Tips Memilih Akuntan Outsourcing, Kelebihan dan Tantangannya

Dalam beberapa tahun terakhir, semakin populer bagi bisnis untuk menggunakan akuntan outsourcing dan pembukuan. Selain menawarkan sejumlah manfaat, kini semakin umum bagi tim untuk bekerja dari jarak jauh seiring peralihan ke solusi digital.

Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda mungkin merasa lebih sulit untuk menjalankan semua tanggung jawab akuntansi Anda, seperti penggajian, penghitungan pajak, dan rekonsiliasi setiap akun Anda.

Salah satu solusi umum adalah melakukan outsourcing akuntansi Anda, tapi apa sebenarnya yang tercakup di dalamnya? Siapa yang bertanggung jawab atas apa? Dan apakah ini pendekatan yang tepat untuk bisnis Anda?

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa sebenarnya akuntan outsourcing, apa saja cakupannya, dan bagaimana hal itu dapat membantu perusahaan Anda.

Kami juga akan memberi Anda beberapa tips dan wawasan penting dalam menemukan penyedia jasa akuntan outsourcing dan memastikan prosesnya berjalan lancar.

Apa itu Akuntansi Outsourcing?

Akuntansi outsourcing adalah praktik menggunakan profesional eksternal atau penyedia layanan untuk menangani semua — atau elemen individu — tanggung jawab akuntansi Anda, seperti:

• Pemrosesan penggajian
• Persiapan pajak
• Rekonsiliasi akun dan bank
• Pembukuan

Salah satu alternatifnya, tentu saja, adalah dengan mempekerjakan seorang akuntan internal (atau bahkan tim akuntan). Namun, hal ini mungkin tidak hemat biaya dan, seiring pertumbuhan perusahaan Anda, hal ini mungkin juga tidak terukur.

Anda mungkin juga tergoda untuk mengelola pembukuan Anda sendiri untuk menekan biaya, tetapi tanpa pengalaman akuntansi apa pun, Anda dapat dengan mudah membuat kesalahan yang berpotensi merugikan.

Itu sebabnya banyak bisnis – mulai dari bisnis baru yang dijalankan pemula hingga perusahaan multinasional – memilih untuk melakukan outsourcing.

Baca juga: Sedang Mencari Asisten Akuntansi? Ini Jobdesk dan Tugasnya

Apa manfaat Akuntan Outsourcing?

Jika Anda tidak yakin dengan manfaat akuntan outsourcing Anda, pertimbangkan hal berikut:

Mengurangi biaya overhead

Sebagai profesional bersertifikat, biaya akuntan outsourcing terkadang tidak murah.

Namun, ketika Anda melakukan outsourcing tanggung jawab akuntansi Anda, Anda dapat secara signifikan mengurangi jumlah yang seharusnya Anda bayarkan.

Bagi bisnis apa pun, hal ini merupakan nilai tambah, namun bagi startup yang pertumbuhannya selalu berhubungan dengan anggaran yang ketat, hal ini bisa menjadi sebuah solusi terbaik, sehingga Anda dapat memfokuskan dana dan sumber daya di tempat lain.

Memberikan akses ke keahlian khusus

Saat Anda melakukan outsourcing, Anda memanfaatkan pengalaman dan keahlian selama puluhan tahun di berbagai aspek akuntansi.

Hal ini memastikan Anda mendapatkan dukungan dan saran terbaik mengenai berbagai masalah keuangan, mulai dari perencanaan pajak hingga perkiraan dan penganggaran keuangan.

Memastikan Anda mematuhi persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku

Jika Anda merekrut akuntan lintas negara, Anda harus merekrut akuntan internal di semua negara tempat Anda bergabung. Hal ini bisa memakan biaya dan rumit, terutama jika Anda tidak memiliki badan hukum di negara-negara tersebut.

Saat Anda melakukan outsourcing, Anda dapat memanfaatkan keahlian dan pengalaman perusahaan yang sudah mapan di pasar tersebut.

Hal ini memastikan bahwa kewajiban perpajakan dan hukum Anda ditangani oleh akuntan lokal yang memahami undang-undang dan peraturan perpajakan setempat, dan memiliki kualifikasi yang memadai.

Baca juga: 8 Rekomendasi Aplikasi Kasir Online Gratis untuk Bisnis Anda

Membebaskan sumber daya

Jika Anda adalah bisnis kecil yang mengelola pembukuannya sendiri, Anda mungkin menghabiskan waktu dan sumber daya Anda di tempat lain. Lagi pula, Anda hanya memiliki waktu yang terbatas.

Menggunakan akuntan putsourcing memungkinkan Anda dan tim untuk tidak terlalu fokus pada angka dan proses pencatatan, dan lebih fokus pada inisiatif yang lebih strategis, seperti mengembangkan bisnis, menjalankan dan meningkatkan operasi sehari-hari, dan membangun produk.

Apa Saja Layanan yang Disediakan Akuntan Outsourcing?

Saat melakukan outsourcing, Anda tidak perlu mendelegasikan semuanya. Oleh karena itu, akan sangat membantu jika Anda memahami apa yang mungkin ingin Anda alih dayakan dalam bisnis, dan apa yang mungkin ingin Anda kerjakan sendiri.

Berikut adalah beberapa layanan standar yang dapat Anda outsourcing:

Manajemen piutang dan hutang

Piutang usaha (AR) dan hutang usaha (AP) adalah fungsi akuntansi yang penting untuk bisnis apa pun.

Mereka memastikan pengumpulan pembayaran tepat waktu dari pelanggan Anda untuk produk atau layanan yang dijual (AR), dan pengelolaan uang hutang Anda kepada vendor (AP).

Tugas AR yang dapat Anda alihkan meliputi:

• Menerbitkan faktur kepada pelanggan
• Melacak dan mencatat pembayaran yang diterima
• Melakukan pemeriksaan kredit terhadap pelanggan baru

Tugas AP yang dapat Anda alihkan meliputi:

• Meninjau dan menyetujui faktur pemasok
• Merekonsiliasi pernyataan pemasok dengan catatan perusahaan
• Menegosiasikan persyaratan pembayaran dengan pemasok

Mengalihdayakan tugas-tugas ini kepada para profesional memungkinkan Anda mengelola arus kas dengan lebih baik, menjaga hubungan yang sehat dengan pemasok, dan mengukur profitabilitas dengan lebih akurat.

Baca juga: 10 Konsekuensi Jika Anda Memiliki Pembukuan yang Buruk pada Bisnis

Manajemen penggajian

Manajemen penggajian adalah tentang memastikan karyawan Anda dibayar secara akurat dan tepat waktu untuk pekerjaan mereka. Dalam istilah administratif Ini melibatkan penghitungan upah, pemotongan pajak dan pemotongan lainnya, dan penerbitan slip gaji.

Anda dapat melakukan outsourcing manajemen penggajian ke kantor akuntan, namun seringkali lebih mudah, lebih cepat, dan lebih hemat biaya jika menggunakan software payroll dan HRIS seperti Gajihub — terutama jika Anda memiliki anggota tim di lokasi berbeda.

Dengan mengadopsi pendekatan penggajian ini, Anda dapat memastikan bahwa:

• Semua anggota tim Anda dibayar dengan jumlah yang tepat dalam jangka waktu yang tepat
• Semua data Anda disederhanakan dan dikelola di satu tempat, bukan tersebar di berbagai alat dan sumber
• Anda sepenuhnya mematuhi semua undang-undang perpajakan ketenagakerjaan dan penggajian di semua negara dan masing-masing negara bagian tempat Anda tinggal
• Anda selalu mendapatkan informasi terbaru — dan dapat mematuhi — setiap perubahan pada undang-undang tersebut

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Gajihub dapat membuat operasi penggajian Anda cepat dan sederhana, kunjungi halaman ini.

Penghitungan dan persiapan pajak

Hampir semua perusahaan harus membayar pajak atas penghasilannya, di mana pun mereka berkantor pusat.

Namun menyiapkan pajak dan mematuhi peraturan bisa jadi rumit, terutama jika bisnis Anda memiliki struktur perusahaan yang kompleks. Banyak bisnis yang melakukan outsourcing tugas ini kepada profesional pajak bersertifikat.

Anda juga harus mengelola kewajiban perpajakan yang relevan untuk karyawan Anda dan (dalam beberapa kasus) kontraktor independen. Jika Anda memiliki anggota tim yang bekerja di luar negeri, hal ini dapat membingungkan.

Baca juga: Sedang Mencari Jasa Pembukuan Untuk Bisnis? Perhatikan Hal Ini

Audit internal

Sebagai sebuah bisnis, audit internal adalah alat penting untuk memitigasi risiko. Mereka memungkinkan Anda untuk memahami:

• Jika operasi Anda mematuhi semua undang-undang dan peraturan perpajakan yang relevan
• Seberapa efektif pengendalian internal Anda
• Jika ada potensi penipuan (atau masalah lain apa pun yang dapat memengaruhi pengelolaan keuangan perusahaan Anda)

Banyak perusahaan yang menyerahkan tugas ini kepada auditor berpengalaman, yang dapat menilai proses keuangan perusahaan Anda secara independen dan bahkan memberikan saran tentang cara untuk memperbaikinya.

Perencanaan dan analisis keuangan

Untuk membuat keputusan keuangan terbaik, penting untuk memahami sepenuhnya posisi keuangan perusahaan Anda dan menganalisis potensi hasil.

Banyak akuntan outsourcing yang berspesialisasi dalam perencanaan dan analisis keuangan, dan dapat:

• Memberikan laporan analisis mendalam untuk mengetahui kesehatan keuangan perusahaan Anda
• Membantu Anda mempersiapkan anggaran untuk periode keuangan mendatang
• Analisis kinerja keuangan terhadap indikator kinerja utama (KPI)
• Buat model perencanaan terperinci yang menginformasikan strategi keuangan dan pengambilan keputusan

Hal ini dapat membantu Anda mengidentifikasi tren dan peluang utama untuk pertumbuhan, serta membuat keputusan yang menguntungkan keuntungan perusahaan Anda.

Baca juga: Contoh Pembukuan Keuangan dan Download Templatenya

Bagaimana Tips dan Cara Menggunakan Jasa Akuntan Outsourcing yang Efektif?

Jika Anda ingin melakukan outsourcing sebagian atau seluruh kewajiban akuntansi Anda, berikut cara memulainya.

Temukan fungsi akuntansi mana yang akan dialihdayakan

Pertama, analisis operasi akuntansi Anda dan tentukan fungsi mana yang ingin Anda outsourcing. Pertimbangkan faktor-faktor seperti waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas tertentu, tingkat keahlian yang dibutuhkan, dan biaya untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut secara internal.

Tujuannya di sini adalah untuk mengidentifikasi:

• Apa yang dapat ditangani secara lebih efisien oleh penyedia eksternal
• Apakah tugas itu akan membebaskan tim internal Anda untuk fokus pada tugas penting lainnya?

Lakukan penelitian penyedia jasa

Setelah Anda menetapkan apa yang ingin Anda alihkan, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi kepada siapa Anda akan melakukan outsourcing.

Sebagai aturan umum, carilah penyedia yang dapat berfungsi sebagai perpanjangan tangan perusahaan Anda dan dapat berkembang seiring dengan perusahaan Anda. Mereka harus memiliki:

• Pengalaman yang relevan di industri Anda
• Keahlian di bidang yang membutuhkan bantuan
• Rekam jejak yang terbukti memberikan hasil
• Keterampilan komunikasi yang kuat
• Langkah-langkah keamanan untuk perlindungan data

Terlibat langsung dengan penyedia potensial dan minta pertemuan untuk mendiskusikan kebutuhan Anda. Jika memungkinkan, dapatkan juga referensi dari klien lama atau klien lama.

Bandingkan pilihan Anda dan pilih penyedia yang memenuhi kebutuhan Anda dan, tentu saja, anggaran Anda.

Jika Anda belum memiliki pilihan penyedia jasa terbaik, Anda bisa mencoba menggunakan jasa asisten akuntansi personal dari Kledo.

Asisten personal Kledo akan membantu Anda untuk melakukan entry data, rekonsiliasi, pembuatan laporan keuangan hingga analisis bisnis, Anda cukup chat Whatsapp ke asisten keuangan pribadi-mu.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mengaksesnya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Download Template Pembukuan Toko Excel Gratis

Menetapkan perjanjian tingkat layanan

Saat bekerja dengan penyedia layanan mana pun, penting untuk membuat perjanjian tingkat layanan atau service lever agreement (SLA). Ini menjelaskan secara spesifik layanan yang diberikan dan menjaga kedua belah pihak tetap berpikiran sama.

Dalam SLA Anda, pastikan Anda menjelaskan:

• Layanan apa (dan tingkat layanan) yang disediakan
• Bagaimana jadwal pengirimannya
• Metrik apa yang digunakan untuk mengukur kinerja
• Bagaimana struktur harga untuk layanan mereka

Anda juga harus menentukan apa yang terjadi jika penyedia gagal memenuhi harapan-harapan ini. Hal ini bisa berupa pengembalian dana sebagian atas keterlambatan pengiriman, hingga pemutusan kontrak dalam kasus yang lebih ekstrim.

Menetapkan SLA, dalam praktiknya, seharusnya cukup mudah. Namun, jika ada sesuatu dalam perjanjian penyedia yang membuat Anda tidak nyaman, jangan ragu untuk menantangnya atau beralih ke penyedia lain.

Pastikan data Anda terlindungi

Setelah Anda menandatangani perjanjian, penyedia layanan Anda akan memerlukan akses ke data Anda. Siapkan akun pengguna yang dibatasi, dan hanya berikan akses ke sistem dan data yang diperlukan penyedia untuk menjalankan tugasnya.

Selain itu, ambil semua langkah yang relevan untuk melindungi informasi sensitif keuangan dan karyawan selama transfer data. Hal ini akan membantu meminimalkan potensi penyalahgunaan data, menjaga keamanan data Anda, dan memastikan Anda mematuhi undang-undang perlindungan data yang relevan di wilayah Anda.

Baca juga: 12 Tips Pembukuan UMKM yang Mudah Dilakukan

Jaga komunikasi secara teratur

Menjaga komunikasi rutin dengan penyedia layanan kesehatan Anda adalah kunci untuk membangun hubungan kolaboratif yang kuat dan mengatasi potensi kesalahpahaman sebelum menjadi lebih parah.

Atur check-in dengan penyedia Anda sesekali untuk mendiskusikan kemitraan dan menyampaikan harapan. Ini akan membantu Anda berdua tetap selaras.

Evaluasi kemitraan secara terus menerus

Seperti yang telah disinggung pada langkah sebelumnya, outsourcing bukanlah solusi “atur dan lupakan”. Seiring perubahan atau pertumbuhan bisnis Anda, terus lakukan penilaian apakah perjanjian tersebut terus memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Jika hubungan tidak lagi memberikan nilai, atau ekspektasi mulai menurun, Anda mungkin ingin mengambil tindakan korektif. Hal ini mungkin termasuk merevisi SLA, atau berpotensi menghapuskannya sama sekali.

Apa Tantangan Menggunakan Akuntan Outsourcing?

Seperti semua keputusan outsourcing, ada juga risiko yang perlu dipertimbangkan. Mengetahui hal-hal tersebut dapat membantu Anda mengelolanya dengan lebih baik.

Beberapa tantangan umum akuntansi outsourcing meliputi:

Hilangnya kendali atas proses akuntansi

Kelemahan nyata dari outsourcing adalah Anda menyerahkan kendali atas prosesnya. Namun, hal ini dapat dikurangi secara signifikan dengan memilih mitra akuntansi yang tepat dan membangun hubungan yang positif.

Pada titik tertentu, Anda mungkin merasa lebih bermanfaat jika memindahkan sebagian atau seluruh proses akuntansi Anda sendiri.

Namun sebagian besar perusahaan hanya ingin memenuhi kewajiban mereka dengan sedikit keribetan, dan mempercayakan tugas berat tersebut kepada para ahli yang terlatih. Jika Anda berkomunikasi secara jelas dengan mitra yang dapat dipercaya, hal ini tidak berarti negatif.

Baca juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Manufaktur Terbaik

Masalah keamanan data

Keamanan data merupakan masalah serius bagi bisnis mana pun, karena pelanggaran dapat menyebabkan kerugian finansial, masalah hukum, dan kerusakan reputasi.

Seperti yang telah disebutkan, sangat penting untuk mengambil tindakan pencegahan yang relevan saat berbagi data sensitif dengan penyedia Anda.

Anda juga dapat mengurangi kekhawatiran ini dengan menilai langkah-langkah keamanan dari penyedia potensial Anda.

Misalnya, jika Anda menggunakan jasa asisten pribadi Kledo, otomatis Anda menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki perlindungan keamanan standar ISO terbaru, dengan tim keamanan yang siap dihubungi 24/7.

Langkah-langkah seperti ini dapat memberi Anda ketenangan pikiran dan membantu memastikan Anda menghindari kesalahan yang merugikan.

Memilih seseorang yang tidak memahami bisnis Anda

Setiap bisnis memiliki karakterisik yang berbeda-beda, oleh sebab itu Anda harus memastikan bahwa akuntan yang Anda ajak kerjasama harus memiliki pemahaman yang sama dengan Anda dalam proses pencatatan akuntansi.

Jika ini tidak dilakukan, maka Anda akan mendapatkan masalah terutama dalam proses analisis keungan dan pengambilan keputusan bisnis.

Baca juga: Sedang Mencari Freelance Akuntan? Perhatikan 10 Hal Ini

Pada Intinya…

Memilih akuntan outsourcing yang akan Anda ajak kerjasama memerlukan penelitian khusus. Baik penelitian terhadap calon penyedia jasa, maupun karakterisitik khusus bisnis Anda.

Jika Anda bingung jasa akuntan mana yang cocok untuk bisnis dan memerlukan solusi pembukuan dengan harga terjangkau, Anda bisa mencoba menggunakan jasa asisten akuntansi pribadi Kledo melalui tautan ini.

Selain mendapatkan layanan entry data dan analisis data keuangan, Anda juga akan mendapatkan akses ke software akuntansi Kledo agar memudahkan Anda dalam melakukan analisis keuangan secara manual.