Payroll Accounting (Akuntansi Penggajian), Berikut Pembahasan Lengkapnya

Akuntansi adalah bagian penting dari setiap bisnis, tetapi pernahkah Anda mendengar tentang akuntansi penggajian atau payroll accounting?

Seperti namanya, fokus akuntansi ini bertujuan untuk segala sesuatu yang berkaitan dengan penggajian – bukan hanya gaji dan upah, tetapi juga biaya manfaat dan pajak penggajian.

Manfaat besar dari akuntansi penggajian adalah pemahaman yang lebih baik tentang biaya setiap karyawan, yang merupakan kunci pertumbuhan yang cerdas.

Apa pun industri bisnis Anda, software akuntansi terbaik dapat meningkatkan pemahaman Anda tentang akuntansi penggajian dan dampaknya pada keuntungan Anda.

Pada artikel kali ini kami akan membahas secara lengkap apa itu payroll accounting atau akuntansi penggajian beserta dengan tahapan yang harus Anda lakukan.

Apa itu Payroll Accounting?

Payroll accounting atau akuntansi penggajian adalah proses di mana pemberi kerja mengerjakan dan mencatat pembayaran gaji dengan pajak penghasilan dan potongan lainnya, serta pembayaran untuk kompensasi pemberi kerja dan pajak pemberi kerja.

Hal ini memerlukan perhitungan gaji kotor dan bersih untuk semua karyawan untuk periode pembayaran – apakah itu bulanan atau lebih sering.

Untuk memproses penggajian, Anda perlu:

• menjaga data personalia
• menjalankan penggajian dan menghitung pajak penggajian
• melakukan penghitungan pemotongan lain seperti asuransi, pinjaman karyawan, BPJS TK, dan lainnya
• memeriksa formulir karyawan

Anda juga berkewajiban untuk menyiapkan dan mengajukan laporan akuntansi penggajian akhir tahun. Laporan-laporan ini memungkinkan HMRC untuk melihat dengan jelas dan mengonfirmasi manfaat, pengeluaran, dan pajak yang telah dibayarkan bisnis Anda.

Laporan-laporan ini juga melibatkan karyawan Anda karena mereka akan menerima slip gaji, yang memberikan rincian gaji kotor dan bersih tahunan mereka, serta rincian pajak penghasilan yang mereka meliki.

Mengapa payroll accounting itu penting?

Sistem payroll accounting memastikan bahwa Anda tidak hanya melacak pengeluaran penggajian Anda dengan cermat, tetapi juga mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan tidak melanggar aturan pajak apa pun.

Tanpa akuntansi penggajian, Anda tidak bisa mendapatkan pandangan yang akurat tentang total biaya karyawan Anda.

Hal ini menyulitkan untuk memahami biaya tambahan dari setiap karyawan tambahan yang Anda pekerjakan, dan juga untuk memutuskan apakah akan mempekerjakan karyawan penuh waktu, kontraktor, atau pekerja paruh waktu per jam ketika Anda perlu menambah tenaga kerja Anda.

Baca juga: Ekonomi Digital: Arti Pentingnya, Jenis, dan Contohnya

Jenis-jenis Entri Payroll Accounting

Saat mencatat penggajian, penting untuk menyimpan catatan yang jelas dan konsisten.

Yang terpenting, Anda perlu memastikan bahwa Anda memasukkan data sesuai akun yang benar dan jangan hanya membiarkannya sampai akhir periode akuntansi!

Entri akuntansi penggajian terdiri dari tiga bentuk: pencatatan awal, upah yang masih harus dibayar, dan pembayaran manual.

Pencatatan awal

Juga dikenal sebagai entri awal, pencatatan awal adalah jenis entri yang paling sering Anda tangani. Hal ini karena mereka persis seperti apa yang terdengar: catatan pertama dari setiap transaksi.

Entri ini harus mencakup upah kotor yang diperoleh karyawan Anda, semua pemotongan dari upah tersebut, dan pajak pemberi kerja yang harus Anda bayar atas upah tersebut.

Upah yang masih harus dibayar

Upah yang masih harus dibayar dicatat pada akhir setiap periode akuntansi, dan menunjukkan jumlah upah yang harus Anda bayarkan kepada karyawan yang belum dibayarkan.

Ini adalah kewajiban, bukan pengeluaran – perbedaan yang akan kita bahas di bawah nanti.

Baca juga: Biaya Penjualan: Arti Lengkap, Komponen, Rumus, dan Cara Hitungnya

Pembayaran manual

Terakhir, pembayaran manual digunakan untuk melacak penyesuaian apa pun yang harus Anda lakukan di luar periode akuntansi biasa Anda.

Jika seorang karyawan berhenti bekerja untuk Anda, misalnya, atau Anda harus melakukan pembayaran yang tidak direncanakan, ini akan dicatat sebagai pembayaran manual.

Bagaimana Cara Melakukan Payroll Accounting?

Sekarang setelah kami menguraikan berbagai jenis catatan yang harus disimpan, kita dapat menjelajahi bagaimana Anda benar-benar melakukannya.

Mari kita uraikan menjadi langkah-langkah sederhana.

Catat pengeluaran – Hitung jumlah bruto yang perlu Anda bayarkan, dan debit akun bisnis Anda untuk jumlah tersebut.

Catat kewajiban – Hitung kewajiban spesifik yang perlu Anda bayarkan pada setiap transaksi bruto, dan kreditkan jumlah tersebut ke akun kontrol kewajiban Anda.

Bayar – Transfer uang dari akun liabilitas Anda ke penerima yang tepat – beserta potongan pajak dan potongan lainnya, ini untuk upah pekerja Anda

Transisi – Akhirnya, pada akhir setiap periode akuntansi, tutup pembukuan Anda, nolkan akun Anda, dan mulailah membuat catatan untuk periode akuntansi yang baru.

Salah satu aspek terpenting dari akuntansi penggajian adalah memastikan Anda telah menghitung upah, gaji, potongan dan pajak dengan benar – terutama untuk laporan akhir tahun.

Menggunakan sistem penggajian otomatis, atau sistem yang terintegrasi dengan software akuntansi Anda saat ini, membuatnya lebih mudah untuk menghitung angka-angka ini.

Jika tidak, Anda Anda berisiko melakukan kesalahan karena hanya mengandalkan spreadsheet Excel, rumus, perhitungan dan entri data manual untuk membantu Anda.

Kita semua tahu betapa mudahnya menekan spasi dan menghapus rumus di Excel, dan tidak menyadarinya sampai terlambat.

Juga tidak ada verifikasi data di atas lembar kerja, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam prose kerja Anda.

Sangat penting bagi Anda untuk memulai teknik akuntansi penggajian yang tepat segera setelah Anda mempekerjakan anggota staf pertama Anda.

Anda juga harus tetap mematuhi pedoman penggajian, undang-undang dan persyaratan peraturan.

Ini berarti mengikuti perkembangan tarif pajak – yang bisa berubah setiap tahun – dan melacak data karyawan seperti tunjangan hari raya, gaji sakit wajib, lembur, tunjangan dan bahkan opsi saham.

Sebagai solusi akuntansi penggajian, Anda bisa mencoba solusi terbaik dari Kledo.

Kledo adalah software akuntansi terbaik dengan harga terjangkau yang memiliki fitur integrasi dengan software payroll terbaik dari Gajihub sebagai solusi menyeluruh proses akuntansi, payroll, dan pengelolaan HR dalam bisnis Anda.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Dan jika Anda ingin mencoba Gajihub, Anda juga bisa mencobanya secara gratis melalui tautan ini.

Baca juga: Pengendalian Internal (Internal Control): Pengertian, Fungsi, Jenis, Komponen dan Contohnya

Apakah Penggajian Merupakan Kewajiban atau Biaya?

Seperti yang pasti sudah Anda lihat diatas, mencatat payroll accounting tidak sesederhana mencatat apa yang Anda ambil dari akun bisnis Anda dan apa yang Anda kreditkan kepada karyawan Anda.

Untuk membantu meluruskan apa yang Anda catat, di mana dan mengapa, mari kita jelajahi kewajiban dan biaya.

Dalam praktiknya, Anda harus memperlakukan upah kotor sebagai biaya. Ini adalah jumlah yang harus dikeluarkan bisnis Anda dari akunnya untuk membayar pekerja Anda.

Namun, dalam pengeluaran kotor ini, bisnis memiliki kewajiban. Beberapa, seperti BPJS TK, adalah pembayaran yang dihapus dari upah pekerja dan dikirim ke pemerintah. Yang lainnya, seperti upah itu sendiri, adalah hutang kepada para pekerja.

Bahkan jika Anda telah mentransfer uang dari akun bisnis Anda, jumlah tersebut tetap menjadi kewajiban sampai dibayarkan. Artinya, sampai mencapai rekening penerima yang tepat.

Misalnya, jika Anda menjalankan penggajian setiap bulan, upah karyawan Anda untuk pekerjaan yang mereka lakukan selama bulan itu adalah kewajiban – biaya yang harus Anda bayar. Setelah Anda melakukannya, mereka menjadi biaya – biaya yang telah Anda bayarkan.

Maka, penggajian adalah biaya pada akhir setiap periode akuntansi. Sampai dibayar, itu adalah kewajiban.

Baca juga: Devaluasi Adalah: Pembahasan Lengkap dan Contohnya

Cara Mengatur Payroll Accounting

Memproses penggajian bisa jadi rumit, tetapi software akuntansi membuatnya jauh lebih mudah.

Penting untuk mengatur proses akuntansi penggajian Anda dengan benar untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang pengeluaran penggajian Anda dan untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan pajak.

Berikut adalah enam langkah untuk mengatur akuntansi penggajian untuk bisnis kecil Anda:

Siapkan software akuntansi

Tanpa software akuntansi yang layak, Anda harus melacak semua pembayaran Anda secara manual, dan hal ini bisa sangat sulit.

Software akuntansi yang tepat dapat membuat proses ini jauh lebih mudah.

Buat akun untuk setiap jenis pengeluaran

Sebagai bagian dari penyiapan software akuntansi Anda, Anda harus menyiapkan akun untuk setiap pengeluaran yang merupakan bagian dari penggajian Anda, termasuk kompensasi karyawan, komisi, bonus, pajak penggajian, BPJS TK, asuransi swasta, dan lainnya

Siapkan pembayaran berulang kepada karyawan

Setelah Anda menyiapkan software akuntansi Anda, Anda dapat memprogram software tersebut untuk mengeluarkan pembayaran rutin kepada karyawan Anda.

Untuk mengetahui cara membuat tagihan berulang pada Kledo, Anda bisa melihat tutorialnya pada video ini.

Baca juga: Biaya Modal: Definisi, Fungsi, Rumus, dan Cara Hitungnya

Kategorikan porsi pembayaran

Pisahkan pembayaran Anda kepada karyawan ke dalam berbagai kategori untuk setiap biaya yang ditanggung

Proses pembayaran

Saat karyawan Anda menyelesaikan pekerjaan mereka, Anda akan melakukan pembayaran rutin kepada mereka, melacak semua bagian bisnis Anda dari pembayaran tersebut dalam program akuntansi penggajian Anda.

Rekonsiliasi secara teratur

Bahkan jika Anda memiliki software payroll yang terintegrasi dengan software akuntansi yang mengeluarkan pembayaran kepada karyawan Anda dan mengkategorikannya secara otomatis, masih penting untuk memeriksa pembayaran ini secara rutin untuk memastikan pembayaran tersebut akurat dan dipecah dengan benar.

Setelah Anda menyiapkan sistem payroll accounting, Anda dapat memproses pembayaran sendiri atau melalui software payroll seperti Gajihub,

Anda juga dapat menjalankan laporan yang memecah pengeluaran Anda berdasarkan kategori dan mempermudah persiapan pengajuan pajak dan formulir lainnya.

Selain fungsi rutin ini, akuntansi penggajian dapat membantu banyak proses akuntansi lainnya, termasuk akuntansi keuangan. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat lebih detail pengeluaran terkait karyawan Anda.

Baca juga: Apa itu Akun Piutang? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

Bagaimana Kledo Membantu Proses Payroll Accounting dalam Bisnis Anda?

Software akuntansi adalah alat penting untuk bisnis kecil, dan ini sangat membantu untuk mengelola dan melacak penggajian karyawan. Dengan software akuntansi Kledo, Anda dapat memproses pembayaran individual, mengatur pembayaran otomatis, atau berintegrasi dengan penyedia penggajian pihak ketiga.

Anda juga bisa mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang total biaya karyawan Anda dengan menandai pengeluaran dan menjalankan laporan terperinci.

Berikut adalah beberapa tugas yang dapat Anda selesaikan dengan software akuntansi yang membantu penggajian:

Proses pencatatan otomatis

Dengan software akuntansi Kledo, Anda dapat mengatur pembayaran rutin untuk setiap pembayaran. Mengotomatiskan proses ini menghemat waktu Anda dan membebaskan sumber daya untuk tugas-tugas yang lebih mendesak.

Memisahkan pembayaran

Setiap pembayaran kepada setiap karyawan dapat dipecah ke dalam kategori yang sesuai.

Membuat laporan akuntansi yang terperinci

Anda dapat menyusun catatan pembayaran untuk satu kali pembayaran atau selama periode waktu tertentu. Anda juga dapat melacak perubahan dalam biaya penggajian Anda dari waktu ke waktu seiring dengan perubahan ukuran dan susunan tenaga kerja Anda.

Integrasikan dengan sistem lain

Seperti yang sudah kami katakan diatas, software akuntansi Kledo dapat terintegrasi dengan program keuangan lainnya, termasuk dengan software payroll dan HR Gajihub dan aplikasi POS Anda.

Kledo juga dapat mengekspor catatan ke file yang dapat Anda tinjau melalui perangkat lunak spreadsheet.

Memulai, menghentikan atau mengubah pembayaran

Anda dapat menambahkan, menghapus, atau mengubah pembayaran saat karyawan bergabung atau meninggalkan perusahaan Anda, saat kompensasi mereka berubah, jika mereka pindah dan pajak yang diterapkan pada gaji mereka berubah, atau jika tarif pajak berubah.

Kesimpulan

Meskipun software akuntansi seperti Kledo memiliki banyak manfaat – terutama untuk akuntansi penggajian – software akuntansi tidak melakukan segalanya.

Yang paling penting, meskipun Kledo dapat memberi Anda keuntungan besar saat Anda menyiapkan formulir pajak untuk bisnis kecil Anda, Kledo tidak memiliki fitur untuk persiapan otomatis atau pengajuan pengajuan pajak.

Untuk itu, Anda mungkin perlu menggunakan perangkat lunak terpisah atau portal online yang ditawarkan oleh DJP melalui tautan ini.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis untuk proses accounting payroll yang lebih baik secara gratis melalui tautan ini.