10 Tips Kelola Stok Barang yang Bisa Efektif dan Mudah Digunakan

Perusahaan yang menjual barang fisik biasanya menggunakan sistem untuk melacak inventaris dan persediaan mereka untuk memenuhi pesanan dengan cepat, membeli produk saat dibutuhkan dan memudahkan Anda kelola stok barang.

Manajemen persediaan dapat membantu bisnis berhasil dengan memastikan pelanggan menerima apa yang mereka inginkan saat mereka menginginkannya. Jika Anda mengelola atau melacak produk, memahami manajemen persediaan dan cara membuat sistem yang efisien untuk itu dapat bermanfaat.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu manajemen persediaan, mengapa itu penting dan cara kelola stok barang dengan baik untuk pengembangan bisnis Anda.

Apa itu Manajemen Persediaan?

Sebelum mengetahui cara kelola stok barang secara efektif, Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa itu manajemen persediaan.

Manajemen persediaan adalah proses penanganan stok produk oleh perusahaan yang melibatkan pemesanan, penggunaan, penjualan, dan penyimpanan barang.

Perusahaan menggunakan manajemen persedaiaan untuk melacak pembelian barang dan juga mengelola proses pengiriman dan fasilitas penyimpanan mereka.

Untuk memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan yang menggunakan sistem manajemen persediaan dapat dengan mudah menemukan, memproses, dan mengirimkan produk tertentu dengan lebih efisien.

Manajemen persediaan bisa efektif untuk bisnis skala kecil dan bisnis skala besar terlepas dari produk yang mereka jual.

Mengapa Manajemen Persediaan Penting?

Manajemen persediaan penting bagi bisnis untuk berkembang karena mempertimbangkan penjualan dan keuntungan dan kerugian barang atau jasa. Berikut adalah alasan lain mengapa manajemen persediaan penting:

Pengurangan biaya

Manajemen persediaan membantu mengurangi biaya penyimpanan barang yang bersifat musiman atau jarang dibutuhkan oleh konsumen dan membantu bisnis untuk fokus pada apa yang dibutuhkan pelanggan.

Peningkatan layanan pelanggan

Pelanggan dapat menerima layanan yang sangat baik ketika ada sistem manajemen persediaan yang efisien yang membantu mencegah pembusukan barang dan pencurian.

Peningkatan pendapatan

Karena layanan pelanggan yang lebih baik dan pengurangan biaya, bisnis menikmati penjualan yang lebih tinggi, yang berarti lebih banyak pendapatan.

Kontrol kualitas

Sistem manajemen persediaan yang efektif meningkatkan kualitas produk yang dijual karena inspeksi rutin.

Penghematan uang

Manajemen persediaan menghemat uang, waktu yang dihabiskan untuk penjualan produk yang tidak perlu, dan meningkatkan arus kas.

Dokumentasi bisnis

Bisnis dapat menyimpan catatan yang baik melalui manajemen persediaan, yang memungkinkan bisnis untuk mencatat harga yang berfluktuasi di pasar.

Baca juga: Metode Penilaian Persediaan: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, Dan Tips Memilihnya

Cara Kelola Stok barang dengan Baik dan Benar

Baik Anda bekerja untuk bisnis skala kecil atau besar, manajemen persediaan adalah komponen penting dari bisnis. Ini membantu untuk memantau atau menjaga jumlah barang yang disimpan di gudang untuk mencegah pencurian, menghitung fisik barang dan juga memastikan ada analisis keuntungan harian atau bulanan.

Berikut cara membuat sistem manajemen persediaan yang efektif untuk proses kelola stok barang dalam bisnis Anda:

1. Cek semua stok masuk

Langkah pertama untuk manajemen persediaan yang efektif harus selalu memeriksa apa yang benar-benar dikirim dengan apa yang Anda pesan dari pemasok Anda.

Sangat mudah untuk berasumsi bahwa jumlahnya cocok, tetapi menurut pengamatan kami, 1% hingga 2% pesanan stok salah dikemas.

Jika Anda hanya berasumsi bahwa Anda memiliki jumlah yang benar, Anda bisa membayar stok yang belum Anda terima dan kekurangan stok saat Anda menerima pesanan pelanggan.

Ini mungkin terdengar sangat memakan waktu – namun, proses ini tidak harus manual.

Jika Anda menggunakan software akuntansi seperti Kledo, Anda bisa melakukan proses pencatatan keuangan sekaligusa manajemen stok dengan lebih mudah. Jika tertarik, Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan stock opname. Untuk mengetahui caranya Anda bisa melihatnya melalui video di bawah ini.

2. Beri label produk Anda dengan jelas dan simpan dengan benar

Jika Anda menyimpan produk dalam ukuran yang berbeda, pastikan bahwa formulir pemesanan apa pun yang Anda dapatkan melalui sistem Anda membuatnya benar-benar jelas ukuran mana yang harus dikemas.

Jika Anda perlu mengubah slip pengepakan agar benar-benar jelas, lakukanlah. Anda bahkan mungkin ingin memberi kode warna pada slip ini dan mencocokkannya dengan label warna pada masing-masing paket produk.

Jika Anda memiliki produk serupa dengan kemasan yang serupa, menyimpan semuanya bersama-sama cenderung menyebabkan kesalahan selama proses pengambilan. Cobalah untuk memisahkan barang-barang ini dan beri label dengan jelas pada rak dan area penyimpanan.

Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process

3. Melacak produk sebelum tanggal kedaluwarsa

Jika Anda menawarkan produk dengan masa simpan, Anda bertanggung jawab atas denda atau kerugian yang besar jika Anda mengirimkan produk kedaluwarsa kepada pelanggan.

Buat sistem pengingat untuk setiap lini produk, sehingga Anda tahu kapan suatu barang harus diturunkan harganya. Jika Anda mengatur pengingat sebelum tanggal ini, itu akan memberi Anda kesempatan untuk menggeser stok dengan harga penuh terlebih dahulu.

Penting juga untuk memeriksa tanggal terbaik sebelum Anda mengemas setiap pesanan. Seringkali Anda akan memiliki beberapa batch dalam stok, jadi jangan menganggap semua tanggalnya sama.

Kledo juga bisa dengan mudah mengelola batch dan tanggal kedaluwarsa produk. Nomor seri dan tanggal dicatat pada saat kedatangan ke gudang kami, memastikan produk Anda disimpan dan diambil berdasarkan tanggal kedaluwarsa.

Proses ini meminimalkan pemborosan dan berarti Anda tidak akan pernah memiliki stok kurma yang pendek.

4. Kelola proses return secara efektif

Salah satu masalah terbesar bagi banyak retailer, tentu saja di pasar mode dan elektronik, adalah penanganan pengembalian yang benar. Jika Anda memang harus mengisi kembali barang yang tidak diinginkan, membuatnya cepat tersedia kembali sangat penting.

Jika kemasan rusak, pastikan dikemas ulang dan diberi label dengan benar sehingga semuanya beres pada saat sampai ke pelanggan. Dan jika Anda memiliki stok yang dikembalikan karena rusak, pastikan Anda mengatasi masalah tersebut dengan pemasok Anda.

Baca juga: Metode Perpetual dan Periodik dalam Manajemen Persediaan: Pembahasan Lengkap

5. Jangan memperumit masalah

Jika Anda mengirim produk yang salah kepada pelanggan, saat Anda mengirim yang lain, pastikan Anda mengubah tingkat stok produk yang relevan.

Tampaknya mudah dilakukan, tetapi ini dapat dengan mudah diabaikan ketika Anda sibuk. Dengan fitur manajemen persediaan di Kledo, Anda dapat menghasilkan pemeriksaan stok secara realtime dan Anda akan diberitahu tentang kesalahan – dengan cara ini, kami menjaga ketat tingkat stok Anda.

6. Prioritaskan persediaan berdasarkan data penjualan

Ada dua strategi mendasar dalam hal manajemen stok yang baik – aturan 80/20 dan model ABC.

Untuk mulai menggunakan salah satu dari sistem manajemen inventaris ini, Anda harus mempelajari data penjualan Anda.

Menurut aturan 80/20, 80% keuntungan Anda berasal dari 20% saham Anda. Oleh karena itu, Anda harus memprioritaskan penjualan 20% stokyang paling menguntungkan.

Ini melibatkan pemahaman dan pemantauan ketat siklus hidup penjualan lengkap produk ini, seperti berapa banyak yang Anda jual dalam seminggu, bulan, dan kuartal dan apakah puncak musiman memengaruhi tingkat penjualan Anda.

Di sinilah analisis ABC berperan – Anda dapat menggunakan metode ini untuk menentukan lebih lanjut nilai saham Anda berdasarkan persentase pendapatan Anda.

Analisis ABC akan membantu Anda memahami produk mana yang tidak dapat Anda habiskan, dan produk mana yang harus Anda beli lebih sedikit untuk menghindari kelebihan stok. Pendekatan ABC memisahkan stok Anda menjadi tiga kategori:

Produk A mendorong keuntungan paling besar dan harus menjadi prioritas tertinggi untuk bisnis Anda. Ini adalah item yang tidak boleh Anda habiskan – best-seller Anda.

Biasanya, ini adalah produk yang akan mendorong 80% dari pendapatan Anda.

Produk B mungkin tidak seberharga item A Anda, tetapi masih menyumbang sekitar 15% dari pendapatan Anda.

Mereka bisa jadi lebih murah, kurang populer, atau bahkan musiman, jadi penjualan yang konsisten tidak dijamin, tetapi Anda tetap ingin mempertahankan tingkat persediaan yang wajar (3 bulan) untuk barang-barang tersebut.

Produk C adalah produk Anda yang paling murah dan paling dicari. Mereka bertanggung jawab atas 5% dari pendapatan Anda, yang berarti bahwa jika tidak diidentifikasi dengan benar, Anda dapat dengan mudah menyimpannya secara berlebihan.

Jaga stok barang-barang ini tetap rendah, tetapi konsisten untuk menghemat uang dan ruang.

Baca juga: 12 Strategi Dalam Menerapkan Diskon Pada Bisnis

7. Perkiraan yang akurat menggunakan FIFO

Dengan metode pengendalian First In, First Out (FIFO), stok dengan tanggal tertua Anda akan terjual lebih dulu. Ini sangat berguna untuk menyimpan produk yang mudah rusak, karena meminimalkan pembusukan sebanyak mungkin.

Namun, metode ini tidak secara eksklusif digunakan untuk produk yang mudah rusak – sebenarnya, ini adalah praktik yang baik untuk melakukan ini dengan semua barang Anda.

Kerusakan bukan satu-satunya faktor yang dapat berdampak negatif pada pengalaman pelanggan Anda. Kotak bisa rusak atau aus jika diletakkan di rak untuk waktu yang lama.

Desain kemasan dan fitur usia dan perubahan dari waktu ke waktu, juga – Anda tidak ingin mengirim kotak pelanggan Anda dibungkus kertas Natal di bulan Juli!

8. Tetapkan level stok minimum

Setiap pemasok akan memiliki lead time yang berbeda untuk pengiriman. Untuk menghindari kehabisan stok, Anda perlu menentukan berapa lama biasanya waktu yang dibutuhkan untuk mengisi kembali dan berapa lama biasanya untuk kehabisan stok minimum.

Perhitungan ini dapat membingungkan, karena beberapa jalur lebih diminati daripada yang lain. Oleh karena itu, Anda mungkin perlu mengisi kembali barang-barang yang kurang populer pada saat yang sama untuk memanfaatkan biaya transportasi per unit yang lebih rendah.

Idealnya, Anda harus selalu memiliki penyangga untuk tingkat stok minimum Anda untuk membantu Anda memenuhi sejumlah pesanan tak terduga.

Sistem manajemen di Kledo dapat membantu Anda menetapkan tingkat stok minimum untuk semua stok Anda. Ketika barang tersebut berada di bawah tingkat stok minimum, Kledo akan secara otomatis memberi tahu Anda di platform dan melalui email, jadi Anda tidak perlu khawatir kehabisan.

Baca juga: Analisis Transaksi dalam Akuntansi: Pengertian dan Tahapannya

9. Audit stok Anda secara teratur

Solusi yang jelas untuk kelola stok barang yang akurat adalah dengan melakukan pemeriksaan stok secara teratur. Jika Anda telah membuat kesalahan, lebih baik untuk menemukannya sebelum Anda mengambil pesanan pelanggan.

Bahkan jika Anda tidak punya waktu untuk sering memeriksa seluruh stok Anda, memeriksa dan meninjau tingkat stok sampel produk menggunakan analisis ABC untuk fokus pada item yang bergerak paling cepat secara teratur akan membuahkan hasil.

Sama seperti proses lainnya, mengaudit stok Anda adalah yang termudah dan paling akurat bila dilakukan dalam interval waktu yang teratur. Dengan cara ini Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak melewatkan apa pun dan semua kode batang dan SKU Anda berfungsi dengan baik.

Audit stok reguler bisa sangat memakan waktu jika memenuhi pesanan sendiri, karena sayangnya tidak ada jalan pintas di yang bisa Anda ambil.

10. Pertimbangkan untuk solusi otomatis

Cara terbaik untuk menghilangkan human error adalah dengan mengotomatisasi proses inventaris Anda sebanyak mungkin.

Saat Anda menggunakan software akutansi online seperti Kledo, Anda akan mendapat manfaat dari penggunaan sistem manajemen multi gudang milik kami.

Dengan menggunkan Kledo, akan memungkinkan Anda untuk memeriksa nilai persediaan secara real time, menerima laporan pergerakan stok reguler, dan bahkan mengintegrasikan platform toko online dan akun marketplace Anda, sehingga Anda dapat menyimpan semuanya di satu tempat dan mendapatkan informasi apapun dengan lebih mudah.

Jadi tunggu apalagi? Anda juga bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.