Rumus varians biaya atau cost variance adalah alat bantu manajemen biaya proyek yang dapat membantu Anda menjaga proyek tetap sesuai anggaran.
“Cost variance” adalah perbedaan antara biaya proyek yang diharapkan (atau jumlah yang dianggarkan) dan biaya aktual proyek (atau jumlah yang dihabiskan).
Ketika nilai ini positif, ini menunjukkan bahwa sebuah proyek berada di bawah anggaran, sementara varians negatif menunjukkan bahwa biaya proyek lebih dari yang Anda anggarkan.
Ketika Anda mengelola sebuah proyek, hitunglah varians biaya secara berkala untuk menentukan apakah proyek Anda berada di atas atau di bawah anggaran.
Anda bahkan dapat menghitung varians individual untuk kategori anggaran yang berbeda, seperti tenaga kerja atau persediaan, untuk menemukan area yang paling mungkin mendorong proyek melebihi anggaran.
Dalam posting ini, kami akan menjelaskan apa itu cost variance dan bagaimana Anda dapat menerapkan rumus varians biaya, dan juga rumus, hingga contoh kasus dalam menghitungnya.
Apa yang Dimaksud dengan Cost Variance?
Cost variance (CV) atau varians biaya adalah indikator kinerja utama (KPI) dalam manajemen proyek yang mengukur perbedaan antara biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan atau budgeted cost of work performed (BCWP) dan biaya aktual pekerjaan yang dilakukan atau actual cost of work performed (ACWP).
Analisis komparatif dari nilai yang diperoleh yang dapat diatribusikan pada pekerjaan yang telah diselesaikan sejauh ini pada suatu proyek relatif terhadap pengeluaran yang direncanakan adalah metode untuk mengenali perbedaan antara biaya yang dianggarkan dan biaya aktual pada titik waktu tertentu.
Baca juga: Cara Menghitung Food Cost: Rumus dan Contohnya
Bagaimana Cost Variance Bekerja dalam Manajemen Proyek
Dalam akuntansi biaya, melakukan analisis cost variance adalah metode untuk menunjukkan area spesifik di mana kinerja operasi menyimpang dari harapan, memfasilitasi tindakan korektif.
Cost variance adalah perbedaan antara biaya aktual yang dikeluarkan dengan biaya yang direncanakan atau dianggarkan pada waktu tertentu.
Dengan melakukan analisis varian biaya, perusahaan dapat memastikan strategi alokasi sumber daya dan praktik penganggarannya dioptimalkan (dan setiap titik lemah dapat ditemukan dan langsung ditangani).
Dalam praktiknya, varian biaya mencerminkan kinerja keuangan proyek yang sedang berjalan, memberikan wawasan praktis kepada manajer program dan personel proyek untuk menerapkan penyesuaian yang tepat.
Pada akhirnya, tujuan utama dari pelacakan varian biaya adalah untuk memastikan pemanfaatan sumber daya yang tersisa secara optimal.
Faktor-faktor yang mendasari analisis cost variance-yaitu pendorong utama-termasuk perencanaan yang tidak optimal (“overestimasi” atau “underestimasi”), fluktuasi pasar eksternal (atau kondisi ekonomi yang tidak terantisipasi), dan munculnya masalah rantai pasokan atau produksi yang menyebabkan biaya overhead dan biaya produksi berubah.
Dengan mengukur varians biaya, manajer proyek dapat menyesuaikan diri ketika proyek sedang berjalan untuk meningkatkan peluang hasil positif yang menciptakan utilitas ekonomi atas nama perusahaan, tanpa kekurangan anggaran yang tidak diantisipasi (yaitu melebihi anggaran).
Setelah wawasan yang diperoleh dan perubahan yang sesuai diterapkan, seharusnya ada peningkatan nyata dalam efisiensi (atau output) proyek, dengan asumsi analisis dilakukan secara akurat.
Baca juga: Cara Hitung Cost Per Unit, Contoh, dan Cara Optimasinya
Cara Menghitung Cost Variance
Cost variance penting dalam manajemen proyek dan akuntansi biaya karena indikator kinerja utama (KPI) memberikan wawasan analitis tentang kondisi proyek saat ini.
Dua komponen dari rumus Cost variance masing-masing dijelaskan dalam daftar berikut:
- Earned Value (EV) ➝ Nilai yang diperoleh mewakili nilai pekerjaan yang benar-benar diselesaikan berdasarkan biaya yang dianggarkan, yaitu Budgeted Cost of Work Performed (BCWP)
- Actual Cost (AC) ➝ Biaya aktual yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah dilaksanakan hingga saat ini, yaitu Actual Cost of Work Performed (ACWP).
Proses langkah demi langkah untuk menghitung Cost variance adalah sebagai berikut:
- Langkah 1 ➝ Perkiraan Earned Value (EV) Proyek
- Langkah 2 ➝ Hitung Biaya Aktual (AC) Proyek
- Langkah 3 ➝ Kurangi Biaya Aktual dengan Earned Value (EV)
Rumus Cost Variance
Formula untuk menghitung varians biaya adalah dengan mengurangkan biaya aktual (AC) dengan nilai yang diperoleh (EV).
Cost Variance (CV) = Earned Value (EV) – Actual Cost (AC)
Sebaliknya, rumus varian biaya dapat ditentukan dengan menggunakan rumus berikut ini, di mana biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan (BCWP) dikurangi dengan biaya aktual pekerjaan yang dilakukan (ACWP).
Cost variance (CV) = Biaya yang Dianggarkan untuk Pekerjaan yang Dilakukan (BCWP) – Biaya Aktual untuk Pekerjaan yang Dilakukan (ACWP)
Perbedaan antara kedua pendekatan ini hanya terkait dengan pergantian terminologi, sehingga hasilnya akan memiliki nilai yang sama di bawah kedua metode tersebut.
Rumus persentase cost variance
Cost variance suatu proyek adalah ukuran kinerja kotor yang tidak cocok untuk perbandingan.
Agar varian biaya dapat dilacak sepanjang waktu dan relatif terhadap proyek yang sebanding, metrik harus distandarisasi dengan membaginya dengan nilai yang diperoleh (EV), mirip dengan kelipatan penilaian dan rasio profitabilitas.
Persentase cost variance (%) = Cost variance (CV) ÷ Nilai yang Diperoleh (EV)
Output harus dikalikan dengan 100 untuk mengubah persentase Cost variance dari notasi desimal ke bentuk persentase.
Baca juga: Pengertian Deferred Acquisition Cost dalam Akuntansi Asuransi
Berapa Nilai Cost Variance yang Baik?
Klasifikasi cost variance sebagai “baik” atau “buruk” tergantung pada varians antara biaya aktual dan biaya yang dianggarkan.
Karena varians biaya adalah rasio antara biaya aktual pekerjaan yang dilakukan (ACWP) dan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan (BCWP), varians biaya positif adalah hasil yang paling menguntungkan.
Di sisi lain, varians biaya negatif menyiratkan perlunya menerapkan perubahan, atau biaya proyek yang dikeluarkan akan melebihi anggaran awal (dan dengan demikian mengurangi profitabilitas proyek).
Secara garis besar, panduan untuk memahami varians biaya dalam earned value management (EVM) dapat dimasukkan ke dalam salah satu kategori berikut:
- Cost variance positif (“Di Bawah Anggaran”) ➝ Biaya Proyek < Pengeluaran yang Direncanakan dalam Anggaran
- Cost variance negatif (“Di Atas Anggaran”) ➝ Biaya Proyek > Pengeluaran yang Direncanakan dalam Anggaran
- Cost variance Nol (“Sesuai Anggaran”) ➝ Biaya Proyek = Pengeluaran yang Direncanakan dalam Anggaran
Oleh karena itu, varians biaya yang positif menyiratkan proyek yang lebih menguntungkan, di mana sumber daya yang tersedia dialokasikan secara efisien oleh manajer proyek.
Rumus Indeks Kinerja Biaya atau Cost Performance Index (CPI)
Indeks kinerja biaya atau Cost Performance Index (CPI) adalah metrik yang dipantau secara ketat untuk melacak efisiensi penggunaan sumber daya pada proyek tertentu.
CPI dihitung dengan membagi nilai yang diperoleh (EV) dengan biaya aktual (AC) proyek.
Indeks Kinerja Biaya (CPI) = Nilai yang Diperoleh (EV) ÷ Biaya Aktual (AC)
Jika CPI lebih besar dari satu berfungsi sebagai indikator alokasi sumber daya yang efisien, sedangkan CPI kurang dari atau sama dengan satu menunjukkan efisiensi sumber daya yang buruk (dan ruang untuk perbaikan).
Dengan demikian, indeks kinerja biaya (CPI) adalah metrik yang digunakan untuk memastikan alokasi sumber daya untuk sebuah proyek dilakukan dengan benar, dengan pemborosan yang minimal.
Jika CPI adalah persentase positif, proyek “di bawah anggaran” sebesar jumlah tersebut, sementara persentase negatif menunjukkan proyek “di atas anggaran”.
Baca juga: Pengertian Cost of Debt, Contoh, dan Cara Hitungnya
3 Cara Menghitung Cost Variance
Ada tiga metode berbeda untuk menghitung varians dalam akuntansi biaya Anda:
- Metode varians kumulatif
- Metode varians periode per periode
- Metode varians pada saat penyelesaian
Ketiga metode tersebut menggunakan rumus yang sama, namun menerapkan perhitungan yang berbeda untuk menentukan hal yang berbeda.
Metode varians kumulatif
Varians biaya kumulatif dihitung dengan mengambil selisih antara biaya kumulatif aktual proyek dengan biaya kumulatif yang diharapkan dari proyek tersebut.
Metode ini dapat digunakan untuk mendapatkan gambaran umum mengenai seberapa besar penyimpangan suatu proyek dari anggaran aslinya.
Pada contoh di atas, kami menggunakan metode varians kumulatif untuk menentukan seberapa besar biaya keseluruhan proyek telah menyimpang dari anggaran hingga saat itu.
Metode varians periode per periode
Anda dapat menghitung varians biaya periode per periode dengan mengambil selisih antara biaya aktual proyek dan biaya yang diharapkan dari proyek tersebut pada titik waktu tertentu atau selama fase proyek tertentu.
Katakanlah Anda memeriksa kembali kemajuan proyek desain grafis Anda pada titik tengah. Untuk menghitung vost variance periode per periode, Anda akan menghitung varians kuartal pertama dan kuartal kedua proyek secara terpisah.
Manfaat cost variance periode per periode adalah memungkinkan Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang di mana fluktuasi anggaran terjadi dalam jadwal proyek.
Jika sebuah proyek berada di jalur yang tepat pada titik setengah jalan tetapi keluar jalur pada titik tiga perempat, Anda tidak hanya mengetahui bahwa ada sesuatu yang salah-Anda juga tahu kapan hal itu terjadi.
Dengan jangka waktu yang lebih sempit, Anda dapat menemukan dan memperbaiki masalah dengan lebih mudah.
Baca juga: Apa itu Peanut Butter Costing? Berikut Penjelasannya
Metode varians saat penyelesaian
Anda dapat menggunakan metode varians saat penyelesaian di titik mana pun di sepanjang proyek untuk memprediksi seberapa jauh proyek akan melebihi atau di bawah anggaran saat selesai, berdasarkan seberapa banyak kemajuan yang telah dicapai sejauh ini.
Anda bisa menghitung varians pada saat penyelesaian dengan mengurangi biaya total proyek yang saat ini Anda pikirkan (atau perkiraan biaya) dengan biaya yang Anda pikirkan sebelumnya (biaya yang diharapkan).
Ketika Anda mengevaluasi proyek desain grafis Anda pada titik penyelesaian 25% dan menemukan bahwa Anda telah menghabiskan 20.000.000, perkiraan biaya proyek Anda pada titik ini adalah 80.000.000.
Dengan mengurangi perkiraan biaya dari perkiraan biaya awal sebesar 60.000.000, Anda bisa menentukan bahwa varians pada saat penyelesaian, jika proyek berlanjut dengan kecepatan ini, adalah -20.000.000.
Metode varians pada saat penyelesaian memungkinkan Anda untuk menggunakan informasi kecepatan saat ini untuk memprediksi seberapa jauh proyek akan menyimpang dari anggarannya pada saat penyelesaian.
5 Jenis Cost Variance
Tiga kategori di atas menjelaskan tiga cara yang berbeda untuk menghitung varians biaya. Di sini, kita akan membahas lima jenis varians biaya yang dapat Anda hitung dalam suatu proyek.
Masing-masing rumus ini menghasilkan cost variance untuk kategori anggaran yang berbeda, yang memungkinkan manajer proyek menelusuri dan menentukan di mana biaya yang muncul di bawah atau di atas anggaran dan menyesuaikannya.
Cost variance material
Proyek yang membutuhkan material langsung akan memiliki varians biaya material, yang menghitung selisih antara jumlah yang dianggarkan untuk material dan jumlah yang benar-benar dihabiskan.
Biaya bahan dapat ditemukan dengan mengalikan jumlah bahan dengan harga bahan. Biaya bahan yang sebenarnya dapat berbeda dari biaya yang dianggarkan jika kuantitas atau harga bahan berubah.
Jika Anda menghitung varians biaya pada titik tengah proyek dan menemukan bahwa cost variance material cenderung lebih tinggi daripada yang dianggarkan, Anda perlu menyesuaikan ruang lingkup proyek atau mencari dana tambahan di tempat lain yang dapat menutupi kelebihan biaya material.
Baca juga: Imputed Cost: Pengertian, Lengkap dan Contohnya
Varians tenaga kerja
Cost variance tenaga kerja adalah selisih antara biaya yang dianggarkan dan biaya aktual untuk tenaga kerja langsung.
Biaya tenaga kerja bisa menyimpang dari anggaran jika proyek membutuhkan lebih banyak jam kerja daripada yang diantisipasi, atau jika upah per jam meningkat. Contoh desain grafis kami di atas adalah contoh cost variance tenaga kerja.
Jika perusahaan Anda memiliki biaya varians tenaga kerja positif yang besar-yang berarti lebih banyak dianggarkan untuk tenaga kerja daripada yang diperlukan-sesuaikan anggaran tenaga kerja dan alihkan dana ekstra ke kategori anggaran lain dengan cost variance negatif.
Jika cost variance tenaga kerja negatif, hal ini mengindikasikan bahwa tim Anda kurang berproduksi, atau ruang lingkup proyek lebih besar dari yang dianggarkan.
Pelatihan tambahan atau tindakan pengendalian kualitas yang lebih baik dapat membantu Anda menurunkan biaya tenaga kerja.
Varians penjualan
Varians penjualan berbeda dari semua jenis cost variance lainnya karena varians penjualan berkaitan dengan biaya yang masuk (pendapatan) dan bukan biaya yang keluar (pengeluaran).
Varians penjualan hanya berperan dalam proyek dengan komponen penjualan-misalnya, contoh desain grafis kita tidak akan memiliki varians penjualan, karena tidak ada apa pun dalam proyek tersebut yang dijual.
Perhitungan untuk varians penjualan adalah penjualan yang dianggarkan dikurangi penjualan aktual. Ini adalah satu-satunya jenis varians dalam daftar yang baik jika bernilai negatif.
Jika total penjualan yang dianggarkan (atau yang diharapkan) adalah 1.000.000 dan total penjualan aktual Anda adalah 2.000.000, maka varians penjualan Anda adalah -1.000.000.
Ketika penjualan aktual melebihi penjualan yang dianggarkan, varians Anda akan menjadi negatif-tetapi laba Anda akan menjadi positif.
Varians overhead variabel
Biaya overhead adalah biaya yang terkait dengan pengoperasian bisnis. Biaya overhead variabel adalah biaya yang dikeluarkan selama operasi bisnis yang meningkat atau menurun tergantung pada seberapa produktif bisnis Anda.
Biaya pengiriman, biaya energi gudang, dan pemeliharaan mesin adalah contoh biaya overhead variabel.
Untuk menghitung cost variance overhead variabel, pertama-tama Anda harus menemukan “tarif overhead variabel standar per jam”.
Ini adalah jumlah total biaya variabel yang dikeluarkan dalam satu jam produksi. Misalnya, jika Anda membayar 2.000 per unit yang dikirim dan memproduksi 10 unit per jam, tarif pengiriman standar Anda per jam adalah 20.000.
Cost variance overhead variabel adalah perbedaan antara overhead variabel standar selama periode waktu tertentu, dan berapa biaya overhead variabel yang sebenarnya setelah perubahan harga atau perubahan jam kerja diperhitungkan.
Varians overhead tetap
Biaya overhead tetap tetap sama tidak peduli berapa banyak pekerjaan yang dilakukan. Sewa, pajak properti, dan langganan adalah contoh biaya overhead tetap.
“Tetap” dalam overhead tetap mengacu secara khusus pada jenis dan kuantitas biaya overhead-misalnya, Anda tidak perlu membayar lebih banyak uang sewa jika Anda semakin sering menggunakan ruang kantor Anda, tetapi bukan berarti pemilik gedung tidak dapat menaikkan biaya sewa.
Rumus untuk varians overhead tetap adalah biaya overhead standar (atau yang dianggarkan) dikurangi biaya overhead aktual. Kedua angka tersebut adalah total biaya overhead, jadi keduanya mencakup total biaya semua biaya overhead Anda untuk periode tertentu.
Katakanlah perusahaan Anda hanya memiliki dua biaya overhead tetap: sewa (10.000.000/bulan) dan asuransi bisnis (500.000).
Biaya overhead standar Anda untuk proyek enam bulan adalah 10.500.000/bulan, atau 63.000.000. Jika pemilik bangunan menaikkan biaya sewa menjadi 15.000.000/bulan di tengah-tengah proyek, biaya overhead tetap yang sebenarnya akan lebih tinggi-10.500.000 untuk tiga bulan pertama ditambah 15.500.000 untuk tiga bulan berikutnya, atau total 78.000.000.
Untuk menghitung biaya varians overhead tetap, kurangi biaya overhead tetap aktual dengan biaya overhead tetap standar untuk menghasilkan varians akhir sebesar -15.000.000.
Baca juga: Cost Push Inflation: Pengertian, Penyebab, dan Contohnya
Contoh Perhitungan Cost Variance
Misalkan kita ditugaskan untuk menghitung cost variance dari sebuah proyek dengan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang telah dilakukan (BCWP) sebesar 50.000.000 dan biaya aktual untuk pekerjaan yang telah dilakukan (ACWP) sebesar 60.000.000.
Manajemen Proyek (Biaya yang Dianggarkan vs Biaya Aktual)
Biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan (BCWP) = 50.000.000
Biaya Aktual untuk pekerjaan yang dilakukan (ACWP) sebesar 60.000.000
Memulai, langkah pertama adalah menghitung Cost variance dengan mengurangi biaya aktual dengan nilai yang diperoleh, yang menghasilkan negatif 10.000.000.
Cost variance (CV) = 50.000.000 – 60.000.000 = (10.000.000)
Intuisi di balik melakukan analisis cost variance adalah untuk membandingkan nilai estimasi pekerjaan yang telah diselesaikan (atau “nilai yang diperoleh”) relatif terhadap biaya aktual yang dikeluarkan.
Oleh karena itu, Cost variance negatif sebesar 10.000.000 menunjukkan bahwa biaya proyek telah melebihi pengeluaran yang direncanakan sebesar 10.000.000, yang menandakan pembengkakan anggaran.
Dengan adanya cost variance, kita akan mengubah metrik menjadi persentase cost variance dengan membagi cost variance dengan nilai yang diperoleh (dan mengalikannya dengan 100).
Persentase cost variance adalah negatif 20%, yang menyiratkan bahwa proyek tersebut melebihi anggaran sebesar 20% dibandingkan dengan pekerjaan yang telah diselesaikan.
Persentase Cost variance (%) = -10.000.000 ÷ 50.000.000 = -20,0%
Persentase Cost variance adalah variasi yang dinormalisasi dari metrik cost variance, di mana pengeluaran proyek dapat dijelaskan berdasarkan persentase (yaitu “melebihi anggaran sebesar 20%”).
Sebagai penutup, cost variance proyek hipotetis kami adalah negatif 10.000.000, dan tren di atas anggaran sebesar 20% relatif terhadap pekerjaan yang diselesaikan, menciptakan kebutuhan untuk meningkatkan area perbaikan untuk memastikan pengeluaran proyek tetap selaras dengan anggaran awal.
Baca juga: Apa Itu Backflush Costing dalam Akuntansi? Ini Penjelasannya!
Pada Intinya…
Cost variance adalah alat penting dalam manajemen proyek yang membantu mengukur perbedaan antara biaya aktual dan biaya yang dianggarkan, sehingga memberikan gambaran nyata tentang efisiensi pengelolaan anggaran proyek.
Dengan menganalisis varians biaya, manajer proyek dapat mendeteksi penyimpangan biaya sejak dini, melakukan penyesuaian yang diperlukan, dan memastikan proyek tetap berjalan sesuai anggaran demi mencapai hasil yang optimal.
Selain itu, penghitungan cost variance yang akurat memungkinkan tim proyek untuk mengelola sumber daya secara lebih efisien, mengidentifikasi faktor-faktor penyebab pembengkakan biaya, dan mengantisipasi risiko finansial yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek.
Penggunaan metrik seperti Cost Performance Index (CPI) juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat dan strategis.
Jika Anda kesulitan dalam melakukan penghitungan biaya dalam bisnis atau proyek yang sedang Anda tangani, menggunakan software akuntansi online seperti Kledo dapat mempermudah proses pemantauan seluruh varians biaya dan pengelolaan anggaran secara real-time.
Kledo menyediakan fitur otomatisasi pencatatan biaya, pelacakan anggaran, dan laporan analisis yang membantu manajer proyek memantau keuangan proyek secara transparan dan akurat, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan tepat sasaran.
Dengan Kledo, Anda dapat memantau biaya proyek secara real-time melalui dashboard yang intuitif dan mudah dipahami.
Setiap pengeluaran yang tercatat langsung terintegrasi dengan anggaran proyek, sehingga perhitungan cost variance dapat dilakukan secara otomatis tanpa perlu input manual yang rawan kesalahan.
Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat dengan cepat apakah proyek berjalan sesuai anggaran atau mulai mengalami pembengkakan biaya.
Selain itu, fitur pelaporan Kledo memberikan insight mendalam tentang komponen biaya seperti material, tenaga kerja, dan overhead yang dapat dianalisis secara terperinci.
Anda dapat mengidentifikasi area yang menyebabkan cost variance negatif dan mengambil tindakan korektif sebelum masalah semakin membesar.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
