Siklus Persediaan dan Pergudangan: Pengertian dan Cara Auditnya

Siklus persediaan dan pergudangan merupakan salah satu aspek penting dalam bisnis dan produksi.

Sebab, siklus tersebut berkaitan dengan manajemen barang dan bahan baku yang diperlukan dalam menjalankan aktivitas operasional perusahaan.

Dalam hal ini, pengelolaan yang efektif dan efisien menjadi kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan bisnis.

Oleh karena itu, audit siklus persediaan dan pergudangan sangat penting untuk memastikan bahwa sistem pengelolaan yang ada berjalan dengan baik dan dapat menghasilkan informasi yang akurat serta dapat dipercaya.

Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang pengertian siklus persediaan dan pergudangan, mengapa audit diperlukan, serta langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam melakukan audit.

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang siklus persediaan dan pergudangan serta cara auditnya, diharapkan dapat membantu para pemilik bisnis dan pengelola dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan persediaan dan pergudangan mereka.

Apa itu Siklus Persediaan dan Pergudangan?

Siklus persediaan dan pergudangan adalah serangkaian kegiatan dan proses yang terkait dengan pengelolaan barang dan bahan baku di suatu perusahaan.

Secara umum, siklus ini meliputi pengadaan bahan baku, penyimpanan barang dalam gudang, pengelolaan persediaan, dan distribusi barang ke pelanggan.

Proses pengadaan bahan baku dimulai dari perencanaan kebutuhan, pemilihan vendor, pembelian, hingga penerimaan barang oleh perusahaan.

Setelah barang diterima, barang tersebut akan disimpan dalam gudang dan dikelola oleh staf pergudangan untuk memastikan ketersediaan dan kualitas barang tetap terjaga.

Selanjutnya, perusahaan akan melakukan pengelolaan persediaan, termasuk menghitung stok barang, melakukan pembaruan inventaris, dan mengoptimalkan penggunaan persediaan.

Akhirnya, barang tersebut akan didistribusikan ke pelanggan atau departemen yang membutuhkan.

Siklus persediaan dan pergudangan sangat penting dalam bisnis karena dapat mempengaruhi keuntungan dan efisiensi operasional.

Jika pengelolaan persediaan dan pergudangan dilakukan dengan baik, perusahaan dapat menghemat biaya, meningkatkan produktivitas, dan memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu.

Namun, jika pengelolaan persediaan dan pergudangan kurang efektif, perusahaan dapat mengalami kerugian, penurunan produktivitas, dan kekurangan stok barang.

Oleh karena itu, audit siklus persediaan dan pergudangan diperlukan untuk memastikan bahwa sistem pengelolaan yang ada berjalan dengan baik dan dapat memberikan manfaat yang optimal bagi perusahaan.

Baca juga: 10 Cara Memaksimalkan Keuntungan untuk Para Wirausaha

Jadi, Apa Sebenarnya Audit Persediaan dan Pergudangan?

Audit siklus persediaan dan pergudangan adalah proses pengecekan dan evaluasi terhadap sistem pengelolaan persediaan dan pergudangan yang ada di perusahaan.

Tujuannya adalah untuk menilai keefektifan dan efisiensi sistem tersebut serta memberikan rekomendasi perbaikan yang dapat meningkatkan manajemen persediaan dan pergudangan.

Selain itu, audit persediaan dan pergudangan juga bertujuan untuk menilai kecukupan persediaan bahan baku yang ada di perusahaan guna mendukung kegiatan produksi perusahaan.

Berbagai Faktor yang Mempengaruhi Persediaan

Persediaan merupakan bagian penting dalam operasional perusahaan. Namun, pengelolaan persediaan tidak selalu mudah dilakukan.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kompleksitas persediaan yang harus diperhatikan oleh perusahaan:

Jenis barang

Jenis barang yang disimpan dalam persediaan dapat mempengaruhi kompleksitas pengelolaan persediaan.

Barang yang mudah rusak, kadaluwarsa, atau memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti suhu memperlukan pengelolaan yang lebih ekstra.

Tingkat permintaan

Tingkat permintaan yang tinggi dapat menambah kompleksitas dalam pengelolaan persediaan.

Tingkat permintaan yang tinggi memerlukan lebih banyak persediaan untuk menjaga ketersediaan barang,.

Sementara tingkat permintaan yang sering berubah memerlukan perencanaan persediaan yang lebih kompleks untuk menghindari overstock atau stockout.

Pemasok

Pemasok yang tidak dapat diandalkan atau memiliki lead time pengiriman yang lama juga dapat menambah kompleksitas dalam pengelolaan persediaan.

Lokasi

Lokasi penyimpanan persediaan yang tersebar atau sulit dijangkau dapat menambah kompleksitas dalam pengelolaan persediaan.

Sehingga memerlukan perencanaan transportasi dan pengiriman yang lebih kompleks.

Fungsi Bisnis serta Dokumen dan Catatan yang Terkait Siklus Persediaan dan Pergudangan

Pemrosesan pesanan pembelian

Fungsi bisnis:

Memroses pesanan pembelian terjadi saat proses pengolahan pesanan pembelian yang masuk dari pelanggan atau vendor. Mulai dari pemeriksaan pesanan, verifikasi stok barang, hingga pengiriman ke gudang.

Dokumen dan catatan terkait:

• Pesanan Pembelian: dokumen yang berisi informasi mengenai barang yang dibeli, jumlah barang, harga, dan tanggal pengiriman.
• Laporan Penerimaan Barang: catatan mengenai jumlah barang yang diterima dari vendor dan kapan barang tersebut diterima.

Penerimaan bahan baku

Fungsi bisnis

Fungsi bisnis dalam proses penerimaan bahan baku dilakukan dengan cara memeriksa kualitas dan kuantitas bahan baku yang diterima, serta melakukan pencatatan terhadap bahan baku tersebut.

Dokumen dan catatan terkait:

• Surat Jalan atau Delivery Order: dokumen yang berisi informasi mengenai barang yang diterima, jumlah barang, dan tanggal penerimaan barang.
• Laporan Penerimaan Bahan Baku: catatan yang berisi informasi mengenai jumlah bahan baku yang diterima, kondisi bahan baku, serta catatan lainnya terkait dengan penerimaan bahan baku.

Penyimpanan bahan baku

Fungsi bisnis

Proses penyimpanan bahan baku dimulai saat bahan baku diterima dari vendor. Kemudian bisnis mencatat jumlah bahan baku yang tersedia, serta melakukan pengaturan terhadap stok bahan baku.

Dokumen dan catatan terkait:

• Kartu Stok Bahan Baku: catatan yang berisi informasi mengenai jumlah bahan baku yang tersedia, jumlah bahan baku yang dikeluarkan, serta sisa stok bahan baku.
• Laporan Persediaan Bahan Baku: catatan yang berisi informasi mengenai jumlah bahan baku yang tersedia di gudang, jumlah bahan baku yang diterima, dan jumlah bahan baku yang digunakan.

Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process

Pemrosesan barang

Fungsi bisnis

Fungsi bisnis dai fase ini terjadi ketika proses pengolahan barang menjadi produk jadi, yang meliputi proses produksi, pengemasan, dan pemberian label.

Dokumen dan catatan terkait:

• Faktur Produksi: dokumen yang berisi informasi mengenai bahan baku yang digunakan, jumlah produk yang dihasilkan, serta biaya produksi.
• Kartu Stok Barang dalam Proses: catatan yang berisi informasi mengenai jumlah produk yang sedang dalam proses produksi, serta catatan terkait dengan proses produksi.

Penyimpanan barang jadi

Fungsi bisnis

Penyimpanan barang jadi meliputiproses penyimpanan produk jadi dalam gudang, melakukan pencatatan terhadap produk jadi yang disimpan, serta melakukan pengaturan terhadap stok produk jadi.

Dokumen dan catatan terkait:

• Kartu Stok Barang Jadi: catatan yang berisi informasi mengenai jumlah produk jadi yang tersedia, jumlah produk jadi yang dikeluarkan, serta sisa stok produk jadi.
• Laporan Persediaan Barang Jadi: catatan yang berisi informasi mengenai jumlah produk jadi yang tersedia di gudang, jumlah produk jadi yang diterima, dan jumlah produk jadi yang dijual.

Baca juga: Job Order Costing: Pembahasan Lengkap dan Cara Menghitungnya

Pengiriman barang jadi

Fungsi bisnis

Mengirimkan barang jadi melibatkan proses pengiriman produk jadi ke pelanggan, mulai dari pemilihan produk jadi yang akan dikirimkan, verifikasi jumlah produk jadi yang tersedia, hingga pengiriman barang ke lokasi pelanggan.

Dokumen dan catatan terkait:

• Surat Jalan atau Delivery Order: dokumen yang berisi informasi mengenai barang yang akan dikirimkan, jumlah barang, dan tanggal pengiriman.
• Laporan Pengiriman Barang: catatan yang berisi informasi mengenai jumlah barang yang dikirimkan ke pelanggan, tanggal pengiriman, serta catatan lainnya terkait dengan pengiriman barang.

Baca juga: Pengertian Laporan Operasional, Jenis, Contoh, dan Tips Membuatnya

4 Aspek Akuntansi Biaya dalam Audit Siklus Persediaan dan Pergudangan

Pengendalian fisik terhadap persediaan

Auditor akan mengevaluasi pengendalian fisik yang diterapkan terhadap persediaan.

Evaluasi tersebut bisa menyasar kebijakan penerimaan dan pengiriman barang, sistem pengamanan gudang, dan pengawasan terhadap akses terhadap persediaan.

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa persediaan tidak hilang atau rusak.

Dokumen dan catatan untuk mentransfer persediaan

Auditor akan memeriksa dokumen dan catatan terkait pengiriman dan penerimaan barang, seperti faktur, bon pengiriman, dan nota retur.

Auditor melakukan ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengiriman dan penerimaan barang telah dicatat dengan benar dan terdokumentasi dengan lengkap.

File induk persediaan perpetual

Auditor juga akan mengevaluasi sistem pencatatan persediaan, termasuk sistem file induk persediaan perpetual.

File induk ini berisi informasi mengenai mutasi persediaan, meliputi penerimaan, pengiriman, dan penyesuaian stok.

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa informasi dalam file induk persediaan perpetual akurat dan terupdate.

Catatan biaya per unit

Pemeriksaan catatan biaya per unit dilakukan untuk menentukan nilai persediaan.

Catatan ini meliputi biaya produksi atau akuisisi bahan baku, tenaga kerja, dan overhead yang terkait dengan produksi barang.

Tujuannya untuk memastikan bahwa nilai persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangan akurat dan terkait dengan biaya produksi yang sebenarnya.

Baca juga: Inventory Forecasting: Fungsi, Jenis, Metode dan Cara Kerjanya

Bagaimana Prosedur Analitis Audit Siklus Persediaan dan Pergudangan?

Prosedur analitis adalah suatu teknik audit yang dilakukan dengan cara membandingkan data historis perusahaan atau data yang telah diperoleh dengan standar dan rasio yang ditetapkan.

Tujuannya adalah untuk mengevaluasi konsistensi dan kemungkinan kesalahan dalam catatan akuntansi perusahaan.

Prosedur analitis dapat digunakan pada berbagai siklus audit, termasuk siklus persediaan dan pergudangan.

Contoh prosedur analitis yang dapat dilakukan pada siklus persediaan dan pergudangan adalah dengan:

• melakukan analisis tren dari persediaan dan biaya penyimpanannya,
• melakukan perhitungan rasio inventaris untuk mengevaluasi efisiensi persediaan
• membandingkan persediaan yang disajikan dalam laporan keuangan dengan catatan fisik persediaan yang sebenarnya.

Dalam pelaksanaannya, prosedur analitis ini memerlukan penggunaan data historis yang lengkap, data perbandingan yang valid, serta kemampuan analisis yang baik dari auditor.

Dalam beberapa kasus, hasil dari prosedur analitis juga perlu diverifikasi melalui pengujian fisik atau pengujian substantif lainnya guna memastikan keakuratan dan keandalan dari data yang diperoleh.

Cara Melakukan Audit Siklus Persediaan dan Pergudangan

Tujuan dari audit siklus ini adalah untuk memverifikasi keberadaan, kecukupan, dan nilai persediaan, serta memastikan bahwa pergudangan dan pengelolaan persediaan telah dilakukan secara benar dan sesuai dengan standar yang berlaku.

Berikut adalah tahapan-tahapan dalam melakukan audit siklus persediaan dan pergudangan:

Perencanaan audit

Tahap awal dalam melakukan audit siklus persediaan dan pergudangan adalah perencanaan audit.

Pada tahap ini, auditor melakukan identifikasi risiko dan menentukan sumber data yang akan digunakan dalam audit.

Auditor juga menentukan metode audit yang akan digunakan, seperti pengambilan sampel, analisis substantif, atau kombinasi dari keduanya.

Evaluasi pengendalian internal

Tahap berikutnya adalah evaluasi pengendalian internal terhadap persediaan dan pergudangan.

Auditor melakukan review terhadap prosedur pengendalian yang ada di perusahaan, seperti pengendalian fisik, pengendalian dokumen, dan pengendalian akses.

Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk memastikan bahwa pengendalian yang ada di perusahaan telah efektif dalam mengendalikan persediaan dan pergudangan.

Pengujian substantif

Setelah evaluasi pengendalian internal dilakukan, auditor melakukan pengujian substantif untuk memastikan kebenaran dan keabsahan data persediaan dan pergudangan.

Pengujian ini meliputi pengujian fisik, penghitungan fisik, dan pengujian dokumen.

Tujuan dari pengujian substantif adalah untuk memastikan bahwa persediaan dan pergudangan tercatat secara benar dan sesuai dengan standar yang berlaku.

Evaluasi hasil audit

Setelah pengujian substantif dilakukan, auditor melakukan evaluasi hasil audit. Auditor mengevaluasi temuan-temuan audit dan memastikan bahwa semua temuan telah ditindaklanjuti dengan tepat.

Jika ada masalah yang belum terselesaikan, auditor melakukan penilaian terhadap dampak dari masalah tersebut terhadap laporan keuangan dan memberikan rekomendasi untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Baca juga: Dead Stock Adalah: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya

Kesimpulan

Dalam bisnis, siklus persediaan dan pergudangan merupakan bagian penting yang perlu dikelola dengan baik.

Proses pengelolaan persediaan dan pergudangan yang baik akan membantu perusahaan dalam memaksimalkan keuntungan, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dalam melakukan audit siklus persediaan dan pergudangan, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem akuntansi yang baik dan terintegrasi.

Salah satu contohnya adalah menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo dapat membantu perusahaan dalam mengelola persediaan dan pergudangan dengan baik karena memiliki fitur-fitur yang lengkap dan terintegrasi.

Beberapa fitur yang dapat membantu dalam mengelola persediaan dan pergudangan antara lain mencatat transaksi pembelian dan penjualan secara akurat, mencatat persediaan barang secara real time, serta menghitung harga pokok produk secara otomatis.

Tak hanya itu, Kledo juga dilengkapi dengan fitur lainnya seperti pelaporan keuangan, aplikasi invoice, pajak, dan masih banyak lagi.

Mulai dari 139 ribu saja, Anda sudah bisa menggunakan fitur lengkap dari Kledo.

Kabar baiknya, Anda juga bisa lho menggunakan Kledo gratis selama 14 hari bahkan selamanya cukup melalui tautan ini.