Apa itu Supplier dan Bagaimana Cara Memilih Supplier Terbaik?

Mengenal siapa supplier terbaik dalam bisnis Anda adalah salah satu hal penting. Namun apa itu supplier yang baik dalam bisnis dan bagaimana cara memilihna?

Mengelola hubungan perusahaan Anda dengan masing-masing supplier dam vendor secara efektif adalah aspek penting dari kesuksesan bisnis.

Bisnis menggunakan vendor supplier untuk berbagai alasan, mulai dari mengisi ulang mesin penjual otomatis hingga memproduksi produk Anda.

Memutuskan supplier mana yang akan digunakan untuk layanan mana memerlukan banyak penelitian dan pertimbangan.

Dalam artikel ini, kita membahas apa itu supplier, apa saja yang terlibat dalam proses pemilihan supplier, dan tips untuk membantu merampingkan proses tersebut.

Apa itu Supplier?

Apa itu supplier? Supplier atau pemasok adalah entitas yang menjual barang dan jasa dalam jumlah besar ke bisnis lain.

Pemasok juga dapat memproduksi barang mereka sendiri, atau mereka dapat membeli dari produsen.

Tujuan mereka adalah menjual barang-barang khusus ke bisnis lain, seperti vendor, sehingga bisnis dapat menjual kembali barang tersebut.

Jika bisnis Anda menjual satu jenis barang dalam jumlah besar, atau Anda ingin mencari barang sebagai vendor untuk dijual kembali ke bisnis lain, maka pertimbangkan untuk membeli dari pemasok.

Pemasok berguna ketika bisnis Anda memiliki fokus atau spesialisasi produk karena mereka menjual barang dalam jumlah besar dengan harga lebih rendah, yang berarti Anda dapat melakukan pembelian dalam jumlah besar dan tetap menjual kembali untuk mendapatkan keuntungan.

Baca juga: Holding Company: Pengertian, Jenis, Cara Kerja, Kelebihan, dan Kekurangan

Jenis-Jenis Supplier

Ada enam jenis supplier dalam sebuah rantai pasokan yaitu:

1) Penyedia Layanan

Penyedia layanan adalah perusahaan yang menawarkan layanan untuk membantu Anda menjalankan bisnis. Ini dapat mencakup hal-hal seperti akuntansi, pemasaran, dan dukungan TI.

2) Distributor

Jenis vendor lain dalam rantai pasokan adalah distributor. Distributor mengirim vendor dan menjual barang atas nama perusahaan lain. Mereka biasanya bertindak sebagai perantara antara pemasok dan pengecer, tetapi beberapa juga membawa inventaris mereka.

3) Produsen

Produsen adalah jenis vendor di antara jenis vendor dalam rantai pasokan yang memproduksi bahan baku atau produk yang kemudian dijual ke distributor.

Produsen biasanya memiliki gudang dan pabrik besar. Mereka menjual produk mereka ke distributor, yang bertanggung jawab menyalurkannya kepada pelanggan. Distributor dapat berupa perusahaan grosir atau toko eceran.

4) Grosir

Jenis supplier lain dalam rantai pasokan adalah grosir. Pedagang grosir biasanya tidak memiliki kontak langsung dengan pelanggan melainkan menjual barang ke pengecer dengan harga yang lebih rendah untuk dijual kembali dengan harga penuh kepada konsumen.

Mereka membeli dari produsen dan vendor lain untuk mendapatkan barang untuk dijual kembali dengan harga lebih tinggi daripada yang akan mereka bayar jika mereka membeli langsung dari produsen.

5) Agen/Broker

Agen atau broker merupakan perantara antara pembeli dan penjual. Mereka biasanya digunakan ketika perusahaan tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk menemukan konsumen potensial.

Agen dan broker dapat membawa keuntungan bagi perusahaan karena mereka memiliki akses ke jaringan kontak yang besar dan seringkali bisa mendapatkan harga yang lebih baik daripada jika Anda mencari semuanya sendiri.

Selain itu, agen dan broker sangat membantu untuk usaha kecil yang tidak memiliki banyak pengalaman melakukan jenis pekerjaan ini sendiri.

6) Pengecer

Pengecer biasanya memajang berbagai produk di etalase toko dan menyimpan inventaris agar konsumen dapat membeli produk setiap saat.

Jika merek tertentu habis, mereka dapat mengisinya kembali dengan cepat. Mereka juga akan menangani pembayaran dan keluhan yang Anda terima dari pelanggan. Pengecer mungkin juga menawarkan layanan retur jika produk Anda rusak atau tidak terjual seperti yang diharapkan.

Sebagai pemilik bisnis, Anda pasti ingin memastikan menemukan pengecer yang menginginkan produk Anda sebelum melalui proses pembuatannya.

Anda juga harus memikirkan berapa banyak ruang yang mereka miliki untuk barang dagangan baru karena ini akan mempengaruhi berapa banyak stok yang mereka butuhkan sebelum memesan lebih banyak barang dari Anda.

Baca juga: Inventaris Adalah: Pengertian, Teknik Manajemen, dan Tips Mengelolanya

Mengetahui apa Itu Manajemen Vendor?

Apa itu Manjemen vendor atau supplier? Manajemen vendor atau supplier adalah proses dari beberapa tahapan yang berfokus pada inisiasi dan pengembangan hubungan kerja yang baik dengan vendor, yang menyediakan barang dan jasa kepada perusahaan sehingga mereka dapat beroperasi setiap hari.

Manajemen vendor membantu organisasi untuk mengendalikan biaya, mengurangi risiko yang terkait dengan vendor, memastikan layanan yang baik dan mendapatkan nilai yang cukup dari vendor dari waktu ke waktu.

Beberapa tahapan penting dalam manajemen vendor adalah:

• Meneliti vendor
• Mengukur kualitas pekerjaan
• Pemilihan vendor
• Mengelola beberapa hubungan vendor
• Menetapkan standar organisasi
• Memastikan pembayaran tepat waktu
• Menyelesaikan perselisihan

Tahapan manajemen vendor

1. Segmentasi

Selama tahap ini, Anda harus mengklasifikasikan dan memilih supplier. Cara Anda mengklasifikasikan vendor atau supplier adalah dengan mengumpulkan metrik data tentang profitabilitas, risiko, kualitas produk, kinerja, dan volume transaksi.

Ini akan membantu Anda menentukan jenis hubungan vendor yang tepat yang Anda minati dan membantu proses pemilihan vendor.

2. Kolaborasi

Berkolaborasi dengan supplier adalah bagian penting dari manajemen vendor. Anda harus menegosiasikan harga dan membangun nilai untuk bisnis Anda, tetapi Anda juga harus memastikan bahwa Anda mencapai pemahaman yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Bekerja dengan vendor Anda akan membantu Anda mengurangi biaya dan risiko, sambil mendorong inovasi dan mendorong nilai ke prioritas teratas mereka.

3. Implementasi

Bisnis harus menjalankan rencana manajemen vendor mereka secara efisien dan fokus pada kekuatan vendor untuk menerapkan nilai bersama.

Rencana tersebut harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Ini akan menghasilkan lebih banyak pilihan vendor, karena kemungkinan vendor ingin bekerja dengan organisasi yang memiliki proses manajemen vendor yang efisien.

4. Evaluasi

Tahap terakhir dari proses manajemen vendor adalah evaluasi. Anda harus mengevaluasi dan mengukur kinerja untuk memastikan Anda telah memilih vendor yang benar.

Setelah Anda mengevaluasi apakah vendor memenuhi standar Anda atau tidak, Anda dapat bertemu dengan mereka untuk mendiskusikan rencana tindakan untuk perbaikan seiring berkembangnya hubungan Anda.

Baca juga: Cara Mengambil Foto Produk Seperti Seorang Profesional

Manfaat manajemen vendor

Manajemen vendor yang tepat dapat menguntungkan perusahaan dalam beberapa cara, termasuk:

1. Mengurangi risiko

Ketika supplier dikelola secara efektif menggunakan solusi manajemen vendor terpusat, risiko dapat dikurangi.

Manajemen vendor dapat membantu melacak pemasok dan menawarkan data tentang risiko vendor yang dapat membantu Anda mengurangi risiko atau memilih vendor yang berbeda sama sekali.

Manajemen vendor memudahkan untuk melacak kinerja, memverifikasi sertifikasi dan kualifikasi vendor, dan mungkin mendapatkan gambaran tentang status keuangan vendor untuk lebih melindungi organisasi Anda.

2. Meningkatkan kinerja

Menjaga log up-to-date pemasok Anda dalam sistem manajemen vendor Anda memungkinkan Anda untuk melacak kinerja vendor dan membandingkannya dengan kinerja yang ditunjukkan dalam kontrak Anda.

Ini membantu memastikan bahwa pemasok memenuhi standar Anda dan mematuhi persyaratan Anda.

Meninjau data dari kinerja terlacak dapat membantu Anda untuk melihat area peningkatan dan memberikan vendor Anda harapan yang jelas yang meningkatkan kinerja mereka.

3. Meningkatkan negosiasi tarif

Manajemen vendor yang efektif membangun hubungan baik dengan vendor, yang dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk menegosiasikan tarif dan memberi Anda akses ke diskon tertentu.

Selain itu, manajemen vendor meningkatkan visibilitas Anda ke tugas mana yang benar-benar ditangani oleh supplier.

Ini dapat membantu Anda melihat barang-barang yang tidak perlu yang menghabiskan uang perusahaan Anda. Anda dapat memilih untuk mengurangi atau memotong layanan ini untuk menghemat uang.

4. Membangun hubungan baik

Membangun hubungan dengan vendor Anda dan mengelola proses vendor Anda secara efektif memungkinkan loyalitas dibangun antara perusahaan Anda dan pemasok.

Loyalitas akan mengurangi pergantian vendor dan membantu mempertahankan vendor hebat untuk jangka waktu yang lama.

5. Melindungi merek Anda

Merek Anda adalah bagian penting dari bisnis Anda dan setiap vendor harus menambah merek Anda. Anda ingin mencari vendor yang etis dan profesional untuk lebih melindungi merek Anda.

Program manajemen vendor dapat membantu Anda mengevaluasi etika vendor termasuk etika lingkungan dan sosial mereka. Ini akan melindungi Anda dari insiden serius yang disebabkan oleh tindakan vendor.

6. Menghemat waktu

Manajemen vendor memungkinkan Anda menyimpan semua informasi dan penjadwalan vendor yang penting di satu tempat.

Ini akan menghemat waktu Anda karena Anda tidak perlu mencari informasi yang Anda butuhkan di banyak tempat.

Baca juga: Lead Time dalam Produksi: Pengertian dan Cara Menguranginya

Langkah Memilih Supplier Terbaik dengan Cara Evaluasi

Evaluasi supplier adalah proses yang digunakan bisnis ketika memilih vendor dan supplier untuk produk atau suplai mereka.

Selama proses ini, perusahaan mungkin mengevaluasi kriteria tertentu untuk menentukan supplier mana yang paling dapat membantunya mencapai tujuan bisnisnya.

Berikut adalah beberapa komponen dalam evaluasi supplier yang perlu dipertimbangkan:

Kriteria

Ada beberapa kriteria yang mungkin Anda gunakan untuk mengevaluasi pemasok, termasuk:

Harga

Supplier sering menawarkan berbagai kisaran harga untuk produk yang sama. Ini dapat membantu untuk sering memantau harga mereka untuk mengidentifikasi perubahan apa pun dari permintaan atau ketersediaan pasar.

Kualitas

Kualitas produk dapat menjadi ukuran kualitatif tentang seberapa tahan lama atau efektif produk pemasok. Anda mungkin meminta sampel untuk mengevaluasi kuantitas sebelum membeli.

Layanan

Anda dapat mengevaluasi layanan yang diberikan pemasok sebelum bekerja dengan mereka.

Kriteria layanan mungkin melibatkan keramahan, daya tanggap, dan pemahaman menyeluruh tentang kebutuhan perusahaan Anda.

Tanggung jawab sosial

Perusahaan dapat menghargai pemasok yang nilai dan misinya selaras dengan nilai dan misi mereka sendiri.

Tanggung jawab sosial dapat mencakup keterlibatan dan kontribusi komunitas pemasok untuk masyarakat yang lebih baik.

Kenyamanan

Kenyamanan dapat menjadi faktor penting jika Anda perlu memesan persediaan dengan sering atau cepat.

Anda dapat mengevaluasi betapa mudahnya memesan produk dan seberapa bersedia mereka untuk mengakomodasi kebutuhan Anda.

Fleksibilitas

Fleksibilitas adalah kemampuan pemasok untuk meningkatkan dan menurunkan skala berdasarkan kebutuhan bisnis Anda.

Ini bisa menjadi kriteria penting jika bisnis Anda berjalan sepanjang tahun atau jika Anda memiliki beberapa lokasi yang memerlukan pengiriman.

Risiko

Karena banyak bisnis mengandalkan pemasok mereka untuk menyediakan produk pelanggan mereka sendiri, memahami risiko dapat membantu Anda menentukan apakah mereka pemasok yang tepat.

Anda dapat menganalisis risiko kenaikan harga atau ketersediaan pasokan.

Baca juga: Kegiatan Distribusi: Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Contohnya

Metode

Ada beberapa metode yang mungkin Anda gunakan untuk melakukan evaluasi pemasok dan mengetahui apa itu supplier yang tepat untuk bisnis Anda:

Kartu skor

Anda dapat membuat kartu skor dengan sistem peringkat numerik untuk setiap kriteria. Ini dapat membantu memberikan data terukur tentang setiap vendor yang dapat Anda bandingkan.

Kuesioner

Kuesioner mungkin menyediakan lebih banyak data kualitatif, seperti kualitas dan efektivitas komunikasi.

Anda juga dapat memberikan pertanyaan kepada pemasok untuk menjelaskan beberapa proses mereka, seperti saluran umpan balik dan permintaan sesuai permintaan.

Diskusi

Diskusi informal memungkinkan para pemimpin dan tim yang akrab dengan produk untuk mendiskusikan pilihan mereka.

Karena setiap anggota tim mungkin memiliki prioritas yang berbeda, seperti biaya atau kenyamanan, diskusi dapat membantu setiap orang memutuskan faktor terpenting untuk dipertimbangkan saat memilih pemasok.

Baca juga: Fraud Triangle: Pengertian, Elemen, dan Tips Mencegah Fraud

Bagaimana Cara Mengevaluasi Supplier?

Ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengevaluasi dan memilih supplier atau vendor yang tepat:

1. Tentukan metrik Anda

Sebelum mengevaluasi pemasok Anda, menentukan metrik Anda berdasarkan kriteria yang penting bagi bisnis Anda dapat menjadi langkah pertama yang vital.

Beberapa metrik yang mungkin Anda coba lacak mencakup jumlah pengiriman tepat waktu, harga rata-rata, atau jumlah cacat pada produk yang diterima.

Masing-masing indikator kinerja ini dapat membantu Anda membandingkan pemasok yang berbeda.

Anda juga dapat mempertimbangkan metrik lain, seperti jika vendor memiliki saluran umpan balik yang tersedia dan ulasan pelanggan yang ada, untuk memahami seberapa reseptif mereka terhadap perubahan kebutuhan bisnis Anda.

2. Identifikasi vendor potensial

Setelah Anda memiliki metrik, Anda dapat membuat daftar vendor berbeda yang mungkin Anda butuhkan. Ini dapat mencakup vendor pengiriman, produsen, penyedia peralatan kantor atau vendor bahan baku.

Mengkategorikan masing-masing berdasarkan prioritas dapat membantu Anda mengidentifikasi vendor mana yang mungkin paling penting bagi kesuksesan bisnis Anda.

Klasifikasi ini dapat menunjukkan seberapa ketat Anda dapat mengevaluasi masing-masing.

3. Buat proses evaluasi

Menentukan proses evaluasi yang jelas dapat membantu Anda dalam memilih pemasok dan memantau kinerjanya.

Pertimbangkan anggota tim mana yang mungkin memiliki masukan yang dapat menilai setiap kriteria. Ini mungkin rekan penjualan, anggota tim rantai pasokan atau tim jaminan kualitas yang dapat menilai kualitas dan konsistensi setiap pasokan.

Setelah Anda memiliki tim, tentukan metode mana yang mungkin Anda gunakan untuk mengevaluasi vendor, seperti kartu skor atau kuesioner.

Pertimbangkan untuk mengadakan pertemuan rutin dengan tim internal di mana mereka dapat mengevaluasi pemasok dan tim dapat mendiskusikan temuan mereka sebelum mengkomunikasikan hasilnya kembali ke vendor.

4. Berkomunikasi dengan supplier

Mirip dengan rapat tim reguler, Anda juga dapat mengadakan rapat bulanan atau triwulanan dengan supplier untuk mengevaluasi kinerja mereka.

Bekerja dengan vendor Anda sebagai mitra daripada sekadar pemasok dapat mendorong mereka untuk memberikan layanan dan produk yang lebih baik dan memastikan Anda dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Dalam diskusi ini, Anda dapat mendiskusikan kriteria apa yang telah mereka penuhi dan apa yang dapat mereka tingkatkan untuk mempertahankan bisnis Anda.

Baca juga: 10 Faktor yang Mempengaruhi Penawaran Bisnis Anda

Tips Menjaga Hubungan Baik dengan Supplier Anda

Tips berikut dapat membantu Anda membuat Anda membangun hubungan yang baik antara bisnis dan juga supplier Anda.

1. Bahas dan selesaikan masalah yang menjadi perhatian bersama

Sangat penting untuk terbuka dengan vendor dan supplier Anda. Komunikasi terbuka memungkinkan setiap masalah diselesaikan secara efisien.

Vendor atau supplier Anda mungkin tidak menyadari masalah yang Anda alami, jadi diskusikan dengan mereka untuk memperbaikinya dan bantu vendor atau supplier meningkatkan sistem pasokan mereka.

2. Praktekan transparansi

Saat mendiskusikan masalah dengan vendor dan supplier Anda, ingatlah untuk transparan dalam keinginan dan kebutuhan Anda.

Mereka hanya dapat memberikan pengalaman pasokan terbaik jika mereka tahu apa yang Anda harapkan dari mereka.

Bicarakan tentang kesulitan apa pun di pihak Anda atau pihak supplier untuk meningkatkan kepercayaan dan meningkatkan kinerja.

Ajukan pertanyaan kepada mereka, hadiri pertemuan rutin, dan berterus terang untuk mendorong transparansi antara Anda dan vendor serta pemasok Anda.

3. Perlakukan mereka sebagai mitra

Bisnis ritel adalah simbiosis, yang berarti vendor dan pemasok Anda melakukannya dengan baik ketika Anda melakukannya dengan baik.

Memperlakukan vendor dan supplier Anda seperti mitra membuat mereka tahu bahwa Anda menghargai mereka, waktu mereka, dan produk mereka.

Hubungan yang baik dengan vendor dan supplier Anda membuat bisnis Anda berjalan lancar dan membantu menjadikan Anda sebagai bisnis yang bereputasi baik untuk diajak bekerja sama.

4. Fokus pada kualitas daripada harga

Meskipun mudah untuk khawatir bahwa Anda membayar terlalu banyak untuk barang Anda, ingatlah bahwa Anda membayar untuk kualitas dan layanan.

Mendiskusikan harga dengan vendor atau supplier Anda adalah hal yang tepat, tetapi bijaksanalah sebelum memilih vendor atau pemasok yang berbeda karena hanya harga yang lebih rendah.

Hubungan bisnis yang baik tergantung pada komitmen vendor atau penjual Anda dan komitmen Anda untuk membeli dan menjual produk yang luar biasa.

5. Pikirkan tentang konsumen

Konsumen adalah salah satu variabel yang paling penting untuk dipertimbangkan ketika memikirkan tentang hubungan vendor dan pemasok Anda.

Karena konsumen mendanai bisnis Anda, pendapat mereka tentang produk harus memengaruhi keputusan yang Anda buat saat mempertimbangkan sumber produk.

Bagikan pendapat konsumen Anda dengan vendor dan supploer Anda sehingga mereka tahu cara meningkatkan item mereka dan arah mana untuk melanjutkan pertumbuhan mereka sendiri.

Pertumbuhan positif dari vendor dan pemasok Anda berarti pertumbuhan positif bagi Anda dan hubungan Anda.

Baca juga: Desain Kemasan Produk: Pengertian, Jenis, Fungsi dan Proses Membuatnya

Kesimpulan

Mengetahui apa itu supplier dan cara mendapatkan supplier terbaik dalam bisnis merupakan hal penting untuk membangun proses operasional bisnis tanpa hambatan.

Dengan supplier yang mengerti kebutuhan dan ekspektasi dalam bisnis, Anda bisa dengan mudah membuat produk atau menghasilkan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan dengan tepat.

Lalu selain memilih supplier terbaik hal penting lain yang tidak boleh Anda lupakan menggunakan sistem yang mampu mengakomomodir kebutuhan bisnis Anda, misalnya saja manajemen stok dan pembukuan bisnis.

Jika Anda melakukan manajemen stok dan proses pembukuan bisnis dengan cara manual, tentu akan sangat memakan waktu. Oleh sebab itu Anda bisa mencoba menggunakan sistem modern yang dapat membuat proses ini menjadi lebih praktis seperti menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Dengan menggunakan Kledo Anda akan mendapatkan solusi akuntansi bisnis yang lebih baik, manajemen persediaan dan aset yang lebih mudah, membuat 30 jeni laporan keuangan secara otomatis dalam satu kali klik, dan masih banyak lagi.

Jadi, rasakan apa itu manajamen persediaan yang mudah dan buat hubungan supplier bisnis lebih baik menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.