Untuk yang baru pertama kali mengelola bisnis, salah satu pertanyaannya adalah: “haruskah tetap menggunakan Excel atau beralih ke software akuntansi?”
Banyak pelaku usaha memulai pencatatan keuangan menggunakan Excel karena dianggap praktis, murah, dan mudah digunakan.
Namun, seiring berkembangnya bisnis, penggunaan Excel mulai menunjukkan keterbatasannya sebagai alat akuntansi utama. Di titik ini, banyak bisnis mulai mencari alternatif.
Mari kita bahas perbedaan excel dan software akuntansi, sehingga Anda bisa menentukan mana yang lebih baik untuk bisnis Anda sekarang.
5 Perbedaan Utama antara Spreadsheet Excel dan Software Akuntansi
Saat pertama kali memulai bisnis, Excel sering menjadi pilihan untuk pembukuan.
Excel sudah digunakan sejak lama, ada banyak tutorial dan template yang bisa Anda temukan di internet, serta mudah untuk mencari contoh rumus akuntansi Excel.
Dan tentu saja, karena kemungkinan besar Anda sudah memilikinya.
Pemilik bisnis yang ingin mengelola data keuangan umumnya memilih dua opsi utama: spreadsheet Excel dan software akuntansi.
Meskipun sekilas tampak serupa, keduanya memiliki beberapa perbedaan penting.
Berikut 5 lima perbedaan utama antara spreadsheet Excel dan software akuntansi:
1. Fitur
Pemenang: Software akuntansi
Meskipun baik Excel maupun software akuntansi dapat digunakan untuk pengelolaan keuangan, software akuntansi dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis dari berbagai skala.
Keunggulan utama software akuntansi terletak pada fitur-fitur khusus akuntansi, seperti:
- Mencatat pemasukan
- Melacak pengeluaran
- Membuat laporan keuangan
- Rekonsiliasi rekening bank
- Mengelola invoice
- Manajemen persediaan
Sebaliknya, Excel adalah alat serbaguna yang dapat bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan akuntansi tertentu.
Namun, pengaturannya cenderung lebih memakan waktu dan fiturnya tidak terintegrasi seperti software akuntansi.
Meski demikian, spreadsheet akuntansi Excel tetap menyediakan beberapa fitur yang berguna, seperti kemampuan membuat pivot table dan laporan grafis.
2. Kemudahan Penggunaan
Pemenang: Software akuntansi
Kemudahan penggunaan merupakan faktor penting dalam memilih antara Excel dan software akuntansi.
Excel adalah alat serbaguna yang mampu melakukan perhitungan kompleks, tetapi Anda perlu pemahaman teknis untuk menggunakannya dengan optimal.
Sementara itu, software akuntansi lebih menekankan pada kemudahan penggunaan dan ditujukan untuk pemula maupun profesional di bidang akuntansi.
Software akuntansi punya antarmuka yang sederhana dan memungkinkan pengguna melihat kondisi keuangan secara real-time, sehingga memberikan gambaran menyeluruh yang dapat mendukung pengambilan keputusan bisnis.
Excel memang fleksibel, tetapi penggunaannya untuk keperluan akuntansi bisa terasa rumit bagi sebagian orang.
Baca Juga: Contoh Pembukuan Keuangan Sederhana dan Template Excelnya
3. Integrasi
Pemenang: Software akuntansi
Bagi pemilik bisnis, integrasi dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara signifikan dengan menyederhanakan alur kerja serta mengurangi kesalahan input data manual.
Dalam akuntansi, integrasi sangat penting untuk memastikan seluruh catatan dan data keuangan tetap akurat.
Sebagian besar software akuntansi menyediakan integrasi dengan berbagai aplikasi bisnis lain, seperti:
- Software manajemen persediaan
- Payment processor
- Alat pengelolaan hubungan pelanggan
- Layanan pengelolaan pajak
Integrasi ini memungkinkan bisnis mengotomatiskan pertukaran informasi antar sistem yang berbeda, sehingga Anda tidak perlu input data manual.
Sebaliknya, Excel tidak menyediakan integrasi semacam ini. Excel juga tidak terintegrasi dengan aplikasi keuangan lain, seperti kartu kredit dan rekening bank.
Perusahaan kartu kredit dan bank Anda mungkin menyediakan laporan dalam format spreadsheet, tetapi Anda tetap harus mengimpor dan mengelola seluruh data tersebut ke dalam spreadsheet akuntansi yang sudah ada.
Proses ini kembali memakan banyak waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.
4. Harga
Pemenang: Excel
Salah satu faktor terpenting dalam memilih software akuntansi adalah harga. Bisnis perlu menemukan solusi yang sesuai dengan anggaran.
Banyak software mengenakan biaya berlangganan bulanan atau tahunan, dan kadang ada juga yang meminta biaya pemasangan satu kali.
Sementara itu, Excel cenderung lebih murah dibandingkan banyak sistem akuntansi.
Namun, biaya sebuah alat seperti Excel tidak hanya diukur dari harga pembeliannya, melainkan dari waktu yang dibutuhkan untuk mengelolanya. Dan sayangnya, Excel membutuhkan banyak jam kerja.
Selain memakan waktu, risiko kesalahan manual juga meningkat dengan Excel. Hal ini bisa berdampak pada biaya tidak langsung bisnis Anda.
5. Akurasi
Pemenang: Software akuntansi
Akurasi merupakan hal yang sangat penting dalam akuntansi. Input data manual adalah salah satu penyebab utama terjadinya kesalahan akuntansi.
Software akuntansi menghilangkan kebutuhan input manual dengan mengotomatiskan proses, seperti rekonsiliasi mutasi bank dan pelacakan invoice.
Sebaliknya, kesalahan pada spreadsheet dapat menimbulkan efek berantai. Satu angka yang salah, koma yang keliru, atau titik desimal yang tidak tepat dapat menyebabkan perhitungan lain menjadi ikut salah.
| Aspek | Excel Spreadsheet | Software Akuntansi |
|---|---|---|
| Tujuan utama | Alat serbaguna yang dapat disesuaikan untuk berbagai kebutuhan, termasuk akuntansi | Dirancang khusus untuk kebutuhan akuntansi bisnis |
| Fitur | Terbatas dan tidak terintegrasi secara otomatis | Lengkap dan terintegrasi (pencatatan, laporan, rekonsiliasi, invoice, persediaan) |
| Kemudahan penggunaan | Membutuhkan pemahaman teknis dan pengaturan manual | Antarmuka intuitif dan ramah bagi pemula maupun profesional |
| Integrasi dengan bank & aplikasi lain | Tidak terintegrasi langsung | Terintegrasi dengan berbagai aplikasi seperti bank, payment processor, inventory, dan pajak |
| Input data | Sepenuhnya manual | Sebagian besar otomatis |
| Risiko kesalahan | Tinggi karena kesalahan input dan rumus | Lebih rendah karena otomatisasi |
| Waktu pengerjaan | Memakan banyak waktu | Lebih efisien dan cepat |
| Harga | Lebih murah dari sisi biaya software | Lebih mahal karena sistem langganan |
| Biaya tersembunyi | Tinggi karena waktu kerja dan risiko kesalahan | Lebih rendah karena efisiensi proses |
| Skalabilitas | Cocok untuk bisnis yang baru berkembang | Cocok untuk bisnis kecil hingga besar |
Baca Juga: Download Laporan Keuangan Excel, Cara Membuat, dan Contohnya
Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Excel untuk Akuntansi
Excel adalah program spreadsheet populer yang digunakan oleh bisnis dari berbagai skala untuk analisis keuangan, pengelolaan data, dan berbagai keperluan lainnya.
Kelebihan Menggunakan Excel
- Hemat biaya: Bagi banyak bisnis kecil, Excel sudah tersedia sebagai bagian dari paket Microsoft Office, sehingga menjadi pilihan yang ekonomis untuk pembukuan dasar.
- Fleksibel: Excel memungkinkan pengguna membuat rumus khusus, pivot table untuk analisis data, serta model keuangan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
- Mudah digunakan karena familiar: Banyak pengguna sudah terbiasa menggunakan Excel, sehingga proses belajar relatif lebih singkat daripada harus mempelajari software baru.
Kekurangan Menggunakan Excel
- Kurang skalabel: Seiring pertumbuhan bisnis, keterbatasan Excel akan semakin terasa. Excel tidak dirancang untuk mengelola volume data besar secara efisien, sehingga dapat menimbulkan masalah performa dan meningkatkan risiko kesalahan.
- Input data manual: Excel mengharuskan input datasecara manual. Proses ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia, yang dapat menyebabkan ketidakakuratan pada catatan keuangan.
- Tidak mendukung data real-time: Excel tidak menyediakan pembaruan data secara real-time maupun sinkronisasi otomatis dengan sistem bisnis lain. Hal ini dapat menghambat pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.
Excel masih cocok untuk bisnis kecil atau untuk analisis keuangan yang sederhana.
Namun, bisnis dengan kebutuhan yang lebih kompleks memerlukan software tambahan seperti software akuntansi agar proses pengelolaan keuangan menjadi lebih efisien, akurat, dan terstruktur.
Baca Juga: Proses Akuntansi Anda Masih Menggunakan Excel? Pahami Risikonya
Kelebihan dan Kekurangan Software Akuntansi
Berikut adalah keunggulan utama software akuntansi:
Kelebihan Software Akuntansi
- Skalabilitas: Seiring pertumbuhan bisnis, software ini mampu mengelola lebih banyak data, mengotomatiskan lebih banyak proses, serta menyediakan fitur yang semakin lengkap. Hal ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang berkembang pesat dan menghadapi keuangan yang semakin rumit.
- Menghemat waktu: Salah satu manfaat terbesar software akuntansi adalah kemampuannya mengotomatiskan banyak tugas keuangan rutin, seperti pembuatan invoice, penagihan, hingga manajemen persediaan.
- Akurasi tinggi: Software akuntansi membantu mengurangi kesalahan manusia yang dapat berdampak besar pada kesehatan keuangan bisnis. Dengan otomatisasi, risiko kesalahan dalam laporan keuangan, laporan laba rugi, dan neraca dapat diminimalkan. Selain itu, proses pelaporan pajak juga menjadi lebih akurat, sehingga bisnis terhindar dari kesalahan dan sanksi yang merugikan.
Namun, seperti halnya software lainnya, platform akuntansi juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
Kekurangan Software Akuntansi
- Biaya: Meskipun lebih efisien, software akuntansi biasanya lebih mahal daripada Excel. Selain itu, sering kali terdapat biaya tambahan untuk dukungan teknis, migrasi data, dan pelatihan.
- Kemudahan penggunaan: Walaupun banyak software akuntansi yang sudah dirancang ramah pengguna, tetap terdapat kurva pembelajaran untuk memaksimalkan seluruh fiturnya. Bagi pengguna yang belum terbiasa, proses adaptasi bisa terasa memakan waktu dan cukup menantang.
- Keamanan data: Seperti software lainnya, software akuntansi juga berisiko terhadap ancaman keamanan siber. Meskipun vendor telah melengkapi sistem dengan fitur keamanan tingkat tinggi, risiko kebocoran data tetap ada dan perlu menjadi pertimbangan.
Walaupun biaya awal penggunaan software akuntansi mungkin lebih tinggi, manfaat jangka panjang berupa pengelolaan keuangan yang lebih baik, proses yang lebih efisien, serta laporan yang lebih akurat menjadikan software akuntansi sebagai investasi yang bernilai bagi bisnis.
Baca Juga: Manfaat Software Akuntansi bagi Keuangan Bisnis, Wajib Tahu!
Kapan Harus Beralih dari Excel ke Software Akuntansi?
Mengetahui waktu yang tepat untuk beralih dari Excel ke software akuntansi khusus sangat penting agar pengelolaan keuangan bisnis tetap efisien dan akurat.
1. Volume transaksi semakin meningkat
Seiring bertambahnya jumlah transaksi bisnis, waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk menyusun serta mengelola laporan keuangan di Excel juga akan semakin besar.
Pada tahap ini, software akuntansi yang mampu mengotomatiskan proses tersebut menjadi pilihan yang jauh lebih menarik.
2. Membutuhkan fitur yang lebih lengkap
Jika bisnis Anda memerlukan pengelolaan keuangan dan persediaan yang lebih kompleks, seperti pelacakan stok atau dukungan multi-mata uang, maka sudah saatnya mempertimbangkan penggunaan software akuntansi khusus.
3. Bisnis mengalami pertumbuhan dan ekspansi
Ketika bisnis berkembang pesat atau mulai berekspansi ke pasar baru, biasanya bisnis membutuhkan skalabilitas dan fitur tambahan software akuntansi untuk mengelola kebutuhan keuangan yang semakin rumit.
Baca Juga: Download Tabel Stok Barang Excel Gratis + Template
Bagaimana Software Akuntansi Kledo Bisa Membantu Anda
Jika Anda imerasa sudah saatnya beralih dari Excel ke software akuntansi, Anda bisa mencoba Kledo.
Dengan Kledo, Anda bisa:
1. Mengotomatisasi Proses Akuntansi
Software akuntansi Kledo mampu mengotomatisasi pencatatan transaksi keuangan, pembuatan faktur, pengelolaan pembelian dan penjualan, serta pelaporan keuangan.
Ini berarti banyak tugas yang biasanya dilakukan manual di Excel bisa berjalan otomatis di Kledo, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manusia.
2. Laporan Keuangan Real-Time
Dengan Kledo, Anda dapat mengakses lebih dari 50 laporan keuangan secara instan dan real-time, termasuk neraca, laba rugi, arus kas, dan ringkasan kinerja bisnis.
Informasi ini tersedia setiap saat tanpa perlu pengolahan manual seperti di Excel.
4. Integrasi dengan Sistem Lain
Kledo menyediakan integrasi dengan berbagai platform lain, seperti bank, marketplace, sistem POS, dan payment gateway, sehingga data dapat berjalan otomatis antarsistem tanpa perlu copy–paste manual seperti di Excel.
5. Manajemen Persediaan dan Transaksi Lengkap
Kledo memungkinkan Anda mengelola persediaan barang, termasuk multi-gudang, stok opname otomatis, dan pelacakan pergerakan barang.
Ini adalah sesuatu yang sangat sulit diatur secara akurat di Excel.
6. Pelacakan Bank dan Kas yang Mudah
Dengan fitur rekonsiliasi bank otomatis, Kledo dapat mencocokkan transaksi bank Anda secara cepat. Di Excel, proses ini biasanya dilakukan manual dan memakan banyak waktu.
7. Fitur Tambahan yang Mendukung Pengelolaan Bisnis
Kledo juga menyediakan fitur-fitur seperti:
- Dukungan multi-currency untuk transaksi luar negeri
- Tracking hutang/piutang usaha
- Manajemen aset dan depresiasi
Anda bisa mencoba Kledo gratis sekarang juga lewat tautan ini. Dengan biaya berlangganan yang terjangkau dan fitur lengkap, Kledo akan menjadi investasi software yang bernilai bagi bisnis Anda.
- Angel Investor adalah: Cara Menemukan dan Alternatifnya - 23 Januari 2026
- Excel atau Software Akuntansi: Mana yang Lebih Baik? - 23 Januari 2026
- Contoh Pembukuan Pengeluaran dan Pemasukan & Langkahnya - 22 Januari 2026