Pengertian Skala Prioritas, Jenis dan Tips Menentukan Prioritas di Bisnis

Manajemen waktu yang tepat penting untuk meningkatkan produktivitas pribadi dan meningkatkan keberhasilan bisnis. Ada banyak cara agar Anda bisa dengan mudah mengelola manajemen waktu, salah satunya dengan menggunakan skala prioritas

Membuat skala prioritas adalah salah langkah penting agar Anda tidak membuang banyak waktu pada tugas yang penting dan memberikan dampak lebih besar bagi Anda dan bisnis Anda

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu skala prioritas, jenis dan tips menentukan skala prioritas untuk meningkatkan produktiviitas dalam bisnis Anda.

Apa itu Skala Prioritas?

Skala prioritas adalah membuat dan memutuskan tugas atau urutan apa yang harus diselesaikan berdasarkan kepentingannya. Strategi ini dapat membantu Anda mengatur waktu dengan lebih efisien.

Proses ini juga membantu Anda mempelajari cara menyelesaikan tugas penting terlebih dahulu, memenuhi tenggat waktu, dan memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas yang lebih besar. Keterampilan memprioritaskan dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

Fungsi membuat skala prioritas

Menggunakan skala prioritas akan membantu Anda menangani tugas dengan urutan keseluruhan terbaik untuk bisnis. Ini termasuk mengelola insiden, masalah, perubahan, dan proyek.

Menentukan prioritas yang paling tepat menggunakan skala akan memungkinkan staf Anda untuk konsisten dalam cara mereka memutuskan tugas apa yang harus ditangani dalam urutan yang mana. Ini akan memberi mereka kepercayaan diri untuk melakukan apa yang menurut mereka benar, karena matriks prioritas akan digunakan dengan cara yang sama oleh semua staf.

Pada gilirannya, ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan atas layanan Anda. Jika Anda berbagi matriks prioritas dengan pelanggan Anda, maka mereka akan dapat memahami mengapa insiden tertentu ditangani sebelum yang lain.

Mengartikulasikan dan mendokumentasikan bagaimana dampak dan urgensi digunakan untuk menentukan prioritas menggunakan matriks akan membantu menghilangkan ketidakpastian tentang bagaimana Anda selaku pemilik bisnis memutuskan urutan mana yang akan mengerjakan tugas.

Skala prioritas sangat bermanfaat ketika tim pendukung menjadi kelebihan beban, dengan lebih banyak tugas yang dapat mereka tangani pada saat yang bersamaan.

Beberapa Jenis dan Metode dalam Menentukan Skala Prioritas

Berikut adalah beberapa metode yang bisa Anda gunakan dalam menentukan skala prioritas pada bisnis atau tugas Anda:

Two Big Traps

Pastikan untuk mewaspadai “prioritas desibel”, di mana suara yang paling keras didengar mendapat prioritas utama, dan “prioritas ancaman”, di mana pemangku kepentingan yang memegang kekuasaan politik paling besar selalu mendapatkan apa yang mereka tuntut.

Perangkap ini dapat membuat proses menjauh dari tujuan bisnis Anda yang sebenarnya.

Pastikan Anda mengetahui prioritas yang benar benar mendesak dan dibutuhkan oleh bisnis dengan melihat secara seksama setiap proses dari organisasi Anda.

In or Out

Metode paling sederhana adalah sekelompok pemangku kepentingan menyusun daftar tugas dan memutuskan untuk masing-masing apakah masuk atau keluar.

Anda bisa melihat tujuan akhir bisnis dalam membuat penilaian ini, pisahkan daftar hingga minimum yang diperlukan untuk iterasi atau rilis pertama.

Saat iterasi sedang berlangsung, Anda dapat kembali ke tugas “keluar” sebelumnya dan ulangi proses untuk siklus berikutnya.

Ini adalah pendekatan sederhana untuk mengelola tumpukan tugas pengguna yang agile, dan bisa Anda gunakan untuk bisnis asalkan daftar tugas yang tertunda tidak terlalu banyak.

Perbandingan Berpasangan dan Urutan Peringkat

Orang terkadang mencoba menetapkan nomor urut prioritas untuk setiap tugas. Urutan peringkat daftar tugas melibatkan pembuatan perbandingan berpasangan di antara semuanya sehingga Anda dapat menilai anggota mana dari setiap pasangan yang memiliki prioritas lebih tinggi.

Ini bisa bekerja pada tingkat perincian manfaat, tetapi tidak untuk semua tugas fungsional untuk sistem berukuran baik secara keseluruhan.
Melakukan peringkat semua tugas berdasarkan prioritas adalah berlebihan, karena Anda tidak akan merilis semuanya satu per satu.

Anda akan mengelompokkannya bersama berdasarkan rilis atau iterasi pengembangan. Pengelompokan tugas ke dalam fitur, atau ke dalam set kecil tugas dengan prioritas yang sama atau yang harus diimplementasikan bersama-sama sebenarnya sudah cukup.

Baca juga: Apa itu Perdagangan Internasional? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Skala Tiga Tingkat

Ini adalah pendekatan umum untuk mengelompokkan tugas ke dalam tiga kategori prioritas. Tidak peduli bagaimana Anda melabelinya, jika Anda menggunakan tiga kategori, mereka akan diringkas menjadi prioritas tinggi, sedang, dan rendah.

Skala prioritas seperti itu biasanya subjektif dan tidak tepat. Agar skala tersebut bermanfaat, para pemangku kepentingan harus menyepakati arti setiap level dalam skala mereka.

Kami suka mempertimbangkan dua dimensi kepentingan dan urgensi. Setiap tugas dapat dianggap penting untuk mencapai tujuan bisnis atau tidak begitu penting, dan sebagai sesuatu yang mendesak atau tidak begitu mendesak.

Ini adalah penilaian relatif di antara serangkaian tugas, bukan perbedaan biner mutlak. Alternatif-alternatif ini menghasilkan empat kemungkinan kombinasi dalam melayani pelanggan, yang dapat Anda gunakan untuk menentukan skala prioritas:

Tugas prioritas mendesak dan penting karena pelanggan membutuhkan kemampuan dan mendesak karena mereka membutuhkannya di rilis berikutnya. Atau, mungkin ada alasan bisnis yang memaksa untuk segera menerapkan tugas, atau kewajiban kontrak atau kepatuhan mungkin mendikte pelepasan lebih awal. Jika rilis dapat dikirimkan tanpa tugas tertentu, maka rilis tersebut bukan prioritas tinggi menurut definisi ini. Itu aturan yang keras dan cepat.

Tugas prioritas menengah penting (pelanggan membutuhkan kemampuan) tetapi tidak mendesak (mereka dapat menunggu rilis berikutnya).

Tugas prioritas rendah tidak penting (pelanggan dapat hidup tanpa kemampuan jika perlu) atau mendesak (pelanggan dapat menunggu, mungkin selamanya).

Perhatikan tugas di kuadran keempat. Mereka tampak mendesak bagi beberapa pemangku kepentingan, mungkin karena alasan politik, tetapi sebenarnya tidak penting untuk mencapai tujuan bisnis Anda. Jangan buang waktu Anda untuk menerapkan ini — mereka tidak menambahkan nilai yang cukup untuk produk. Jika tidak penting, atur ke prioritas rendah atau hapus seluruhnya.

Pada proyek yang lebih besar, Anda mungkin ingin melakukan prioritas secara iteratif. Miliki peringkat tugas tim sebagai prioritas tinggi, sedang, atau rendah.

Jika jumlah tugas berprioritas tinggi berlebihan dan Anda tidak dapat memasukkan semuanya ke dalam rilis berikutnya, lakukan partisi tingkat kedua dari yang berprioritas tinggi menjadi tiga kelompok. Anda bisa menyebutnya tinggi, lebih tinggi, dan tertinggi jika Anda suka, sehingga orang tidak melupakan fakta bahwa mereka awalnya ditetapkan sebagai tinggi.

Tugas yang diberi peringkat “tertinggi” menjadi grup baru Anda dari tugas prioritas utama. Kemudian, kelompokkan tugas “tinggi” dan “lebih tinggi” dengan grup prioritas menengah asli Anda.

Perhatikan dependensi tugas saat memprioritaskan dengan skala tiga tingkat. Anda akan mengalami masalah jika tugas berprioritas tinggi bergantung pada tugas lain yang direncanakan untuk implementasi selanjutnya.

Baca juga: Struktur Organisasi: Pengertian, Jenis, Manfaat dan Tips dalam Membuatnya

MoSCoW

Empat huruf besar dalam skala prioritas MoSCoW mewakili empat kemungkinan klasifikasi prioritas:

Must: Tugas harus dipenuhi dan harus berhasil.

Should: Tugas itu penting dan harus disertakan dalam solusi jika memungkinkan, tetapi tidak wajib untuk sukses.

Could: Ini adalah kemampuan yang diinginkan, tapi bisa ditunda atau dihilangkan. Terapkan hanya jika waktu dan sumber daya memungkinkan.

Won’t: Ini menunjukkan tugas yang tidak akan dilakukan saat ini tetapi dapat disertakan dalam rilis mendatang.

Skema MoSCoW mengubah skala tiga tingkat dari tinggi, sedang, dan rendah menjadi skala empat tingkat. Itu tidak menawarkan alasan apa pun untuk membuat keputusan tentang bagaimana menilai prioritas tugas yang diberikan dibandingkan dengan yang lain.

MoSCoW tidak jelas mengenai waktu, terutama dalam hal peringkat “Won’t“: apakah itu berarti “tidak dalam rilis berikutnya” atau “tidak pernah dikerjakan?”

Skala tiga tingkat yang mempertimbangkan kepentingan dan urgensi dan berfokus secara khusus pada rilis atau iterasi yang akan datang.

Proyek tangkas sering menggunakan metode MoSCoW. Berikut adalah cara seorang konsultan menjelaskan bagaimana perusahaan klien benar-benar mempraktikkan metode MoSCoW:

Semua aksi berpusat pada “M” untuk hampir setiap tugas yang dikerjakan. Jika sesuatu bukan “M” hampir pasti tidak akan dikerjakan.

Meskipun niat awalnya mungkin untuk memprioritaskan, pengguna metode ini telah lama mengetahui untuk tidak pernah mengerjakan tugas yang tidak memiliki “M” yang terkait dengannya.

Apakah mereka memahami perbedaan nuansa antara S, C, dan W? Kami tidak tahu. Tetapi mereka telah menemukan implikasi dari peringkat ini. Mereka memperlakukan selain “M” sama dan “tidak akan terjadi dalam waktu dekat.”

Tidak Semua Metode Cocok Untuk Bisnis

Terkadang karyawan atau bisnis tidak suka memprioritaskan tugas mereka. Mereka takut tidak akan pernah mendapatkan yang berprioritas tinggi dan membuang waktu pada tugas yang tidak mendesak

Jangan gunakan semua metode diatas, sesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan pastikan Anda memeliki kemampuan yang paling penting untuk mencapai tujuan bisnis Anda. Prioritaskan untuk memfokuskan tim dalam memberikan nilai maksimum secepat mungkin.

Tips untuk Mengerjakan Tugas Sesuai Proritas Anda

Saat Anda menyadari perlunya prioritas yang tepat, membuat skala prioritas bisa terasa lebih rumit dan akan memicu stres daripada membuat daftar tugas sederhana.

Berikut adalah cara efektif untuk melakuakan tugas sesuai dengan prioritas Anda:

• Tuliskan semuanya: Tugas pribadi dan pekerjaan harus disimpan di satu tempat.
• Evaluasi tujuan jangka panjang: Pertimbangkan tujuan jangka panjang Anda yang lebih besar, dan pekerjaan yang perlu Anda lakukan untuk mencapainya.
• Uraikan tujuan yang lebih besar: Untuk memahami cara mencapai tujuan jangka panjang Anda, bagi menjadi pencapaian tahunan, bulanan, dan mingguan.
• Buat tenggat waktu yang jelas: Beri diri Anda visibilitas penuh tenggat waktu, dan buat tenggat waktu untuk diri Anda sendiri ketika tidak ada yang secara formal diperlukan.
• Gunakan metode mendesak-versus-penting: Prioritaskan tugas-tugas yang mendesak dan penting; tetapkan waktu khusus untuk mengerjakan tugas-tugas penting yang tidak mendesak; dan mendelegasikan atau menghapus semua tugas lainnya.
• Buat daftar tugas harian: Tuliskan tiga tugas penting yang harus dilakukan hari itu. Tugas-tugas ini harus selalu berhubungan dengan tujuan masa depan Anda yang lebih besar. UJI
• Hindari gangguan: Sengaja menghindari tugas-tugas yang bersaing, terutama karena kesulitan tugas meningkat.
• Pertimbangkan upaya: Ketika daftar tugas Anda menjadi terlalu banyak, prioritaskan sesuai dengan upaya dan selesaikan tugas-tugas yang lebih mudah dengan lebih cepat.

Prioritaskan waktu Anda dan bersikaplah realistis

Tidak peduli seberapa baik Anda memprioritaskan, berapa banyak yang dapat Anda capai dalam satu hari, dan gangguan tertentu tidak mungkin untuk dihindari.

Sangat penting untuk bersikap realistis dalam menetapkan tujuan dan memprioritaskan tugas. Jika tidak, Anda akan menciptakan harapan palsu dari orang-orang di sekitar Anda, dan Anda akan terus-menerus merasa seolah-olah Anda tertinggal.

Ingat, tujuan membuat skala prioritas adalah untuk menghabiskan waktu mengerjakan tugas-tugas penting, hal-hal yang akan membuat perbedaan dalam jangka panjang dan menggerakkan Anda ke arah yang benar, misalnya saat Anda melakukan pembukuan pada bisnis.

Untuk kemudahan dalam mengelola pembukuan dan mempersingkat waktu kerja, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi buatan Indonesia yang memiliki harga terjangkau dan juga mudah digunakan sekalipun Anda tidak ahli dalam akuntansi.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan pembukuan, otomasi 30 laporan keuangan, manajemen gudang dan persediaan, dan masih banyak lagi fitur Kledo yang akan membantu mengoptimalkan bisnis Anda.

Tertarik? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.