Apa Itu Buku Stok Barang? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Buku stok barang merupakan dokumen penting dalam bisnis karena mencatat semua ringkasan stok yang dimiliki oleh perusahaan. Buku ini akan membantu perusahaan dalam membuat perkiraan dan strategi pengelolaan stok misalnya menentukan kapan harus melakukan pemesanan ulang.

Buku ini sangat penting karena bisa membantu perusahaan untuk mengamankan persediaan. Dengan begitu, alur penjualan berjalan lancar yang pada akhirnya berdampak positif pada laba yang diperoleh perusahaan.

Lantas bagaimana cara membuat laporan ini? Yuk pelajari dan pahami apa itu buku stok barang dan cara membuatnya di artikel ini.

Definis Buku Stok Barang

Stok mengacu pada produk akhir atau jadi yang siap dijual.  Untuk perusahaan dagang, input dan output barang adalah sama. Perusahaan menjual produk yang sama dengan yang dibelinya. Dengan kata lain, tidak akan ada work in process yang terlibat.

Misalnya, toko buku membeli buku pelajaran sekolah dan perguruan tinggi dari pedagang grosir dan menjualnya kepada siswa.

Buku stok barang sendiri bisa diartikan sebagai buku atau kumpulan catatan laporan ketersediaan stok barang suatu bisnis. Setidaknya, ada manfaat buku stok barang bagi bisnis yaitu perhitungan ini dapat melacak status persediaan stok dan juga membuat peringatan untuk melakukan pengisian ulang.

Buku stok barang ini akan mengungkapkan kecepatan penjualan dan perkiraan tanggal kehabisan stok untuk semua produk Anda. Sementara itu, peringatan untuk melakukan pengisian stok kembali memberikan ikhtisar jenis inventaris yang perlu diisi ulang di gudang yang bergantung pada inventaris.

Masing-masing elemen ini merupakan bagian integral dari keputusan pembelian Anda yang sedang berlangsung dan dapat membantu menjaga aliran pendapatan Anda sehingga laba Anda tetap sesuai seperti yang Anda inginkan. Mempertahankan jumlah persediaan stok yang tepat sangat penting untuk keberhasilan bisnis manufaktur, grosir, dan eceran.

Dengan pelaporan stok barang yang tepat, perusahaan dapat memanfaatkan sejumlah keuntungan, termasuk perencanaan inventaris yang lebih baik, pelacakan inventaris yang transparan, dan kategorisasi inventaris yang terorganisir yang semuanya membantu memastikan pertumbuhan yang menguntungkan.

Baca juga: 14 Cara Meningkatkan Penjualan Berbasis Online yang Wajib Dicoba

Manfaat Buku Stok Barang bagi Bisnis

Buku stok barang memiliki beberapa manfaat bagi bisnis, di antaranya sebagai berikut:

Perencanaan Inventaris yang Lebih Baik

Karena laporan stok difokuskan pada inventaris Anda yang ada, pada dasarnya itu adalah untuk mengukur berapa banyak modal yang Anda keluarkan di berbagai produk Anda.

Itulah mengapa menggunakan data inventaris dari laporan ini merupakan aset yang sangat baik untuk perencanaan inventaris Anda. Faktanya, metrik pelaporan inventaris menawarkan wawasan mendalam yang dibutuhkan bisnis untuk meningkatkan pemesanan ulang mereka , perkiraan, penganggaran, dan banyak lagi.

Pelacakan Inventaris secara Transparan 

Buku stok memantau komponen terbesar dan terpenting dari bisnis berbasis produk Anda yaitu inventaris. Dan berkat pelacakan inventaris transparan pelaporan ini, pengecer dapat dengan mudah menjamin produk dalam stok dan pengiriman tepat waktu.

Demikian juga, pelacakan yang jelas dan konsisten mendukung kontrol inventaris yang lebih besar serta mengidentifikasi tren dan pola penjualan untuk membantu Anda membuat keputusan perkiraan yang lebih tepat. 

Menjaga Rantai Pasokan

Organisasi sama pentingnya untuk rantai pasokan yang baik dan manajemen inventaris yang dioptimalkan. Untungnya, buku stok dapat membantu merek dengan kategorisasi inventaris yang terorganisir dengan mengelompokkan produk berdasarkan nilai, permintaan, biaya penyimpanan, dan sebagainya.

Dengan adanya kategori ini, bisnis dapat menentukan produk mana yang paling populer atau menguntungkan dan mana yang dapat dihilangkan dari katalog mereka.

Baca juga: Pitching Adalah: Berikut Arti Pentingnya bagi Bisnis

Cara Membuat Buku Stok Barang

Jika Anda akan menerapkan pelaporan stok ke dalam alur kerja operasional Anda, tidak diragukan lagi Anda ingin mengoptimalkan cara Anda menggunakan laporan ini untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari masing-masing laporan.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik cara membuat bukus stok secara sederhana yang dapat diterapkan dan akan menjamin Anda melihat hasil yang optimal saat menggunakan data ini.

Memutuskan Apa yang Ingin Anda Laporkan 

Sebelum Anda mulai memublikasikan laporan apa pun, ada baiknya Anda bertanya pada diri sendiri apa yang ingin Anda laporkan yaitu apa yang ingin Anda peroleh atau pelajari dari laporan itu sendiri.

Bahkan mungkin akan membantu bagi Anda untuk menguraikan indikator kinerja utama yang ingin Anda lacak sebagai cara untuk menjaga agar laporan Anda lebih fokus, dapat ditindaklanjuti, dan efektif. 

Buat Daftar Item 

Setelah Anda memutuskan apa yang akan Anda laporkan, Anda akan ingin membuat daftar item. Anda dapat mengekspor barang-barang ini dari sistem POS atau perangkat lunak manajemen inventaris Anda.

Tetapi ini biasanya mencakup info tentang jumlah unit yang Anda miliki, di mana unit-unit itu berada, varian mana yang tersedia, nomor seri produk, dan harga. Ingatlah, daftar item Anda sendiri akan sangat bergantung pada pertanyaan yang ingin Anda jawab. 

Pilih Kerangka Waktu

Salah satu praktik terbaik yang paling sering diabaikan saat membuat pelaporan stok adalah memilih kerangka waktu dan berkomitmen untuk mematuhinya.

Poin ini sangat penting, karena jika Anda gagal menarik semua metrik dalam kerangka waktu yang sama, Anda akan berakhir dengan beragam perbedaan. Seberapa sering Anda memperbarui dan meninjau laporan sebenarnya terserah Anda.

Tetapi jika Anda memiliki volume penjualan yang cukup tinggi, Anda mungkin ingin memperbarui lebih sering karena data penjualan dapat berubah cukup cepat.

Otomatiskan Pembuatan Laporan Stok Anda

Manajemen inventaris Excel dapat digunakan untuk mengatur semua info Anda, menggunakan perangkat lunak inventaris yang inovatif juga dapat membuat pelaporan Anda lebih mudah dan lebih akurat secara keseluruhan.

Itu karena sistem manajemen inventaris memiliki otomatisasi yang dapat memperbarui laporan Anda secara real time untuk mencerminkan dengan tepat apa yang ada dalam stok.

Artinya, otomatisasi membuat pengelolaan bisnis lebih ringan bagi penjual e-niaga karena software tersebut menyediakan pelaporan yang akurat dan canggih dalam sekejap.

Kledo merupakan software penyedia fitur inventory gratis yang bisa Anda jadikan sebagai pilihan dalam mengelola stok persediaan bisnis Anda. Dengan Kledo, Anda bisa memperoleh laporan mendetail posisi stok Anda secara real time dan tidak perlu khawatir lagi adanya barang hilang atau tak terlacak.

Disini, Anda bisa membua stock opname, membuat surat jalan, mengintegrasikan gudang dengan penjualan dan pembelian, serta masih banyak lagi fitur terbaik lainnya.

Metode Pengendalian Stok Barang

Ada beberapa metode untuk mengontrol stok yang semuanya dirancang untuk menyediakan sistem yang efisien untuk memutuskan apa, kapan, dan berapa banyak yang akan dipesan.

Anda dapat memilih satu metode atau campuran dari dua atau lebih jika Anda memiliki berbagai jenis stok. Untuk informasi lebih lanjut, berikut pembahasan metode pengendalian stok barang:

Level Stok Minimum

Anda mengidentifikasi level stok minimum, dan memesan ulang saat stok mencapai level tersebut. Ini dikenal sebagai reorder level.

Stock Review

Anda memiliki ulasan stok secara teratur. Pada setiap ulasan Anda melakukan pemesanan untuk mengembalikan stok ke tingkat yang telah ditentukan.

First in First out (FIFO)

Sistem FIFO untuk memastikan bahwa stok yang mudah rusak digunakan secara efisien sehingga tidak rusak. Stok diidentifikasi berdasarkan tanggal diterima dan bergerak melalui setiap tahap produksi dalam urutan yang ketat.

Just In Time (JIT)

JIT bertujuan untuk mengurangi biaya dengan memotong stok seminimal mungkin. Barang dikirim saat dibutuhkan dan langsung digunakan. Ada risiko kehabisan stok, jadi Anda harus yakin bahwa pemasok Anda dapat mengirimkan sesuai permintaan.

Metode ini dapat digunakan bersama proses lain untuk menyempurnakan sistem kontrol stok. Sebagai contoh:

• Reorder lead time – memungkinkan untuk waktu antara menempatkan pesanan dan menerimanya.
• Economic Order Quantity (EOQ) – formula standar yang digunakan untuk mencapai keseimbangan antara memegang terlalu banyak atau terlalu sedikit stok. Perhitungannya cukup rumit, jadi Anda mungkin merasa lebih mudah menggunakan perangkat lunak pengontrol stok.
• Batch Control– mengelola produksi barang dalam batch. Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki jumlah komponen yang tepat untuk memenuhi kebutuhan Anda hingga batch berikutnya.

Jika kebutuhan Anda dapat diprediksi, Anda dapat memesan stok dalam jumlah tetap setiap kali Anda melakukan pemesanan, atau memesan pada interval tetap, katakanlah setiap minggu atau bulan. Akibatnya, Anda menempatkan pesanan tetap, jadi Anda perlu menjaga kuantitas dan harga tetap ditinjau.

Baca juga: Cara Mudah Menghitung Pendapatan Operasional dalam Bisnis

Kesimpulan

Demikian penjelasan seputar buku stok dan tips membuatnya yang bisa Anda praktikkan secara langsung dalam menjalankan bisnis. Anda bisa memilih satu cara atau menggabungkan beberapa cara yang dirasa cocok dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis Anda.

Sebenarnya, buku stok ini bisa dibuat secara manual dan juga bisa dibuat di Excel. Namun, cara tersebut menyita tenaga dan waktu yang tidak sedikit. Untuk itu, ada baiknya Anda mengotomatisasikan pembuatan stok buku ini dengan menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo merupakan software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap di Indonesia seperti invoice, purchase, otomatisasi laporan keuangan, dan beragam fitur lainnya.

Untuk mengelola stok barang, Anda bisa menggunakan fitur inventory yang akan menyajikan laporan kondisi stok secara real time dan mengintegrasikannya ke pembelian dan penjualan.

Anda tak perlu khawatir kehabisan stok barang karena Kledo akan memberikan notifikasi ketika jumlah persediaan stok menipis sehingga Anda bisa melakukan pemesanan ulang.

Anda juga bisa memantau performa bisnis Anda darimana saja dan kapan saja. Jadi tunggu apalagi? Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.