Mengurangi pengeluaran bisnis adalah salah satu cara untuk meningkatkan profitabilitas jika bisnis sedang kesulitan untuk meningkatkan pendapatan.
Kebanyakan bisnis memang harus mengurangi pengeluaran karena beberapa alasan, seperti kondisi ekonomi yang memburuk, inflasi, atau karena penjualan menurun.
Tapi, bukankah mengurangi pengeluaran berarti ada aspek yang harus dikompromikan? Misalnya seperti pada kualitas produk/jasa dan efisiensi kerja tim.
Selain itu, menurut laporan dari Deloitte, 82% perusahaan mengaku gagal mencapai target pengurangan pengeluaran mereka.
Artikel ini akan membahas cara mengurangi pengeluaran bisnis yang strategis, meminimalisir kompromi sekecil mungkin, dan meningkatkan arus kas.
Cara Menilai Pengeluaran Bisnis Saat Ini
Untuk mengetahui biaya mana yang bisa dikurangi, Anda perlu melakukan penilaian pengeluaran bisnis, yaitu dengan mengidentifikasi biaya tetap dan biaya variabel.
1. Mengidentifikasi Biaya Tetap
Biaya tetap adalah pengeluaran yang nilainya tidak berubah meskipun volume penjualan atau tingkat aktivitas bisnis Anda meningkat maupun menurun.
Biaya ini relatif konsisten dari bulan ke bulan dan biasanya meliputi:
- Biaya sewa atau cicilan tempat usaha
- Premi asuransi
- Gaji karyawan tetap
- Biaya langganan software
Memang tidak mudah untuk mengubah biaya tetap dalam waktu singkat. Namun, jika Anda berhasil menngurangi atau menghapus suatu biaya tetap, maka penghematan jangka panjangnya akan sangat besar.
2. Mengidentifikasi Biaya Variabel
Biaya variabel adalah pengeluaran yang berubah sesuai dengan tingkat aktivitas operasional atau volume produksi bisnis.
Contoh biaya variabel antara lain:
- Bahan baku dan persediaan untuk produksi
- Biaya pengiriman dan jasa kurir
- Gaji freelancer atau tenaga kerja kontrak
- Biaya utilitas seperti listrik dan air
Karena mengikuti perubahan aktivitas bisnis, biaya variabel umumnya lebih mudah dikendalikan dalam jangka pendek ketika perusahaan perlu segera menekan pengeluaran.
Jika Anda menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur pelaporan seperti Kledo, Anda bisa melihat ke mana alokasi dana bisnis Anda setiap bulan, sehingga Anda bisa mengidentifikasi pengeluaran lebih dengan mudah.
Baca Juga: Pengertian Analisis Pengeluaran Bisnis, Tahapan, dan Manfaatnya
Cara Mengidentifikasi Pengeluaran Bisnis yang Bisa Dikurangi dengan Analisis Biaya
Dengan analisis biaya, Anda bisa mengetahui pengeluaran mana yang dapat dikurangi tanpa mengorbankan efisiensi operasional maupun kualitas produk atau layanan.
Umumnya, analisis biaya dilakukan melalui beberapa langkah berikut.
1. Tentukan Fokus dan Tujuan Analisis
Mulailah dengan menentukan area bisnis yang ingin dianalisis, misalnya supply chain, anggaran pemasaran, atau biaya operasional (overhead).
Pastikan Anda memiliki tujuan yang jelas, seperti mengurangi biaya operasional sebesar 10%, menekan pemborosan dalam proses produksi, atau meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya
Jika Anda memiliki tujuan yang spesifik, Anda bisa menentukan prioritas lebih baik.
2. Kumpulkan Semua Data Pengeluaran
Selanjutnya, kumpulkan seluruh data mengenai pengeluaran bisnis. Pastikan Anda memiliki catatan yang lengkap mengenai biaya tetap dan biaya variabel seperti yang kami jelaskan sebelumnya.
Semakin rinci data yang tersedia, semakin mudah Anda memahami pola pengeluaran perusahaan.
3. Kelompokkan Seluruh Biaya
Setelah data terkumpul, kelompokkan biaya berdasarkan jenisnya. Pisahkan biaya ke dalam 3 kategori berikut:
- Biaya langsung (direct costs), yaitu biaya yang berkaitan langsung dengan produksi barang atau penyediaan jasa.
- Biaya tidak langsung (indirect costs), seperti biaya administrasi dan operasional kantor.
- Biaya overhead, yaitu biaya pendukung yang diperlukan agar bisnis tetap berjalan.
Selain itu, Anda juga dapat mengelompokkan biaya berdasarkan divisi, departemen, atau aktivitas bisnis untuk mengetahui area mana yang memiliki pengeluaran paling besar.
4. Identifikasi Faktor Penyebab Biaya
Cari tahu faktor utama yang menyebabkan tingginya pengeluaran. Misalnya, seperti harga bahan baku, penggunaan energi yang tidak efisien, atau biaya distribusi.
Jika Anda tahu biaya mana yang paling tinggi, akan lebih mudah untuk mencari solusinya nanti.
Baca Juga: 11 Cara Melacak Pengeluaran Bisnis dan Tips Menguranginya
5. Bandingkan dengan Standar Industri
Bandingkan pengeluaran bisnis Anda dengan rata-rata industri atau kompetitor, mulai dari biaya produksi, operasional, sampai pemasaran.
Proses ini disebut benchmarking, yang dapat membantu mengidentifikasi area yang masih memiliki peluang untuk dioptimalkan.
6. Lakukan Analisis Cost-Benefit
Sebelum menerapkan strategi pengurangan biaya, lakukan cost-benefit analysis. Bandingkan potensi penghematan dengan risiko yang muncul dari penghematan tersebut, misalnya:
- Apakah kualitas produk akan menurun?
- Apakah layanan kepada pelanggan akan terganggu?
- Apakah strategi tersebut dapat memengaruhi produktivitas karyawan?
Dengan begitu, jika ada cost yang membawa lebih banyak manfaat dari harganya, maka Anda bisa mempertahankannya.
7. Prioritaskan Strategi yang Paling Efektif
Anda tidak perlu langsung menerapkan semua strategi penghematan sekaligus, tapi lakukan sesuai skala prioritas.
Anda bisa menyusun skala prioritas berdasarkan beberapa faktor berikut:
- Besarnya potensi penghematan
- Seberapa mudah Anda bisa mengimplementasikannya
- Waktu yang dibutuhkan hingga hasil penghematan terlihat
- Dampak terhadap operasional bisnis
Pendekatan ini membantu perusahaan memperoleh hasil maksimal dengan risiko yang lebih kecil.
8. Terapkan dan Pantau Hasilnya
Setelah menentukan strategi yang akan dijalankan, mulailah menerapkannya dengan melibatkan seluruh tim agar implementasi berjalan lebih efektif.
Selanjutnya, lakukan pemantauan secara berkala untuk mengevaluasi hasilnya.
Jika hasilnya belum sesuai harapan, lakukan evaluasi dan sesuaikan strategi agar upaya penghematan dapat memberikan manfaat yang optimal bagi bisnis.
Baca Juga: Tips Efektif dalam Pengendalian Pengeluaran Bisnis
Tips Mengurangi Pengeluaran Bisnis dengan Strategis
Mengurangi pengeluaran bisnis secara strategis bisa Anda lakukan dalam beberapa aspek seperti tenaga kerja, supply chain,
1. Mengurangi biaya tenaga kerja
Mengurangi biaya tenaga kerja bukan berarti melakukan layoff atau mengurangi jam kerja, tapi bisa dilakukan dengan cross-training, flexible working, dan mempertahankan karyawan.
Cross-training
Cross-training adalah proses melatih karyawan agar mampu menjalankan lebih dari satu peran atau tugas.
Tenaga kerja yang lebih fleksibel siap mengisi kekosongan ketika ada karyawan yang cuti, sakit, atau saat permintaan pelanggan meningkat.
Flexible working
Anda bisa menerapkan pengaturan kerja yang fleksibel seperti kerja remote, hybrid, atau kerja paruh waktu untuk mengurani biaya operasional berkaitan dengan ruang kantor, utilitas, dan berbagai kebutuhan fasilitas di lokasi kerja.
Selain bermanfaat untuk perusahaan, kerja fleksibel ini juga menguntungkan bagi karyawan karena mereka tidak perlu bepergian ke kantor dan menghemat lebih banyak waktu, sehingga meningkatkan kepuasan kerja dan menurunkan turnover.
Mempertahankan karyawan
Mempertahankan karyawan yang sudah ada bisa menjadi strategi penghematan yang baik, karena merekrut karyawan baru membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
Untuk mempertahankan karyawan, perusahaan bisa memberikan perks seperti berikut:
- Kesempatan pengembangan karir
- Program pelatihan dan peningkatan kompetensi
- Budaya kerja yang positif dan mendukung
- Tunjangan dan kompensasi yang kompetitif
2. Supply chain
Bagi perusahaan manufaktur, distribusi, retail, dan e-commerce, biaya supply chain sering kali menjadi salah satu pengeluaran terbesar dalam bisnis.
Jadi, efisiensi pada aspek ini bisa membantu Anda menghemat biaya dalam jumlah besar tanpa mengurangi kualitas produk atau layanan.
Jangan hanya bergantung pada satu pemasok atau menerima harga yang sudah ada. Evaluasi harga bahan baku, kualitas produk, dan syarat pembayaran secara berkala.
Anda bisa menegosiasikan harga ulang jika membeli barang dalam jumlah lebih besar. Mintalah diskon sesuai kuantitas pesanan atau jangka waktu pembayaran yang lebih panjang.
3. Manajemen persediaan
Persediaan yang terlalu banyak akan meningkatkan biaya penyimpanan, sedangkan stok yang terlalu sedikit dapat menyebabkan kehilangan peluang penjualan.
Anda bisa mengoptimalkan manajemen persediaan dengan cara:
- Menentukan reorder point yang tepat. Reorder point adalah tingkat persediaan minimum di mana perusahaan harus segera melakukan pemesanan barang kembali agar stok baru tiba sebelum barang lama habis.
- Menggunakan safety stock sesuai kebutuhan. Safety stock adalah persediaan tambahan untuk mengantisipasi ketidakpastian permintaan atau gangguan pasokan, guna mencegah kehabisan stok (stockout) yang merugikan operasional dan pelanggan.
- Mengidentifikasi barang slow moving, yaitu produk dengan tingkat penjualan rendah dan perputaran stok lambat.
- Melakukan demand forecasting secara rutin untuk membantu menghindari kelebihan dan kekurangan stok, serta membantu perencanaan anggaran.
Baca Juga: 5 Metode Manajemen Persediaan dan Contoh Studi Kasusnya
4. Aspek pemasaran
Penghematan pada anggaran pemasaran bukan berarti memangkas seluruh biaya promosi. Sebaliknya, perusahaan perlu memastikan bahwa setiap dana yang dikeluarkan memberikan hasil yang sebanding terhadap peningkatan penjualan atau pertumbuhan pelanggan.
Berikut merupakan langkah-langkah mengurangi biaya pengeluaran dalam aspek pemasaran:
- Mengevaluasi seluruh aktivitas pemasaran berdasarkan indikator seperti Return on Investment (ROI), Cost per Acquisition (CPA), dan tingkat konversi. Kampanye yang menghabiskan anggaran besar tetapi menghasilkan sedikit pelanggan sebaiknya dihentikan atau dioptimalkan.
- Aalihkan sebagian anggaran dari strategi pemasaran jangka pendek menuju strategi yang memberikan manfaat jangka panjang. Misalnya, investasi pada content marketing, SEO, email marketing, atau program loyalitas pelanggan yang biaya akuisisinya lebih rendah daripada terus menerus menggunakan iklan berbayar.
- Lakukan segmentasi untuk meningkatkan efektivitas kampanye. Targetkan audiens yang lebih relevan, sehingga biaya tidak habis untuk segmen yang kemungkinan pembeliannya kecil.
5. Penggunaan aset
Banyak perusahaan mengeluarkan investasi besar untuk membeli kendaraan operasional, mesin produksi, gudang, atau peralatan kerja. Namun, tidak semua aset tersebut dimanfaatkan secara maksimal.
Akibatnya, perusahaan harus tetap menanggung biaya penyusutan, perawatan, dan operasional tetap harus meski tingkat penggunaan asetnya rendah.
Untuk menghindari pemborosan tersebut, perusahaan perlu mengevaluasi tingkat utilisasi setiap aset secara berkala.
Pindahkan aset yang jarang digunakan ke unit bisnis lain yang membutuhkan, sewakan kepada pihak ketiga, atau jual saja apabila sudah tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Lakukan pemeliharaan preventif (preventive maintenance) pada aset agar aset tidak memerlukan biaya perbaikan tinggi sekaligus memperpanjang umur ekonomisnya.
Sebelum memutuskan membeli aset baru, ppertimbangkan alternatif seperti menyewa (leasing) atau berbagi penggunaan aset dengan cabang lain.
Baca Juga: Biaya Pemeliharaan: Contoh, Cara Hitung, dan Jurnalnya dalam Akuntansi
6. Efisiensi konsumsi energi
Biaya energi merupakan salah satu komponen operasional yang terus meningkat, terutama bagi bisnis manufaktur, restoran, hotel, rumah sakit, maupun retail yang mengoperasikan peralatan dalam waktu lama.
Anda bisa melakukan audit energi untuk mengetahui area yang paling banyak mengonsumsi listrik, air, atau bahan bakar.
Perusahaan kemudian dapat menerapkan berbagai langkah efisiensi, seperti mengganti lampu konvensional dengan lampu LED, menggunakan peralatan hemat energi, mengatur suhu pendingin ruangan secara optimal, serta memasang sensor otomatis untuk pencahayaan di area yang jarang digunakan.
Rutin merawat mesin produksi, AC, maupun sistem pendingin juga memastikan peralatan bekerja secara efisien dan optimal sehingga tidak mengonsumsi energi secara berlebihan.
Meskipun beberapa di atas memerlukan investasi awal, penghematan biaya utilitas yang diperoleh dalam jangka panjang biasanya mampu memberikan pengembalian investasi (return on investment) yang cukup cepat.
7. Aspek keuangan dan pembiayaan
Selain biaya operasional, perusahaan juga perlu memperhatikan pengeluaran yang muncul dari aktivitas pembiayaan seperti bunga pinjaman, biaya administrasi bank, hingga denda keterlambatan pembayaran.
Berikut merupakan strategi yang bisa Anda gunakan:
- Lakukan refinancing untuk memperoleh pinjaman dengan tingkat bunga yang lebih rendah atau jangka waktu pembayaran yang lebih sesuai dengan kemampuan arus kas.
- Kelola arus kas yang baik untuk mengurangi ketergantungan pada pinjaman jangka pendek yang umumnya memiliki bunga lebih tinggi.
- Percepat penagihan piutang dan atur jadwal pembayaran utang secara efektif, perusahaan dapat menjaga likuiditas tanpa harus menambah beban pembiayaan.
- Hindari biaya yang sebenarnya dapat dicegah, seperti denda keterlambatan pembayaran kepada pemasok, penalti pinjaman, maupun biaya administrasi akibat transaksi yang tidak efisien.
- Jika melakukan transaksi internasional, perhatikan risiko fluktuasi nilai tukar juga perlu diperhatikan. Gunakan strategi akuntansi lindung nilai (hedging) atau lakukan pembayaran berdasarkan kondisi pasar untuk mengurangi kerugian akibat perubahan kurs.
Baca Juga: Beban Usaha: Definisi, Rumus, Cara Hitung, dan Contohnya
Kesimpulan
Menghemat pengeluaran bisnis bukan berarti memangkas biaya di semua lini, sampai harus berkompromi dengan kualitas.
Anda bisa memangkas pengeluaran bisnis lebih startegis dengan mengevaluasi biaya tenaga kerja, supply chain, pemasaran, penggunaan aset, konsumsi energi, hingga pembiayaan.
Namun, upaya penghematan akan sulit dilakukan jika Anda tidak memiliki data keuangan yang akurat.
Jika tidak ada pencatatan yang rapi, akan sulit untuk mengetahui pos pengeluaran mana yang paling besar, biaya mana yang dapat ditekan, dan apakah strategi efisiensi yang diterapkan benar-benar memberikan hasil.
Karena itu, menggunakan software akuntansi seperti Kledo dapat membantu Anda memantau seluruh pengeluaran bisnis secara real-time.
Melalui laporan keuangan yang lengkap, pencatatan biaya yang otomatis, serta fitur pengelolaan persediaan dan arus kas, Kledo memudahkan Anda menganalisis pengeluaran, mengidentifikasi pemborosan, dan mengambil keputusan yang lebih tepat untuk meningkatkan profitabilitas bisnis.
Coba Kledo gratis sekarang untuk mengelola keuangan dengan lebih baik sekaligus mengoptimalkan pengeluaran bisnis Anda.
- 7 Cara Mengurangi Pengeluaran Bisnis dengan Strategis - 2 Juli 2026
- Laporan Laba Rugi Tersegmentasi: Pengertian, Cara Menyusun & Contohnya - 1 Juli 2026
- 6 Contoh Soal Rasio Likuiditas dan Jawabannya - 1 Juli 2026