7 Langkah Melakukan Root Cause Analysis untuk Pemilik Bisnis

Setiap bisnis pasti menghadapi masalah. Tapi, yang membedakan bisnis yang berkembang dengan bisnis adalah bagaimana mereka memastikan masalah itu tidak terulang lagi.

Sayangnya, pemilik bisnis sering menghadapi masalah yang terus kembali karena tidak memberantas masalah dari akarnya.

Root cause analysis (RCA) adalah pendekatan yang membantu bisnis menyelesaikan masalah dengan mencabut akarnya, bukan hanya gejalanya saja.

Artikel ini akan membahas apa itu root cause analysis, metode apa saja yang bisa digunakan, dan langkah melakukannya.

Apa Itu Root Cause Analysis?

Root cause analysis (RCA) adalah proses untuk mengidentifikasi penyebab mendasar dari suatu masalah, untuk mencari tahu mengapa masalah itu bisa terjadi.

Tujuan utama RCA tidak hanya menyelesaikan masalah yang ada sekarang, tapi juga mencegah masalah yang sama terulang di masa depan. Ini yang membedakannya dari penanganan masalah biasa.

Untuk memahami perbedaan itu, Anda perlu membedakan dua hal: gejala dan akar penyebab.

• Gejala adalah apa yang terlihat dan terasa, atau hal yang membuat Anda menyadari adanya masalah.
• Akar penyebab (root cause) adalah kondisi mendasar yang memungkinkan gejala itu muncul.

Contohnya, sebuah toko online mendapati jumlah refund meningkat dalam sebulan terakhir. Peningkatan refund itu adalah gejalanya.

Tapi akar penyebabnya bisa bermacam-macam, mulai dari deskripsi produk yang tidak akurat, foto produk tidak sesuai kenyataan, atau kualitas produk dari supplier yang menurun.

Tanpa mencari tahu mana yang sebenarnya terjadi, solusi apapun yang diambil hanya akan bersifat sementara.

Perbedaan Root Cause Analysis dan Problem Solving

Apa perbedaan RCA dan problem solving jika keduanya sama-sama bertujuan menyelesaikan masalah?

Problem solving bertujuan menyelesaikan masalah yang ada sekarang, sementara RCA memastikan masalah itu tidak akan datang dua kali.

Berikut tabel perbedaan problem solving dan root cause analysis:

Baca Juga: 6 Cara Untuk Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis

Apa Metode Root Cause Analysis yang Paling Sering Digunakan?

Ada beberapa metode RCA yang umum digunakan di dunia bisnis. Masing-masing punya cara kerja, kelebihan, dan keterbatasan yang berbeda.

Tidak ada satu metode yang selalu terbaik, karena pilihan yang tepat tergantung pada kerumitan masalah, ukuran tim, dan sumber daya yang tersedia.

1. Metode 5 Whys

5 Whys adalah teknik pemecahan masalah sederhana yang digunakan untuk menemukan akar penyebab suatu kendala dengan mengajukan pertanyaan “Mengapa” berulang kali (biasanya lima kali).

Metode ini dikembangkan oleh Sakichi Toyoda dan dipopulerkan melalui sistem produksi Toyota.

Cara menerapkan:

• Definisikan masalah yang terjadi secara spesifik dan jelas
• Ajukan ‘Why’ pertama, tanyakan mengapa masalah tersebut bisa terjadi
• Gunakan jawaban tersebut sebagai dasar pertanyaan ‘Why’ yang berikutnya sampai 5 kali (atau tergantung kerumitan masalah)
• Anda akan menemukan akar masalahnya jika sudah tidak ada lagi pertanyaan ‘Why’ yang bisa diajukan

Kelebihan

• Tidak butuh alat khusus atau pelatihan teknis
• Bisa dilakukan sendiri atau bersama tim kecil dalam waktu singkat
• Mendorong cara berpikir yang lebih dalam dari sekadar reaksi pertama

Kekurangan

• Rentan bias: orang yang berbeda bisa sampai ke akar penyebab yang berbeda dari masalah yang sama
• Kurang efektif untuk masalah yang kompleks atau melibatkan banyak faktor sekaligus

Contoh penerapan 5 Whys

Misalnya, bisnis menghadapi masalah keterlambatan pembayaran dari pelanggan A. Pelanggan A selalu terlambat membayar 2-3 minggu dari jatuh tempo.

Dengan metode 5 Whys, Anda bisa mengajukan pertanyaan ini:

• Kenapa invoice dibayar terlambat? -> Karena pelanggan mengatakan mereka baru menerima invoice setelah tanggal jatuh tempo.
• Kenapa invoice baru diterima setelah jatuh tempo? -> Karena invoice dikirim via email, tapi tidak ada konfirmasi bahwa email diterima atau dibaca.
• Kenapa tidak ada konfirmasi penerimaan? -> Karena tidak ada prosedur follow-up setelah pengiriman invoice.
• Kenapa tidak ada prosedur follow-up? -> Karena selama ini pengiriman invoice dianggap cukup, jadi tidak ada SOP yang mengatur langkah setelahnya.
• Kenapa tidak ada SOP untuk ini? -> Karena proses penagihan belum pernah didokumentasikan secara formal.

Akar penyebab: Tidak ada prosedur penagihan yang terdokumentasi, termasuk mekanisme konfirmasi dan follow-up.

Solusi yang menyasar akar: Buat SOP penagihan yang mencakup konfirmasi penerimaan invoice, pengingat otomatis H-3 sebelum jatuh tempo, dan eskalasi jika tidak ada respons dalam 24 jam.

2. Fishbone Diagram (Diagram Ishikawa)

Fishbone diagram, atau disebut juga diagram Ishikawa sesuai nama penciptanya, Kaoru Ishikawa, adalah alat visual yang memetakan semua kemungkinan penyebab masalah ke dalam kategori-kategori.

Bentuknya menyerupai tulang ikan: kepala ikan adalah masalah utama, tulang-tulang yang bercabang adalah kategori penyebab.

Metode ini sangat cocok untuk sesi brainstorming tim karena membantu memastikan tidak ada faktor yang terlewat dari diskusi.

Penyebab:

Dalam konteks bisnis, penyebab masalah biasanya berupa:

• Manusia (People): kesalahan yang bersumber dari individu, entah karena kurang pelatihan, kelelahan, atau kurang memahami prosedur
• Proses: Alur kerja yang tidak efisien atau urutan kerjanya salah
• Teknologi: Sistem yang tidak memadai, bug, atau integrasi antar alat yang bermasalah
• Kebijakan: Aturan internal tidak jelas, tidak konsisten, atau tidak dijalankan
• Material: Data tidak lengkap, dokumen yang salah, atau bahan baku yang tidak sesuai standar
• Lingkungan: Kondisi eksternal seperti regulasi, tekanan pasar, atau situasi yang di luar kendali bisnis

Contoh

Misalnya, staf keuangan sering melakukan kesalahan input transaksi sehingga laporan harian tidak akurat.

Dari pemetaan ini, tim bisa melihat bahwa masalahnya bukan semata-mata kesalahan manusia, tapi ada faktor proses, teknologi, dan kebijakan yang ikut berkontribusi. Solusi yang efektif perlu menyentuh lebih dari satu kategori sekaligus.

3. Prinsip Pareto

Prinsip Pareto berdasarkan prinsip 80/20 yang menyatakan bahwa sekitar 80% dampak dari suatu masalah biasanya berasal dari 20% penyebabnya.

Angkanya tidak harus selalu 80/20, tapi prinsipnya adalah bahwa tidak semua penyebab punya kontribusi yang sama besar, sehingga sebaiknya Anda mengalihkan sumber daya ke penyebab yang paling signifikan.

Cara menentukan penyebab yang paling berdampak:

1. Buat daftar semua penyebab yang teridentifikasi
2. Kuantifikasi dampak masing-masing, bisa dalam bentuk frekuensi kejadian, biaya yang ditimbulkan, atau waktu yang terbuang
3. Urutkan dari yang paling besar ke yang paling kecil
4. Hitung persentase kumulatif
5. Fokus pada penyebab yang secara kumulatif menyumbang ~80% dari total dampak

Dalam prinsip Pareto, Anda tidak perlu memperbaiki semua hal sekaligus. Perbaiki dulu yang paling berdampak, lalu evaluasi hasilnya sebelum lanjut ke penyebab berikutnya.

Contoh

Biaya operasional sebuah bisnis distribusi terus membengkak. Setelah dianalisis, ternyata penyebabnya adalah sebagai berikut:

Tiga kategori teratas: pengiriman ulang, lembur, dan kerusakan stok menyumbang 82% dari total pengeluaran berlebih.

Dengan fokus RCA pada ketiga area ini terlebih dahulu, bisnis bisa mendapatkan dampak perbaikan yang jauh lebih besar daripada memperbaiki semua kategori secara merata.

Baca Juga: Tahapan Business Process Management dan Contohnya

4. Fault Tree Analysis

Fault Tree Analysis (FTA) adalah metode RCA berbasis diagram yang bekerja secara top-down.

Artinya, Anda mulai menganalisis dari satu kejadian yang tidak diinginkan di bagian atas (top event), lalu dipecah ke bawah untuk menunjukkan kombinasi kejadian atau kemungkinan penyebabnya.

Metode ini menggunakan simbol logika (terutama gerbang AND dan OR) untuk menggambarkan hubungan sebab-akibat.

Gerbang AND berarti semua kondisi di bawahnya harus terpenuhi agar kejadian di atasnya terjadi, dan gerbang OR berarti cukup satu kondisi yang terpenuhi.

Cara kerja:

1. Tentukan top event (masalah yang ingin dicegah)
2. Identifikasi semua kondisi yang bisa menyebabkan top event tersebut
3. Selidiki apa yang bisa menyebabkan semua kondisi tersebut terjadi
4. Lanjutkan sampai mencapai penyebab yang paling dasar dan tidak bisa dipecah lagi (basic events)
5. Analisis jalur mana yang paling mungkin atau paling berisiko

FTA paling cocok untuk bisnis yang ingin memahami risiko sebelum terjadi. Misalnya, memetakan risiko kegagalan sistem pembayaran di platform e-commerce.

FTA cocok untuk bisnis yang sudah memiliki dokumentasi proses yang baik, karena analisisnya membutuhkan pemahaman mendalam tentang bagaimana sistem bekerja.

5. Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)

FMEA adalah metode untuk mengidentifikasi potensi kegagalan dalam suatu proses, menilai dampaknya, dan menentukan prioritas penanganan berdasarkan tingkat risiko.

Metode ini berasal dari industri teknik dan manufaktur, namun prinsipnya dapat diterapkan pada proses bisnis apapun.

Setiap potensi kegagalan dinilai berdasarkan tiga faktor:

• Severity (S) – Seberapa parah dampaknya jika terjadi?
  Dinilai dengan skala 1–10. Angka 1 berarti dampaknya sangat kecil; angka 10 berarti bisa menyebabkan kegagalan total atau kerugian sangat besar.
• Occurrence (O) — Seberapa sering kemungkinan terjadi?
  Dinilai dengan skala 1–10. Angka 1 berarti sangat jarang; angka 10 berarti hampir pasti terjadi.
• Detection (D) — Seberapa mudah kegagalan ini terdeteksi sebelum berdampak?
  Dinilai dengan skala 1–10. Angka 1 berarti sangat mudah terdeteksi; angka 10 berarti hampir tidak terdeteksi.

Ketiga nilai ini dikalikan untuk menghasilkan Risk Priority Number (RPN):

RPN = Severity × Occurrence × Detection

Semakin tinggi RPN, semakin mendesak penanganannya.

Metode Root Cause Analysis Mana yang Paling Tepat?

Metode di atas cocok untuk situasi-situasi yang berbeda. Anda bisa menggunakan tabel ini sebagai referensi:

Baca Juga: Analisis SWOT: Pengertian, Unsur, dan Contohnya dalam Bisnis

Cara Melakukan Root Cause Analysis dalam 7 Langkah

Berikut alur lengkap dalam melakukan root cause analysis:

Langkah 1: Identifikasi dan Definisikan Masalah Secara Spesifik

Definisikan masalah secara spesifik hingga bisa menjawab tiga pertanyaan ini: Apa yang terjadi? Di mana atau pada proses mana ini terjadi? Seberapa besar dampaknya?

Contohnya:

• Tingkat retur produk naik dari 4% ke 11% sejak bulan Juli
• Laporan laba rugi menunjukkan selisih rata-rata Rp3-5 juta setiap akhir bulan selama tiga bulan terakhir

Langkah 2: Kumpulkan Data Sebelum Menarik Kesimpulan

Kumpulkan data yang berkaitan dengan masalah, seperti laporan periode sebelumnya, log transaksi, rekap komplain, atau apa pun yang bisa mendukung fakta.

Langkah 3: Identifikasi Semua Kemungkinan Penyebab

Di tahap ini, tujuannya adalah mengetahui semua kemungkinan penyebab masalah. Anda bisa melibatkan tim yang relevan, karena orang yang berbeda akan melihat masalah dari sudut pandang yang berbeda.

Gunakan metode seperti Fishbone Diagram untuk mengelompokkan berbagai kemungkinan penyebab.

Baca Juga: Manajemen Keuangan: Pembahasan Lengkap dan Mendalam

Langkah 4: Tentukan Akar Penyebab Masalah

Evaluasi setiap kemungkinan penyebab menggunakan data yang telah dikumpulkan. Salah satu teknik yang paling sederhana adalah 5 Whys, yaitu mengajukan pertanyaan “mengapa” secara berulang hingga menemukan penyebab utama.

Langkah 5: Tentukan solusi

Rancang solusi berupa tindakan yang langsung menghilangkan atau mengurangi penyebab utama masalah, bukan hanya mengatasi dampaknya.

Langkah 6: Implementasikan

Laksanakan solusi yang telah dipilih dengan menetapkan penanggung jawab, target yang ingin dicapai, dan indikator keberhasilan. Dengan ini, Anda bisa memantau dan mengevaluasi hasilnya.

Baca Juga: Pengendalian Internal (Internal Control): Pengertian, Fungsi, Jenis, Komponen dan Contohnya

Kesimpulan

Root cause analysis adalah metode yang membantu bisnis menemukan penyebab utama suatu masalah agar bisa mencegah masalah terulang dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

Agar hasilnya efektif, root cause analysis harus dilakukan berdasarkan data yang akurat, menggunakan metode yang sesuai, serta diikuti evaluasi terhadap solusi yang telah diterapkan.

Jika masalah berkaitan dengan keuangan bisnis, informasi keuangan yang lengkap bisa menjadi alat untuk mengidentifikasi penyebab masalah secara objektif.

Software akuntansi seperti Kledo dapat mendukung proses ini dengan menyediakan laporan keuangan, analisis arus kas, pemantauan pengeluaran, dan data bisnis secara real-time.

Coba Kledo lewat tautan ini untuk data keuangan yang lebih lengkap dan akurat tentang bisnis Anda.

• About
• Latest Posts

salsabilanisa

Content Writer at Kledo Berhati Nyaman

Memulai bisnis dari sebuah warung kecil, saat ini saya sedang mengembangkan bisnis saya sambil menulis artikel tentang bisnis, pemasaran, dan manajemen sesuai pengalaman saya.

Latest posts by salsabilanisa (see all)

• 7 Langkah Melakukan Root Cause Analysis untuk Pemilik Bisnis - 15 Juli 2026
• 3 Contoh Analisis DuPont pada Laporan Keuangan Perusahaan - 15 Juli 2026
• Biaya Operasional Online Shop yang Sering Tidak Terlihat - 7 Juli 2026