Purchasing Management: Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Tipsnya

Purchasing management melibatkan pembelian barang dan jasa secara efisien untuk membatasi biaya dan memaksimalkan keuntungan.

Seorang purchase manajer sering kali bekerja sama dengan vendor dan berupaya menyelaraskan pengiriman bahan penting dengan kebutuhan produksi.

Jika Anda memahami purchasing management, Anda dapat membantu mengoptimalkan produksi karyawan, menghilangkan pemborosan, dan memenuhi permintaan konsumen.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu purchasing management, mengapa hal tersebut penting, jenis siklus pembelian dan praktik terbaik purchasing management.

Apa yang Dimaksud dengan Purchasing Management?

Purchasing management atau manajemen pembelian adalah administrasi proses pembelian bahan yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan fungsi dan menghasilkan produknya.

Proses pembelian yang efisien dapat membantu perusahaan membatasi biaya sekaligus memaksimalkan keuntungannya. purchasing management sering kali melibatkan evaluasi inventaris, melacak kapasitas penyimpanan, dan menangani masalah distribusi.

Selain itu, purchasing management juga melibatkan evaluasi komponen rantai pasokan dan bekerja untuk mengidentifikasi harga terbaik untuk bahan yang dibutuhkan.

Seringkali, purchase manager bekerja dengan vendor luar yang menyediakan pasokan atau bahan untuk perusahaan. Manajer juga dapat mengelola hubungan dengan perusahaan pelayaran yang mengirimkan material.

Dalam peran ini, manajer dapat menegosiasikan kontrak dan mengevaluasi kinerja vendor. Manajer mungkin secara rutin meminta penawaran untuk layanan dan bahan untuk mengendalikan biaya.

Baca juga: Pengendalian Anggaran: Tahapan, Tujuan, dan Tekniknya

Mengapa Purchasing Management Penting?

Berikut adalah beberapa alasan mengapa purchasing management penting:

Mengoptimalkan ruang penyimpanan

Purchasing management dapat membantu perusahaan menggunakan ruang penyimpanan dengan baik.

Sebagai contoh, jika perusahaan membeli terlalu banyak bahan bajy pada waktu yang salah, bahan tersebut mungkin akan disimpan di gudang sampai dibutuhkan.

Penyimpanan ini menghabiskan uang perusahaan dan mengakibatkan pemborosan ruang. Jika perusahaan lebih efisien dalam mengatur waktu pembelian, perusahaan akan membutuhkan lebih sedikit ruang atau dapat menggunakan ruangnya untuk hal lain selain penyimpanan.

Menerapkan produksi tepat waktu

Aliran produksi tepat waktu mengacu pada filosofi manajemen yang berusaha menyelaraskan produksi dan permintaan konsumen.

Filosofi ini berusaha menghilangkan produksi yang berlebihan dan mengirimkan barang kepada pelanggan secara “tepat waktu” untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Hal ini menghilangkan potensi pemborosan bahan atau kebutuhan penyimpanan. purchasing management dapat memainkan peran sentral dalam menerapkan produksi tepat waktu, karena kedatangan bahan baku harus selaras dengan produksi dan pengiriman produk ke konsumen.

Baca juga: Cara Melakukan Analisis Persaingan dalam Bisnis dan Contohnya

Memaksimalkan produksi

Purchasing management yang tepat dapat memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan produksi dengan memastikan karyawan memiliki bahan yang mereka butuhkan.

Jika perusahaan memesan terlalu banyak bahan, bahan tersebut akan disimpan atau terbuang percuma.

Jika perusahaan memesan terlalu sedikit bahan, hal ini dapat berdampak buruk pada produksi, karena karyawan mungkin tidak memiliki cukup bahan untuk menyelesaikan tugas mereka.

Meningkatkan keuntungan

Proses purchasing management yang efisien dapat meningkatkan keuntungan. Jika dilakukan dengan benar, purchasing management dapat membantu meningkatkan produktivitas, menurunkan biaya per unit, dan meningkatkan margin keuntungan produk.

Purchasing management juga dapat membantu perusahaan menghindari pemborosan bahan baku atau biaya penyimpanan yang tidak perlu.

Mengendalikan biaya

Purchasing management dapat membantu mengendalikan biaya dengan berbagai cara. Sebagai contoh, purchasing management melibatkan pemahaman rantai pasokan dan fluktuasi pasar bahan baku.

Purchasing management yang tepat melibatkan pencarian harga terbaik untuk bahan baku. Langkah-langkah pengendalian biaya lainnya termasuk mengurangi dan menghilangkan inefisiensi, seperti biaya penyimpanan.

Baca juga: Brand Management: Definisi, Prinsip, Strategi, dan Manfaatnya

Apa saja Tahapan dalam Siklus Pembelian atau Purchasing Cycle?

Tahapan siklus pembelian berikut ini dapat membantu Anda memahami dan mengelola prosesnya:

Permintaan pembelian

Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang biasanya diajukan oleh manajer departemen atau supervisor.

Permintaan tersebut menguraikan kebutuhan barang atau jasa. Terkadang permintaan mungkin hanya untuk kebutuhan satu kali. Di lain waktu, seseorang mungkin secara teratur meminta bahan yang penting untuk peran tim mereka.

Permintaan biasanya mencakup nama orang yang membuat permintaan, departemen, deskripsi singkat tentang materi, mengapa dibutuhkan, jumlah materi dan harga optimal.

Biasanya, perusahaan memiliki formulir standar yang meminta informasi dasar yang sama untuk setiap permintaan.

Baca juga: Procurement: Pengertian, Tahapan, Jenis, dan Tips Mengelolanya

Persetujuan pengeluaran

Permintaan barang biasanya melalui proses persetujuan. Peninjauan terhadap permintaan tersebut dapat mengevaluasi apakah permintaan tersebut sesuai dengan anggaran perusahaan.

Biasanya, perusahaan mengantisipasi kebutuhannya untuk tahun ini dan membuat anggaran yang dibagi berdasarkan kuartal fiskal.

Seringkali, evaluasi terjadi jika permintaan untuk produk atau barang mendorong perusahaan di luar anggaran yang direncanakan untuk bahan tersebut. Ada beberapa alasan mengapa permintaan melebihi anggaran.

Misalnya, mungkin penjualan perusahaan lebih tinggi dari yang diharapkan, dan produksi meminta lebih banyak material untuk mengimbangi.

Proses proposal

Terkadang, siklus pembelian mungkin melibatkan pembuatan permintaan proposal. Proposal menyatakan apa yang dibutuhkan perusahaan, menguraikan ekspektasi perusahaan, dan meminta vendor potensial untuk mengajukan penawaran kontrak.

Permintaan rutin untuk pasokan reguler mungkin tidak memicu permintaan proposal setiap saat.

Sebagai contoh, perusahaan mungkin memiliki kontrak dengan pemasok untuk material dengan harga tertentu selama satu tahun. Dalam situasi seperti ini, perusahaan mungkin akan mengeluarkan permintaan penawaran setahun sekali, dengan harapan mendapatkan harga terbaik.

Baca juga: Pengertian Purchase Requisition dan Bedanya dengan Purchase Order (PO)

Pemilihan pemasok

Pemilihan pemasok biasanya dilakukan setelah permintaan penawaran. Manajer pembelian mengevaluasi penawaran perusahaan dan kemudian mempertimbangkan proposal masing-masing vendor.

Terkadang manajer mungkin menindaklanjuti dengan penawaran terbaik dan mengajukan pertanyaan kepada vendor. Dalam beberapa kasus, manajer dapat menghubungi vendor potensial dan bernegosiasi secara langsung.

Sebagai contoh, mungkin vendor memiliki reputasi yang sangat baik, namun penawaran mereka sedikit lebih tinggi dari pesaing. Manajer dapat bernegosiasi dengan vendor untuk mencoba memodifikasi penawaran tersebut.

Meskipun biaya dapat memainkan peran penting dalam memilih pemasok, manajer pembelian juga mempertimbangkan faktor lain seperti layanan pelanggan, dukungan, dan reputasi keseluruhan untuk kualitas pekerjaan.

Pembuatan pesanan pembelian atau purchase order (PO)

Pesanan pembelian atau kontrak mencerminkan persyaratan yang disepakati antara perusahaan dan vendor. Sebagai contoh, manajer pembelian dapat menyewa vendor untuk menyediakan bahan tertentu untuk perusahaan mereka.

Dalam hal ini, kontrak dapat menyatakan berapa banyak material yang mereka terima dalam sebulan, harga material, dan menetapkan tenggat waktu kapan material akan tiba setiap bulannya.

Kontrak bisa jadi untuk pengiriman satu kali, jumlah material tertentu, atau waktu tertentu. Terkadang kontrak dapat mencakup pengecualian untuk perusahaan atau vendor.

Misalnya, jika biaya material melonjak ke tingkat tertentu, mungkin ada pemicu yang memungkinkan salah satu pihak untuk mengakhiri kontrak.

Baca juga: Inilah Contoh Purchasing Order yang Paling Sering Digunakan oleh Pebisnis

Tinjauan faktur

Faktur adalah tagihan yang diterima perusahaan untuk layanan yang diberikan. Untuk kontrak yang sedang berlangsung, vendor dapat secara teratur mengirimkan faktur standar yang terkait dengan pekerjaan yang dikontrak. Setiap kali vendor mengirimkan faktur, faktur tersebut harus melalui proses persetujuan.

Terkadang perusahaan membuat kartu penilaian untuk vendor yang membantu mereka mengevaluasi kinerja mereka. Pengajuan faktur dapat menjadi bagian dari proses ini, karena memberikan kesempatan untuk memeriksa ulang pekerjaan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati.

Baca juga: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Contoh Point of Purchase

Persetujuan kontrak

Sebelum vendor mulai bekerja untuk perusahaan, kontrak akhir harus melalui proses persetujuan.

Proses ini mungkin melibatkan peninjauan kontrak, peninjauan penawaran yang berlawanan, dan membandingkan kontrak dengan permintaan proposal.

Selain itu, perusahaan biasanya memastikan bahwa kontrak sesuai dengan anggaran yang mereka rencanakan untuk pekerjaan tersebut. Jika kontrak berbeda dengan anggaran, manajer pembelian memberikan pembenaran.

Misalnya, mungkin penawaran terendah lebih tinggi dari jumlah yang dianggarkan untuk pekerjaan tersebut.

Tips Terbaik dalam Mengelola Purchasing Management

Berikut ini beberapa tips terbaik yang dapat membantu Anda mengelola manajemen pembelian yang efektif:

Mengembangkan strategi

Strategi pembelian berarti membuat rencana untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya, Anda dapat memilih sekelompok pemasok regional untuk mengelola kebutuhan barang atau jasa perusahaan yang berulang.

Mereka memberikan keandalan, fleksibilitas, kualitas yang baik, dan harga yang kompetitif. Namun, saat mencari bahan untuk manufaktur, akan lebih baik memilih pemasok nasional untuk mendapatkan akses ke pasar yang lebih besar dan harga yang lebih kompetitif.

Strategi Anda mungkin melibatkan penggunaan permintaan proposal bila diperlukan.

Baca juga: Apa Fungsi Purchase Order untuk Bisnismu?

Memahami rantai pasokan

Memahami rantai pasokan dapat membantu Anda menavigasi pembelian barang dan jasa.

Hal ini dapat membantu Anda mengenali gangguan dan bagaimana hal tersebut memengaruhi pasokan Anda. Misalnya, vendor Anda mungkin bergantung pada pemasok mereka. Gangguan dapat menciptakan efek domino yang pada akhirnya memengaruhi perusahaan Anda.

Misalkan salah satu vendor Anda menerima bahan dari pemasok di Kalimantan, tetapi kebakaran hutan memengaruhi pemasok tersebut.

Dalam hal ini, Anda mungkin bisa mendapatkan pasokan sementara dari vendor yang menggunakan pemasok di Sumatera yang tidak terpengaruh oleh gangguan tersebut.

Berinvestasi dalam sistem pesanan pembelian

Sistem pemesanan terkomputerisasi dapat membantu menciptakan efisiensi dan menyederhanakan proses pemesanan.

Dengan menggunakan software jenis ini, Anda dapat mengatur siklus pembelian dan mengelola permintaan. Bahkan jika Anda memiliki gudang dan fasilitas di beberapa lokasi, sistem ini dapat memungkinkan semua orang melakukan pemesanan. Semua pesanan dapat ditinjau dan diproses di lokasi manajemen.

Sistem pesanan pembelian juga membantu Anda mengelola perkembangan pesanan dan mengevaluasi kinerja vendor.

Sebagai contoh, sistem dapat melacak apakah vendor memenuhi tenggat waktu atau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan setelah diproses.

Sistem ini sebagian besar dapat menghilangkan catatan kertas dan mengurangi waktu yang dibutuhkan karyawan untuk membuat pesanan.

Lalu disisi lain, pastikan juga Anda mengelola manajemen persediaan dengan cara yang lebih baik, misalnya menggunakan software akuntansi online Kledo.

Bukan hanya untuk proses pembukuan, Kledo juga membantu Anda dalam menghadirkan manajemen persediaan lebih baik dalam bisnis dengan fitur multi gudang yang memudahkan Anda dalam memonitoring tingkat persediaan dari banyak gudang dan fitur lainnya yang ada di Kledo.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Three Way Matching dalam Akuntansi

Mengelola risiko

purchasing management sering kali melibatkan pengelolaan dan pemahaman potensi risiko. Sebelum memutuskan pemasok, ada baiknya untuk menilai risiko terhadap potensi keuntungan.

Sebagai contoh, mungkin pemasok menawarkan diskon untuk bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi. Namun, pemasok tersebut berada lebih jauh, dan Anda memiliki kekhawatiran mengenai kemampuan mereka untuk mengirimkannya tepat waktu.

Memilih pemasok tersebut dapat menghemat uang, tetapi jika bahan baku terlambat datang, Anda dapat menghadapi gangguan produksi yang mahal. Terkadang, lebih baik aman daripada membuat keputusan yang berpotensi berisiko demi penghematan biaya.

Membangun hubungan yang baik

Praktik yang baik dalam purchasing management adalah membangun hubungan dengan vendor dan pemasok. Hubungan dengan pemasok dapat membantu Anda mengatasi tantangan yang tidak terduga.

Jika Anda memiliki hubungan yang kuat dengan pemasok, mereka dapat membantu Anda jika Anda berada dalam posisi yang sulit. Misalnya, Anda tiba-tiba membutuhkan pengiriman tambahan di luar kontrak Anda.

Dalam hal ini, pemasok dapat mengirimkannya berdasarkan kepercayaan dan hubungan bisnis Anda yang sudah terjalin.

Mengevaluasi kualitas

Meskipun sebagian besar purchasing management berfokus pada penghematan biaya, kualitas juga merupakan faktor penting.

Vendor yang mengenakan biaya sedikit lebih mahal namun selalu mengirimkan barang tepat waktu dapat menjadi lebih berharga daripada vendor dengan harga lebih murah namun sering terlambat.

Manajer pembelian dapat mengevaluasi kualitas vendor dengan beberapa cara. Misalnya, pertimbangkan untuk membuat kartu penilaian vendor yang berisi daftar ekspektasi terhadap vendor.

Kartu penilaian tersebut dapat mencakup kategori seperti ketepatan waktu, daya tanggap, dan kualitas barang yang dikirim.

Baca juga: Download Nota Pembelian Word, Pdf, dan Excel Gratis

Pada Intinya..

Purchasing management berdampak pada arus kas, biaya stok inventaris, masalah kontrak, dan ketersediaan produk. Oleh karena itu, sangat penting bagi bisnis untuk memiliki proses yang baik dalam pengadaan stok persediaan mereka.

Prinsip paling dasar dari manajemen pembelian adalah bahwa barang dan jasa harus selalu dibeli dan dikirim dengan harga terbaik untuk membantu memaksimalkan keuntungan.

Kelebihan stok persediaan membutuhkan biaya untuk disimpan dan ini merupakan biaya peluang ketika uang tersebut dapat digunakan dengan lebih baik di tempat lain.

Purchasing management penting karena proses mendapatkan barang yang tepat, dengan harga yang tepat dan pada waktu yang tepat adalah hal terpenting dalam bisnis.

Jika Anda membayar terlalu mahal untuk stok yang dibutuhkan dalam bisnis ritel atau manufaktur, hal ini dapat mengurangi keuntungan Anda secara serius.

Pastikan juga Anda mengelola manajemen persediaan dan pembukuan dengan toool modern untuk merampingkan seluruh proses, salah satunya menggunakan Kledo yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.