Mencari Aplikasi Stok Barang? Berikut Tips Memilihnya

Aplikasi stok barang menjadi salah satu solusi paling tepat untuk pengelolaan stok barang dalam sebuah bisnis. Seperti yang diketahui, mengelola stok barang ini sering menjadi masalah yang dialami pelaku bisnis, khususnya pelaku bisnis pemula.

Lalu apa sih sebenarnya aplikasi stok barang ini? Manfaat apa saja yang bisa didapatkan pemilik bisnis dengan adanya aplikasi stok barang ini?

Buat Kawan Kledo yang ingin mengetahuinya Kawan Kledo bisa menyimak penjalasan yang ada di bawah ini. Dengan adanya penjelasan terkait pentingnya aplikasi stok barang ini, diharapkan Kawan Kledo tidak lagi kesulitan dalam mengelola stok barang bisnis Kawan Kledo:

Apa itu Aplikasi Stok Barang?

Aplikasi stok barang adalah aplikasi yang dibuat untuk membantu mengatur pengelolaan persediaan dengan lebih mudah karena dibantu oleh teknologi.

Dengan menggunakan aplikasi inventori, waktu yang dibutuhkan untuk menghitung dan mencatat masuk dan keluarnya barang akan lebih singkat. Kawan Kledo dapat mengelola stok barang dengan lebih efektif dan praktis, dan semua itu dapat dilakukan dari mana saja.

Dengan bantuan teknologi, kegiatan bisnis menjadi lebih sederhana, Waktu yang berharga dapat digunakan untuk fokus mengembangkan bisnis Kawan Kledo, tidak hanya habis untuk berkutat pada urusan administrasi pengelolaan stok barang.

Baca Di Sini: Pengertian Stock Opname, Manfaat, dan Tahap Melakukannya di Bisnis Anda

Alasan Aplikasi Stok Barang Wajib Digunakan Bisnis

Memastikan agar stok barang selalu tersedia akan membuat operasional perusahaan berjalan dengan lancar.

Bayangkan jika perusahaan memperoleh pesanan namun tidak memiliki stok barangnya, berapa potensi nilai penjualan yang akan hilang.

Tidak hanya itu, kepercayaan pelanggan juga akan hilang karena barang yang dibutuhkan tidak dapat disediakan oleh perusahaan.

Jika stok barang teratur dan bisa dipastikan, perusahaan dapat dengan mudah melakukan penjualan atau produksi tanpa hambatan.

Pesanan dari pelanggan dapat segera dipenuhi, dan proses produksi dapat segera dilakukan. Itulah sebabnya mengelola persediaan harus dilakukan dengan serius dan cermat.

Jika perusahaan baru bertumbuh, mengelola persediaan dengan cara manual mungkin masih dapat dilakukan. Namun seiring dengan pertumbuhan perusahaan, perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan perusahaan dalam mengelola persediaan. Terutama jika stok barang yang dimiliki berjumlah ribuan dengan ratusan jenis barang.

Aplikasi inventori ini akan membantu perusahaan dalam mengelola jumlah persediaan yang sangat banyak. Perusahaan dapat terhindar dari terlalu banyak menyimpan stok barang, atau malah terlalu sedikit memiliki stok barang. Dari segi administrasi juga dapat membantu mengurangi salah pencatatatan oleh karyawan.

Dengan bantuan teknologi, pencatatatan dapat dilakukan dengan mutakhir, dan saldo akhir stok barang dapat segera diketahui. Dengan demikian, perusahaan bisa segera melakukan pengambilan keputusan terkait dengan persediaan.

Bandingkan dengan pencatatan yang harus dilakukan secara manual, dimasukkan satu persatu ke dalam spreadsheet. Pencocokan data harus dilakukan secara berkala dan harus lebih teliti. Pencatatan yang dilakukan secara manual akan meningkatkan risiko salah mencatat. Dengan menggunakan aplikasi stok barang, waktu untuk menghitung dan memeriksa data dapat dipersingkat.

Apalagi dengan kompetisi bisnis saat ini, dimana banyak penjual yang menjalankan bisnis secara online. Siapa yang tercepat dalam melayani pelanggan akan menjadi pemenangnya. Maka dengan menggunakan aplikasi stok barang, perusahaan akan dapat bersaing dengan lebih maksimal.

Baca Juga: Aplikasi Akuntansi dan Kegunaannya untuk Keuangan Bisnis

Manfaat Aplikasi Stok Barang

Berikut beberapa manfaat yang bisa didapatkan dengan adanya aplikasi stok barang:

1. Membantu Kegiatan Operasional Perusahaan

Dengan menggunakan aplikasi stok barang, tentunya kegiatan operasional harian dan tugas-tugas manual akan sangat terbantu. Aplikasi inventori juga dapat mengakomodasi kebutuhan masing-masing perusahaan. Misalnya perusahaan yang bergerak di bidang makanan atau kosmetik, Kawan Kledo dapat memanfaatkan fitur mengenai tanggal kadaluarsa.

Beberapa aplikasi stok barang juga memiliki fitur untuk memutakhirkan daftar stok hingga membantu dalam proses pesanan pelanggan. Dengan begini, bagian penjualan akan sangat terbantu dalam kegiatan hariannya, dan tentunya akan memaksimalkan keuntungan perusahaan.

2. Meningkatkan Hubungan Baik dengan Pelanggan

Untuk membangun hubungan baik dengan pelanggan, perusahaan juga dapat memanfaatkan fitur database pelanggan. Dari database ini perusahaan dapat memproses dan mengirimkan pesanan serta melacaknya sehingga pesanan aman hingga sampai ke tangan pelanggan.

Perusahaan juga dapat mencetak label pengiriman secara otomatis karena data pelanggan sudah lengkap tersimpan. Dari database ini, departemen penjualan dapat menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan, dengan menginformasikan promosi-promosi terbaru.

3. Meminimalisir Biaya Operasional

Aplikasi stok barang akan membantu mengetahui stok terakhir dengan cepat dan secara mutakhir. Dengan begitu perusahaan dapat mengoptimalkan penyimpanan persediaan, dan terhindar dari biaya penyimpanan yang mahal dan berisiko tinggi.

4. Mencatat Transaksi secara Otomatis

Tidak ada pencatatan secara manual yang perlu dilakukan, jika perusahaan menggunakan aplikasi stok barang. Kesalahan pencatatan dapat dikurangi karena pekerjaan manual yang berulang tidak lagi dilakukan. Semua pencatatan dilakukan secara otomatis, dan informasi ini langsung dimutakhirkan dan laporan langsung dapat disajikan.

Kegiatan operasional juga dapat dilakukan dari mana saja, sesuai kebutuhan. Dari aplikasi stok barang ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi, pemesanan barang, hingga melacak pengiriman dari mana saja, sepanjang terhubung dengan internet.

5. Membantu dalam Pengambilan Keputusan

Aplikasi stok barang dapat memberikan laporan beserta analisis sederhana terkiat dengan persediaan. Diantaranya memberikan informasi mengenai produk mana yang paling disukai, produk yang paling cepat terjual, dan melalui saluran penjualan yang mana.

Informasi-informasi ini akan membantu dalam membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas untuk kedepannya atau mungkin Anda bahkan bisa memprediksikan tren bagi bisnis Anda untuk tahap selanjutnya.

Fitur yang Perlu Diperhatikan Sebelum Memilih Aplikasi Stok Barang

Menemukan aplikasi stok barang terbaik untuk bisnis Anda adalah tugas besar, tetapi jika Anda tahu apa yang harus dicari, Anda akan lebih siap memilih yang terbaik

Luangkan waktu Anda dan bersikaplah strategis dengan keputusan Anda, dan jangan lupa untuk mengingat fitur-fitur ini selama pencarian Anda.

1. Pelacakan persediaan

Untuk menerapkan sistem pengendalian persediaan, Anda harus dapat melacak status bahan mentah dan produk jadi dalam rantai pasokan.

Dengan bantuan aplikasi stok barang, Anda dapat menerapkan otomatisasi ke pelacakan persediaan, dan menghilangkan kebutuhan untuk menyelesaikan tugas yang membosankan dan memakan waktu secara manual.

Misalnya, banyak sistem secara otomatis menghasilkan nomor pelacakan ketika mereka membuat tanda terima atau faktur, menghemat waktu berharga Anda dan kekuatan pikiran untuk digunakan di tempat lain.

Dan berkat pelacakan otomatis, Anda juga dapat menikmati interaksi yang lebih baik dengan pelanggan Anda, dengan langsung membagikan apa yang tersedia atau menawarkan pembaruan saat produk telah dikirim.

2. Barcode scanner

Menulis tangan atau mengetik SKU secara manual bisa melelahkan, yang merupakan bagian dari alasan mengapa barcode adalah metode yang populer untuk mengelola dan mengontrol inventaris.

Pemindaian barcode tidak hanya mengakhiri kesalahan data yang biasa dialami dengan entri manual, tetapi juga mengotomatiskan fungsi yang memerlukan komunikasi dengan bagian lain dari sistem manajemen inventaris.

Saat Anda mengumpulkan, menyimpan, dan mengatur data Anda secara digital, itu membuat operasi inventaris jauh lebih kohesif.

Dengan bantuan pemindai barcode, Anda dapat langsung meningkatkan akurasi inventaris, mempercepat pengisian stok, dan memungkinkan dokumentasi pekerjaan Anda tanpa kertas.

3. Analisis

Analisis memainkan peran penting dalam memahami kinerja bisnis dan kebiasaan pelanggan.

Tetapi lebih dari sekadar mengumpulkan data, solusi manajemen inventaris perlu menyajikan informasi dengan cara yang gamblang dan praktis.

Lagi pula, apa gunanya memiliki data yang tidak dapat Anda pahami atau manfaatkan untuk keuntungan Anda?

Banyak aplikasi pengelolaan stok menawarkan laporan yang telah ditentukan sebelumnya untuk memberikan metrik penting yang Anda butuhkan, sementara yang lain mungkin benar-benar mengambil langkah lebih jauh, memungkinkan Anda menyesuaikan laporan sehingga Anda benar-benar dapat menggali wawasan yang unik untuk bisnis Anda.

4. Pembaruan terus-menerus

Pembaruan terus-menerus dalam sistem manajemen pesanan berarti program secara konsisten menyegarkan dengan informasi terbaru. Dengan kata lain, penghitungan persediaan hidup, dan menunjukkan apa yang ada dalam persediaan pada saat tertentu.

Alternatif untuk pendekatan ini adalah pembaruan berkala, di mana pengambilan stok terjadi pada interval tertentu (harian, mingguan, bulanan).

Karena angka-angka ini hanya mengungkapkan apa yang tersedia saat penghitungan selesai, pembaruan terus-menerus sering kali lebih disukai.

Memiliki penghitungan inventaris waktu nyata memastikan barang yang habis tidak dapat dipesan, dan memungkinkan Anda untuk mengawasi tingkat bahan baku Anda, sehingga Anda dapat memesan ulang tepat waktu untuk memenuhi permintaan pelanggan.

5. Integrasi

Kemungkinannya adalah, Anda menggunakan sejumlah alat manajemen untuk menjalankan bisnis Anda.

Idealnya, pengelolaan inventaris Anda harus terhubung ke setiap aplikasi back-end yang Anda gunakan; jika platform ini tidak terintegrasi, Anda akan memasukkan data secara manual (menyebabkan penundaan yang serius).

Sistem manajemen persediaan umumnya terintegrasi dengan manajemen gudang, software akuntansi, dan sistem pembelian.

Ketika berbagai aplikasi ini dapat berbicara satu sama lain melalui integrasi, rantai pasokan Anda menjadi lebih ramping, dan sebagai hasilnya semakin banyak waktu dan uang yang Anda hemat.

6. Usability

Meskipun biaya pasti akan memengaruhi keputusan pembelian Anda, jangan meremehkan pentingnya kemudahan penggunaan.

Poin ini sering diabaikan oleh pemilik bisnis, namun kegunaan perangkat lunak manajemen inventaris menentukan seberapa efektif keseluruhan sistem.

Misalnya, jika tim Anda akan membutuhkan waktu berjam-jam untuk mempelajari program ini, itu mungkin bukan investasi yang baik di pihak Anda.

Anda sedang mencari solusi yang akan menyederhanakan proses Anda, bukan memperumitnya lebih jauh.

Jika kurva pembelajaran terlalu tinggi, kemungkinan akan menghabiskan waktu, uang, dan energi Anda baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

7. Dukungan yang baik

Setelah Anda mengetahui sistem manajemen inventaris mana yang harus digunakan, memiliki akses ke dukungan pelanggan yang berkualitas sangat penting untuk kesuksesan Anda dengan perangkat lunak ini.

Ketika Anda mengalami situasi di mana Anda tidak dapat menemukan transaksi pembelian Anda, atau ketika tim Anda tidak tahu cara mengatur pemberitahuan stok, memiliki seseorang yang tersedia untuk membantu adalah yang terpenting.

Tanpa dukungan pelanggan yang dapat diakses, masalah Anda mungkin tetap tidak terselesaikan, dan menyebabkan kemacetan yang tidak menguntungkan dalam manajemen rantai pasokan Anda.

Untuk alasan ini, pastikan Anda akan menerima dukungan lengkap dari vendor Anda, termasuk pelatihan, garansi, dan bantuan 24/7.

8. Dirancang untuk tumbuh bersama bisnis

Saat memutuskan aplikasi stok barang, Anda mungkin tidak memiliki arus kas tak terbatas untuk dialokasikan ke perangkat lunak ini.

Anda ingin menemukan sistem yang sangat fungsional dan tetap sesuai anggaran, tetapi Anda juga harus mencari yang dirancang untuk masa depan.

Meskipun Anda mungkin tidak dapat membeli banyak fitur tambahan saat ini, Anda masih menginginkan sesuatu yang dapat Anda tingkatkan nanti saat Anda menjalankan pertumbuhan yang cerdas dan dapat diskalakan.

Cari aplikasi yang memenuhi kebutuhan Anda seperti saat ini, tetapi yang dapat berkembang dan maju untuk pengoptimalan yang lebih besar di masa mendatang, dengan cara yang sama seperti yang Anda harapkan akan dilakukan perusahaan Anda.

Solusi Pengelolaan Stok Barang yang Baik

Banyak kesulitan yang dialami oleh para pebisnis terutama yang baru memulai mengembangkan bisnisnya. Masalahnya tidak jauh dari manajemen persediaan yang kurang cermat. Ketika permintaan barang tinggi, perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan ini. Karena terburu-buru dalam memenuhi permintaan, akhirnya standar dan prosedur diturunkan.

Hal ini dapat berakibat kecewanya pelanggan karena terlambat menerima barang, atau mendapatkan barang yang tidak sesuai standar. Akhirnya pelanggan kehilangan kepercayaan dan bisa berpindah ke kompetitor.

Untuk mencegahnya, berikut beberapa tips untuk mengatasi masalah mengelola stok barang:

1. Buat Daftar Stok Barang yang Dimiliki

Buat daftar semua stok barang yang dimiliki di gudang. Lengkapi dengan kartu stok yang memberikan informasi mengenai jumlah stok barang yang dimiliki.

Pastikan setiap pengambilan barang, kartu stok juga diperbarui dengan jumlah stok yang terakhir. Dengan begini Kawan Kledo mengetahui data stok yang terakhir, dan bisa segera melakukan pemesanan untuk melayani kebutuhan pelanggan.

Dengan memiliki daftar dan kartu stok, anda akan mengetahui barang mana yang stoknya harus diisi kembali. Pelanggan tidak akan menunggu terlalu lama untuk membeli barang yang diinginkan. Pelanggan akan merasa puas dan akan kembali menjadi pelanggan tetap.

2. Segera Lakukan Pemesanan Barang dengan Perhitungan yang Tepat

Perhitungan yang tepat dalam memesan barang sangat penting agar tidak terjadi stok barang yang terlalu banyak atau sedikit. Stok barang yang terlalu banyak akan membuat kesulitan dalam penyimpanannya. Stok barang yang terlalu sedikit juga akan menyulitkan dalam memenuhi permintaan pelanggan.

Dengan menentukan perhitungan pemesanan yang tepat, stok barang yang dimiliki akan memadai dan tidak membebani dalam hal penyimpanan. Pelanggan selalu mendapatkan barang yang baru, dan tidak perlu menunggu terlalu lama untuk mendapatkan pesanannya.

3. Menggunakan Aplikasi Stok Barang dari Kledo

Jika Kawan Kledo masih menggunakan cara manual untuk mengelola stok barang dan mulai merasa kewalahan, artinya ini waktunya membutuhkan bantuan teknologi.

Aplikasi stok barang dapat membantu dalam mengatur aliran persediaan masuk dan keluar, bahkan bisa dihubungkan ke aplikasi kasir yang sudah dimiliki. Aplikasi stok barang akan menjadi investasi dalam bisnis yang akan menghemat banyak waktu dan tenaga.

Buat Kawan Kledo yang ingin mengelola stok barang dengan lebih mudah, Kawan Kledo bisa menggunakan software inventori dari Kledo. Kledo merupakan software akuntansi yang dilengkapi berbagai fitur, salah satunya adalah fitur software inventory.

Dengan software inventory Kledo ini, Kawan Kledo dapat melakukan pemantauan stok dari banyak gudang secara real time. Selain itu, dengan software inventory ini, Kawan Kledo juga dapat membuat stok opname, membuat surat jalan, dan juga melakukan interaksi langsung dengan penjualan dan pembelian.

Ada beberapa fitur yang dapat Kawan Kledo nikmati dari software inventory Kledo, yakni:

1. Memantau produk terlaris;
2. Mengimport dari excel;
3. Penyimpanan multi gudang;
4. Produk paket;
5. Penyesuaian stok;
6. Stock opname;
7. Laporan gudang realtime;
8. Perhitungan HPP otomatis;
9. Surat jalan terintegrasi;
10. Terintegrasi dengan fitur invoice;
11. Transfer gudang;
12. Memantau dari mana saja.

Kesimpulan

Banyak kesulitan yang dialami oleh para pebisnis terutama yang baru memulai mengembangkan bisnisnya. Masalahnya tidak jauh dari pengelolaan persediaan yang kurang cermat. Ketika permintaan barang tinggi, perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan ini.

Salah satu solusi yang paling jitu adalah memanfaatkan aplikasi stok barang dari Kledo. Kledo merupakan software akuntansi all in one yang akan sangat membantu kegiatan operasional perusahaan, khususnya dalam mengelola persediaan.

Kawan Kledo dapat memanfaatkan aneka fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kledo akan menjadi solusi praktis dalam mengelola stok barang, karena hanya dengan sekali klik, puluhan pekerjaan administrasi persediaan dapat terselesaikan dengan tepat waktu dan akurat.

Yuk daftar Kledo sekarang dan nimati semua kemudahan pengelolaan keuangan bisnismu.