Dalam bisnis, entah Anda berperan sebagai pembeli maupun penjual, Anda pasti pernah mendengar tentang surat penawaran harga.
Surat penawaran harga adalah surat yang menawarkan harga tetap untuk suatu produk atau layanan. Penawaran harga diberikan kepada klien atau pelanggan oleh pemasok dan dapat berupa tertulis atau lisan.
Harga yang ditawarkan biasanya hanya berlaku untuk jangka waktu tertentu dan tidak dapat diubah setelah klien menerimanya.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu surat penawaran harga, cara membuatnya, dan contoh file surat penawaran yang bisa Anda download secara gratis.
Apa itu Surat Penawaran Harga?
Surat penawaran harga adalah dokumen formal yang menjelaskan berapa harga yang Anda tawarkan untuk suatu pekerjaan atau pesanan. Surat ini juga memberikan pelanggan Anda kejelasan berapa biaya yang harus mereka keluarkan.
Ketika pelanggan meminta penawaran harga kepada Anda, itu berarti mereka serius mempertimbangkan untuk berbisnis dengan Anda. Artinya, upaya penjualan dan pemasaran Anda telah membuahkan hasil!
Anda telah menunjukkan bahwa layanan Anda memiliki nilai, dan Anda tinggal selangkah lagi untuk menutup kesepakatan.
Kelihatannya, proses penawaran ini seperti formalitas saja. Tetapi, sebenarnya tidak begitu. Tahap penawaran sangat penting, karena bisnis baru bisa dinyatakan ‘menang’ atau ‘kalah’ di tahap ini.
Surat penawaran harga mungkin berbeda dari industri satu ke industri lainnya. Misalnya, bisnis konstruksi tentu memiliki surat penawaran yang berbeda dari bisnis retail.
Jika Anda memperkirakan proyek pada akhirnya akan membutuhkan lebih banyak pekerjaan daripada yang tertulis dalam penawaran, sebaiknya sertakan syarat dan ketentuan yang merinci biaya tambahan apa yang akan berlaku.
Untuk menyiapkan penawaran terbaik, bicarakan dulu dengan klien tentang apa yang mereka inginkan dan harapkan dari proyek tersebut.
Apa manfaat penawaran harga untuk bisnis Anda?
Penawaran harga adalah bagian penting dalam menjalankan beberapa jenis bisnis, terutama bisnis jasa. Penawaran harga berguna karena mereka:
- Membantu Anda dan pelanggan Anda saling memahami
- Menyatakan harga, syarat dan ketentuan bisnis dengan jelas
- Membawa Anda lebih dekat ke penjualan dengan mendorong pelanggan untuk membuat keputusan
- Melindungi pembeli secara hukum, yang membuat mereka lebih memilih berbisnis dengan Anda
- Membantu Anda menyusun harga dan layanan yang Anda tawarkan
- mendorong transparansi antara Anda dan pelanggan Anda
Baca juga: Download Contoh Surat Permohonan Pembayaran Docs
Perbedaan Antara Penawaran dan Perkiraan Harga
Jika Anda memulai bisnis Anda sendiri, ada baiknya Anda mengetahui perbedaan di antara penawaran dan perkirana harga.
Penawaran harga
Penawaran biasanya merupakan penawaran harga tetap. Ini berarti bahwa Anda telah:
- Mempelajari pekerjaan yang perlu Anda kerjakan dengan cermat
- Mendiskusikan persyaratan secara lengkap dengan klien Anda
- Menghitung bahan dan tenaga kerja yang dibutuhkan
Setelah diterima, penawaran ini memiliki status hukum. Mau tidak mau, suka tidak suka, Anda harus menyelesaikan pekerjaan tersebut setelah kedua belah pihak menyetujui surat penawaran harga.
Jadi, setelah persetujuan, Anda biasanya tidak bisa lagi mengotak-atik biaya untuk pekerjaan tersebut.
Perkiraan harga
Perkiraan memiliki nilai hukum yang lebih rendah daripada penawaran. Ini adalah gambaran kasar tentang biaya pekerjaan, tetapi tidak ada jaminan bahwa harga tidak akan berubah saat pekerjaan dilakukan.
Anda mungkin harus menjelaskan perbedaan ini kepada sebagian pelanggan Anda, sehingga mereka tahu apa yang mereka dapatkan.
Mereka mungkin akan lebih memilih penawaran harga daripada perkiraan, karena hal ini membuat mereka lebih tenang.
Baca juga: Download Contoh Surat Pengajuan Barang Beserta Pengertiannya
Hal yang Harus Anda Pertimbangkan Saat Membuat Penawaran Harga
Karena penawaran harga mengikat secara hukum, pikirkan baik-baik tentang setiap penawaran yang Anda berikan. Berikut ini beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan dalam hal strategi penetapan harga:
- “Apakah Anda sepenuhnya memahami persyaratannya?” Jika Anda ragu, kembalilah dan bicarakan dengan klien. Pastikan Anda tahu persis apa yang terlibat. Jika tidak, Anda mungkin akan kesulitan menentukan harga dengan benar.
- “Apakah Anda bisa memenuhi tenggat waktu?”Jika pekerjaan harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu, apakah Anda memiliki sumber daya? Lakukan analisis dan jangan terlalu memaksakan diri, atau Anda mungkin harus membayar ekstra untuk pekerja sementara.
- “Apakah harga Anda sudah up to date?” Periksa biaya tetap dan variabel Anda, termasuk bahan dan tenaga kerja. Ingatlah untuk memperhitungkan semuanya, termasuk nilai tukar mata uang. Perubahan nilai mata uang bisa memengaruhi harga Anda.
- “Sudahkah Anda menghitung margin keuntungan yang sesuai?” Anda berbisnis untuk menghasilkan uang, jadi penawaran harga Anda harus memperhitungkannya. Tentu saja, Anda tidak perlu menjelaskannya pada klien, tetapi harga Anda tetap harus menyertakan margin keuntungan yang masuk akal.
Baca juga: Cara Membuat Surat Keterangan Usaha dari Desa Beserta Syarat dan Contohnya
Komponen dalam Surat Penawaran Harga
Penawaran yang baik merupakan ringkasan dari diskusi Anda dengan klien. Surat penawaran ini harus mencakup segala sesuatu yang relevan dengan pekerjaan atau layanan yang akan Anda berikan.
Surat penawaran harga yang baik itu singkat, namun tetap akurat dan komprehensif. Isi dari surat ini harus memuat segala sesuatu yang perlu klien ketahui.
Berikut ini adalah beberapa komponen yang harus ada dalam surat penawaran harga:
- Informasi bisnis standar: Termasuk nama dan alamat perusahaan Anda, detail klien, nomor ID pelanggan dan nomor penawaran.
- Harga: Total keseluruhan dan entri yang menjelaskan biaya dari setiap komponen. Harga harus transparan dan juga terperinci.
- Pajak yang berlaku: Seperti pajak penjualan, jika bisnis Anda mengenakan pajak untuk penjualan tersebut.
- Tanggal jatuh tempo: Tenggat untuk pengiriman produk atau layanan.
- Ketentuan pembayaran: Biasanya menjelaskan bagaimana, kapan, dan di mana pembayaran atas transaksi penjualan harus dilakukan.
- Tanggal ‘berlaku hingga’: 30 hari mulai dari tanggal penawaran adalah periode waktu normal, kecuali jika harga berubah lebih cepat di lini bisnis Anda.
- Syarat dan ketentuan (S&K): Tulis dalam bahasa yang sederhana agar klien tidak kebingungan. Karena ini adalah bidang hukum, Anda bisa berkonsultasi pada pengacara. Tetapi situs web bisnis kecil pemerintah sering kali memiliki templat S&K yang dapat Anda gunakan.
- Ruang untuk tanda tangan: Tanda tangan Anda sendiri harus sudah ada, bersama dengan tanggal tanda tangannya. Sisakan ruang untuk tanda tangan pelanggan juga. Anda juga bisa meminta klien untuk menandatangani surat secara online atau melalui email, sehingga Anda bisa langsung menerima tanda terima mereka.
Baca juga: Download Contoh Surat Kenaikan Harga dan Tips Membuatnya
Membuat Surat Penawaran Harga Secara Otomatis dengan Kledo
Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk menyiapkan penawaran harga yang terlihat profesional, lengkap dengan semua informasi yang Anda butuhkan.
Caranya adalah:
- Masuk ke menu “Penjualan”, lalu klik “Penawaran” > “Tambah Penawaran”
- Lengkapi formulir
- Klik “Simpan Sebagai Draft” atau “Kirim”
- Jika Anda memilih “Simpan Sebagai Draft”, maka surat Anda akan tersimpan dan Anda bisa mengeditnya lagi atau mengirimnya kapan saja.
- Jika Anda memilih “Kirim”, maka Anda bisa mengirimnya kepada klien. Jika klien menyetujuinya, maka Anda bisa menandai surat penawaran dan lanjut ke proses pembuatan invoice. Namun, jika klien menolak, Anda juga bisa menandainya sebagai “ditolak”.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Atau Anda juga bisa men-download surat penawaran harga dalam format .docs dan PDF seperti di bawah ini:
Download Surat Penawaran Harga
Berikut adalah contoh surat penawaran harga dalam format .Docs yang bisa Anda download secara gratis:
Atau Anda bisa mencoba untuk mendownload surat penawaran harga format PDF pada tautan di bawah ini:
Untuk mengetahui kumpulan surat bisnis lainnya, Anda bisa mengetahuinya melalui tautan ini.
Baca juga: 13 Jenis Surat Niaga Beserta Template dan Contohnya
Template dan Contoh Surat Penawaran Harga
Template surat
[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Lengkap]
Telp: [Nomor Telepon] | Email: [Alamat Email] | Website: [Opsional]
[Tanggal Surat]
Kepada Yth.
[Bapak/Ibu Nama Penerima]
[Jabatan / Nama Perusahaan / Toko]
[Alamat Lengkap Penerima]
Perihal: Penawaran Harga [Jenis Produk/Jasa]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan [jenis produk/jasa] yang mungkin sedang dibutuhkan oleh [Nama Perusahaan/Toko Penerima], kami dari [Nama Perusahaan Anda] dengan ini menyampaikan penawaran harga terbaik untuk produk/jasa yang kami sediakan.
Berikut adalah daftar produk/jasa yang kami tawarkan:
| No | Nama Produk/Jasa | Spesifikasi/Deskripsi | Harga Satuan (Rp) | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Produk/Jasa 1] | [Spesifikasi] | [Harga] | [Keterangan] |
| 2 | [Produk/Jasa 2] | [Spesifikasi] | [Harga] | [Keterangan] |
| … | … | … | … |
Ketentuan penawaran:
- Harga di atas [termasuk / belum termasuk] PPN 11%.
- Minimum pemesanan: [Jumlah Minimal].
- Pengiriman: [Gratis / Ditanggung Pembeli / Sesuai Kesepakatan].
- Metode pembayaran: [Transfer Bank / COD / Tempo 30 hari, dll.].
- Masa berlaku penawaran: Hingga tanggal [Tanggal Berlaku Sampai].
Kami berharap penawaran ini dapat menjadi awal dari kerja sama yang saling menguntungkan. Jika Bapak/Ibu memerlukan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Berikut ini adalah beberapa contoh surat penawaran harga:
1. Contoh surat penawaran harga sembako
PT Sumber Pangan Jaya
Jl. Raya Utama No. 123, Jakarta 10110
Telp: (021) 8888 9999 | Email: [email protected]
Jakarta, 24 April 2025
Kepada Yth.
Pimpinan Toko Sukses Makmur
Jl. Melati No. 45
Bandung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan Bapak/Ibu terhadap produk kebutuhan pokok (sembako), bersama ini kami dari PT Sumber Pangan Jaya bermaksud mengajukan penawaran harga untuk beberapa produk unggulan kami sebagai berikut:
| No | Nama Produk | Satuan | Harga per Satuan (Rp) | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Beras Premium 5 kg | Karung | 68.000,- | Merek “Anak Padi” |
| 2 | Minyak Goreng 2L | Botol | 34.500,- | Merek “Minyak Kamu” |
| 3 | Gula Pasir 1 kg | Sak | 13.000,- | Merek “Gulamanis” |
| 4 | Tepung Terigu 1 kg | Sak | 9.500,- | Merek “Segitiga Kuning” |
Harga di atas berlaku untuk pembelian minimal 20 satuan per produk. Penawaran ini berlaku hingga tanggal 10 Mei 2025.
Kami berharap penawaran ini dapat menjadi pertimbangan Bapak/Ibu untuk menjalin kerja sama distribusi dengan perusahaan kami. Kami siap mengirimkan sampel produk apabila dibutuhkan.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Sumber Pangan Jaya
(Andi Prasetyo)
Manajer Penjualan
2. Contoh surat penawaran harga produk elektronik
PT Elektronesia
Jl. Indonesia No. 1, Surabaya 60111
Telp: (021) 123456 | Email: [email protected]
Surabaya, 24 April 2025
Kepada Yth.
Ibu Marshanda
Pemilik Toko Angkasa
Jl. Saturnus No. 43, Kediri
Perihal: Penawaran Produk Elektronik
Dengan hormat,
Kami dari PT Elektronesia ingin mengajukan penawaran kepada Ibu Marshanda selaku pemilik Toko Angkasa. Kami menawarkan berbagai produk elektronik yang dapat menunjang kebutuhan operasional toko, seperti AC, komputer, dan perlengkapan elektronik lainnya.
Berikut daftar produk yang kami tawarkan:
| No | Nama Produk | Spesifikasi | Harga Satuan (Rp) | Garansi |
|---|---|---|---|---|
| 1 | AC Split Pinasonic 1 PK | Inverter, hemat energi | 3.850.000,- | 1 Tahun Resmi |
| 2 | Komputer Desktop SUMSANG | Intel Core i5, RAM 8GB, SSD 512GB | 6.750.000,- | 2 Tahun Resmi |
| 3 | Printer Ypson L3250 | Ink Tank, WiFi | 2.350.000,- | 1 Tahun Resmi |
| 4 | Stabilizer Nobunaga 1000VA | Digital Display | 950.000,- | 1 Tahun Resmi |
Harga di atas sudah termasuk PPN 11% dan berlaku untuk pembelian minimal 2 unit per item.
Kami menerima metode pembayaran melalui:
- Cash on Delivery (COD): Pembayaran dilakukan tunai saat barang diterima.
- Transfer Bank: Melalui rekening resmi perusahaan kami (akan kami lampirkan dalam invoice).
Penawaran ini berlaku sampai dengan tanggal 10 Mei 2025. Kami juga melayani pengiriman gratis untuk wilayah Kediri dan sekitarnya.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk dapat menjalin kerja sama yang baik dengan Toko Angkasa. Apabila Ibu Marshanda memerlukan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Hormat kami,
PT Elektronesia
(Andika Wijaya)
Manajer Penjualan
Baca Juga: Yakinkan Pemilik Usaha dengan Contoh Surat Penawaran Barang Ini
Lima Tips Agar Surat Penawaran Harga Anda Diterima
Anda dapat memenangkan bisnis baru dengan penawaran harga yang efektif.
Berikut adalah lima tips untuk membantu agar penawaran Anda diterima oleh pelanggan:
1. Pastikan membuat penawaran Anda dengan benar
Buatlah kesan yang baik. Jaga agar penawaran tetap jelas, profesional dan komprehensif.
Anda juga bisa mengejutkan klien Anda dengan menambahkan sedikit nilai lebih dari yang mereka harapkan.
Sertakan ajakan bertindak atau call to action di bagian akhir, dengan proses penerimaan yang sederhana. Semakin bagus penawaran yang Anda buat, semakin besar kemungkinan Anda akan mendapat penjualan.
2. Kirim penawaran harga Anda dalam waktu 24 jam
Jika pelanggan meminta penawaran harga, berikan kepada mereka dengan cepat agar mereka semakin yakin untuk membeli.
Anda bisa mempertimbangkan software akuntansi cloud seperti Kledo agar bisa mempersiapkan dan mengirim penawaran dengan cepat.
Baca juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya
3. Sediakan surat penawaran di situs web Anda
Mengapa tidak melakukan bisnis saat Anda kapan saja dan di mana saja, bahkan saat Anda sedang tidur? Anda tidak bisa selalu dapat hadir untuk menanggapi pelanggan.
Jadi, coba tambahkan surat ke situs web Anda untuk menghemat waktu. Ini paling bagus untuk penawaran sederhana dengan biaya tetap.
4. Tindak lanjuti dalam dua hingga tiga hari
Tidak ada waktu yang tepat untuk menindaklanjuti. Semua itu tergantung pada model dan industri bisnis Anda. Tetapi tidak ada salahnya untuk sesegera mungkin melakukan tindak lanjut.
Kirimkan penawaran melalui email, kemudian tindak lanjuti dengan panggilan telepon setelah satu atau dua hari untuk memeriksa apakah penawaran sudah sampai.
Anda bisa menggunakan panggilan ini untuk mencari tahu apakah ada masalah atau pertanyaan dari klien.
Melakukan tindak lanjut akan membuat Anda klien lebih memikirkan bisnis Anda. Ini menunjukkan bahwa Anda tertarik dan meningkatkan peluang Anda.
5. Jika penawaran Anda tidak berubah menjadi penjualan, cari tahu mengapa
Jangan takut bertanya! Jika pelanggan menolak penawaran Anda, tanyakan alasannya dengan sopan. Gunakan pengetahuan tersebut untuk meningkatkan proses penjualan dan penawaran Anda.
Anda dapat menggunakan software akuntansi berkualitas untuk mengukur bagian bisnis Anda ini.
Lacak penawaran yang Anda kirimkan, cari tahu penawaran apa saja yang diterima, dan analisis yang tidak.
Baca Juga: Download Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Serta Cara Membuatnya
Apakah Harga Bisa Berubah Setelah Penawaran?
Penawaran harga biasanya tetap setelah diterima. Tetapi kadang sesuatu yang tidak terduga dapat terjadi, atau pelanggan mengubah persyaratan mereka.
Misalnya, mungkin Anda adalah seorang tukang kayu yang sedang mengganti pintu. Anda menemukan bahwa kusennya sudah lapuk dan harus diganti juga.
Atau, mungkin Anda sedang meng-upgrade komputer untuk suatu call center, dan klien memutuskan untuk menambah jumlah memori pada PC baru.
Dalam situasi seperti ini, Anda bisa menegosiasikan kenaikan harga. Yang penting, diskusikan secara rinci dengan klien Anda terlebih dahulu.
Kemudian, Anda dapat memberikan penawaran baru yang mencakup perubahan tersebut.
Baca juga: Surat Pembatalan Faktur Pajak: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Kesimpulan
Surat penawaran harga kemungkinan merupakan dokumen formal pertama yang pelanggan baru terima dari Anda.
Dengan kata lain, itu adalah dokumen yang akan memberikan kesan pertama. Ingat, kesan pertama sangatlah berarti. Jadi, bersikaplah profesional, sopan, jelas dan membantu.
Berbicaralah dengan pelanggan Anda sepanjang waktu, sebelum dan sesudah Anda memberikan penawaran.
Buat mereka tetap terlibat dan bantu mereka membuat keputusan, tanpa memaksa. Selain itu, berikan semua informasi yang mereka butuhkan.
Terus pelajari dan tingkatkan proses penawaran Anda. Semakin baik prosesnya, semakin besar kemungkinan pelanggan Anda untuk menandatangani surat yang Anda berikan.
Mudahkan diri dan bisnis dalam membuat surat penawaran dan proses pembukuan dengan mengguankan software akutansi modern dari Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 35 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
