Menggunakan software akuntansi baru dalam bisnis Anda bisa mengindikasikan kemajuan dalam pengendalian keuangan bisnis secara keseluruhan.
Di sisi lain, apakah penggunakan software tersebut efisien dan bermanfaat tergantung pada seberapa mudah staf Anda dapat beradaptasi dengannya.
Bahkan software akuntansi yang sangat canggih sekalipun mungkin akan menjadi tantangan jika pelatihan yang diberikan tidak memadai.
Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi tentang bagaimana Anda dapat memberikan pelatihan untuk menggunakan software akuntansi yang berbeda secara efektif untuk mencapai proses perpindahan dari satu sistem ke sistem lainnya dengan masalah yang minimal.
Berikut ini adalah strategi utama untuk memastikan pelatihan yang sukses:
Tips yang Harus Anda Perhatikan Sebelum Melakukan Pelatihan Software Akuntansi
Software akuntansi adalah alat yang ampuh untuk memantau, mengevaluasi, dan mengoptimalkan biaya dan keuntungan perusahaan Anda. Namun, untuk memanfaatkan potensi penuhnya, sangat penting untuk melatih tim Anda tentang cara menggunakannya secara efektif.
Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda perhatikan saat melakukan pelatihan software akuntansi:
Tentukan tingkat keahlian tim Anda
Pertama-tama, Anda harus mengetahui seberapa terampil tim Anda dalam menggunakan berbagai jenis software akuntansi.
Beberapa orang dalam tim Anda mungkin pandai menggunakan teknologi, sementara yang lain mungkin tidak berpengalaman.
Hal ini akan memungkinkan Anda untuk mengembangkan rencana pelatihan yang menargetkan kekurangan spesifik pada tahap penilaian awal ini untuk memastikan tidak ada yang tertinggal dan menyusun sesi Anda berdasarkan apa yang diketahui oleh setiap anggota tentang masalah tersebut.
Pilih software akuntansi yang tepat
Memilih software akuntansi yang sesuai sangat penting untuk keberhasilan upaya pelatihan Anda.
Lihatlah fungsi-fungsi yang relevan dan lihat apakah paketnya mudah digunakan oleh karyawan Anda.
Selain itu, pastikan Anda memilih perangkat lunak yang fleksibel untuk mengembangkan bisnis Anda.
Semakin sesuai, semakin sederhana pengajarannya dan semakin lancar transisi dari satu sistem ke sistem lainnya.
Jika Anda sedang mencari software akuntansi yang mudah digunakan dan memiliki program onboarding dan pelatihan gratis selamanya, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini:
Baca juga: 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis
Kembangkan rencana pelatihan
Anda harus membuat rencana pelatihan yang baik. Bagilah pelatihan menjadi bagian-bagian kecil yang tidak akan membuat kolega Anda terlalu tertekan.
Pastikan untuk membahas berbagai fungsi spesifik dari paket akuntansi secara terpisah dalam setiap sesi, seperti memasukkan transaksi bisnis, membuat laporan keuangan, atau menangani gaji karyawan, dan sebagainya.
Mencantumkan tanggal untuk pertemuan pelatihan ini akan membantu dalam menindaklanjuti dan memasukkan semua area penting dalam diskusi.
Memanfaatkan sumber daya pelatihan yang tersedia secara online
Sumber-sumber ini sudah tersedia di sebagian besar perusahaan yang menjual software akuntansi. Misalnya di Kledo, Anda bisa mengunjungi Kledo tutorial untuk tutorial semua fitur lengkap.
Sarankan staf Anda untuk membacanya sehingga mereka dapat meningkatkan pengetahuan mereka. Hal ini juga memungkinkan mereka untuk belajar sendiri dan diakomodasi dalam jadwal kerja mereka karena dapat menambah pengajaran yang disesuaikan.
Lakukan sesi pelatihan langsung
Meskipun teori ada tempatnya, namun praktik akan menyempurnakan. Adakan lokakarya interaktif di mana para pekerja mengoperasikan program secara langsung.
Buat latihan yang menyerupai aktivitas normal agar tim Anda terbiasa dengan paket ini dalam suasana yang terkendali.
Baca juga: Rekomendasi 7 Software Akuntansi yang User Friendly
Tawarkan dukungan berkelanjutan
Pelatihan software akuntansi tidak boleh berakhir setelah pelatihan utama. Harus ada dukungan untuk setiap masalah yang dihadapi dengan software selama jam kerja.
Karyawan harus memiliki jalan untuk mengajukan pertanyaan kepada petugas tertentu atau mengadakan pertemuan untuk menyelesaikan masalah yang muncul.
Sertakan skenario dalam kasus sehari-hari
Mengintegrasikan contoh-contoh praktis ke dalam sesi pelatihan Anda akan membantu mereka memahami dengan lebih baik.
Sebagai contoh, ajarkan mereka untuk memasukkan faktur klien atau membuat laporan bulanan.
Konteks seperti itu akan menghubungkan fitur-fitur program yang dapat mereka terapkan, menyederhanakan integrasi mereka ke dalam tugas sehari-hari.
Lacak kemajuan dan berikan feedback
Ini akan menjadi kunci untuk memastikan bahwa bawahan Anda memahami dengan baik paket keuangan yang sedang berjalan.
Kembangkan beberapa milestone pencapaian yang dapat menjadi acuan untuk memantau mereka dan kemudian memberikan kritik positif.
Untuk mencapai hal ini, Anda dapat melengkapi upaya mereka dan membimbing mereka dengan tepat setiap kali mereka menghadapi tantangan sehingga mereka tidak kehilangan arah.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Pajak Lengkap
Hal Lain yang Perlu Anda Perhatikan Saat Pelatihan Software Akuntansi Baru
Menghadapi resistensi terhadap perubahan
Sudah berapa lama tim Anda menggunakan sistem akuntansi yang ada? Jika sudah lama, tim Anda mungkin akan kesulitan untuk beralih ke sistem akuntansi yang baru. Karena:
- Mereka mungkin khawatir tentang bagaimana hal ini akan berdampak pada pekerjaan mereka.
- Mereka mungkin merasa tidak memiliki kendali.
Melibatkan tim keuangan Anda dalam proses ini akan membuat mereka merasa diberdayakan dan sering kali dapat mengubah sikap mereka yang semula menolak menjadi mendukung.
Bagaimana Anda melakukan ini?
Tanyakan kepada penyedia layanan apakah tim dapat mengikuti demo dan membagikan video sistem baru, terutama area yang akan meningkatkan efisiensi tim.
Sebagai contoh, Kledo memiliki video persiapan untuk yang akan membantu tim Anda yang bisa diakses melalui link ini.
Persiapan juga merupakan kunci, jadi pastikan Anda dan tim Anda tahu apa yang diharapkan dari mereka selama fase proyek.
Format pelatihan software akuntansi
Format mana yang terbaik untuk pelatihan software akuntansi? Pendekatan digital pertama mungkin akan lebih disukai oleh tim keuangan Anda, tetapi kombinasi pembelajaran online dan pelatihan konsultasi ahli 1 on 1 juga dapat menjadi pendekatan yang berguna.
Pembelajaran online – pembelajaran online seperti Learning Management System (LMS) dapat menjadi cara yang bagus bagi orang-orang untuk belajar di waktu mereka sendiri dan merujuk kembali ketika pemula baru bergabung.
Konsultasi 1 on 1 – di Kledo kami telah menerapkan lebih pelatihan 1 on 1 secara gratis. Anda bisa bertanya terkait fitur, masalah, juga tips terkait penggunaan Kledo dengan lebih mudah dan dari pakar terpercaya.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi Keuangan Terbaik 2024
Bagaimana mempersiapkan diri untuk software akuntansi baru
Bagaimana Anda bisa siap untuk migrasi sistem akuntansi? Penyedia software akuntansi Anda harus memberi Anda gambaran umum tentang apa yang diharapkan dan data apa yang perlu Anda sediakan dan kapan sehingga Anda dapat merencanakan ke depan dan mengurangi risiko proyek.
Di Kledo, kami mengadakan onboarding saat Anda melakukan free trial akun Kledo di mana Anda dapat berkonsultasi dengan tim hebat Kledo dan Anda akan diberikan gambaran umum tentang apa yang diharapkan.
Dukungan untuk tim Anda setelah implementasi
Implementasi yang sukses hanyalah tahap pertama. Setelah tim Anda membiasakan diri dengan sistem akuntansi yang baru, Anda akan mulai mendapatkan hasil dari investasi tersebut melalui penggunaan analisis dan pelaporan.
Namun, Anda juga harus memastikan bahwa Anda memanfaatkan sistem akuntansi baru Anda dengan sebaik-baiknya.
Memastikan masa depan tim keuangan Anda
Kemungkinan tim keuangan Anda dapat berubah selama masa pakai sistem akuntansi dan ini bisa menjadi tantangan jika ada ketergantungan orang-orang kunci pada pengetahuan penggunaan software.
Salah satu rekomendasi yang berguna adalah menggunakan konten video dengan petunjuk dan tips tentang cara mendapatkan yang terbaik dari sistem akuntansi Anda.
Tidak ada bisnis yang sama, jadi dengan mengkonsolidasikan aset-aset ini ke dalam alat kolaborasi seperti Google Drive, Anda bisa yakin bahwa seiring dengan pertumbuhan tim Anda, mereka bisa mengikuti perkembangannya secepat mungkin.
Baca juga: 10 Alternatif Software Akuntansi Xero yang Cocok untuk Bisnis Anda
Mendapatkan dukungan yang tepat dari penyedia Anda
Terakhir, dukungan harus menjadi sesuatu yang Anda pertimbangkan dengan cermat saat memilih sistem akuntansi.
Pastikan Anda bertanya pada diri sendiri dan mencari tahu hal-hal berikut ini.
- Bagaimana cara menghubungi penyedia untuk mendapatkan bantuan?
- Apa yang terjadi jika Anda memiliki masalah?
- Berapa lama waktu yang mereka butuhkan untuk merespons?
- Kapan saya bisa menghubungi mereka?
Di Kledo, kami menawarkan berbagai channel bantuan pelanggan, mulai dari Whatsapp, Email, Zoom, dan banyak lagi. Semua ini gratis dan bisa Anda akses kapanpun Anda mau.
Baca juga: Daftar Harga Software Akuntansi Lengkap di Indonesia
Pada Intinya…
Anda tidak perlu takut melatih karyawan Anda untuk menggunakan software akuntansi yang baru. Peralihan dapat berjalan lancar dengan pengaturan yang sesuai, praktik langsung, dan bantuan terus-menerus.
Kledo menyadari bahwa mendapatkan software akuntansi yang sesuai untuk bisnis Anda adalah penting. Oleh sebab itu, kami membuat software akuntansi yang bisa digunakan oleh siapapun pemilik bisnis terlepas dari jenis dan skala bisnis mereka.
Kledo sangat mudah digunakan, bahkan jika Anda adalah seorang pemula dalam mengelola akuntansi bisnis.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis - 22 November 2024
- Tips Melakukan Pelatihan Software Akuntansi Agar Efektif - 22 November 2024
- Download Template dan Contoh Laporan Neraca Bisnis Kontraktor - 20 November 2024