Spend Analysis: Pengertian dan Tahapan Melakukannya dalam Bisnis

Dalam bisnis apa pun, sangat penting untuk mengawasi setiap uang yang keluar dengan melakukan spend analysis. Untuk startup dan bisnis yang sedang berkembang, bahkan lebih penting lagi. Anda akan lebih sulit mencapai target kuartalan jika Anda kehilangan uang karena pengeluaran yang tidak efisien atau tidak teratur.

Di sinilah spend analysis berperan. Dengan melihat pengeluaran Anda secara mendalam dan mendetail, Anda dapat mengidentifikasi tren dan pola yang tidak dapat Anda lihat dengan cara lain.

Sebagian besar pemimpin bisnis memiliki gambaran yang cukup baik tentang ke mana uang mereka pergi. Anda pada dasarnya tahu berapa banyak yang mereka habiskan untuk gaji, sewa, dan utilitas. Namun pada kenyataannya, Anda mungkin hanya memiliki sebagian dari gambarannya.

Spend analysis membuat semua ini menjadi jelas. Anda akan mendapatkan rasio gambaran besar tentang berapa banyak yang dihabiskan perusahaan untuk peralatan, perjalanan, dan makanan, serta item tindakan yang tepat dan biaya spesifik yang harus dipangkas.

Setelah Anda memahami tren ini, Anda dapat menghemat banyak uang untuk bisnis Anda. Mengendalikan pengeluaran Anda dapat membuat perbedaan besar bagi keuntungan Anda.

Dalam artikel ini, kami akan mengajak Anda memahami dasar-dasar spend analysis untuk bisnis dan tahahapan dalam melakukannya.

Apa yang Dimaksud dengan Spend Analysis?

Sederhananya, spend analysis atau analisis pengeluaran melibatkan pengumpulan data pengeluaran dari berbagai sumber dan melihat lebih dekat dan terperinci. Dengan spend analysis, Anda akan melihat siapa, apa, mengapa, kapan, dan bagaimana pengeluaran organisasi Anda.

Jika dilakukan dengan benar, spend analysis dapat meningkatkan visibilitas dan pemahaman tentang pengeluaran perusahaan. Ini adalah cara yang bagus untuk memeriksa pengeluaran Anda di masa lalu dan secara proaktif mengidentifikasi peluang untuk penghematan di masa depan.

Menjalankan spend analysis memungkinkan Anda membuat garis dasar untuk mengukur peningkatan pengeluaran perusahaan yang sedang berlangsung, dan untuk mengidentifikasi area di mana pengeluaran mungkin menjadi lebih buruk.

Mari kita lihat lebih dekat beberapa manfaat dari spend analysis.

Apa manafaat melakukan spend analysis?

Analisis menyeluruh atas pengeluaran perusahaan dapat menjadi tugas yang memakan waktu dan tenaga. Untungnya, manfaat dari analisis ini jauh lebih besar daripada usaha yang diperlukan.

Memahami bagaimana perusahaan Anda membelanjakan uang di tingkat global dapat membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan efisien. Semakin banyak Anda mengetahui ke mana uang Anda digunakan – dan mengapa – semakin besar peluang Anda untuk mengendalikan pengeluaran.

Mencermati informasi pengeluaran masa lalu juga dapat membantu Anda meningkatkan proses Anda. Sebagai contoh, spend analysis dapat mengindikasikan bahwa ambang batas persetujuan eksekutif Anda terlalu rendah, dan manajer senior Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyetujui pembelian kecil. Memperbaiki hal ini dapat membebaskan karyawan Anda untuk melakukan hal-hal yang lebih baik.

Spend analysis juga dapat mengidentifikasi peluang penghematan yang signifikan. Sebagai contoh, Anda mungkin tidak menyadari bahwa Anda kehilangan diskon pembayaran lebih awal, atau bahwa pemasok membebankan denda keterlambatan kepada Anda karena ketidakefisienan dalam proses Anda.

Terakhir, analisis ini dapat membantu Anda tetap mematuhi persyaratan hukum atau akuntansi. Misalnya, jika Anda bekerja di departemen pemerintah, spend analysis dapat membantu memastikan Anda mematuhi persyaratan untuk mendapatkan penawaran harga dari penyedia dalam jumlah minimum sebelum melanjutkan pengadaan.

Jadi, kita sudah memahami manfaat spend analysis. Namun, apa manfaat laporan pengeluaran yang dihasilkan dari analisis ini?

Baca juga: Bottom Up Budgeting: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

Mengapa Membuat Laporan Pengeluaran?

Sebelum Anda terjun langsung, penting untuk mengetahui apa arti spend analysis bagi Anda. Tidak semua bisnis memiliki masalah keuangan yang sama, namun masih ada alasan yang valid untuk melakukan pekerjaan ini.

Ada beberapa alasan utama untuk melakukan spend analysis untuk bisnis Anda:

• Untuk mendapatkan laporan keuangan dan laporan tahunan yang lebih tepat
• Untuk menemukan peluang memangkas biaya
• Untuk membuat anggaran bisnis yang lebih baik
• Untuk membuat perkiraan pengeluaran yang akurat
• Untuk menemukan pengeluaran yang curang atau tidak dapat diterima
• Untuk mengelola risiko dan mendiversifikasi vendor

Jika Anda memiliki tujuan lain selain yang disebutkan di atas, itu juga bagus. Kita akan membahas tentang menetapkan tujuan yang jelas sebentar lagi, namun penting untuk memiliki sesuatu yang lebih konkret daripada sekadar “mengetahui apa yang terjadi”. Meskipun itu tidak ada salahnya.

Jika Anda sudah mengetahui alasan Anda berada di sini, mari kita bahas strateginya.

Baca juga: Proses Pembuatan Laporan Pengeluaran: 6 Tahapannya

Cara dan Tahapan Melakukan Spend analysis dalam Enam Langkah

Itu adalah inti utamanya, jadi mari kita masuk ke strategi. Proses spend analysis ini relatif sederhana, tetapi akan memakan waktu. Ada banyak hal yang harus dipikirkan dan pemetaan data yang harus dilakukan, jadi jangan harap bisa selesai dalam waktu satu hari.

Kabar baiknya, setelah Anda melakukannya untuk pertama kali, proses ini akan jauh lebih sederhana untuk selanjutnya.

Catatan: Kita akan membahas struktur spend analysis “klasik”. Inilah yang harus dilakukan jika Anda belum pernah melakukan ini sebelumnya, dan Anda tidak yakin harus mulai dari mana.

Tentu saja, ada cara yang lebih sederhana untuk melakukan semua ini. Sistem manajemen pengeluaran yang tepat akan menyimpan semua data Anda di satu tempat, dan Anda akan mendapatkan spend analysis secara real-time kapan pun Anda membutuhkannya.

Namun hingga saat itu tiba, inilah yang harus Anda lakukan.

Langkah 1. Tetapkan tujuan Anda

Kami telah mengidentifikasi beberapa tujuan utama spend analysis. Jadi, apa yang Anda harapkan dari hal ini untuk bisnis Anda?

Tujuan utama dan menyeluruh adalah visibilitas. Anda harus bisa melihat siapa yang menghabiskan apa di tempat kerja, dan mengapa.

Saat ini, Anda mungkin memiliki informasi ini di suatu tempat. Namun jika Anda harus memeriksa spreadsheet yang tak ada habisnya atau menggali jauh ke dalam database setiap kali Anda membutuhkannya, itu bukanlah solusi yang bisa diterapkan dalam jangka panjang.

Setidaknya, Anda harus menyelesaikan latihan ini dengan poin-poin data berikut ini:

• Tim bisnis mana yang membelanjakan atau melakukan pengeluaran, dan berapa banyak
• Vendor mana yang paling banyak digunakan oleh bisnis Anda
• Kategori umum pengeluaran Anda, berdasarkan urutan total pengeluaran

Dan selanjutnya adalah analisis. Tergantung pada tujuan spesifik Anda, Anda mungkin ingin mengidentifikasi biaya berulang yang tidak berguna, cara-cara untuk menghemat uang perusahaan dalam jangka panjang, dan bahkan kemungkinan adanya kecurangan atau ketidakwajaran.

Baca juga: Pengertian Altman Z-Score Analysis, Rumus, Contoh, dan Interpretasinya

Langkah 2. Cari tahu di mana data pengeluaran Anda berada

Setelah Anda menetapkan apa yang ingin Anda capai, langkah selanjutnya adalah penemuan. Ini berarti mencari tahu bagaimana cara mendapatkan data yang Anda butuhkan.

Di sebagian besar perusahaan, data keuangan tidak terpusat seperti yang Anda harapkan. Tim tertentu melacak anggaran mereka sendiri (atau lebih buruk lagi, mereka tidak melakukannya!), dan uang tampaknya keluar dari rekening perusahaan tanpa banyak pengawasan.

Jadi untuk melakukan spend analysis, pertama-tama Anda harus mengetahui di mana informasi ini berada.

Di mana Anda mungkin menemukan data

Hal ini akan tergantung pada bagaimana Anda menyusun pengeluaran perusahaan. Namun untuk sebagian besar perusahaan, data pengeluaran dapat ditemukan di beberapa area:

• Alat pengadaan
• Kartu kredit perusahaan dan rekening bank yang terkait
• Software Payroll
• Sofftware ERP
• Software akuntansi
• Spreadsheet dan dokumen keuangan lainnya

Tidak ada solusi cepat untuk masalah ini. Anda hanya perlu menyelidikinya satu persatu. Tetapi bagian yang menyenangkan dari upaya ini adalah setelah selesai, Anda akan memiliki gambaran yang lebih jelas dari sebelumnya.

Dan Anda akan memiliki amunisi yang Anda butuhkan untuk secara serius mempertimbangkan satu platform pengeluaran terpusat untuk menyimpan semua data ini di satu tempat.

Langkah 3. Gabungkan semuanya

Setelah Anda mengetahui di mana data tersebut berada, sekarang saatnya mengumpulkannya di satu tempat. Anda memerlukan semacam database (atau sheet Excel) dengan semua pengeluaran perusahaan Anda, termasuk tim bisnis, nama vendor, dan apa pun yang telah Anda tetapkan untuk diidentifikasi.

Ini adalah proses yang lambat dan terkadang membosankan, tetapi Anda perlu memiliki satu sumber kebenaran untuk mengnalisis pengeluaran secara akurat. Jadi, tidak ada jalan pintas.

Namun ingat, ini adalah kesempatan yang tepat untuk menerapkan satu sumber kebenaran pengeluaran di masa mendatang. Temukan satu alat atau basis data yang dapat digunakan untuk semua metode pembayaran Anda, sehingga Anda selalu memiliki informasi terkini saat Anda membutuhkannya.

Perhatikan dan perbaiki setiap data yang salah

Selama proses ini, Anda juga akan melihat jika ada poin data tertentu yang tidak terlihat benar. Dan bahkan jika sudah benar, data tersebut mungkin tidak seragam.

Data ini mungkin berupa campuran:

• Mata uang
• Format
• Zona waktu
• Bahasa

Jika bisnis Anda beroperasi secara global di berbagai negara, sesuatu yang sederhana seperti zona waktu sebenarnya dapat memperumit spend analysis secara signifikan.

Jika Anda ingin memeriksa pengeluaran dari bulan ke bulan, Anda perlu mengetahui dengan pasti kapan bulan dimulai dan berakhir untuk bisnis Anda. Dan sayangnya, bulan tidak berakhir pada waktu yang sama di berbagai negara.

Saat Anda mengumpulkan data pengeluaran, tetapkan aturan dan ekspektasi yang jelas untuk masalah-masalah seperti ini, sehingga analisis Anda konsisten setiap kali Anda menyelesaikannya.

Baca juga: YoY Analysis: Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya

Langkah 4. Kategorikan dan kelompokkan pengeluaran

Langkah selanjutnya adalah mengelompokkan pengeluaran agar Anda dapat dengan mudah menganalisisnya. Anda akan membutuhkan tab atau kolom yang berbeda dalam database Anda untuk masing-masing hal berikut ini:

• Tim bisnis
• Nama pemasok/vendor
• Kategori pengeluaran (misalnya perjalanan, biaya agensi, atau makanan dan minuman)
• Frekuensi (satu kali, bulanan, atau tahunan biasanya sudah cukup)

Ditambah dengan kategori utama lainnya yang Anda perlukan.

Anda mungkin telah mengkategorikan pengeluaran dalam sumber data Anda. Sebagai contoh, sebagian besar software akuntansi seperti Kledo memungkinkan Anda untuk memberikan label atau tag.

Jika label tersebut cukup jelas dan tinggi, Anda dapat mempertahankannya. Namun, Anda mungkin perlu mengubah label-label ini untuk mendapatkan kategori yang relatif kecil dan jelas.

Jika Anda ingin mencoba Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: FSN Analysis Adalah: Tujuan, Faktor, dan Cara Analisisnya

Langkah 5. Analisis!

Data Anda sudah clear, dikategorikan, dan dapat diakses. Jadi, sekarang saatnya untuk benar-benar mencari tahu apa yang bisa disampaikan kepada Anda.

Seperti biasa, analisis spesifik Anda akan bergantung pada tujuan yang Anda tetapkan di atas. Namun, anggap saja Anda sedang mencari area untuk mengurangi pengeluaran – sebagian besar bisnis memang demikian.

Berikut adalah beberapa area yang siap untuk dioptimalkan:

Langganan yang berlebihan

Inilah fakta sederhana tentang sebagian besar perusahaan modern: mereka memiliki banyak sekali pembayaran langganan yang sedang berlangsung, dan tidak ada yang benar-benar tahu berapa banyak jumlahnya. Hal ini karena setiap langganan biasanya dikelola oleh tim individu, dan mereka tidak dapat melihat apa yang digunakan oleh tim lain.

Setelah Anda memiliki semua langganan ini di satu tempat, biasanya cukup mudah untuk menemukan reduksi. Apakah Anda berlangganan Trello, Asana, dan Notion? Apakah tim penjualan menggunakan Salesforce, Hubstaff, atau lainnya?

Mungkin ada alasan yang bagus untuk semua alat ini. Namun kemungkinan besar, platform baru ditambahkan tanpa ada yang membatalkan yang lama. Sesuatu yang perlu diperhatikan.

Renewal yang akan datang

Sisi lain dari berlangganan layanan menyangkut pembayaran yang akan diperbarui. Sekali lagi, jika Anda memiliki redundansi, Anda pasti ingin menyingkirkannya sebelum memperpanjang untuk satu tahun lagi.

Tetapi untuk yang Anda pertahankan, Anda masih ingin mempersiapkannya untuk waktu perpanjangan. Percakapan ini kemungkinan besar ditangani oleh manajer tim yang bukan ahli dalam negosiasi harga, dan yang pada akhirnya tidak khawatir jika perusahaan mengeluarkan biaya lebih dari yang seharusnya.

Pastikan pemimpin tim tahu bahwa perpanjangan kontrak sudah dekat, dan bantu mereka menemukan cara untuk membuat kesepakatan yang lebih baik.

Pembayaran satu kali dalam jumlah besar

Hal ini jarang terjadi, namun saat terjadi, hal ini bisa sangat menyakitkan. Tagihan pajak yang besar atau biaya hukum yang besar dapat mewakili persentase yang signifikan dari pengeluaran perusahaan Anda.

Orang-orang yang berkepentingan – eksekutif C-Suite dan manajer tertentu – pasti sudah tahu tentang urusan yang mahal ini. Namun, penting untuk menyoroti hal tersebut dalam spend analysis Anda.

Anda mungkin dapat membangun kasus bisnis untuk pelatihan pajak atau kepatuhan yang lebih banyak untuk menghindari kejutan berikutnya.

Hal-hal lain yang “tidak perlu”

Kategori ini bisa membuat pemilik bisnis menjadi gila. Ketika Anda benar-benar melihat lebih dekat berapa banyak yang telah Anda habiskan untuk campuran teh organik atau pilates di kantor, Anda mungkin perlu menampar diri sendiri.

Langkah pertama adalah mengkategorikan semua pembayaran ini. Sebenarnya, Anda sudah melakukannya di Langkah 4 di atas. Kemudian Anda perlu menilai berapa persen dari total pengeluaran yang digunakan untuk pengeluaran tak terduga. Jika lebih tinggi dari yang Anda inginkan (dan hampir selalu begitu), maka inilah saatnya untuk menggali lebih dalam.

Pada akhirnya, mungkin saja perusahaan menghabiskan biaya untuk minum teh dan pilates sama banyaknya dengan yang diinginkan manajemen. Tugas Anda adalah setidaknya menyoroti area-area yang berpotensi menjadi masalah dan memasukkannya ke dalam laporan pengeluaran.

Tentu saja, ada banyak cara untuk melakukan spend analysis Anda sendiri. Ini hanyalah beberapa contoh.

Namun langkah penting berikutnya adalah memastikan bahwa informasi ini sampai ke orang-orang yang membutuhkannya.

Baca juga: Pengertian Sensitivity Analysis dalam Laporan Keuangan dan Contohnya

Langkah 6. Buat dan bagikan laporan pengeluaran Anda

Setelah analisis selesai, mungkin inilah saatnya untuk membuat perubahan. Dan kemungkinan besar, jika Anda melakukan spend analysis sendiri, Anda tidak berada dalam posisi untuk membuat setiap perubahan yang Anda inginkan. Hal ini akan menjadi tanggung jawab pemimpin tim dan manajemen senior.

Jadi, tanggung jawab Anda adalah membuat laporan yang jelas, ringkas, dan dapat ditindaklanjuti agar dapat digunakan oleh orang lain.

Ini bisa berupa presentasi khusus yang ditayangkan secara langsung untuk semua pemangku kepentingan yang penting, atau dokumen yang dapat dibagikan agar mereka dapat membacanya di waktu luang.

Namun bagian yang paling penting adalah laporan ini menangani masalah individu secara individual. Jika Anda ingin manajer penjualan menyingkirkan dua langganan tersebut, Anda harus menjelaskannya. Jika ada pembaruan penting yang akan datang, pastikan orang-orang yang bersangkutan mengetahui.

Dan yang paling penting, jelaskan perubahan yang ingin Anda lihat di masa depan. Sekarang adalah waktunya untuk menyiapkan proses yang lebih baik untuk jangka panjang.

Anda telah Menyelesaikan Spend Analysis Anda – Sekarang Apa?

Setelah Anda menyelesaikan spend analysis, Anda perlu mempertimbangkan temuan-temuan utama dan perubahan yang diperlukan untuk mengatasinya.

Sebagai contoh, analisis Anda mungkin menyoroti ketidakberesan pengeluaran di tim tertentu atau dalam kategori biaya tertentu. Secara lebih luas, analisis ini dapat menunjukkan masalah utama dalam praktik pengeluaran yang memerlukan perubahan mendasar dalam budaya perusahaan.

Apa pun yang perlu Anda lakukan, pastikan untuk melibatkan tim yang tepat pada tahap yang tepat. Sebagai contoh, jika proses pengeluaran Anda yang lebih luas perlu diperbarui, Anda perlu melibatkan tim keuangan, serta manajemen eksekutif.

Sebagai penutup, mari kita lihat satu cara untuk membuat spend analysis Anda menjadi lebih lancar.

Baca juga: Pengertian Variance Analysis dalam Laporan Keuangan dan Cara Hitungnya

Membuat Spend analysis Anda Menjadi Lebih Mudah dengan Kledo

Spend analysis bisa menjadi proses yang menakutkan. Namun, hal ini juga penting untuk memastikan manajemen pengeluaran yang sukses bagi perusahaan Anda.

Mengumpulkan data, mencermati informasi pemasok Anda, menghadapi proses Anda: ini bukan pekerjaan untuk orang yang lemah.

Untuk memberikan Anda kesempatan terbaik untuk sukses, pertimbangkan untuk beralih ke sistem akuntansi yang memiliki fitur manajemen pengeluaran terintegrasi seperti Kledo.

Dengan memberikan pengawasan real-time atas pengeluaran bisnis Anda, Kledo tidak hanya membantu mencegah risiko penyimpangan pengeluaran, tetapi juga memudahkan Anda untuk menjalankan analisis mendalam atas pengeluaran Anda.

Dengan Kledo, Anda dapat mengotomatiskan banyak proses akuntansi dan manajemen pengeluaran yang memakan waktu. Hal ini membuat pengeluaran Anda lebih aman, memberikan Anda dan tim Anda lebih banyak waktu untuk melakukan hal-hal yang menyenangkan – seperti mengembangkan bisnis Anda.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.