Apakah karyawan Anda merasa terbebani ketika berurusan dengan pengelolaan keuangan organisasi Anda? Beberapa organisasi mungkin telah menerapkan proses pembukuan otomatis namun belum mengetahui potensinya secara menyeluruh.
Pembukuan adalah bagian penting dari bisnis apa pun dan sering kali harus ditangani dengan ketelitian dan kesabaran yang tinggi. Dengan proses pembukuan yang terotomatisasi, telah terbukti bahwa organisasi dapat memberikan hasil yang lebih efektif dan memperluas cakupannya.
Otomatisasi pembukuan adalah solusi lengkap yang akan meningkatkan transaksi keuangan seperti penyimpanan data, integrasi dengan rekening bank, pembuatan faktur dan persetujuan, dll.
Baca artikel ini untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang proses pembukuan otomatis dan dapatkan cara mengimplementasikan otomatisasi secara efektif ke dalam proses pembukuan.
Alur Kerja dalam Proses Pembukuan
Sebelum membahas otomasi pembukuan lebih dalam, penting bagi Anda mengetahui alur kerja dalam proses pembukuan itu sendiri.
Alur kerja suatu proses mendefinisikan serangkaian tugas yang berada di bawah proses tertentu. Sering kali, alur kerja direpresentasikan dalam bentuk diagram alir, yang secara efektif mengarahkan tenaga kerja untuk bekerja ke arah yang benar.
Alur kerja dapat terdiri dari berbagai jenis, berdasarkan proses, jenis industri, dan ukuran organisasi, yang dapat bervariasi. Alur kerja bermanfaat dalam merampingkan proses dan menghilangkan semua keterbatasan.
Alur kerja pembukuan adalah alur kerja yang diikuti oleh pemegang buku untuk merampingkan tugas dan aktivitas keuangan. Elemen-elemen berikut ini akan masuk ke dalam alur kerja pembukuan.
- Entri data dilakukan dengan mengimpor data langsung dari data klien.
- Manajemen dokumen dan dokumentasi keuangan, seperti pembaruan buku besar, cek pembayaran untuk membayar faktur
- Manajemen pembukuan, mengaudit berbagai akun, menutup buku, dll.
Bahkan untuk satu proses seperti pembukuan, mungkin ada beberapa versi alur kerja yang berbeda. Bergantung pada tuntutan dan kriteria, elemen dan pola alur kerja mungkin berbeda.
Seringkali, pemegang buku cenderung menggunakan beberapa alur kerja yang mungkin ditugaskan untuk tugas-tugas yang berbeda dalam proses atau berkaitan dengan departemen yang berbeda.
Dalam beberapa kasus, satu alur kerja pembukuan mungkin tidak mencakup seluruh keuangan organisasi. Sebagai contoh, mereka mungkin memiliki alur kerja yang terpisah untuk mengelola penggajian, pemrosesan dan pembayaran faktur, dan proses pembayaran berbasis klien dan urusan pajak.
Baca juga: Inventory Turnover Ratio: Pengertian, Cara Hitung, dan Analisisnya
Mengapa Anda Membutuhkan Pengetahuan Alur Kerja Pembukuan yang Efektif?
Alur kerja pembukuan bermanfaat dalam beberapa hal. Ketika alur kerja dirancang dan diatur untuk memberikan hasil yang tepat untuk suatu proses, hubungan antara tenaga kerja dan proses/tugas akan terpelihara dengan baik.
Beberapa manfaat penting yang ditawarkan oleh alur kerja pembukuan adalah sebagai berikut:
Manajemen proyek yang efektif
Dengan jumlah tugas yang sangat banyak, mengelola proyek adalah proses yang sibuk. Oleh karena itu, memiliki alur kerja akan bertindak sebagai kerangka kerja untuk keseluruhan proses.
Dengan alur kerja yang jelas, peran dan tanggung jawab ditata dengan jelas, dan yurisdiksi pertanggungjawabannya juga ditetapkan dengan jelas. Sistem seperti ini memastikan kelancaran dan kesinambungan tugas-tugas.
Penggunaan sumber daya terdefinisikan dengan jelas
Efisiensi suatu proses dikatakan meningkat ketika aktivitas yang menyertainya disederhanakan tanpa pemborosan sumber daya. Hal ini dapat dicapai dengan penerapan alur kerja.
Sistem pembukuan otomatis akan mengurangi keterbatasan seperti pekerjaan berulang yang dapat diotomatisasi dan sumber daya dapat dialokasikan ke tugas yang lebih kompleks. Dengan cara ini, efisiensi ditingkatkan di semua tingkatan.
Baca juga: 10 Konsekuensi Jika Anda Memiliki Pembukuan yang Buruk pada Bisnis
Pemahaman menyeluruh tentang kinerja keuangan
Dengan alur kerja yang efektif, ada transparansi yang lebih baik diikuti dengan pemahaman yang lebih baik tentang tugas-tugas di dalamnya.
Proses dapat dilakukan dengan lebih efisien dengan kejelasan tentang apa dan berapa banyak sumber daya yang harus dikerahkan dan waktu yang ditentukan untuk tugas yang diberikan.
Dalam sistem seperti itu, pembukuan otomatis memandu Anda untuk mendapatkan hasil yang tepat.
Pembaruan status yang konsisten
Ketika sebuah alur kerja diikuti untuk proses apa pun, karyawan yang menjadi bagian dari proses tersebut akan memiliki akses instan dan pembaruan tentang kemajuan proses.
Setelah setiap tahap dari alur proses, tenaga kerja dapat secara manual mengubah status dari tahap tertentu ketika selesai.
Baca juga: Sedang Mencari Jasa Pembukuan Untuk Bisnis? Perhatikan Hal Ini
Manfaat dan Kekurangan Proses Pembukuan Otomatis
Mengotomatiskan proses pembukuan seharusnya tidak menjadi keputusan yang terburu-buru.
Visi yang jelas disertai dengan pendekatan yang berorientasi pada hasil adalah kebutuhan dasar untuk mengadopsi perubahan tersebut.
Sangat penting untuk mengetahui apa yang dapat ditawarkan kepada Anda dan juga kerugian yang menyertainya.
Kelebihan pembukuan otomatis
Pertama, berikut ini adalah keuntungan yang paling umum dari pembukuan otomatis.
Peningkatan efisiensi
Tujuan utama dari otomatisasi dalam proses apa pun adalah untuk meningkatkan efisiensi proses tersebut. Bahkan dalam kasus pembukuan, otomatisasi meningkatkan kemahiran proses dengan meniadakan kelemahan yang mungkin terjadi.
Tugas-tugas yang menghabiskan waktu dan energi serta tugas-tugas berulang yang tidak membutuhkan perhatian manusia dapat diotomatisasi sehingga menghemat waktu dan sumber daya penting lainnya.
Menghasilkan data secara realtime
Dalam pengaturan pembukuan tradisional, akun dan angka disediakan hanya ketika pemegang buku telah mengerjakannya.
Namun dalam sistem pembukuan otomatis, akuntansi dan pemrosesan data terkait semuanya dilakukan secara instan sehingga pihak lain tidak perlu membuang waktu untuk menunggu.
Dengan sistem pembukuan yang dilakukan secara otomatis, kecil kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemrosesan data/angka.
Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Jurnal Beban Bunga pada Pembukuan
Proses dan hasil yang lebih baik
Otomatisasi meningkatkan kinerja proses yang pada gilirannya mengkatalisasi hasil yang lebih cepat dan lebih baik.
Ini membantu Anda mencapai tujuan lebih cepat dan keuntungannya adalah semua ini dapat dicapai dengan sumber daya yang lebih sedikit.
Meminimalisir kesalahan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, kesalahan diminimalkan sampai batas tertentu. Dengan sistem yang menangani semua tugas mulai dari entri data hingga pemrosesan dan persetujuan data serta pembuatan wawasan akhir, tidak ada peluang untuk terjadinya kesalahan.
Tantangan pembukuan otomatis
Penting untuk dipahami bahwa solusi otomatis tidak selalu merupakan pengganti yang tepat untuk penilaian dan keterampilan manusia.
Oleh karena itu, menetapkan ekspektasi yang realistis sangat penting bahkan ketika akan melakukan otomatisasi. Sekarang mari kita lihat beberapa kelemahan yang terkait dengan pembukuan otomatis.
Kurangnya penilaian
Tidak peduli kecerdasan yang ditanamkan pada komputer atau sistem apa pun, selalu ada keterbatasan yang terkait dengannya. Sistem-sistem ini tidak akan pernah bisa mencapai tingkat penilaian dan kepekaan manusia.
Oleh karena itu, ada keterbatasan dalam hal otomatisasi juga. Sistem pembukuan otomatis tidak memiliki penilaian. Karena itu, hanya tugas-tugas berulang yang tidak memerlukan penilaian yang dapat diotomatisasi.
Baca juga: Contoh Pembukuan Keuangan dan Download Templatenya
Menuntut inisiasi manusia
Proses otomatisasi dilakukan berdasarkan aturan yang ditetapkan dalam perangkat lunak. Aturan-aturan ini dibuat dan ditetapkan oleh manusia. Hal ini membuktikan bahwa otomatisasi tidak sepenuhnya merupakan zona tanpa manusia.
Kerugiannya adalah bahwa sistem akan secara membabi buta mengikuti aturan yang dimasukkan ke dalamnya dan sebagian besar akan memperbesar kesalahan kecil. Oleh karena itu, aturan harus diatur dengan sangat teliti.
Membutuhkan tinjauan manusia
Keterlibatan manusia hanya diperlukan dalam prosesnya. Bahkan ketika proses tersebut selesai, proses tersebut membutuhkan seorang profesional keuangan untuk meninjau dan mencari kesalahan dan membuat perubahan yang diperlukan.
Baca juga: Cara Memperbaiki Selisih Kas, Dampak, dan Jurnalnya dalam Pembukuan
Bagaimana Cara Melakukan Pembukuan Otomatis?
Pembukuan otomatis menangani proses manual yang paling mubazir yang menghabiskan sebagian besar sumber daya tanpa memberikan hasil.
Oleh karena itu, mengotomatiskan proses tertentu sangat penting untuk bisnis apa pun. Pembukuan adalah salah satu proses di mana ada tugas yang berulang seperti entri data, tinjauan, dan persetujuan faktur.
Berikut adalah beberapa cara efektif untuk mengotomatiskan pembukuan.
Menggunakan software akuntansi
Memiliki aplikasi atau software akuntansi akan memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan dan mengoptimalkan proses pembukuan dan meningkatkan fungsionalitas masalah keuangan.
Ada beberapa tugas tertentu dalam prosesnya yang dapat dengan mudah diurus oleh aplikasi. Beberapa di antaranya adalah
- Pelacakan arus kas
- Pelacakan pesanan pembelian
- Pelacakan biaya
- Memasukkan data transaksi
- Pemantauan proses hutang piutang
- Pelacakan piutang usaha
- Pelacakan penggajian
- Otomatisasi pembuatan dan pengiriman faktur klien
Jika Anda belum menggunakan software akuntansi dalam bisnis dan sedang mencarinya, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang mudah digunakan dan memiliki fitur pada daftar diatas.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Download Template Pembukuan Toko Excel Gratis
Mengelola penerimaan dan pengeluaran bisnis
Sebagai transaksi tanpa kertas, tanda terima dan laporan dibuat secara instan. Beberapa perangkat lunak otomasi secara otomatis menghasilkan tanda terima jika ada transaksi, sementara di softwareainnya, pengguna harus memindai dan mengunggah tanda terima kertas dan menyimpannya di sistem penyimpanan cloud.
Penggajian
Alat otomatisasi yang berbeda menawarkan hal yang berbeda. Otomatisasi yang akan dipilih bisnis juga harus dapat mengelola penggajian. Alat otomatisasi untuk pembukuan yang dapat mengelola penggajian akan menjadi dukungan yang lebih baik daripada entri data otomatis.
Beberapa solusi otomatisasi melakukan hal ini berdasarkan industri, pajak, atau imbalan, dan beberapa mungkin juga mempertimbangkan hukum dan peraturan akun.
Baca juga: 12 Tips Pembukuan UMKM yang Mudah Dilakukan
Melakukan outsourcing pembukuan
Terkadang, solusi otomatisasi harus disewa melalui outsourcing dari penyedia layanan akuntansi. Misalnya, bisnis dapat membangun tim untuk menangani tenaga ahli dari luar.
Tenaga eksternal tersebut dapat melakukan pencatatan akun untuk bisnis secara bulanan, kuartalan, atau bahkan tahunan. Ketika agensi eksternal ini bekerja menggunakan alat otomasi, pekerjaan menjadi lebih sederhana dan nyata.
Bisnis dapat mengadopsi software otomasi untuk memastikan keuangan mereka berada di jalur yang benar atau memilih layanan ekseternal yang akan melakukan pencatatan dan pelaporan untuk mereka.
Jika Anda tidak mau repot dalam melakukan pembukuan manual, Anda bisa mencoba menggunakan layanan personal asisten dari Kledo.
Dengan menggunakan layanan ini, Anda hanya perlu melaporkan dan mengirim bukti transaksi melalui whatsapp ke agen kami, dan pada akhir bulan kami akan memberikan laporan keuangan beserta analisisnya untuk pengembilan keputusan bisnis Anda.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba layanan asisten pribadi Kledo melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Pada Intinya…
Meskipun pembukuan adalah bentuk tradisional dari proses pelacakan keuangan dan sesuatu yang telah dipraktikkan sejak lama, beberapa keterbatasan dan ketidakefisienan menyertainya.
Dengan meningkatnya standar industri, organisasi diharapkan untuk melakukan perjalanan melampaui harapan pelanggan. Oleh karena itu, memiliki solusi lengkap sangatlah diperlukan.
Dengan menggunakan pembukuan otomatis, Anda bisa dengan leluasa mengerjakan banyak hal dalam bisnis tanpa kerepotan pencatatan angka secara manual namun tetap mendapatkan laporan keuangan yang berguna sebagai hal penting dalam pengambilan keputusan bisnis
- 7 Masalah Departemen Keuangan dan Juga Solusi Mengatasinya - 6 September 2024
- Decoy Effect pada Marketing: Definisi, Contoh, Cara Melakukannya - 6 September 2024
- Terminal Growth Rate: Pengertian, Rumus dan Cara Hitungnya - 4 September 2024