harian pengeluaran Anda akan membantu Anda menghindari penggeledahan kotak sepatu, mobil, dan kantong untuk mencari tanda terima.
Mengetahui biaya apa saja yang dapat dikurangkan dari pajak dapat memastikan Anda tidak kehilangan uang.
Pengeluaran yang dapat dikurangkan meliputi:
- Biaya telepon dan internet
- Biaya perjalanan untuk menghadiri pertemuan klien
- Perlengkapan kantor
- Biaya dan bunga bank
- Pendidikan
- Pengeluaran kantor pusat
Reimbursement uang karyawan Anda dengan pelacakan pengeluaran
Karyawan bisnis kecil menghabiskan uang untuk biaya perjalanan, makan, dan tujuan lain yang terkait dengan operasi bisnis.
Memiliki praktik terbaik untuk pelacakan pengeluaran dan pelaporan pengeluaran karyawan akan membantu pemilik bisnis secara efisien mengganti uang karyawan mereka secara tepat waktu.
Pelacakan pengeluaran memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang biaya operasional bisnis Anda. Selain itu, Anda akan membuat tim Anda senang dengan mengganti uang mereka.
Tidak yakin harus mulai dari mana dengan pelacakan pengeluaran karyawan? Aplikasi payroll dan HR seperti Gajihub bisa membantu Anda melakukan ini.
Dengan Gajihub, Anda dan karyawan Anda bisa melacak pengeluaran saat bekerja dan juga terintegrasi dengan software akuntansi Kledo. Tertarik menggunakan Gajihub untuk proses pengelolaan gaji dan reimbursement karyawan? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
Menyadari kebiasaan buruk dalam pengeluaran
Industri dapat berubah dengan cepat, dan mungkin pengelolaan pengeluaran yang Anda gunakan adalah praktik lama yang saat ini menjadi usang. Pelacakan pengeluaran modern memberi Anda cara mudah untuk mencatat dan memahami semua pengeluaran Anda dan memeriksanya secara tepat waktu.
Melacak pengeluaran Anda membantu Anda mengidentifikasi pengeluaran yang mungkin tidak perlu atau berlebihan. Hal ini juga memberi Anda kerangka waktu untuk peninjauan ini, sehingga Anda dapat memotong praktik pengeluaran yang tidak bermanfaat sebelum menjadi terlalu mahal.
Jika Anda masih melakukan pencatatan pengeluaran secara manual yang memakan waktu, Anda bisa mencoba menggunakan softwware akuntansi seperti Kledo untuk solusi pencatatan dan pelacakan pengeluaran bisnis yang terintegrasi.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur akuntansi terintegrasi dengan manajemen persediaan, manajemen aset, akuntansi multi cabang dan guudang, pembuatan laporan keuangan, dan masih banyak lagi.
Jika tertarik, Anda bisa menciba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Tips Terbaik Mengelola Pengeluaran Bisnis yang Efektif
Pelacakan pengeluaran membuat proses forecasting bisnis jadi lebih mudah
Ketika Anda mencatat pengeluaran Anda, akan lebih mudah untuk menghitung profitabilitas bisnis Anda. Persamaannya sederhana: pendapatan dikurangi pengeluaran.
Anda bisa memberikan gambaran yang lebih baik kepada calon investor mengenai profitabilitas perusahaan Anda dengan memberikan gambaran yang lebih baik mengenai kinerja bisnis Anda.
Anda tidak perlu menebak-nebak tentang keuangan Anda ketika Anda melacak pengeluaran Anda. Anda dapat memberikan gambaran yang jelas kepada para pemangku kepentingan mengenai perkiraan dan strategi bisnis Anda dengan pelacakan pengeluaran terkini.
Mengetahui Elemen dalam Proses Anggaran
Semakin baik Anda memahami elemen-elemen anggaran, semakin baik pula Anda dapat menjaga kesehatan keuangan bisnis.
Anggaran membantu Anda melihat ke mana uang Anda pergi, memudahkan Anda untuk menargetkan area yang bermasalah, membantu Anda melakukan perubahan bila perlu, dan membantu Anda mencapai tujuan keuangan Anda.
Mari kita mulai dengan memahami elemen-elemen dasar anggaran keuangan.
Sumber pendapatan
Dari mana uang Anda berasal?
Mengetahui semua sumber pendapatan yang masuk adalah langkah pertama yang bagus dalam pengelolaan uang yang sukses.
Mulailah dengan angka penjualan Anda dan kemudian perhitungkan sumber pendapatan lain yang Anda gunakan untuk menjalankan bisnis Anda.
Biaya tetap
Biaya apa saja yang Anda keluarkan setiap bulannya?
Membuat laporan pengeluaran untuk biaya rutin bulanan seperti tagihan dan biaya langganan sering kali merupakan bagian termudah dalam membuat anggaran bisnis Anda.
Biaya tetap ini biasanya memiliki harga yang sama setiap bulannya dan dapat dengan mudah ditambahkan ke dalam rencana operasional Anda.
Baca juga: Tips Efektif dalam Pengendalian Pengeluaran Bisnis
Biaya variabel
Apa saja biaya yang dapat Anda sesuaikan seiring berjalannya waktu?
Biaya variabel adalah biaya yang tidak memiliki harga tetap setiap bulannya. Seringkali pembelian ini dapat ditingkatkan dan diturunkan untuk menyesuaikan dengan anggaran operasional bulanan Anda.
Bergantung pada profitabilitas Anda, Anda dapat meningkatkan atau menurunkan pembelian ini sesuai keinginan Anda.
Pengeluaran tak terduga
Apakah Anda memiliki uang untuk pembelian tak terduga?
Setelah Anda memperhitungkan semua sumber pendapatan dan biaya tetap dan variabel Anda, Anda dapat melihat apa yang Anda miliki untuk pembelian satu kali.
Menyisakan ruang bernapas dalam anggaran Anda dapat membantu untuk mempersiapkan biaya tak terduga seperti mengganti peralatan yang mungkin rusak.
Baca juga: Cara Hitung Hamada Equation dalam Analisa Risiko Finansial
Bagaimana Cara Melacak Pengeluaran dalam Bisnis?
Seperti yang Anda ketahui sekarang, melacak pengeluaran bisnis Anda sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda. Baik Anda sedang mempersiapkan musim pajak atau mencoba untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang ke mana uang Anda pergi, pelacakan harian bermanfaat bagi bisnis Anda.
Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda memulai melacak pengeluaran Anda.
Lacak pengeluaran Anda secara teratur
Salah satu hal yang membuat pelacakan pengeluaran sangat membantu adalah karena hal itu mendorong Anda untuk meninjau pengeluaran Anda secara teratur.
Baik Anda memilih untuk melacak berdasarkan proyek atau dalam jangka waktu tertentu, tetapkan waktu rutin untuk memeriksa pelacakan pengeluaran Anda sehingga Anda dapat membuat penyesuaian dalam jangka waktu yang efisien.
Baca juga: Manajemen Pengeluaran: Pengertian, Jenis, Contoh dan Tipsnya
Kategorikan pengeluaran Anda
Jaga pelacakan pengeluaran Anda tetap teratur dengan membagi pengeluaran Anda ke dalam beberapa kategori berdasarkan kebutuhan bisnis Anda.
Anda dapat memilih untuk mengkategorikan berdasarkan pengeluaran tetap, variabel, dan satu kali, atau Anda dapat menggunakan metode lain seperti pengeluaran yang diperlukan dan pengeluaran yang disukai atau fleksibel.
Pisahkan pengeluaran bisnis dengan akun pribadi
Jaga pengeluaran bisnis Anda tetap terkontrol dengan memisahkan pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda dari keuangan pribadi Anda. Menggabungkan keduanya dapat menjadi bencana bagi kesehatan finansial operasi bisnis Anda dan juga memperumit keuangan pribadi Anda.
Pertimbangkan menggunakan software akuntansi online
Software akuntansi berbasis cloud s menyederhanakan keuangan bisnis dan membuatnya lebih mudah untuk melacak pengeluaran Anda.
Anda dapat melacak pengeluaran Anda dari mana saja kapan saja dengan perangkat lunak berbasis cloud dan aplikasi pelacak pengeluaran. Selain itu, ini membuatnya lebih mudah untuk mengelola piutang dan hutang serta penggajian Anda.
Melacak pengeluaran Anda lebih mudah dari sebelumnya dengan software akuntansi yang memiliki fitur pelacakan pengeluaran dan pembuatan faktur Kledo.
Simpan semua tanda terima dan pengeluaran Anda dalam satu sistem yang mudah, sehingga Anda dapat menambahkan, memeriksa, dan mengarsipkan kapan saja Anda perlu. Coba gratis selama 14 hari disini.
Baca juga: Pengertian Analisis Pengeluaran Bisnis, Tahapan, dan Manfaatnya
Simpan setiap tanda terima Anda
Hemat waktu dan tenangkan pikiran Anda selama musim pajak dengan menyimpan semua tanda terima Anda.
Menggunakan satu kartu kredit atau debit untuk pembelian terkait bisnis Anda akan membantu menyederhanakan pelacakan pengeluaran Anda. Ada juga fitur-fitur praktis pada aplikasi dan perangkat lunak akuntansi yang memungkinkan Anda mengambil gambar tanda terima Anda untuk menyimpannya di cloud.
Ketahui apa yang dapat dikurangi dari pajak
Jika Anda mengetahui apa yang dapat dikurangkan, akan lebih mudah untuk mengetahui jenis pengeluaran yang akan dikenakan. Konsultasikan dengan akuntan untuk mendapatkan daftar lengkap pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan dari pajak.
Mengelola pengeluaran Anda akan lebih mudah jika Anda mengetahui di mana waktu dihabiskan. Pantau lembar waktu Anda dan karyawan Anda dan temukan klien dan proyek mana yang menghabiskan waktu paling banyak.
Baca juga: 11 Cara Melacak Pengeluaran Bisnis dan Tips Menguranginya
Kesimpulan
Pelacakan pengeluaran adalah praktik yang bermanfaat untuk mengelola pengeluaran bisnis Anda. Dengan mencatat dan meninjau pengeluaran Anda secara teratur, Anda dapat mengidentifikasi pengeluaran berlebih, tetap sejalan dengan tujuan bisnis Anda, dan bersiap dengan baik untuk musim pajak.
Ada beberapa cara untuk mengatur pelacakan pengeluaran Anda–Anda dapat memilih untuk mengkategorikan pengeluaran Anda menjadi pengeluaran tetap dan variabel atau membaginya menjadi pengeluaran penting dan fleksibel.
Anda juga dapat melacak pengeluaran Anda berdasarkan proyek atau periode waktu. Kedua sistem mendorong Anda untuk meninjau pengeluaran Anda secara teratur, sehingga Anda selalu tahu kapan dan bagaimana uang Anda dibelanjakan.
Selain pengeluaran bisnis, mengawasi keuangan bisnis dengan cermat adalah kunci keberhasilan finansial dan pengembangan bisnis secara keseluruhan.
Jadi pastikan Anda memiliki cara yang efisien dalam proses pengelolaan keuangan, agar setiap data bisa Anda gunakan untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.
- Supply Chain Forecasting: Metode, Tantangan, dan Manfaatnya - 17 Oktober 2024
- 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya - 16 Oktober 2024
- 21 Financial KPI yang Harus Ada dalam Bisnismu - 15 Oktober 2024