Apakah Anda sedang mencari tamplate invoice atau terbaik untuk bisnis Anda? Invoice sendiri merupakan salah satu dokumen yang bisa Anda gunakan untuk mengatur proses akuntansi Anda untuk memverifikasi uang masuk dan keluar dari bisnis.
Mempelajari cara membuat faktur dapat membantu Anda memastikan Anda menerima pembayaran untuk produk atau layanan yang dikirimkan ke pelanggan Anda.
Namun jika Anda tidak mau membuat invoice secara manual, Anda bisa menggunakan template invoice yang siap pakai untuk mempermudah pencatatan Anda.
Pada artikel kali ini kita akan membahas cara menggunakan template invoice dan juga memberikan beberapa contoh invoice yang bisa Anda gunakan secara gratis.
Mengenal Berbagai Format dalam Template Invoice
Sebelum Anda memilih template mana yang cocok untuk bisnis Anda, pastikan Anda mengetahui berbagai format template invoice yang bisa Anda gunakan.
Berikut adalah beberapa format template invoice beserta penjelasan detailnya yang bisa Anda pilih:
Template invoice profesional dalam format Google Docs
Jika Anda senang menyimpan dokumen Anda di awan daripada menghabiskan ruang di hard drive Anda, template faktur Google Docs bisa menjadi pilihan terbaik untuk Anda.
Ini juga memberi Anda kemudahan untuk dapat mengakses faktur kapan saja, siang atau malam, dan di komputer mana pun – selama Anda memiliki akses internet.
Google Docs juga memungkinkan Anda memberikan izin kepada orang lain untuk melihat dokumen, sehingga akuntan atau mitra bisnis Anda dapat dengan mudah meninjau atau menambahkan ke faktur, meskipun mereka berada di kota lain.
Di atas semua itu, template ini juga dirancang dengan baik dan menarik. Itu penting, karena setiap touch point dengan pelanggan Anda adalah kesempatan lain untuk memperkuat profesionalisme dan reputasi luar biasa Anda.
Template invoice dalam format Google Spreadsheet
Jika Anda menginginkan kenyamanan berbasis cloud, tetapi juga ingin bantuan menghitung biaya Anda, template faktur Google Sheets cocok dengan tagihan.
Seperti spreadsheet Excel, ini berisi rumus yang menghemat waktu Anda dengan secara otomatis mencari tahu perhitungan yang rumit. Klien Anda akan dapat mengandalkan biaya yang akurat dan diuraikan dengan jelas.
Dan seperti halnya bekerja dengan Google Documents, Anda akan dapat mengakses faktur di mana pun Anda berada, dan di perangkat apa pun yang memiliki akses internet.
Templat faktur juga sangat fleksibel, sehingga dapat menangkap setiap detail yang diperlukan untuk memastikan Anda dibayar dengan benar untuk produk dan/atau layanan luar biasa yang Anda berikan.
Baca juga: 10 Langkah Penting dalam Proses Akuntansi yang Wajib Anda Ketahui
Template invoice dalam format Excel
Jika Anda perlu memasukkan berbagai perhitungan biaya dalam faktur Anda, templat faktur Excel adalah pilihan ideal untuk Anda.
Formatnya mencakup formula otomatis, jadi tidak perlu menghitung biaya tenaga kerja atau biaya manajemen secara manual.
Itu juga menambahkan subtotal dan menghitung jumlah yang benar untuk ditambahkan untuk pajak.
Template faktur Excel kami juga sepenuhnya dapat disesuaikan. Itu dapat menangkap semua informasi yang diperlukan pada faktur Anda untuk memastikan klien Anda benar-benar memahami apa yang mereka bayar.
Hasilnya adalah faktur profesional yang jelas yang secara akurat menghitung semua biaya, dan menciptakan keyakinan dan kepercayaan pada perusahaan atau merek pribadi Anda.
Baca juga: Sistem Akuntansi: Pengertian, Jenis, Metode, Cara Memilihnya
Template invoice dalam format Word
Microsoft Word adalah format pengolah kata yang paling populer digunakan saat ini.
Ini disukai oleh wiraswasta profesional di setiap bidang karena intuitif, mudah digunakan, dan menghasilkan dokumen yang tajam dan jelas.
Akibatnya, templat faktur Word kami sangat cocok untuk membuat faktur yang terorganisir dengan baik yang mencakup semua detail yang diperlukan agar Anda mendapatkan bayaran atas kerja keras Anda.
Karena template faktur Microsoft Word kami juga sangat fleksibel, template ini dapat disesuaikan dengan persyaratan faktur khusus setiap klien Anda.
Selain itu, faktur Microsoft Word tampak hebat. Mengirim faktur yang mudah dibaca dan dirancang dengan baik dapat menanamkan kepercayaan dan kredibilitas dalam layanan dan keahlian Anda, serta mencerminkan reputasi Anda secara positif.
Baca juga: Mengenal Beberapa Jenis Produk dan Proses Pemasarannya
Template invoice dalam format PDF
Faktur PDF memiliki beberapa keunggulan berbeda untuk bisnis Anda. Tidak seperti dokumen yang dihasilkan oleh program perangkat lunak lain, dokumen PDF dapat dilihat di sistem operasi apa pun.
Itu berarti menggunakan templat faktur PDF dapat membantu Anda mengurangi kemungkinan penundaan pembayaran, karena semua klien Anda akan dapat mengakses faktur profesional Anda.
Jenis faktur PDF juga dapat dengan mudah dimodifikasi untuk menyertakan semua detail faktur yang diperlukan untuk klien Anda yang berbeda, sambil tetap terlihat menarik dan teratur.
Tetapi meskipun faktur mudah digunakan dan disesuaikan, sulit untuk diubah setelah dikirim, jadi kecil kemungkinan faktur Anda diubah atau diubah secara tidak sengaja.
Baca juga: Mengenal 3 Standar Audit yang Berlaku di Indonesia
Format Template Invoice Mana yang Harus Saya Gunakan?
Hal pertama yang perlu dipertimbangkan ketika memilih template invoice untuk bisnis Anda adalah industri tempat Anda berada.
Membuat faktur atau invoice mungkin akan terlihat sama saja, tetapi beberapa industri memerlukan bagian yang disesuaikan untuk membuat prosesnya lebih lancar.
Beberapa industri dapat mengambil manfaat dari pembayaran khusus atau opsi perincian untuk layanan mereka.
Untuk membuat pengalaman pembuatan faktur Anda semulus mungkin, kami telah membuat format template khusus yang sesuai dengan masing-masing industri.
Misalnya, jika industri Anda memerlukan manajemen proyek jangka panjang, Anda sebaiknya mencari templat faktur yang menyertakan bidang pelacakan waktu atau timesheet.
Sumber daya ini dapat membantu memudahkan proses melacak layanan Anda dan waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan proyek tertentu.
Dalam beberapa kasus, format faktur tertentu akan lebih sesuai daripada yang lain, jadi penting untuk memilih yang tepat untuk kebutuhan Anda.
Faktur yang tepat untuk jenis bisnis Anda akan menyertakan bidang yang terkait dengan jenis layanan yang Anda berikan. Selain itu, desainnya akan lebih menarik bagi klien atau pelanggan Anda.
Pilih dari berbagai format template invoice yang mencerminkan operasi bisnis unik Anda dan membuat Anda dibayar dengan cara yang benar.
Anda tidak perlu repot memasukkan semua bidang yang diperlukan secara manual, yang membebaskan waktu Anda untuk terus melakukan hal-hal yang Anda sukai.
Jika Anda ingin membuat faktur dengan lebih mudah dan praktis, Anda bisa mengunjungi halaman invoice generator di Kledo.
Baca juga: Apa itu Proforma Invoice? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya Dengan Invoice Lainnya
Mengapa Penting untuk Membuat dan Mengirim Faktur Profesional?
Sebagai pemilik bisnis atau wiraswasta profesional, Anda tidak memiliki dukungan dari perusahaan besar untuk memastikan Anda dibayar dengan benar dan tepat waktu untuk pekerjaan Anda.
Itu berarti Anda memerlukan faktur yang mudah digunakan, fleksibel, dan terperinci yang dengan jelas dan lengkap mencakup semua perincian (misalnya nomor faktur, item baris individual, tanggal jatuh tempo, informasi kontak, syarat pembayaran, pajak penjualan, nama bisnis, dll.) yang diperlukan untuk Anda untuk mendapatkan bayaran atas layanan atau produk yang Anda berikan.
Selain itu, Anda perlu memastikan faktur Anda terlihat rapi dan profesional untuk membangun kredibilitas dan kepercayaan dalam bisnis Anda.
Ada keuntungan menjalankan bisnis kecil, seperti biaya overhead yang lebih rendah dan layanan yang dipersonalisasi, tetapi Anda tetap membutuhkan pelanggan untuk mengenali pengalaman dan keahlian Anda.
Dapatkan bayaran tepat waktu, setiap saat dengan menggunakan perangkat lunak faktur profesional.
Baca juga: Apa itu PO? Berikut Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Invoice
Kapan Waktu yang Tepat untuk Mengirimkan Invoice ke Klien Anda?
Bergantung pada bisnis tempat Anda berada dan produk serta layanan yang Anda sediakan, waktu yang tepat untuk membuat dan mengirim faktur dapat bervariasi.
Jika Anda adalah pemilik bisnis yang menjual produk, Anda akan memberikan faktur kepada pelanggan Anda pada saat pembelian.
Jika Anda menyediakan layanan, Anda mungkin ingin memberikan faktur kepada pelanggan menggunakan faktur layanan profesional saat pekerjaan selesai.
Karena Anda wiraswasta, Anda harus menjaga pendapatan tetap mengalir. Jika Anda menyediakan layanan dalam jangka waktu yang lama, Anda dapat menyesuaikan template invoice untuk menagih persentase pembayaran di muka, dengan sisanya dibayarkan setelah selesai, atau mengirimkan faktur dua mingguan atau bulanan.
Apa pun ketentuan pembayaran yang Anda pilih, pastikan itu dicatat dengan jelas di setiap faktur, dan jelaskan bagian mana dari ‘biaya’ akhir yang telah dibayarkan hingga saat ini.
Pertimbangkan untuk bekerja dengan perangkat lunak faktur otomatis karena ada sejumlah keuntungan menggunakannya dibandingkan template faktur (misalnya, faktur berulang, pengingat pelanggan, contoh faktur, dirancang secara profesional, dll.).
Anda dapat mengklik tombol simpan di dalam aplikasi untuk menyimpan pekerjaan Anda kapan saja.
Anda juga dapat mengunjungi halaman untuk membuat invoice gratis kami yang mudah digunakan untuk sedikit mengotomatiskan proses pembuatan invoice baru.
Baca juga: Jangan Sampai Keliru, Ini Perbedaan Kwitansi dan Invoice
Cara Mengisi Template Invoice
Setelah Anda mengunduh templat faktur gratis dari Kledo, inilah saatnya untuk menyesuaikannya agar sesuai dengan bisnis Anda.
Pertama, Anda ingin memasukkan nama perusahaan Anda, sehingga klien Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi bisnis Anda dan membayar Anda tanpa masalah.
Tambahkan detail perusahaan lebih lanjut yang mungkin Anda miliki, seperti logo, untuk membantu Anda menonjol.
Selanjutnya, pastikan untuk menyertakan informasi kontak Anda, termasuk nomor telepon dan alamat email, sehingga klien Anda memiliki detail Anda yang berguna saat tiba waktunya untuk membayar Anda.
Langkah penting adalah menyertakan nomor faktur, yang membuat faktur Anda tetap profesional dan memudahkan Anda saat harus mereferensikan apa pun di kemudian hari.
Agar semuanya tetap mudah, Anda dapat memberi label faktur pertama Anda sebagai Faktur 1 dan cukup tambahkan jumlahnya seiring berjalannya waktu.
Tetapkan daftar layanan atau barang yang telah Anda sediakan, dengan harga Anda di sebelah setiap bagian, dan total untuk layanan Anda di bagian bawah. Perhitungan pajak, jika perlu, juga harus dimasukkan dalam bagian ini.
Langkah terpenting saat tiba waktunya untuk menerima pembayaran — informasi penagihan Anda!
Ini termasuk opsi pembayaran yang Anda terima, seperti kartu kredit atau debit, yang membuatnya jauh lebih cepat bagi Anda untuk mendapatkan pembayaran dengan cara yang paling sesuai untuk Anda, secepat mungkin. Jika Anda memiliki metode pembayaran tertentu yang diperlukan, yang terbaik adalah mendiskusikannya terlebih dahulu dengan klien.
Ingatlah untuk menyertakan informasi rekening dan bank Anda, atau Anda bahkan dapat memasukkan tautan pembayaran jika tersedia.
Karena semuanya diatur secara efisien, mulai dari informasi bisnis hingga jumlah pembayaran, Anda tidak perlu khawatir akan terjadi kesalahan.
Maka saatnya untuk mengirimkan faktur Anda ke klien Anda! Cetak dan kirim melalui surat, atau email faktur secara langsung.
Baca juga: Contoh Invoice Hotel Paling Lengkap dan Mudah untuk Dibuat
Kesimpulan
Invoice adalah salah satu dokumen terpenting dalam bisnis Anda. Namun bukan berarti Anda harus menghabiskan waktu yang berharga untuk membuat invoice secara manual pada template invoice Anda.
Ada cara yang lebih baik untuk membuat invoice dengan lebih mudah dan praktis.
Hasilkan invoice lebih cepat dan mudah dengan hanya beberapa kali klik menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur invoice terbaik seperti Kledo.
Dengan menggunakan Kledo, Anda juga bisa memilih tampilan invoice yang Anda inginkan dan menarik sehingga meningkatkan profesionalitas Anda di mata klien.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Rumus Biaya Variabel dan Kalkulator Biaya Variabel Gratis - 20 Desember 2024
- Cara Menggunakan Aplikasi SIAPIK dari BI dan Download PPTnya - 19 Desember 2024
- Monthly Recurring Revenue (MRR): Rumus dan Cara Menghitungnya - 19 Desember 2024