Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas bisnis Anda dan menyederhanakan operasional, maka jawabannya adalah dengan membuat SOP.
SOP atau Standard Operating Procedure, adalah panduan rinci yang menjelaskan langkah-langkah pelaksanaan suatu tugas atau aktivitas bisnis tertentu.
Perusahaan kecil maupun besar dapat merasakan manfaat dari penggunaan SOP. Lalu, bagaimana cara membuat SOP yang efektif untuk bisnis Anda?
Artikel ini akan membahas berbagai jenis SOP, cara membuat SOP yang efektif, serta tips menghadapi tantangan dalam penerapannya.
Apa Manfaat dari Standard Operating Procedure (SOP)?
Kita semua tentu ingin bisnis berjalan dengan lancar seperti mesin.
Namun, laporan tahun 2022 dari Formstack dan Mantis Research menemukan bahwa beberapa organisasi bisa kehilangan hingga USD 1,3 juta per tahun akibat proses kerja yang tidak efisien.
Bahkan, 72% karyawan menyatakan bahwa masalah ini berdampak langsung pada pekerjaan mereka.
Proses kerja yang tidak terstruktur dan tidak efisien seringkali menyebabkan karyawan mereasa bingung dan tidak konsisten di tempat kerja. Akibatnya, produktivitas dan profitabilitas bisnis pun menurun.
Bayangkan jika setiap karyawan dalam bisnis Anda tahu persis apa yang harus mereka lakukan dan bagaimana caranya.
Di sinilah peran penting SOP. Setelah menerapkan SOP secara menyeluruh, bisnis Anda akan mendapatkan berbagai manfaat berikut ini:
- Meningkatkan Profitabilitas: Dengan produktivitas yang lebih tinggi, kesalahan yang lebih sedikit, dan karyawan yang lebih fokus, bisnis pun menjadi lebih menguntungkan.
- Pelatihan yang Terstandarisasi: SOP memberikan panduan dan pelatihan yang konsisten, sehingga semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama.
- Produktivitas Meningkat: SOP menghilangkan kebingungan dan menghemat waktu, sehingga proses kerja menjadi lebih efisien dan produktif.
- Mengurangi Risiko dan Kesalahan: Ketika prosedur berjalan secara konsisten dan benar, risiko terjadinya kesalahan akan jauh berkurang.
- Onboarding Karyawan Baru Lebih Efektif: Karyawan baru dapat memahami prosedur kerja dengan cepat, sehingga proses orientasi berjalan lebih lancar dan terarah.
- Memudahkan Alih Tugas (Handover): Dengan kerangka kerja yang jelas dan proses yang dapat diulang, tim dapat dengan mudah melakukan alih tugas antar anggota.
- Menjamin Kepatuhan terhadap Regulasi: SOP membantu bisnis tetap patuh terhadap peraturan dan hukum yang berlaku, karena semua prosedur berjalan sesuai standar.
Baca Juga: Cara Membuat SOP Bisnis Retail dan Contohnya
Apa Saja Format SOP?
Umumnya, ada tiga format SOP yang paling sering digunakan oleh perusahaan: format step-by-step, hierarchical, dan flowchart.
Pertanyaannya, mana yang paling cocok untuk bisnis Anda Jawabannya sesuai kebutuhan.
Format SOP flowchart mungkin cocok untuk tugas A, namun belum tentu cocok untuk tugas lainnya.
Berikut ini adalah penjelasan lebih lengkapnya:
1. Langkah-demi-Langkah (Step-by-Step)
Format SOP yang ini memberikan panduan secara jelas dan berurutan. Format ini sangat berguna untuk tugas atau proses yang membutuhkan instruksi detail dan presisi.
Misalnya, seperti merakit produk yang kompleks, menjalankan proses manufaktur yang kritis, atau melakukan proses orientasi bagi karyawan baru.
SOP jenis ini menyajikan instruksi secara linear, sehingga mudah diikuti dan memastikan bahwa setiap langkah dilaksanakan dengan benar, setiap saat.
2. Hierarkis (Hierarchical)
Format SOP hierarkis memecah satu tugas utama menjadi beberapa langkah kecil yang lebih mudah dikelola.
Format ini paling sesuai untuk proses yang terdiri dari banyak tahapan, seperti menyelesaikan masalah teknis, melakukan audit keuangan, atau mengelola proyek yang melibatkan banyak komponen.
Seperti halnya pondasi bangunan, format hierarkis memberikan struktur yang kokoh untuk menyusun dan mengeksekusi proses kompleks dengan tingkat akurasi dan efisiensi yang lebih tinggi.
3. Diagram Alur (Flowchart)
Format diagram alur adalah seperti peta visual yang menyajikan gambaran menyeluruh dari suatu proses atau tugas.
Format ini sangat bermanfaat untuk menangani proses yang kompleks dan melibatkan banyak keputusan, seperti merancang alur distribusi dalam rantai pasok atau menangani keluhan pelanggan yang rumit.
Dengan diagram alur, alur proses menjadi lebih mudah dipahami, keputusan dapat dibuat dengan lebih tepat, dan potensi perbaikan maupun hambatan dalam proses dapat diidentifikasi lebih awal.
Baca Juga: Contoh SOP Kasir yang Efektif dan Panduan Membuatnya
9 Langkah dan Tips Membuat SOP yang Efektif
1. Kenali audiens dan tentukan tujuan
Langkah pertama dalam menyusun SOP adalah mengidentifikasi siapa yang akan menggunakan dokumen tersebut dan apa tujuan akhirnya.
Audiens Anda bisa mencakup karyawan baru maupun yang sudah berpengalaman, dengan tingkat pemahaman yang berbeda-beda terhadap proses yang Anda jelaskan.
Agar audiens sasaran Anda bisa memahami isi SOP dengan baik, sesuaikan bahasa, nada, dan tingkat koerumitan.
Selain itu, tujuan SOP juga harus jelas sejak awal: apakah untuk menyederhanakan proses, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, atau meminimalkan kesalahan?
Tujuan ini akan menjadi panduan dalam menyusun isi dan struktur SOP agar lebih terarah dan efektif.
2. Bentuk tim penyusun & tentukan pemangku kepentingan
Langkah berikutnya adalah menentukan siapa saja yang terlibat dalam pembuatan SOP dan siapa yang akan terdampak.
Biasanya mencakup tim manajemen tingkat atas, HR, manajer terkait, serta karyawan yang menjalankan tugas dalam SOP.
Jika SOP juga mencakup proses yang berdampak pada pelanggan (misalnya dalam layanan atau pengalaman pelanggan), maka pelanggan juga perlu dipertimbangkan sebagai pemangku kepentingan dalam penyusunannya.
3. Kumpulkan semua informasi yang diperlukan
Sebelum mulai menulis, lakukan pengumpulan data untuk memastikan seluruh informasi dan tahapan tercakup.
Wawancarai karyawan yang menjalankan tugas tersebut untuk mengetahui langkah-langkah yang harus dicantumkan.
Gunakan alat komunikasi internal (seperti aplikasi komunikasi karyawan) untuk mempermudah kolaborasi, pengumpulan masukan, dan keterlibatan karyawan dalam proses pembuatan SOP, sehingga mereka juga merasa memiliki dokumen tersebut.
Baca Juga: Cara Membuat SOP Perusahaan dan Download Template Gratis
4. Perjelas rincian, tentukan ruang lingkup & format
Tips membuat SOP selanjutnya adalah susun langkah-langkah secara terperinci dan hindari asumsi yang bisa membingungkan, terutama bagi orang yang belum familiar dengan tugas tersebut.
Sajikan prosedur dalam urutan yang logis agar mudah diikuti, lalu pilih format SOP yang sesuai.
Misalnya, tim housekeeping akan lebih terbantu dengan format checklist, sementara tim produksi mungkin lebih cocok menggunakan diagram alur untuk tugas yang lebih kompleks.
5. Definisikan ukuran keberhasilan
SOP dibuat dengan tujuan tertentu. Selain meningkatkan efisiensi, setiap proses kerja juga memiliki target akhir.
Misalnya, dalam SOP proses manufaktur, definisi keberhasilan bisa berarti produk berkualitas tinggi dengan waktu dan biaya produksi yang lebih rendah.
Pastikan tujuan ini jelas dan ukur hasilnya untuk memastikan SOP bekerja dengan baik.
6. Tulis SOP dengan instruksi yang jelas dan ringkas
SOP bukanlah esai, namun merupakan panduan praktis yang jelas.
- Susun Langkah Secara Logis: Uraikan proses langkah demi langkah, urutkan secara kronologis, dan pastikan tidak ada bagian yang terlewat.
- Hindari Ambiguitas: Gunakan bahasa sederhana dan aktif, serta instruksi dalam bentuk perintah. Contoh: “Bersihkan mesin setelah setiap penggunaan.”
- Libatkan Pemangku Kepentingan: Minta mereka meninjau dan memberi masukan agar SOP menyeluruh namun tetap ringkas.
Baca Juga: Contoh SOP Restoran dan Cara Menyusunnya
7. Uji coba, latih, dan koreksi SOP
Tips selanjutnya dalam membuat SOP adalah menguji sebelum menerapkannya.
Minta para ahli atau pelaksana harian untuk mencoba mengikuti SOP tersebut, lalu lakukan pengujian kedua dengan orang yang belum familiar untuk melihat apakah SOP cukup jelas.
Gunakan masukan tersebut untuk menyempurnakan isi dan alur dokumen.
8. Terapkan SOP di lingkungan kerja
Setelah SOP siap, saatnya untuk mengimplementasikannya. Umumkan kepada seluruh tim bahwa SOP telah tersedia dan jelaskan di mana mereka bisa mengaksesnya.
Gunakan kanal komunikasi internal untuk mengumpulkan umpan balik lanjutan.
9. Distribusikan secara digital
Di era digital, cara terbaik untuk mendistribusikan SOP adalah melalui aplikasi tempat kerja, atau mengunggahnya ke penyimpanan digital perusahaan.
Dengan begitu, semua karyawan dapat mengakses dokumen dari perangkat mereka kapan saja dibutuhkan.
Baca Juga: SOP Keuangan Perusahaan: Contoh dan Download Template Di Sini!
Tantangan Komunikasi dalam Penyusunan SOP dan Tips Mengatasinya
Membuat SOP tampaknya mudah, tetapi dalam praktiknya, ada sejumlah kendala komunikasi yang sering dihadapi saat proses penyusunannya.
Berikut lima tantangan umum dalam penulisan SOP yang efektif, beserta cara untuk menghindarinya:
1. SOP Tidak Jelas
Jangan sampai karyawan bertanya, “Jadi, apa yang harus saya lakukan?” setelah membaca SOP.
Gunakan bahasa yang bersifat instruktif dan berorientasi tindakan pada setiap langkah. Jika Anda memiliki tim komunikasi internal, libatkan mereka dalam penulisan SOP.
Tidak punya? Pertimbangkan menyewa penulis lepas yang memahami gaya dan tujuan dari SOP.
2. SOP Terlalu Rumit
Ingat, Anda bukan sedang menulis novel! SOP harus ringkas, langsung ke inti, dan mudah dipahami.
Hindari paragraf panjang dan gunakan visual atau diagram alur untuk mempermudah pemahaman.
3. SOP Tidak Akurat
Akurasi adalah kunci dalam penulisan SOP. Libatkan karyawan yang benar-benar melakukan tugas tersebut agar setiap langkah terdokumentasi secara tepat dan tidak ada yang terlewat.
4. SOP Kedaluwarsa
Bayangkan karyawan membuka SOP, tetapi alat yang disebutkan sudah diganti dan prosesnya berbeda.
Karena itu, pastikan Anda selalu memperbarui dan meninjau SOP agar sesuai perubahan alat, prosedur, atau kebijakan terbaru.
Baca Juga: Contoh SOP Hotel dan Tips Menerapkannya
Kesimpulan
Sebelum merilis SOP Anda di bisnis atau perusahaan, pastikan untuk melakukan riset dan pengujian sebelumnya.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat menyusun SOP yang benar-benar efektif dan relevan dengan kebutuhan tim di lapangan.
Namun, SOP yang baik juga perlu didukung oleh sistem operasional yang terintegrasi.
Gunakan aplikasi kasir Kledo POS untuk memudahkan pencatatan penjualan secara real-time, pelaporan, dan pengaturan hak akses.
Dengan SOP yang tepat dan sistem POS yang andal, Anda bisa membawa efisiensi bisnis ke level berikutnya.
Yuk, gunakan Kledo POS sekarang juga!
- 7 Tips Optimasi Profil Google Bisnisku agar Semakin Dikenal - 10 Juli 2025
- Apa Kopi Tuku Membuka Franchise? Ini Penjelasannya! - 10 Juli 2025
- 9 Tips Jitu Membuat SOP yang Efektif - 9 Juli 2025