Apa itu Manajemen Proyek? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

Manajemen proyek bukanlah hal mudah karena mengelola sebuah proyek itu sangat rumit, apa pun skala dan cakupannya. Dari merencanakan hal-hal kecil hingga menangani permintaan klien yang terus berubah hingga mengirimkan barang tepat waktu, ada banyak hal yang bisa salah.

Saat Anda membagi proyek ke dalam tahap yang dapat dikelola, masing-masing dengan tujuan dan hasil sendiri, lebih mudah untuk mengontrol proyek dan kualitas hasilnya.

Pada artikel ini kita akan membahas secara lengkap apa itu manajemen proyek dan kami akan memberikan Anda tips bagaimana cara mengelola proyek secara optimal.

Apa itu Manajemen Proyek?

Manajemen proyek melibatkan perencanaan dan pengorganisasian sumber daya perusahaan untuk melakukan tugas, acara, atau produksi tertentu menuju penyelesaian. Ini adalah disiplin menggunakan prinsip-prinsip dan prosedur yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Melalui manajemen proyek, kegiatan dilakukan dengan menggunakan berbagai metodologi, alat, keahlian dan teknik untuk memenuhi persyaratan proyek.

Setiap proyek berbeda. Beberapa sederhana, sementara ada beberapa kompleks. Secara garis besar, setiap proyek memiliki tiga komponen utama atau roject management triangle yang mencakup:

• Lingkup (scope) – Ini mengacu pada ukuran proyek, hasil dan persyaratan proses yang berbeda.
• Waktu (time) – Ini menangani kerangka waktu atau durasi di mana proyek harus diselesaikan
• Modal atau biaya (cost) – Ini mengacu pada pengeluaran dan anggaran proses

Mengenal Segitiga Manajemen Proyek

Di bawah ini, kita melihat dari dekat setiap elemen segitiga manajemen proyek terbaik yang dapat digunakan manajer proyek dalam mengelola proyek dengan baik

Waktu

Dengan tidak adanya gangguan yang tidak diinginkan dan kondisi yang disediakan tetap seperti yang diperkirakan, manajer proyek yang berpengalaman dapat secara akurat memprediksi berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Namun, setiap manajer proyek tahu bahwa tidak semuanya berjalan sesuai rencana, itulah sebabnya banyak yang menganggap kendala waktu sebagai yang paling sulit untuk diatasi.

Kemungkinan tantangan waktu yang harus diperhatikan oleh manajer proyek meliputi:

Terlalu optimis

Melebih-lebihkan kemampuan tim terjadi setiap saat. Oleh karena itu, adalah bijaksana untuk melihat proyek masa lalu, beban kerja setiap anggota tim, dan kondisi saat ini yang dapat memengaruhi pengiriman proyek untuk membuat jadwal yang mencerminkan kenyataan.

Penundaan eksternal

Jika proyek Anda bergantung pada pemasok untuk peralatan atau bahan tertentu, penundaan di pihak mereka juga dapat menunda kegiatan proyek Anda.

Untuk mengatasi ini, tetaplah berkomunikasi secara konstan dengan vendor sehingga mereka tidak mengabaikan tanggal dan waktu pengiriman yang penting.

Penundaan internal

Beberapa tugas bersifat berurutan, yang berarti tugas atau aktivitas di masa mendatang tidak dapat dimulai sampai tugas sebelumnya selesai.

Tidak hanya tugas yang tertunda dapat mengganggu jadwal, tetapi jika orang atau tim yang ditugaskan untuk melakukan tugas yang berhasil tidak dapat melakukan hal lain selain duduk dan menunggu, Anda membuang-buang uang.

Sangat penting bagi Anda untuk memantau dependensi dengan cermat dan berkomunikasi dengan tim yang ditugaskan secara konstan sehingga semua orang tahu apa yang sedang terjadi.

Jika perlu, lakukan penyesuaian yang diperlukan, seperti mendatangkan lebih banyak orang (jika disetujui oleh pengawas inti proyek), melacak tugas tertentu dengan cepat, atau menyelesaikan langkah secara bersamaan dengan tugas lain.

Kesenjangan staf

Penundaan proyek terjadi ketika tidak ada cukup orang terampil yang mengerjakan suatu proyek.

Ini bisa jadi karena ada proyek dengan prioritas lebih tinggi yang menyita waktu orang, orang sakit, masalah tenaga kerja yang lebih serius sedang terjadi (misalnya, pengurangan), atau rencana yang merinci langkah-langkah manajemen proyek yang perlu dilakukan tidak dibuat dengan baik.

Masalah kepegawaian kecil dapat diatasi dengan memindahkan tugas atau mempekerjakan kontraktor luar untuk sementara, tetapi masalah kepegawaian utama harus melibatkan pemangku kepentingan utama, khususnya dewan manajemen perubahan proyek.

Staf yang tidak termotivasi/terlalu banyak bekerja

Antusiasme yang memudar atau ketidakhadiran yang berlebihan karena staf Anda terlalu banyak bekerja atau tidak lagi termotivasi adalah masalah serius yang harus ditangani secepatnya.

Proyek yang panjang dan berkelanjutan dapat melelahkan bagi sebagian karyawan, sementara proyek yang pendek mungkin terasa berulang.

Agar karyawan tidak kehilangan motivasi, tugas harus didistribusikan secara merata, dan karyawan harus memiliki pemahaman yang kuat tentang nilai kontribusi pekerjaan mereka terhadap proyek secara keseluruhan.

Jalur komunikasi juga harus tetap terbuka setiap saat sehingga Anda tahu cara terbaik untuk membantu tim Anda mengatasi kelelahan dan kurangnya motivasi.

Proyek yang tidak selesai tepat waktu dapat secara langsung memengaruhi pendapatan dan dapat merusak reputasi manajer proyek, tim, dan organisasi.

Dengan demikian, saat membuat rencana proyek, manajer proyek harus memasukkan buffer ke dalam jadwal mereka untuk memperhitungkan penundaan yang tidak terduga.

Teknik seperti metode jalur kritis, yang mengevaluasi langkah-langkah kritis yang diperlukan untuk menentukan durasi proyek, juga harus membantu mereka menentukan tugas yang harus dimiliki dari yang “baik untuk dimiliki”.

Juga, pastikan studi kelayakan menyeluruh telah dilakukan sebelum memulai proyek untuk memastikan bahwa itu layak dan ada cukup tenaga kerja yang tersedia untuk melihatnya sampai selesai.

Biaya

Proyek yang melebihi anggaran terkadang tidak dapat dihindari. Hal-hal tertentu tidak dapat dihindari, tidak peduli seberapa hati-hati Anda menguraikan rencana proyek menggunakan semua alat yang tersedia (misalnya, diagram struktur rincian kerja, bagan PERT, mindmap, garis waktu, kalender, dll.) yang Anda inginkan.

Namun, proyek yang melebihi anggaran bukanlah hal yang baik dan harus terjadi sejarang mungkin.

Setelah proyek melebihi anggaran, sangat sulit untuk memulihkan dan menyelesaikannya sesuai anggaran. Solusi terbaik adalah pencegahan.

Beberapa faktor yang harus diwaspadai yang dapat menyebabkan anggaran proyek berantakan meliputi:

Meremehkan biaya

Ini terjadi ketika jika Anda membuat perkiraan anggaran terlalu optimis, ada kesalahan dalam perkiraan biaya, atau anggaran tidak memperhitungkan kemungkinan inefisiensi, seperti konflik penjadwalan sumber daya atau menugaskan pekerjaan kepada orang-orang yang kurang memenuhi syarat yang pekerjaannya mungkin harus diselesaikan ulang.

Kurangnya akuntabilitas

Anggaran Anda mungkin terperinci dan dipikirkan dengan matang, tetapi jika tidak ada yang melacak pengeluaran atau membuat laporan biaya dan pembaruan anggaran tepat waktu, masih ada kemungkinan proyek akan melebihi anggarannya.

Seseorang harus memperhatikan anggaran, apakah itu manajer proyek atau anggota tim lainnya.

Untuk memastikan pengelolaan keuangan dan penganggaran Anda berjalan maksimal, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk proses pencatatan dan pemantauan data finansal yang lebih baik.

Kledo adalah software akuntansi cloud buatan Indonesia yang telah digunakan oleh berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Dengan menggunakan Kledo Anda bisa dengan mudah memantau setiap pengeluaran, proses manufaktur, membuat invoice dan otomasi seluruh laporan keuangan dengan cepat dan praktis.

Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Meningkatnya biaya personel

Ini biasanya terjadi ketika orang baru harus dibawa untuk mengatasi perubahan lingkup dan tenggat waktu.

Manajer proyek harus memastikan bahwa setiap orang memahami apa yang ada di dalam dan di luar ruang lingkup sejak awal.

Mengalihdayakan ke kontraktor yang lebih murah atau berbagi biaya (misalnya, penelitian dan pengembangan) dengan proyek lain juga dapat membantu mengimbangi biaya.

Penundaan proyek

Ketika proyek tertunda, anggaran harus direstrukturisasi untuk memperhitungkan gaji dan overhead lainnya, asuransi yang diperpanjang (jika berlaku), dan biaya litigasi atau denda jika penundaan itu melanggar perjanjian tingkat layanan.

Untuk menghindari melebihi alokasi anggaran – atau setidaknya meminimalkan pembengkakan biaya – manajer proyek harus mempertimbangkan untuk menambahkan perubahan atau anggaran darurat ke dalam rencana manajemen proyek untuk menyediakan beberapa bantalan untuk kejadian tak terduga.

Baca juga: Manajemen Operasional: Pengertian, Fungsi, Tips, Dan Pembahasan Lengkapnya

Ruang lingkup (Scope)

Tim Anda siap untuk mulai mengerjakan sebuah proyek, hasil telah disepakati, dan kemudian Anda mendapat telepon dari salah satu pemangku kepentingan utama yang meminta untuk “menambahkan hanya satu hal kecil.”

Satu atau dua fitur tambahan mungkin tidak ada salahnya, tetapi jika Anda tidak hati-hati, ekspektasi proyek dapat lepas kendali, menyebabkan penundaan besar dan biaya membengkak.

Tantangan ruang lingkup proyek umum yang harus diperhatikan meliputi:

Permintaan fitur tambahan

Seorang anggota tim ingin memperkenalkan fitur baru yang benar-benar mereka yakini bermanfaat bagi proyek.

Bagaimanapun, manajer proyek tidak boleh membiarkan proyek kehilangan fokusnya karena gangguan ini.

Jika garis waktu dan anggaran dapat mengakomodasi perubahan ruang lingkup, silakan. Jika tidak, manajer proyek harus meletakkan kaki mereka dan menolak tambahan baru lagi.

Persyaratan ambigu

Bahkan proyek yang didefinisikan dengan jelas diketahui menderita dari scope creep, yang berarti proyek yang direncanakan secara sembarangan siap untuk menderita konsekuensi yang lebih buruk.

Tanpa analisis persyaratan terperinci dan dekomposisi proyek yang tepat, ruang lingkup proyek dapat disalahartikan, dan ruang lingkup dapat terjadi.

Pernyataan kerja atau pernyataan ruang lingkup Anda harus menguraikan secara rinci apa yang ada di dalam dan di luar ruang lingkup.

Mengubah spesifikasi

Ketika persyaratan proyek didefinisikan secara longgar, Anda membuka proyek Anda hingga lingkup creep.

Perubahan menit terakhir atau klien yang meminta pekerjaan tambahan yang awalnya tidak disetujui dapat membawa proyek ke jalur yang sama sekali berbeda, yang kemungkinan akan memengaruhi anggaran dan jadwal.

Dokumentasikan semuanya (misalnya, kiriman, jadwal, pencapaian, anggaran, dll.), dan minta semua orang yang terlibat untuk menandatanganinya.

Kemudian, lakukan proses kontrol perubahan untuk perubahan yang akan memengaruhi anggaran, garis waktu, atau keduanya.

Faktor internal

Faktor luar yang tidak dapat dikendalikan oleh manajer proyek, seperti persaingan, dapat memengaruhi ruang lingkup proyek.

Tetapi jika sumber kendala ruang lingkup lainnya, seperti pemangku kepentingan yang menginginkan serangkaian hasil baru, mengancam untuk menggagalkan seluruh proyek, maka manajer proyek harus menggunakan hak mereka untuk mempertahankan rencana proyek.

Baca juga: Manajemen Bisnis: Pengertian Lengkap dan Tips Mengelolanya

Apa Manfaat Manajemen Proyek dalam Sebuah Bisnis?

Berikut adalah manfaat manajemen proyek menurut fakta dan data yang ada:

1. Perencanaan proyek yang realistis

Pentingnya perencanaan proyek tidak dapat dilebih-lebihkan. Terlalu sering, organisasi melebih-lebihkan seberapa cepat mereka dapat mencapai hasil, meremehkan biaya, atau keduanya — ini adalah jalan menuju kegagalan.

Manajer proyek yang baik mempertimbangkan gambaran besar dan menetapkan tujuan, anggaran, dan jadwal yang realistis dan dapat dicapai. Tanpa manajemen yang cermat, sebuah proyek dapat dengan cepat keluar jalur bahkan sebelum dimulai.

Untuk menetapkan tujuan, anggaran, dan jadwal yang realistis, manajer proyek harus berkomunikasi dengan pemangku kepentingan yang berbeda untuk memahami prioritas strategis dan tujuan bisnis dari inisiatif tersebut.

Berdasarkan penelitian mereka, manajer proyek kemudian menguraikan rencana proyek yang menyeimbangkan prioritas tersebut dalam batasan waktu dan anggaran.

Proses ini melibatkan estimasi biaya, manajemen sumber daya, dan penilaian risiko.

2. Fokus dan tujuan yang jelas

Kurangnya tujuan yang jelas adalah alasan paling umum untuk kegagalan proyek pada tahun 2017. Manajer proyek membantu organisasi mengasah prioritas mereka dan menentukan tujuan proyek mereka.

Ketika manajemen proyek diserahkan kepada tim untuk ditangani, ruang lingkup dan tujuan dapat dengan mudah menjadi kacau.

Fokus yang tidak jelas dapat menyebabkan scope creep, tenggat waktu yang terlewat, dan pengeluaran yang berlebihan.

Plus, tanpa manajer proyek untuk mengawasi rencana proyek dan pembagian tugas, banyak tim mungkin tidak memperhatikan faktor risiko potensial saat muncul.

Jika mereka tidak mengatasi risiko proyek yang berkembang, tim dapat memprioritaskan tugas yang salah.

Manajer proyek yang baik mengawasi semua faktor ini sehingga tim dapat fokus pada tugas yang tepat pada waktu yang tepat dan beradaptasi sesuai kebutuhan.

Baca juga: Pengertian Lengkap Manajemen Pemasaran dan Tips Melakukannya

3. Penyelarasan strategis

Salah satu alasan terpenting untuk menggunakan manajemen proyek adalah untuk menyelaraskan proyek dengan strategi bisnis.

Jika organisasi Anda tidak bagus dalam manajemen proyek, Anda terlalu banyak mengambil risiko dalam hal mencapai strategi.

Dengan kata lain, manajemen proyek adalah penggerak strategi organisasi. Jadi, jika Anda tidak menerapkannya pada inisiatif Anda, Anda kehilangan kesempatan penting untuk tumbuh.

Sebagai manajer proyek mengawasi perencanaan dan pelaksanaan proyek, mereka membantu memastikan tujuan proyek secara keseluruhan dan tugas-tugas selanjutnya dan tonggak semua selaras dengan strategi organisasi.

Penyelarasan strategis di setiap tingkat proyek membuat setiap pemangku kepentingan pada halaman yang sama dan memastikan inisiatif Anda mendorong organisasi maju.

4. Proses yang dikelola

Manajemen proyek adalah proses proaktif yang berusaha membantu orang yang tepat melakukan tugas yang tepat pada waktu yang tepat.

Tanpa metode manajemen proyek yang ditetapkan, banyak tim cenderung bekerja secara reaktif—menangani masalah yang muncul daripada secara proaktif merencanakan risiko yang diketahui dan menetapkan tujuan dan parameter proyek dari awal.

Manajer proyek membantu tim memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola.

Dengan memecah proyek menjadi proses tugas, pencapaian, dan tenggat waktu yang jelas, manajer proyek dapat mengarahkan tim mereka lebih efisien dan bereaksi terhadap masalah dengan kelincahan yang lebih besar.

5. Kontrol kualitas

Kontrol kualitas adalah komponen penting dari manajemen proyek. Proyek Anda dapat memenuhi semua parameter waktu dan anggaran, tetapi jika standar kualitas tidak terpenuhi, proyek akan dianggap gagal.

Sayangnya, ini adalah jebakan yang sering menimpa. Tim berada di bawah banyak tekanan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Dan ini dapat menyebabkan pekerjaan yang terburu-buru dan eksekusi yang buruk.

Di situlah manajer proyek masuk. Mereka tidak hanya mengelola tenggat waktu dan tujuan, tetapi mereka juga mengawasi seberapa baik tugas proyek dijalankan.

Manajer proyek membantu menguraikan hasil dan menentukan standar kualitas mereka sehingga semua orang tahu persis apa yang mereka tuju.

6. Mengurangi biaya

Pada tahun 2018, menurut PMI, 9,9% dari setiap dolar yang diinvestasikan terbuang sia-sia karena kinerja proyek yang buruk—yaitu $99 juta untuk setiap $1 miliar yang diinvestasikan.

Manajemen proyek mengurangi biaya proyek dengan meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan mengoptimalkan sumber daya. Bahkan dengan biaya tambahan untuk berinvestasi dalam manajer proyek, organisasi dapat memperoleh lebih banyak lagi.

Baca juga: Tips Manajemen Rantai Pasok dan Pengertian Lengkapnya

Tahapan Melakukan Manajemen Proyek

Berikut adalah 5 tahapan yang bisa Anda lakukan dalam melakukan manajemen proyek yang baik:

Fase 1: Inisiasi proyek

Tahap inisiasi proyek adalah tahap pertama mengubah ide abstrak menjadi tujuan yang bermakna.

Pada tahap ini, Anda perlu mengembangkan kasus bisnis dan mendefinisikan proyek pada tingkat yang luas. Untuk melakukan itu, Anda harus menentukan kebutuhan proyek dan membuat project charter.

Project charter adalah dokumen penting yang terdiri dari rincian seperti kendala proyek, tujuan, penunjukan manajer proyek, anggaran, jadwal waktu yang diharapkan, dll.

Setelah Anda memiliki tujuan proyek dan ruang lingkup proyek, identifikasi pemangku kepentingan proyek utama – orang-orang yang akan terlibat dalam proyek. Buat daftar pemangku kepentingan dengan peran, penunjukan, persyaratan komunikasi, dan pengaruh.

Sementara tujuan proyek yang jelas ditetapkan pada fase ini, project charter tidak berisi detail teknis apa pun yang terjadi pada tahap perencanaan.

Perhatikan contoh produsen mobil yang ditugaskan untuk mengembangkan kendaraan listrik. Pemilihan desain, kapasitas, dan daya baterai kendaraan tidak akan menjadi bagian dari tahap inisiasi.

Satu-satunya kepastian adalah bahwa kendaraan listrik akan dikembangkan dalam kerangka waktu dan anggaran yang diberikan.

Fase 2: Perencanaan proyek

Tahap perencanaan proyek membutuhkan ketekunan penuh karena menjabarkan peta jalan proyek.

Kecuali Anda menggunakan metodologi manajemen proyek modern seperti manajemen proyek tangkas, fase kedua dari manajemen proyek diperkirakan akan memakan waktu hampir setengah dari keseluruhan rentang waktu proyek.

Pada fase ini, tugas utama adalah mengidentifikasi persyaratan teknis, mengembangkan jadwal proyek yang terperinci, membuat rencana komunikasi, dan menyiapkan tujuan/hasil.

Ada beberapa metode untuk menetapkan tujuan proyek tetapi S.M.A.R.T. dan C.L.E.A.R. adalah yang paling populer.

S.M.A.R.T adalah:

Smart adalah singkatan dari specific, measureable, attainable, realistic, timely.

Kriteria ‘SMART’ memastikan bahwa tujuan yang Anda tetapkan untuk proyek Anda dianalisis secara kritis.

Ini adalah metode mapan yang mengurangi risiko dan memungkinkan manajer untuk membuat tujuan yang jelas dan dapat dicapai.

CLEAR adalah:

Clear adalah singkatan dari collaborative, limited, emotional, apperciable, refinable

Metode ‘CLEAR’ dalam menetapkan tujuan dirancang untuk memenuhi sifat dinamis dari tempat kerja modern.

Bisnis yang bergerak cepat saat ini membutuhkan fleksibilitas dan hasil langsung dan CLEAR dapat membantu Anda dalam hal itu.

Fase 3: Eksekusi proyek

Tahap pelaksanaan proyek adalah di mana tim Anda melakukan pekerjaan yang sebenarnya. Sebagai manajer proyek, tugas Anda adalah membuat alur kerja yang efisien dan memantau kemajuan tim Anda dengan cermat.

Tanggung jawab lain dari manajer proyek selama fase ini adalah untuk secara konsisten menjaga kolaborasi yang efektif antara pemangku kepentingan proyek.

Ini memastikan bahwa semua orang tetap pada halaman yang sama dan proyek berjalan lancar tanpa masalah.

Anda dapat mengambil bantuan dari perangkat lunak kolaborasi yang tersedia di pasar.

Mereka tidak hanya akan membuat hidup Anda lebih mudah tetapi juga meningkatkan efisiensi dan meningkatkan produktivitas tim Anda.

Fase 4: Pemantauan dan pengendalian proyek

Dalam proses manajemen proyek, fase ketiga dan keempat tidak berurutan. Fase pemantauan dan pengendalian proyek berjalan bersamaan dengan pelaksanaan proyek, sehingga memastikan bahwa tujuan dan hasil proyek terpenuhi.

Sebagai manajer proyek, Anda dapat memastikan bahwa tidak ada yang menyimpang dari rencana awal dengan menetapkan Critical Success Factors (CSF) dan Key Performance Indicators (KPI).

Selama fase pemantauan manajemen proyek, manajer juga bertanggung jawab untuk melacak secara kuantitatif upaya dan biaya selama proses tersebut.

Pelacakan ini tidak hanya memastikan bahwa proyek tetap dalam anggaran tetapi juga penting untuk proyek masa depan.

Fase 5: Penutupan proyek

Ini adalah fase terakhir dari proses manajemen proyek. Tahap penutupan proyek menunjukkan akhir proyek setelah pengiriman akhir.

Ada kalanya bakat eksternal dipekerjakan secara khusus untuk proyek dalam kontrak. Mengakhiri kontrak ini dan melengkapi dokumen yang diperlukan juga merupakan tanggung jawab manajer proyek.

Sebagian besar tim mengadakan pertemuan refleksi setelah penyelesaian proyek untuk merenungkan keberhasilan dan kegagalan mereka selama proyek.

Ini adalah metode yang efektif untuk memastikan perbaikan berkelanjutan dalam perusahaan untuk meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan di masa depan.

Tugas akhir dari fase ini adalah meninjau seluruh proyek, menyelesaikan laporan terperinci yang mencakup setiap aspek.

Semua data yang diperlukan disimpan di tempat yang aman yang dapat diakses oleh manajer proyek dari organisasi tersebut.

Tips Mengembangkan Manajemen Proyek yang Baik

1. Ketahui proyek luar dalam

Hal pertama dan terpenting yang perlu dilakukan untuk membuat proyek sukses adalah meletakkan fondasi yang kuat.

Untuk ini, Anda perlu mengidentifikasi klien dan pemangku kepentingan dan memahami minat dan harapan mereka terkait proyek.

Langkah selanjutnya adalah mengembangkan rencana proyek yang solid di mana peran dan tanggung jawab pekerjaan didefinisikan dengan jelas.

Anda perlu menentukan tujuan dan sasaran untuk kejelasan dan pemahaman yang lebih baik. Untuk membuat perencanaan lebih efektif, Anda perlu memahami 5 p pemasaran dan menetapkan, Anda dapat menetapkan kriteria keberhasilan yang terukur dan dapat dilacak untuk memastikan apakah proyek berada di jalurnya atau tidak.

2. Identifikasi persyaratan proyek

Sangat penting untuk mengidentifikasi persyaratan proyek karena sumber daya proyek adalah faktor kunci yang berkontribusi dalam membuat proyek sukses.

Setelah rencana dikembangkan, langkah selanjutnya adalah membuat tim yang mampu mengimplementasikan rencana secara efektif.

Sekarang ini dimulai dengan mendefinisikan peran dan mengalokasikan serangkaian tugas yang tepat untuk mereka dengan mengingat kepribadian, kekuatan, dan keahlian mereka.

Jika tim Anda membutuhkan profesional berpengalaman dalam domain tertentu, bawa ini ke departemen SDM sehingga mereka dapat merekrut kandidat yang tepat dan proyek masa depan tidak terganggu.

Bagaimanapun, sumber daya manajemen proyek adalah kontributor utama dalam memberikan proyek yang sukses.

3. Dapatkan manajer proyek yang memenuhi syarat

Untuk memastikan proyek berjalan ke arah yang benar, penting untuk menunjuk manajer proyek yang memenuhi syarat. Seorang manajer proyek yang cukup kredibel tidak akan meninggalkan kebutuhan bisnis yang terlewat untuk membuat proyek sukses.

Dia akan tahu bagaimana mengelola tim dengan kepribadian yang berbeda dengan mengalokasikan pekerjaan kepada orang yang tepat dan memastikan bahwa prosesnya produktif dan menyenangkan.

Dia akan mempercayakan tim dengan keputusan mereka dan akan turun tangan setiap kali terjadi sesuatu yang tidak terduga.

Dia tahu bagaimana mendapatkan kepercayaan dari klien dan mengkomunikasikan harapan mereka kepada timnya untuk bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama.

4. Tentukan milestone penting

Keberhasilan proyek tergantung pada identifikasi momen-momen yang menentukan di seluruh proyek.

Ini dapat dilakukan dengan menyediakan siklus hidup proyek yang mencakup fase-fase utama seperti inisiasi, perencanaan, pelaksanaan dan penutupan.

Anda dapat melakukan tes evaluasi setelah setiap fase. Dari bagian produk hingga dokumen teknis, Anda memerlukan semua elemen yang terlibat dalam proyek agar sempurna untuk memastikan bahwa itu melebihi harapan klien.

Milestone ini adalah indikator efektif dari tim yang bekerja dengan dedikasi yang tulus untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Bersamaan dengan ini, Anda juga dapat mengelola risiko proyek dan dapat melacak kemajuan proyek dengan menentukan tonggak penting.

5. Komunikasi adalah kuncinya

Untuk menjalankan proyek dengan lancar, komunikasi efektif yang konsisten perlu dilakukan antara pemangku kepentingan dan klien dan perubahan baru harus dikomunikasikan kepada anggota tim untuk menghindari ‘serangan mendadak’.

Menjadi manajer proyek, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah memastikan bahwa jalur komunikasi antara Anda dan anggota tim selalu terbuka sehingga siapa pun dapat menghampiri Anda tanpa berpikir dua kali.

Komunikasi yang tidak efektif sering menyebabkan kegagalan proyek. Jadi, pastikan setiap orang memiliki informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan dan melanjutkan proyek.

Laporan status proyek adalah cara yang baik untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama dengan menjaga mereka diperbarui tentang perkembangan baru dalam sebuah proyek.

6. Manfaatkan kekuatan dan kelemahan anggota tim

Keberhasilan proyek sangat tergantung pada keterampilan anggota tim. Seorang manajer yang efektif akan selalu berusaha untuk mengetahui tentang kekuatan dan kelemahan yang melekat pada anggota timnya sehingga ia dapat mengalokasikan pekerjaan yang sesuai.

Karena kekuatan seseorang adalah kelemahan orang lain, maka manajer yang efektif akan memastikan pekerjaan diberikan kepada anggota tim yang secara inheren kompeten dan lebih cepat dalam menyelesaikannya.

Memanfaatkan kekuatan anggota tim pasti akan memastikan penyelesaian tugas lebih cepat dan manajemen waktu yang lebih baik.

Dengan semua orang dalam tim mengedepankan langkah terbaik mereka dan memanfaatkan kekuatan mereka sebaik-baiknya, proyek ini tidak akan kurang dari sukses.

7. Gunakan alat manajemen Proyek

Teknologi telah memberikan banyak kemudahan kepada manajer proyek dengan perangkat lunak manajemen proyek online yang memudahakan semuanya.

Perangkat lunak ini bertindak sebagai gudang besar dari semua informasi proyek yang relevan.

Dari file hingga dokumen, berbagi file hingga memberikan umpan balik, komunikasi efektif hingga kolaborasi tanpa hambatan — perangkat lunak manajemen proyek bertindak sebagai platform terpusat untuk semua hal dan semua orang dalam tim.

Dengan begitu banyak alat yang tersedia saat ini, Anda dapat memilih salah satu yang sesuai dengan tagihan untuk organisasi Anda.

8. Kelola potensi risiko

Manajemen risiko menjadi salah satu praktik manajemen proyek penting saat ini sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Risiko adalah potensi ancaman yang dapat merayap kapan saja dan dapat membahayakan seluruh kemajuan dalam suatu proyek.

Untuk memastikan proyek Anda berhasil, potensi risiko perlu diidentifikasi sebelumnya sehingga tindakan efektif dapat diambil jika muncul pada saat dibutuhkan.

Dengan pengalaman dan keahlian yang cukup besar dengan proyek serupa, Anda akan dapat memperkirakan kapan risiko akan segera terjadi dan kapan tindakan korektif perlu diambil.

Setelah menyadari pentingnya manajemen risiko, banyak organisasi kini memberikan perhatian khusus agar tidak menghalangi keberhasilan suatu proyek.

9. Uji coba hasil

Untuk menjamin keberhasilan manajemen proyek, kiriman harus diuji pada setiap tonggak penting.

Melakukan ini memberi Anda ide yang adil apakah proyek itu seperti yang direncanakan.

Pengujian kiriman sangat penting untuk menentukan apakah itu memenuhi atau melebihi harapan.

Jika ada kesalahan yang ditemukan, tindakan korektif dapat segera diambil untuk mengembalikannya ke jalurnya.

10. Evaluasi proyek

Setiap proyek dapat menjadi alat pembelajaran. Manajer yang efektif akan selalu meninjau proyek secara keseluruhan, serta menganalisis berbagai komponen proyek.

Dengan demikian, ia dapat mencatat keberhasilan dalam suatu proyek, apa yang salah dalam proyek tersebut, dan apa yang dapat ditingkatkan untuk proyek-proyek masa depan.

Mengevaluasi setiap aspek dan seluk-beluk dalam sebuah proyek dapat menjadi sumber daya untuk memastikan keberhasilan untuk proyek-proyek masa depan juga.

Kesimpulan

Itulah pengertian dan tips manajemen proyek yang bisa Anda gunakan dalam mengelola seluruh proyek yang Anda miliki.

Tips yang kami bahas di atas dapat membantu Anda menguasai proyek masa depan Anda.

Seperti yang kita tahu juga, pengelolaan keuangan yang baik adalah dasar dari proyek yang berhasil.

Untuk memudahkan Anda dalam proses pengelolaan keuangan dan manajemen anggaran, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk merampingkan seluruh proses pengelolaan finansial pada bisnis Anda.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan pengeluaran dan pemasukan, manajemen aset dan persediaan, memantau banyak gudang, mengotomasi banyak laporan keuangan, dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.