13 Jenis Surat Niaga Beserta Template dan Contohnya

Sebagai pemilik bisnis, tentu Anda terbiasa dalam menerima atau mengirim surat terkait dengan penawaran, penjualan, maupun pembelian. Tapi tahukah Anda, bahwa semua surat yang Anda terima maupun Anda kirim adalah termasuk surat niaga?

Ada berbagai jenis surat niaga yang biasanya ada dalam proses transaksi atau kerjasama bisnis. Mengetahui berbagai jenis surat ini akan membantu Anda dalam membangun komunikasi yang lebih baik antara bisnis dan relasi Anda.

Berikut adalah pembahasan lengkap mengenai surat niaga beserta jenis juga contohnya yang bisa Anda gunakan dalam bisnis Anda.

Apa itu Surat Niaga?

Surat niaga adalah dokumen tertulis yang digunakan dalam transaksi bisnis atau perdagangan antara dua pihak.

Ada banyak jenis surat niaga yang dibuat dalam operasional bisnis. Dokumen-dokumen ini sering kali digunakan sebagai bukti transaksi dan sebagai referensi dalam penyelesaian sengketa atau perjanjian bisnis.

Selain itu, surat niaga juga dapat digunakan sebagai dasar untuk pengaturan pembayaran dan pemenuhan kewajiban.

Lebih jauh berikut adalah jenis surat niaga beserta contohnya yang bisa Anda ketahui:

1. Surat Niaga Perkenalan

Surat Niaga Perkenalan adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk memperkenalkan sebuah perusahaan atau bisnis kepada pihak lain. Tujuan utama dari surat ini adalah untuk membangun kesan positif dan memperkenalkan identitas, produk, atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan kepada calon pelanggan, mitra bisnis, atau pihak terkait lainnya.

Dalam surat ini, biasanya disertakan informasi seperti profil perusahaan, jenis produk atau layanan yang ditawarkan, keunggulan atau keistimewaan yang dimiliki perusahaan, dan kontak yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut. Surat ini juga dapat mencantumkan tujuan kerjasama yang diinginkan, jika relevan.

Penting untuk menyusun dokumen ini dengan jelas, ringkas, dan informatif agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan baik oleh pihak yang membacanya. Surat ini menjadi salah satu alat komunikasi awal yang dapat membentuk citra positif perusahaan di mata pihak yang menerima surat tersebut.

Contoh dan template surat niaga perkenalan

[Kop Surat Perusahaan Anda]

[Alamat Perusahaan Anda]
[Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Penerima]
[Nama Penerima]
[Jabatan Penerima (jika ada)]
[Perusahaan Penerima]
[Kota, Kode Pos]

Perihal: Perkenalan [Nama Perusahaan Anda] dan Penawaran Produk/Layanan

Kepada Yth. [Nama Penerima],

Kami dengan senang hati ingin memperkenalkan diri sebagai [Nama Perusahaan Anda], sebuah perusahaan yang berdedikasi dalam menyediakan [Jenis Produk atau Layanan] berkualitas tinggi. Sebagai pemimpin di industri ini, kami telah sukses memberikan solusi yang inovatif dan memenuhi kebutuhan pelanggan kami.

Berikut beberapa poin penting tentang [Nama Perusahaan Anda]:

Profil Perusahaan:
[Tulis ringkasan singkat tentang sejarah, visi, dan misi perusahaan Anda.]

Produk/Layanan Unggulan:
[Jelaskan produk atau layanan utama yang Anda tawarkan dan keunggulannya.]

Keunggulan Kami:
[Highlight faktor-faktor yang membedakan perusahaan Anda dari yang lain, seperti kualitas, keandalan, atau kecepatan layanan.]

Referensi Pelanggan:
[Jika mungkin, sertakan referensi atau proyek-proyek sebelumnya yang telah berhasil.]

Penawaran Kerjasama:
[Jika ada keinginan untuk menjajaki kerjasama lebih lanjut, sampaikan secara singkat.]

Kami berharap dapat menjalin hubungan kerjasama yang saling menguntungkan. Untuk informasi lebih lanjut atau diskusi lebih lanjut, kami sangat senang untuk bertemu atau menerima panggilan dari Anda.

Terima kasih atas perhatian Anda, dan kami berharap dapat berkontribusi pada keberhasilan bisnis Anda.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Anda (jika surat dicetak)]

[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Informasi Kontak Anda]

2. Surat Niaga Penawaran

Surat niaga oenawaran adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh perusahaan atau penjual untuk menyampaikan tawaran resmi kepada calon pembeli atau pihak yang berkepentingan.

Tujuan utama dari surat ini adalah memberikan informasi rinci mengenai produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk harga, syarat-syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya. Surat penawaran ini merupakan langkah awal dalam proses negosiasi dan pembuatan kesepakatan bisnis.

Surat ini biasanya disertakan elemen-elemen seperti deskripsi produk atau layanan, spesifikasi teknis, jumlah yang ditawarkan, harga per unit, total harga, syarat pembayaran, batas waktu penawaran, serta kontak yang dapat dihubungi untuk mendapatkan informasi lebih lanjut atau untuk menindaklanjuti.

Contoh dan template surat niaga penawaran

[Kop Surat Perusahaan]

[Alamat Perusahaan Anda] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Penerima] [Nama Penerima] [Jabatan Penerima (jika ada)] [Perusahaan Penerima] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Penawaran Produk/Layanan [Nama Produk atau Layanan]

Kepada Yth. [Nama Penerima],

Kami dari [Nama Perusahaan Anda] dengan senang hati ingin menawarkan produk/layanan terbaik kami untuk kebutuhan [Perusahaan Penerima]. Sebagai perusahaan yang berkomitmen pada kualitas dan kepuasan pelanggan, kami yakin dapat memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Berikut ini rincian penawaran kami:

1. Produk/Layanan: [Tuliskan deskripsi singkat tentang produk atau layanan yang ditawarkan.]
2. Spesifikasi Teknis: [Jika diperlukan, sertakan spesifikasi teknis atau fitur khusus.]
3. Jumlah dan Harga: [Tuliskan jumlah unit yang ditawarkan dan harga per unit. Hitung juga total harga.]
4. Syarat Pembayaran: [Jelaskan syarat pembayaran yang berlaku, misalnya tanggal jatuh tempo atau cara pembayaran.]
5. Batasan Waktu Penawaran: [Jika ada, tentukan batas waktu penawaran untuk memastikan harga dan ketersediaan produk.]
6. Kontak: [Sertakan kontak yang dapat dihubungi untuk pertanyaan lebih lanjut atau untuk menindaklanjuti penawaran.]

Kami berharap penawaran ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Kami sangat terbuka untuk diskusi lebih lanjut atau penyesuaian yang mungkin diperlukan. Terima kasih atas perhatian Anda, dan kami berharap dapat menjalin kerjasama yang saling menguntungkan.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Anda (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

Baca juga: 13 Ide Bisnis Pariwisata yang Layak Dicoba

3. Surat Niaga Permintaan Penawaran

Permintaan penawaran adalah dokumen tertulis yang dikirim oleh pihak pembeli atau calon konsumen kepada pihak penjual atau penyedia layanan untuk meminta informasi rinci mengenai produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk harga, syarat-syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya.

Surat ini merupakan langkah awal dalam proses pengadaan atau pembelian, dan membantu pihak pembeli dalam membuat keputusan yang informasional dan tepat.

Dalam surat ini, pihak pembeli umumnya menyertakan detail spesifik tentang produk atau layanan yang mereka butuhkan, serta persyaratan atau standar tertentu yang harus dipenuhi oleh pihak penjual.

Surat ini sering digunakan sebagai dasar untuk mendapatkan tawaran dari berbagai penyedia sebelum pengambilan keputusan akhir.

Contoh surat niaga permintaan penawaran

[Kop Surat Bisnis]

[Alamat Perusahaan Pembeli] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Perusahaan Penjual] [Nama Perusahaan Penjual] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Permintaan Penawaran

Kepada Yth. [Nama Penjual],

Kami, [Nama Perusahaan Pembeli], saat ini sedang mencari penyedia untuk [Deskripsi Produk atau Layanan] yang diperlukan untuk kebutuhan operasional kami. Kami tertarik untuk menerima penawaran resmi dari perusahaan Anda.

Berikut adalah spesifikasi dan rincian yang kami butuhkan:

1. Deskripsi Produk/Layanan: [Jelaskan secara detail produk atau layanan yang Anda cari.]
2. Spesifikasi Teknis: [Jika diperlukan, sertakan spesifikasi teknis yang harus dipenuhi.]
3. Jumlah yang Dibutuhkan: [Tentukan jumlah unit atau volume yang dibutuhkan.]
4. Batas Waktu Penawaran: [Jika ada, tentukan batas waktu untuk pengiriman penawaran.]
5. Syarat Pembayaran: [Jelaskan syarat pembayaran yang diinginkan, seperti tanggal jatuh tempo atau metode pembayaran.]
6. Informasi Tambahan: [Sertakan informasi tambahan yang relevan atau pertanyaan khusus yang Anda miliki.]

Kami berharap Anda dapat menyampaikan penawaran resmi Anda pada atau sebelum tanggal [Batas Waktu]. Apabila ada pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut, kami sangat terbuka untuk berkomunikasi lebih lanjut.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami menantikan penawaran terbaik dari perusahaan Anda.

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

4. Surat Niaga Pemesanan

Surat niaga pemesanan adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh pelanggan atau pembeli untuk memesan produk atau layanan dari penjual atau penyedia.

Tujuan utama dari surat ini adalah memberikan instruksi resmi kepada pihak penjual mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli, termasuk jumlah, spesifikasi, dan ketentuan lainnya yang mungkin diperlukan.

Surat Niaga Pemesanan biasanya mencakup informasi seperti:

• Deskripsi Produk atau Layanan: Penjelasan singkat mengenai barang atau jasa yang dipesan.
• Jumlah: Jumlah unit atau volume produk atau layanan yang diinginkan.
• Spesifikasi atau Kriteria Khusus: Jika ada spesifikasi teknis atau kriteria khusus yang harus dipenuhi.
• Tanggal Pemesanan: Waktu atau tanggal saat pesanan ditempatkan.
• Syarat Pembayaran: Jika telah disepakati sebelumnya, dapat mencakup informasi mengenai syarat pembayaran.
• Alamat Pengiriman: Lokasi atau alamat tempat produk atau layanan harus dikirim.
• Informasi Kontak: Nama dan kontak pembeli untuk koordinasi lebih lanjut.

Surat ini berfungsi sebagai bukti tertulis dari perjanjian pembelian antara pembeli dan penjual. Pihak penjual kemudian dapat menggunakan surat ini sebagai panduan untuk memproses pesanan, mengatur pengiriman, dan memastikan bahwa semua persyaratan yang disepakati terpenuhi.

Contoh surat niaga pemesanan

[Kop Surat Bisnis]

[Alamat Pembeli] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Penjual] [Nama Perusahaan Penjual] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Pemesanan Produk

Kepada Yth. [Nama Penjual],

Kami dari [Nama Perusahaan Pembeli] ingin melakukan pemesanan untuk produk berikut:

1. Deskripsi Produk: [Tulis deskripsi singkat produk yang dipesan, termasuk spesifi
2. kasi jika diperlukan.]
3. Jumlah: [Tentukan jumlah unit atau volume yang diinginkan.]
4. Spesifikasi Tambahan (jika ada): [Jelaskan spesifikasi teknis atau persyaratan khusus lainnya yang perlu dipenuhi.]
5. Tanggal Pemesanan: [Sebutkan tanggal saat ini.]
6. Syarat Pembayaran: [Jika telah disepakati sebelumnya, sertakan informasi mengenai syarat pembayaran.]
7. Alamat Pengiriman: [Tentukan lokasi atau alamat tempat pengiriman produk.]
8. Informasi Kontak: [Sertakan nama dan kontak Anda untuk koordinasi lebih lanjut.]

Kami berharap dapat menerima konfirmasi secepatnya dan informasi lebih lanjut mengenai proses pengiriman dan pembayaran. Mohon sertakan faktur resmi untuk transaksi ini.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami menantikan kerjasama yang baik di masa mendatang.

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

Baca juga: Surat Pembatalan Faktur Pajak: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

5. Surat Niaga Penolakan Penawaran

Surat penolakan penawaran adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh pihak pembeli atau perusahaan untuk memberitahukan kepada pihak penjual bahwa tawaran atau penawaran yang telah diterima tidak dapat diterima atau disetujui.

Tujuan dari surat ini adalah memberikan klarifikasi mengenai keputusan penolakan serta, jika memungkinkan, alasan-alasan yang mendasarinya.

Surat penolakan penawaran umumnya mencakup beberapa poin penting:

1. Pemberitahuan Penolakan: Pernyataan yang jelas dan langsung bahwa penawaran yang diajukan telah ditolak.
2. Alasan Penolakan (Opsional): Jika memungkinkan dan sesuai, sertakan alasan-alasan yang mendasari keputusan penolakan.
3. Apresiasi dan Keterbukaan: Ungkapkan rasa terima kasih atas penawaran yang diberikan dan pastikan bahwa meskipun penawaran ini ditolak, kemungkinan kerjasama di masa mendatang tidak tertutup.
4. Harapan untuk Kerjasama di Masa Depan: Sampaikan harapan untuk dapat menjalin kerjasama di masa yang akan datang meskipun penawaran saat ini tidak dapat diterima.
5. Informasi Kontak (Opsional): Sertakan informasi kontak jika ada pertanyaan lebih lanjut atau jika pihak penjual ingin mendapatkan umpan balik lebih lanjut.

Surat ini harus disusun dengan sopan dan profesional untuk menjaga hubungan bisnis yang baik antara kedua belah pihak, meskipun dalam situasi di mana penawaran ditolak.

Contoh surat niaga penolakan penawaran

[Kop Surat]

[Alamat Perusahaan Pembeli] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Perusahaan Penjual] [Nama Perusahaan Penjual] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Penolakan Penawaran

Kepada Yth. [Nama Penjual],

Kami dari [Nama Perusahaan Pembeli] ingin menyampaikan pemberitahuan bahwa setelah mempertimbangkan dengan seksama, kami tidak dapat menerima penawaran yang telah diajukan oleh perusahaan Anda untuk [Deskripsi Produk/Layanan].

Meskipun penawaran Anda sangat dihargai, namun setelah evaluasi yang mendalam, kami merasa bahwa penawaran ini tidak sepenuhnya memenuhi kebutuhan dan kriteria yang kami tetapkan untuk proyek/pembelian kami saat ini.

Meskipun demikian, kami mengucapkan terima kasih atas waktu dan upaya yang telah Anda curahkan dalam menyusun penawaran tersebut. Kami berharap dapat menjalin kerjasama di masa mendatang dan mungkin terdapat kesempatan untuk bekerja sama dalam proyek-proyek yang lebih sesuai.

Harap diingat bahwa keputusan ini bukan mencerminkan penilaian kami terhadap kualitas produk atau layanan yang Anda tawarkan, melainkan keterbatasan dan kebutuhan spesifik kami pada saat ini.

Terima kasih atas pengertian dan kerjasamanya. Kami mengharapkan tetap dapat menjaga hubungan baik antara kedua belah pihak.

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

6. Surat Niaga Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh penjual atau perusahaan untuk mengonfirmasi atau memberikan konfirmasi resmi terhadap pesanan yang diterima dari pelanggan atau pembeli.

Surat niaga konfirmasi pesanan biasanya mencakup informasi seperti:

1. Detail Pesanan: Menjelaskan secara rinci produk atau layanan yang dipesan oleh pelanggan.
2. Jumlah dan Harga: Menyebutkan jumlah unit atau volume pesanan beserta harga per unit dan total harga.
3. Syarat Pembayaran: Menjelaskan syarat pembayaran yang berlaku, seperti tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran.
4. Batas Waktu Konfirmasi: Jika diperlukan, mencantumkan batas waktu untuk konfirmasi atau perubahan pesanan.
5. Informasi Pengiriman: Jika pesanan melibatkan pengiriman barang, menyebutkan informasi terkait pengiriman seperti alamat pengiriman dan perkiraan waktu pengiriman.

Contoh surat niaga kofirmasi pesanan

[Kop Surat]

[Alamat Perusahaan Penjual] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Pelanggan] [Nama Perusahaan Pelanggan] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Konfirmasi Pesanan

Kepada Yth. [Nama Pelanggan],

Kami dari [Nama Perusahaan Anda] dengan senang hati mengonfirmasi penerimaan pesanan Anda yang diajukan pada tanggal [Tanggal Pemesanan]. Kami berterima kasih atas kepercayaan Anda kepada produk dan layanan kami.

Berikut adalah rincian konfirmasi pesanan:

1. Nomor Pesanan: [Nomor Pesanan Anda]
2. Tanggal Pesanan: [Tanggal Pemesanan]
3. Deskripsi Produk/Layanan: [Jelaskan produk atau layanan yang dipesan secara singkat]
4. Jumlah: [Jumlah unit atau volume yang dipesan]
5. Harga Per Unit: [Harga per unit]
6. Total Harga: [Total harga pesanan]
7. Syarat Pembayaran: [Tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dll.]
8. Informasi Pengiriman: [Alamat pengiriman dan perkiraan waktu pengiriman]

Harap diperhatikan bahwa konfirmasi ini bersifat formal dan menjadi landasan transaksi bisnis kami. Apabila terdapat ketidaksesuaian atau perlu penyesuaian, mohon segera hubungi kami.

Terima kasih atas kerjasama dan kepercayaan Anda. Kami berkomitmen untuk memberikan produk dan layanan terbaik kami.

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

Baca juga: Faktur Adalah: Definisi, Fungsi, Jenis, dan Cara Membuatnya

7. Surat Niaga Pemberitahuan Pengiriman Barang

Penjual membuat surat pemberitahuan pengiriman barang setelah berhasil mencapai kesepakatan dengan pembeli terkait aturan pemesanan.

Dalam surat ini, penjual akan mengabarkan bahwa barang siap untuk dikirim kepada pembeli. Surat ini biasanya juga dapat berisi pemberitahuan terkait asuransi atau kondisi barang.

Surat ini juga sebagai bahan pembanding apakah barang yang nantinya diterima sesuai dalam surat pengiriman barang. Untuk itu, dibutuhkan kejelasan dan ketelitian dalam menulis ini, sehingga tidak akan menimbulkan masalah.

Apabila pihak penjual telah setuju dan sepakat terhadap perjanjian yang telah ditulis oleh pembeli. Maka akan dikeluarkan surat pemberitahuan pengiriman barang yang ditulis oleh pihak penjual.

Surat niaga ini memiliki tujuan untuk memberitahukan kepada pembeli bahwa produk yang dipesan telah siap dan akan dikirimkan dalam waktu secepatnya.

Adapun hal lain, seperti asuransi pengiriman biasanya dilampirkan sebagai dokumen tambahan dalam surat pemberitahuan pengiriman barang.

Contoh surat niaga pengiriman barang

[Kop Surat]

[Alamat Perusahaan Pengirim] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Pembeli] [Nama Perusahaan Pembeli] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada Yth. [Nama Pembeli],

Kami dari [Nama Perusahaan Pengirim] dengan senang hati memberitahukan bahwa pesanan Anda dengan nomor referensi [Nomor Pesanan] telah berhasil dikemas dan dikirimkan pada tanggal [Tanggal Pengiriman].

Berikut adalah rincian pengiriman:

1. Nomor Pengiriman: [Nomor Pengiriman atau Nomor Resi]
2. Tanggal Pengiriman: [Tanggal Pengiriman]
3. Jumlah Barang: [Jumlah Barang yang Dikirim]
4. Metode Pengiriman: [Metode Pengiriman, misalnya ekspedisi atau kurir]
5. Alamat Pengiriman: [Alamat Pengiriman yang Dituju]

Anda dapat menggunakan nomor pengiriman ini untuk melacak status pengiriman melalui [Layanan Pelacakan, jika ada].

Mohon untuk memeriksa barang yang diterima sesuai dengan pesanan Anda. Apabila terdapat ketidaksesuaian atau kerusakan, mohon segera hubungi kami dalam waktu [Waktu Tertentu setelah Penerimaan Barang] agar kami dapat segera mengatasi masalah ini.

Kami berterima kasih atas kepercayaan Anda kepada layanan kami. Semoga barang yang dikirimkan dapat memenuhi ekspektasi Anda. Jika ada pertanyaan lebih lanjut atau bantuan yang diperlukan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Kontak atau Alamat Email].

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

8. Surat Niaga Pengiriman Pembayaran

Surat niaga pengiriman pembayaran adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh penjual atau perusahaan untuk memberitahu pembeli bahwa pembayaran yang diharapkan telah diterima.

Tujuan utama dari surat ini adalah memberikan konfirmasi formal bahwa pembayaran telah diterima dengan sukses dan dapat mencakup rincian mengenai jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, dan metode pembayaran yang digunakan.

Dalam surat ini, umumnya mencakup informasi berikut:

1. Rincian Pembayaran: Menyebutkan jumlah pembayaran yang telah diterima.
2. Tanggal Pembayaran: Menunjukkan tanggal ketika pembayaran diterima oleh pihak penjual.
3. Metode Pembayaran: Menyebutkan metode pembayaran yang digunakan oleh pembeli, seperti transfer bank, cek, atau metode pembayaran elektronik lainnya.
4. Nomor Faktur atau Referensi Pembayaran: Menyertakan nomor faktur atau referensi pembayaran untuk memudahkan identifikasi dan rekonsiliasi.
5. Konfirmasi Barang atau Layanan: Menyebutkan secara singkat barang atau layanan yang terkait dengan pembayaran tersebut.
6. Ringkasan Transaksi: Memberikan ringkasan transaksi yang mencakup semua informasi yang relevan terkait dengan pembayaran.
7. Informasi Kontak: Menyertakan informasi kontak jika ada pertanyaan atau keperluan lebih lanjut.

Contoh surat niaga pengiriman pembayaran

[Kop Surat]

[Alamat Perusahaan Penjual] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Pembeli] [Nama Perusahaan Pembeli] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Pengiriman Pembayaran – Faktur [Nomor Faktur]

Kepada Yth. [Nama Pembeli],

Kami dari [Nama Perusahaan Penjual] dengan senang hati memberitahukan bahwa pembayaran Anda untuk faktur dengan nomor [Nomor Faktur] telah berhasil diterima oleh perusahaan kami.

Rincian Pembayaran:

• Jumlah Pembayaran: [Jumlah Pembayaran]
• Tanggal Pembayaran: [Tanggal Pembayaran]
• Metode Pembayaran: [Metode Pembayaran, misalnya transfer bank]

Faktur yang terkait dengan pembayaran ini mencakup pembelian [Deskripsi Barang atau Layanan] pada [Tanggal Faktur]. Barang atau layanan yang Anda beli telah dikirim/diberikan pada [Tanggal Pengiriman].

Terima kasih atas kerjasama dan kepercayaan Anda kepada layanan kami. Kami senantiasa berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada Anda.

Harap hubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut atau membutuhkan informasi tambahan. Kami siap membantu Anda dengan senang hati.

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

Baca juga: 15 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Faktur Dibanding Manual

9. Surat Niaga Peringatan Tunggakan Pembayaran

Surat niaga peringatan tunggakan pembayaran digunakan oleh pihak penjual atau perusahaan untuk memberikan pemberitahuan resmi kepada pembeli atau pelanggan yang memiliki tunggakan pembayaran.

Tujuan utama dari surat ini adalah memberitahu pihak pembeli mengenai kewajiban pembayaran yang belum diselesaikan dan memberikan peringatan terhadap konsekuensi yang mungkin timbul jika pembayaran tidak segera dilakukan.

Surat ini umumnya menjelaskan beberapa poin penting seperti:

1. Rincian Tunggakan: Menyebutkan jumlah uang atau tagihan yang masih belum dibayarkan.
2. Tanggal Jatuh Tempo: Mengingatkan atau menyebutkan tanggal jatuh tempo pembayaran yang telah lewat.
3. Konsekuensi Tidak Membayar: Menjelaskan konsekuensi atau tindakan yang mungkin diambil oleh pihak penjual jika pembayaran tidak segera diselesaikan.
4. Cara Pembayaran: Memberikan petunjuk atau informasi mengenai cara pembayaran yang dapat dilakukan.
5. Informasi Kontak: Menyertakan informasi kontak agar pihak pembeli dapat menghubungi pihak penjual untuk memberikan penjelasan atau membahas solusi pembayaran.
6. Batas Waktu Pembayaran: Menyebutkan batas waktu tertentu untuk pembayaran agar bisa menghindari konsekuensi yang diingatkan.

Contoh surat niaga peringatan tunggakan pembayaran

[Kop Surat]

[Alamat Perusahaan Penjual] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Pembeli] [Nama Perusahaan Pembeli] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Peringatan Tunggakan Pembayaran

Kepada Yth. [Nama Pembeli],

Kami dari [Nama Perusahaan Penjual] ingin memberitahukan bahwa kami belum menerima pembayaran atas faktur dengan nomor [Nomor Faktur] yang jatuh tempo pada tanggal [Tanggal Jatuh Tempo].

Rincian Tunggakan:

• Jumlah Tunggakan: [Jumlah Tunggakan]
• Faktur Nomor: [Nomor Faktur]
• Tanggal Jatuh Tempo: [Tanggal Jatuh Tempo]

Sehubungan dengan tunggakan tersebut, kami ingin memberikan peringatan bahwa kewajiban pembayaran ini harus diselesaikan dalam waktu [Batas Waktu yang Ditetapkan, misalnya 7 hari kerja] sejak tanggal surat ini.

Konsekuensi Tidak Membayar: Jika pembayaran tidak diterima pada atau sebelum batas waktu yang disebutkan, kami akan terpaksa mengambil langkah-langkah lebih lanjut, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Menetapkan biaya keterlambatan.
• Menahan pengiriman barang atau layanan di masa mendatang.
• Menggunakan jasa kolektor atau pengacara untuk menagih pembayaran.

Cara Pembayaran: Mohon segera melunasi tunggakan pembayaran dengan mentransfer jumlah yang terutang ke rekening bank kami pada [Detail Rekening Bank].

Kami sangat menghargai kerjasama Anda dalam menyelesaikan masalah ini dengan segera. Jika ada kendala atau pertanyaan, silakan hubungi kami di [Nomor Telepon] atau [Alamat Email].

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

10. Surat Niaga Penangguhan Pembayaran

Surat niaga penangguhan pembayaran adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk memberitahu pihak pembeli atau pelanggan bahwa pihak penjual atau penyedia jasa setuju untuk menunda jangka waktu pembayaran yang semula ditetapkan.

Tujuan dari surat ini adalah memberikan kesepakatan tertulis mengenai penangguhan pembayaran dalam situasi tertentu, seperti kesulitan keuangan atau situasi darurat lainnya yang dapat memengaruhi kemampuan pembeli untuk membayar tepat waktu.

Jika Anda membuat surat iniada , beberapa poin penting yang harus ada seperti:

1. Rincian Pihak Terlibat: Menyebutkan nama dan alamat lengkap pihak penjual dan pembeli.
2. Nomor Faktur atau Referensi Pembayaran: Menyertakan nomor faktur atau referensi pembayaran yang terkait.
3. Jangka Waktu Penangguhan: Menentukan jangka waktu penangguhan pembayaran, baik dalam jumlah hari atau tanggal spesifik.
4. Alasan Penangguhan: Menguraikan alasan kenapa penangguhan pembayaran diminta atau disetujui.
5. Kondisi Tambahan (Opsional): Jika ada kondisi tambahan yang perlu dipertimbangkan, seperti pembayaran sebagian atau perubahan syarat lainnya.
6. Persetujuan Kembali ke Syarat Normal: Jika disepakati, menyertakan informasi mengenai kapan pembayaran akan kembali ke syarat normal setelah periode penangguhan.
7. Informasi Kontak: Menyediakan informasi kontak pihak penjual dan pembeli untuk koordinasi lebih lanjut atau jika ada pertanyaan.

Contoh dan template surat niaga penangguhan pembayaran

[Kop Surat]

[Alamat Perusahaan Penjual] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Pembeli] [Nama Perusahaan Pembeli] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Penangguhan Pembayaran

Kepada Yth. [Nama Pembeli],

Kami dari [Nama Perusahaan Penjual] ingin memberitahukan bahwa setelah mempertimbangkan situasi dan dengan kesepakatan bersama, kami setuju untuk memberikan penangguhan pembayaran terkait dengan faktur nomor [Nomor Faktur] yang jatuh tempo pada tanggal [Tanggal Jatuh Tempo Awal].

Rincian Penangguhan:

• Nomor Faktur: [Nomor Faktur]
• Jumlah Tunggakan: [Jumlah Tunggakan]
• Jangka Waktu Penangguhan: [Jangka Waktu Penangguhan, misalnya 30 hari]
• Alasan Penangguhan: [Alasan singkat mengenai alasan penangguhan]

Dengan adanya penangguhan ini, diharapkan dapat memberikan kelonggaran kepada pihak Anda dalam hal pembayaran. Kami memahami bahwa setiap perusahaan dapat menghadapi tantangan tertentu, dan kami senang dapat mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Pembayaran yang tertunda diharapkan dapat diselesaikan pada atau sebelum tanggal [Tanggal Baru Jatuh Tempo]. Setelah tanggal tersebut, kami akan menghargai jika pembayaran dapat dilakukan kembali sesuai dengan syarat-syarat normal.

Silakan hubungi kami jika terdapat pertanyaan atau perlu klarifikasi lebih lanjut. Kami berharap agar situasi ini dapat segera teratasi.

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

Baca juga: Download Nota Kosong Docs, PDF, dan Excel Gratis

11. Surat Niaga Jawaban Penangguhan Pembayaran

Sebaliknya, surat ini merupakan dokumen tertulis yang digunakan oleh pihak pembeli atau pelanggan untuk memberikan tanggapan atau persetujuan terhadap permohonan penangguhan pembayaran yang diajukan oleh pihak penjual atau pemberi layanan.

Dalam surat ini, pihak pembeli menyampaikan apakah mereka setuju dengan penangguhan tersebut, dan jika ya, mereka mungkin juga menyepakati syarat-syarat tambahan atau memberikan informasi mengenai rencana pembayaran yang direvisi.

Poin-poin yang dapat mencakup dalam Surat Niaga Jawaban Penangguhan Pembayaran termasuk:

1. Persetujuan atau Penolakan: Menjelaskan apakah pembeli setuju atau menolak permohonan penangguhan pembayaran.
2. Alasan Tambahan (jika ada): Jika pembeli setuju dengan penangguhan, mungkin ada alasan khusus yang dijelaskan atau persyaratan tambahan yang diajukan.
3. Rencana Pembayaran Revisi (jika ada): Jika pembeli menyetujui penangguhan dan memiliki rencana pembayaran alternatif, hal tersebut dapat dijelaskan dalam surat.
4. Konfirmasi Kesepakatan: Menyatakan kesepakatan antara pihak penjual dan pembeli serta tanggal efektif dari penangguhan tersebut.
5. Kesediaan untuk Komunikasi Lanjutan: Menyatakan ketersediaan untuk berkomunikasi lebih lanjut jika ada pertanyaan atau klarifikasi yang diperlukan.

Contoh dan template surat niaga jawaban penangguhan pembayaran

[Kop Surat]

[Alamat Perusahaan Pembeli] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Alamat Perusahaan Penjual] [Nama Perusahaan Penjual] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Jawaban Penangguhan Pembayaran

Kepada Yth. [Nama Perusahaan Penjual],

Kami dari [Nama Perusahaan Pembeli] menyambut baik Surat Niaga Penangguhan Pembayaran yang kami terima dari perusahaan Anda, terkait dengan faktur nomor [Nomor Faktur] yang jatuh tempo pada tanggal [Tanggal Jatuh Tempo Awal].

Setelah mempertimbangkan situasi keuangan kami, kami ingin menyatakan bahwa kami setuju dengan permohonan penangguhan pembayaran yang diajukan oleh perusahaan Anda. Kami mengapresiasi pemahaman dan fleksibilitas yang diberikan dalam menghadapi tantangan yang mungkin dihadapi oleh kedua belah pihak.

Namun demikian, kami ingin memberitahukan bahwa kami memiliki rencana pembayaran alternatif yang dapat diusulkan sebagai berikut:

• Jumlah Tunggakan yang Dibayar Setiap Bulan: [Jumlah Tunggakan yang Dibayar Setiap Bulan]
• Tanggal Pembayaran Pertama: [Tanggal Pembayaran Pertama]
• Jangka Waktu Pembayaran: [Jangka Waktu Pembayaran, misalnya 3 bulan]

Kami berharap rencana pembayaran alternatif ini dapat memberikan fleksibilitas yang lebih besar bagi kedua belah pihak. Jika perlu, kami siap untuk berkomunikasi lebih lanjut mengenai hal ini.

Terima kasih atas pengertian dan kerjasama Anda. Kami senang dapat menemukan solusi bersama dan menjaga hubungan bisnis yang baik di antara kita.

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

12. Surat Niaga Komplain atau Pengaduan

Surat komplain atau pengaduan adalah surat rtulis yang digunakan oleh pelanggan atau pembeli untuk menyampaikan ketidakpuasan mereka terhadap produk atau layanan yang diterima dari pihak penjual atau penyedia jasa.

Tujuan utama dari surat ini adalah memberikan informasi mengenai masalah atau keluhan yang dihadapi oleh pelanggan serta mengajukan permintaan untuk mendapatkan solusi atau penyelesaian yang memuaskan.

Surat komplain dalam konteks niaga umumnya mencakup beberapa poin kunci:

1. Rincian Masalah: Menjelaskan dengan jelas dan detail mengenai masalah atau keluhan yang dihadapi oleh pelanggan, termasuk informasi terkait produk atau layanan yang menjadi pokok keluhan.
2. Tanggal Terjadinya Kejadian: Menyebutkan tanggal atau rentang waktu ketika masalah tersebut terjadi.
3. Bukti atau Dokumentasi (jika ada): Jika memungkinkan, melampirkan bukti atau dokumentasi yang mendukung keluhan, seperti foto produk rusak atau salinan faktur.
4. Harapan atau Permintaan: Menyampaikan harapan atau permintaan pelanggan terkait solusi atau tindakan yang diinginkan untuk menyelesaikan masalah.
5. Informasi Kontak: Menyertakan informasi kontak pelanggan agar pihak penjual dapat merespons keluhan dengan cepat dan efektif.
6. Tone yang Sopan: Menulis surat dengan tone yang sopan dan profesional meskipun sedang menyampaikan keluhan.

Contoh dan template surat pengaduan

[Your Name]

[Alamat Anda]

[Kota, Kode Pos] [

Nomor Telepon] [Email Anda]

[Tanggal]

[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Komplain terkait Produk yang Diterima

Kepada Yth. [Nama Perusahaan],

Saya, [Nama Anda], merupakan pelanggan setia perusahaan Anda dan pada tanggal [Tanggal] saya melakukan pembelian produk [Nama Produk] dengan nomor faktur [Nomor Faktur]. Saya ingin menyampaikan keluhan terkait pengalaman saya dengan produk tersebut.

Setelah menerima produk, saya menemukan [Jelaskan dengan detail masalah atau cacat yang Anda temui, misalnya kerusakan fisik atau ketidaksesuaian dengan spesifikasi]. Saya telah melampirkan beberapa foto yang memperlihatkan kondisi produk saat diterima.

Kekecewaan ini sungguh membuat saya merasa tidak puas dengan kualitas produk yang diberikan. Saya sangat menghargai produk-produk Anda sebelumnya, namun pengalaman kali ini menimbulkan keraguan. Sebagai pelanggan yang setia, saya berharap masalah ini dapat segera diatasi.

Saya memahami bahwa kesalahan dapat terjadi dan saya berharap perusahaan Anda dapat memberikan solusi yang memuaskan. Saya ingin meminta agar [Jelaskan solusi atau tindakan yang Anda harapkan, misalnya penggantian produk atau pengembalian uang].

Saya berharap agar masalah ini dapat ditangani dengan segera dan dengan transparansi. Saya sangat menghargai perhatian Anda dalam menanggapi keluhan ini. Jika memungkinkan, saya siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai permasalahan ini.

Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Anda.

Hormat saya,

[Your Name]

Baca Juga: 50 Invoice Gratis Langsung Download

13. Surat Niaga Jawaban Pengaduan

Sebaliknya, surat jawaban engaduan adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh pihak penjual atau penyedia jasa sebagai tanggapan terhadap surat pengaduan yang diterima dari pelanggan atau pembeli.

Tujuan dari surat ini adalah memberikan klarifikasi, penjelasan, dan jika mungkin, solusi terhadap masalah atau keluhan yang disampaikan oleh pelanggan.

Dalam surat jawaban pengaduan, beberapa poin yang dapat mencakup:

1. Ekspresi Penyesalan: Menunjukkan penyesalan atas masalah atau ketidakpuasan yang dihadapi oleh pelanggan.
2. Rincian Masalah: Memberikan pemahaman terhadap masalah atau keluhan yang diungkapkan oleh pelanggan agar pihak pelanggan merasa dipahami.
3. Penjelasan atau Klarifikasi: Menyajikan penjelasan atau klarifikasi mengenai alasan atau penyebab terjadinya masalah.
4. Tindakan yang Akan Diambil: Menyampaikan tindakan yang akan diambil oleh perusahaan untuk menyelesaikan masalah atau memberikan solusi kepada pelanggan.
5. Permintaan Maaf: Meminta maaf atas ketidaknyamanan atau ketidakpuasan yang dialami oleh pelanggan.
6. Informasi Kontak: Menyediakan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh pelanggan jika perlu pembicaraan lebih lanjut atau klarifikasi tambahan.

Contoh dan template surat jawaban komplain atau pengaduan

[Kop Surat]

[Alamat Perusahaan] [Kota, Kode Pos]

[Tanggal]

[Nama Pelanggan] [Alamat Pelanggan] [Kota, Kode Pos]

Perihal: Tanggapan terhadap Pengaduan Anda

Kepada Yth. [Nama Pelanggan],

Kami dari [Nama Perusahaan] ingin menyampaikan terima kasih atas kesediaan Anda untuk berbagi pengalaman dan keluhan terkait pembelian produk kami.

Kami sangat menyesal mendengar bahwa Anda mengalami ketidaknyamanan, dan kami memahami pentingnya memberikan respons yang cepat dan memadai. Setelah melakukan penyelidikan lebih lanjut terhadap kasus yang Anda sampaikan, kami ingin memberikan klarifikasi dan solusi yang memadai.

1. Rincian Masalah: [Jelaskan rincian masalah yang disampaikan pelanggan]
2. Penjelasan atau Klarifikasi: [Berikan penjelasan atau klarifikasi mengenai alasan atau penyebab masalah]
3. Solusi atau Tindakan yang Akan Diambil: [Jelaskan tindakan konkret yang akan diambil untuk menyelesaikan masalah, misalnya penggantian produk, pemberian diskon, atau tindakan perbaikan]
4. Permintaan Maaf: Kami dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami dan berharap bahwa solusi yang kami tawarkan dapat memberikan kepuasan kepada Anda.

Kami juga ingin memberitahukan bahwa kami mengambil langkah-langkah untuk memastikan agar masalah serupa tidak terjadi di masa mendatang. Kami sangat menghargai kepercayaan dan kesetiaan Anda sebagai pelanggan kami.

Jika ada pertanyaan lebih lanjut atau keterangan tambahan yang Anda butuhkan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Telepon] atau [Alamat Email].

Terima kasih atas pengertian dan kesabaran Anda. Kami berharap dapat melanjutkan hubungan bisnis yang baik dengan Anda.

Hormat kami,

[Tanda Tangan (jika surat dicetak)]

[Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]

Baca juga: Faktur Pembelian: Pembahasan Lengkap Dan Perbedaannya Dengan Faktur Penjualan

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai berbagai jenis surat niaga beserta contohnya yang bisa Anda tiru. Fungsi surat niaga dalam bisnis penting, salah satunya sebagai bukti konkrit mengenai perjanjian atau transaksi, panduan kerja, dan sebagai bentuk promosi.

Penting juga bagi Anda pemilik bisnis untuk mencatat transaksi yang terjadi dalam sistem pembukuan yang jelas supaya memudahkan Anda dalam pengambilan keputusan.

Hindari proses manual yang memakan waktu dengan menggunakan sistem akuntansi terintegrasi seperti software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah membuat faktur, mencatat pembukuan, memuat laporan keuangan, sampai melakukan analisis mendalam dari seluruh data keuangan Anda.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.