Tahapan dan Prosedur Audit Persediaan yang Harus Anda Ketahui

Mempertahankan penghitungan persediaan perusahaan yang akurat dapat membantu Anda mengelola persediaan dan memprediksi kapan Anda perlu mengisi ulang. Melakukan audit persediaan adalah metode yang digunakan banyak perusahaan untuk melacak inventaris dan biaya inventaris di lokasi mereka.

Memahami proses audit persediaan dapat membantu Anda mengelola persediaan dan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tantangan potensial.

Pada artikel ini, kami akan membahas apa itu proses audit persediaan, pentingnya mengaudit persediaan, dan beberapa prosedur audit yang umum dilakukan.

Apa yang Dimaksud dengan Audit Persediaan?

Audit persediaan atau inventaris adalah proses untuk memeriksa untuk memastikan bahwa catatan keuangan sesuai dengan catatan inventaris perusahaan dan bahwa catatan tersebut selaras dengan penghitungan inventaris fisik.

Sebagai bagian dari penghitungan fisik tersebut, karyawan memeriksa setiap barang di gudang, biasanya dengan bantuan teknologi yang menjumlahkan dan mencatat produk yang ada.

Audit menambahkan bagian lain dalam hal ini, dengan melibatkan pihak ketiga untuk mengonfirmasi tidak hanya jumlah inventaris tetapi juga kualitas dan kondisinya – dan mengidentifikasi setiap kasus pencurian, kerusakan, atau kesalahan penempatan.

Apa pentingnya mengaudit persediaan?

Mengaudit persediaan penting karena memungkinkan Anda untuk melacak stok yang Anda miliki.

Hal ini dapat membantu Anda memesan persediaan baru atau menjadwalkan pengiriman sebelumnya.

Anda juga dapat menggunakan audit inventaris untuk menilai kerusakan inventaris Anda atau menemukan sumber kerugian.

Baca juga: Ukuran Gudang, Jenis, Faktor, dan Tips Memaksimalkan Penyimpanan

Sejarah Audit Persediaan

Sejarah audit persediaan dapat ditelusuri hingga hampir 100 tahun yang lalu, yaitu pada tahun 1925, ketika seorang penjahat yang pernah dihukum dua kali bernama Phillip Musica mengambil alih kendali atas perusahaan farmasi dan produk medis McKesson.

Selain memperluas operasi yang sah, Musica merekrut tiga saudaranya untuk membuat dokumentasi penjualan palsu, kemudian membayar komisi kepada perusahaan cangkang yang berada di bawah kendali mereka.

Bagian terakhir dari komplotan ini adalah mendokumentasikan sejumlah besar obat-obatan terlarang yang tidak pernah ada untuk menambah inventaris perusahaan cangkang tersebut.

Auditor McKesson tidak pernah mempertanyakan dokumentasi yang diberikan kepada mereka dan juga tidak melakukan pemeriksaan terhadap inventaris fisik tersebut – hal ini bukanlah praktik yang lazim pada saat itu.

Akhirnya, bendahara perusahaan menemukan skema tersebut, SEC membuka penyelidikan dan Musica ditangkap pada tahun 1938. Akhirnya diketahui bahwa sekitar $20 juta (sekitar $394 juta pada tahun 2021) dari $87 juta aset di neraca keuangan perusahaan adalah palsu.

Begitulah cara seorang mantan pelaku penipuan mengubah wajah audit dan tata kelola selamanya. Setelah kejadian tersebut, American Institute of CPA (AICPA) mengadopsi standar baru seputar piutang dan persediaan.

Audit persediaan sejak saat itu menjadi hal yang lumrah, dan sering kali diwajibkan, bagi perusahaan.

Baca juga: Ini Manfaat Aplikasi Gudang yang Wajib Diketahui, Apa Saja?

Prosedur Audit Persediaan yang Umum

Berikut adalah 10 prosedur umum yang dapat Anda gunakan untuk mengaudit persediaan Anda:

1. Penghitungan persediaan fisik

Penghitungan persediaan atau inventaris fisik adalah ketika Anda menghitung setiap item dalam inventaris secara manual.

Anda kemudian dapat membandingkan jumlah inventaris Anda dengan jumlah yang diharapkan dalam database atau sistem inventaris perusahaan.

Metode ini adalah salah satu cara yang lebih umum untuk melacak inventaris karena memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengidentifikasi kapan harus memesan persediaan baru.

Baca juga: Mengenal 3 Standar Audit yang Berlaku di Indonesia

2. Menghitung siklus persediaan

Perhitungan siklus inventaris mirip dengan perhitungan inventaris fisik karena melibatkan seseorang yang secara fisik mencatat jumlah inventaris yang tersisa.

Sementara penghitungan inventaris fisik mencatat setiap item, penghitungan siklus inventaris hanya mempertimbangkan sejumlah kecil dari total inventaris Anda.

Ini adalah contoh metode yang memungkinkan Anda untuk memeriksa keakuratan catatan sistem Anda.

3. Analisis persediaan ABC

Analisis inventaris ABC adalah teknik manajemen inventaris yang mengelompokkan inventaris Anda ke dalam tiga kategori, yang ditentukan oleh nilai dan kepentingannya.

Ketika Anda mengurutkan inventaris Anda ke dalam kelompok berdasarkan kepentingannya, Anda dapat mengaudit setiap kelompok satu per satu. Kategori-kategori tersebut adalah:

• Kategori A: Barang-barang dalam kategori ini adalah yang paling penting dan berharga tinggi.
• Kategori B: Kategori ini mencakup item-item dengan biaya sedang.
• Kategori C: Ini adalah item yang harganya paling rendah.

Baca juga: Pengertian Laporan Persediaan Barang, Cara Membuat, dan Jenisnya

4. Analisis cutoff

Analisis cutoff adalah subtipe dari analisis inventaris fisik. Selama analisis inventaris fisik standar, Anda melakukan penghitungan sementara fungsi bisnis lainnya berjalan normal.

Jika Anda mengaudit inventaris menggunakan analisis cutoff, Anda dapat menghentikan operasi sementara saat Anda menghitung semua item secara fisik.

Hal ini dapat membantu mengurangi variabel yang tidak terkendali dan dapat menghasilkan penghitungan yang lebih akurat.

5. Prosedur analitis

Prosedur analitis memungkinkan Anda untuk melihat peningkatan atau perubahan mendadak dalam inventaris Anda.

Metode ini tidak memerlukan penghitungan inventaris secara fisik dan hanya bergantung pada data item, seperti biaya unit, margin keuntungan, atau seberapa sering Anda melakukan re-stock barang dalam periode waktu tertentu.

Anda dapat membandingkan salah satu poin data ini dengan statistik yang sama di tahun-tahun sebelumnya untuk menentukan apakah ada perubahan atau pertumbuhan.

6. Analisis overhead

Analisis overhead adalah audit atas semua biaya overhead, pada biaya nonmaterial yang terkait dengan inventaris.

Overhead mencakup semua biaya yang tidak terkait langsung dengan produk yang dijual perusahaan.

Sebagai contoh, jika perusahaan menyimpan inventarisnya di gudang, biaya sewa gudang adalah biaya overhead.

Baca juga: Jurnal Penyesuaian Persediaan Barang Dagang: Komponen dan Contohnya

7. Analisis biaya barang jadi

Analisis biaya barang jadi adalah prosedur audit inventaris yang biasa digunakan dalam produksi atau manufaktur.

Prosedur ini menghitung persediaan Anda saat Anda menyelesaikan suatu produk daripada menghitung persediaan masing-masing bagian.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mainan dapat menggunakan analisis biaya barang jadi untuk mobil mainan daripada menghitung masing-masing bagian mobil.

8. Analisis biaya pengangkutan

Analisis biaya pengangkutan memungkinkan Anda untuk mengukur biaya pengangkutan inventaris Anda.

Analisis ini menganalisis biaya pengiriman dan waktu tunggu, yang merupakan waktu yang dibutuhkan untuk mengangkut barang.

Prosedur audit inventaris ini juga dapat menghitung kerugian atau kerusakan inventaris yang terjadi selama perjalanan.

9. Pencocokan faktur pengiriman

Pencocokan faktur pengiriman membandingkan keseluruhan biaya pengiriman inventaris Anda dengan jumlah barang yang dikirim.

Hal ini membantu Anda menentukan bahwa Anda mengirimkan inventaris Anda dengan jumlah uang yang benar.

Anda dapat melakukan audit ini secara acak untuk membantu memastikan bahwa biaya Anda tetap konsisten.

10. Rekonsiliasi produk

Rekonsiliasi produk membandingkan hasil penghitungan inventaris fisik dengan catatan inventaris Anda dan mengatasi konflik antara kedua sumber tersebut.

Hal ini membantu Anda memeriksa apakah perkiraan Anda akurat dan memungkinkan Anda untuk menemukan sumber perbedaan.

Misalnya, jika Anda menghitung 20 paket gelas plastik tetapi sistem Anda mengatakan bahwa Anda memiliki 30, Anda dapat menyelidiki apa yang terjadi dengan 10 paket yang hilang.

Baca juga: Persediaan Barang: Pengertian, Jenis, dan Metode Penilaiannya

Cara Melakukan Perencanaan Audit Persediaan

Perencanaan adalah kunci sebelum melakukan audit persediaan. Tanpa persiapan yang tepat, perusahaan akan menghadapi audit yang tidak terorganisir yang juga lebih mahal dan memakan waktu.

Berikut adalah hal yang perlu Anda perhatikan saat melakukan perencanaan audit persediaan:

Pikirkan tentang waktu

Karena operasi sering kali terhenti selama penghitungan produk fisik, menghentikan operasi transportasi masuk dan keluar dari fasilitas dan menghentikan pergerakan produk, inventaris tidak dapat dipindahkan antara toko ritel atau fasilitas manufaktur.

Jika ini masalahnya, perusahaan perlu merencanakan penghitungan fisik – untuk waktu ketika penghentian operasi akan mengganggu pemenuhan seminimal mungkin.

Banyak perusahaan yang tutup tahun pada bulan Desember, yang dapat menimbulkan masalah dalam penghitungan karena meningkatnya permintaan menjelang liburan.

Perusahaan-perusahaan ini mungkin menggunakan roll forward dan roll back untuk melakukan penghitungan fisik sebelum atau sesudah akhir tahun.

Atur persediaan Anda

Sebelum audit, kurangi jumlah palet yang tercampur di gudang.

Akan membutuhkan waktu lebih lama dan biaya lebih banyak untuk menghitung kasus acak produk yang tersebar di seluruh fasilitas Anda.

Sebaiknya, simpan produk yang serupa bersama-sama, idealnya disimpan dengan cara yang konsisten – misalnya, 36 kotak per palet – untuk memungkinkan penghitungan yang cepat dan akurat.

Selain itu, gudang sering kali memiliki inventaris yang rusak, usang, atau dikembalikan yang menunggu untuk diproses yang diletakkan begitu saja, terkadang di lokasi yang acak.

Sebelum audit, tangani barang-barang tersebut – apakah itu dengan menghapusnya, mencatatnya, memperbaiki, atau menatanya kembali.

Gudang yang bersih, dengan inventaris yang tertata rapi, akan memudahkan pengamatan dan menanamkan keyakinan auditor bahwa semuanya telah dihitung secara akurat.

Baca juga: Manajemen Gudang: Pengertian, Manfaat, Proses dan Cara Optimasinya

Siapkan dokumentasi

Pastikan dokumentasi yang tepat siap untuk ditinjau oleh auditor. Hal ini mencakup catatan persediaan, faktur, laporan pengiriman/penerimaan, dan bukti kepemilikan persediaan (misalnya sertifikat kepemilikan atau nota penjualan).

Perusahaan juga harus memiliki manual inventaris (yang menjabarkan kebijakan dan prosedur untuk mengelola inventaris), dokumentasi tertulis tentang protokol yang digunakan dalam penghitungan inventaris fisik, dan prosedur batas akhir yang siap untuk ditinjau oleh auditor.

Persiapkan personel Anda

Pertimbangkan untuk menugaskan tim yang terdiri dari dua orang – idealnya karyawan yang biasanya tidak bekerja bersama – untuk menghitung inventaris, untuk meminimalkan kesalahan dan kecurangan.

Pekerja yang ditugaskan untuk melakukan penghitungan penuh juga harus berdedikasi pada tugas tersebut untuk keseluruhan shift mereka selama penghitungan.

Jika memungkinkan, gunakan juga karyawan gudang yang paling berorientasi pada detail dan penuh perhatian.

Selain itu, sediakan personel gudang yang berpengetahuan luas untuk membantu auditor selama observasi.

Personel yang berpengalaman ini dapat mempercepat evaluasi auditor atas kondisi keseluruhan persediaan dan membantu mereka menemukan dan mengidentifikasi item yang dipilih untuk penghitungan uji.

Perusahaan yang baru melakukan audit persediaan atau dengan tingkat persediaan yang berfluktuasi secara drastis mungkin akan merasa terbantu dengan melakukan uji coba beberapa hari sebelum penghitungan agar semua orang terbiasa dengan prosesnya dan menentukan berapa banyak pekerja yang harus dijadwalkan.

Baca juga: Stok Barang Persediaan: Pengertian, Jenis, dan Teknik Mengelolanya

Meminimalkan persediaan barang WIP

Semua persediaan diklasifikasikan sebagai bahan baku, barang dalam proses (WIP) atau barang jadi.

WIP terkenal sulit untuk diperhitungkan karena mengharuskan perusahaan untuk menentukan persentase penyelesaian inventaris dan memberikan nilai untuknya.

Untuk menghindari kerumitan, banyak perusahaan mencoba meminimalkan jumlah persediaan WIP sebelum audit.

Pertimbangkan lokasi tambahan

Auditor akan membutuhkan informasi mengenai persediaan yang disimpan perusahaan di lokasi tambahan atau disimpan oleh pihak ketiga, seperti mitra konsinyasi Anda.

Manajemen harus menginstruksikan penjaga persediaan pihak ketiga untuk menghitung persediaan pada tanggal yang sama dengan penghitungan persediaan utama dan meneruskan catatan tersebut kepada manajemen.

Baca juga: Metode Penilaian Persediaan: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, Dan Tips Memilihnya

Tips Terbaik dalam Proses Audit Persediaan

Berikut ini adalah beberapa tips dan praktik yang dapat Anda lakukan untuk membantu Anda dalam proses audit inventaris:

Pilih jenis audit Anda

Memilih jenis audit yang paling sesuai untuk persediaan Anda dapat membantu Anda menghitung item dan biaya secara akurat.

Pertimbangkan untuk bertanya kepada atasan Anda tentang jenis audit yang biasanya digunakan perusahaan.

Jika mereka meminta Anda untuk memilih jenis audit, cobalah untuk membuat daftar kebutuhan perusahaan dan bandingkan dengan prosedur audit yang umum digunakan untuk menentukan jenis audit yang dapat Anda gunakan.

Lakukan proses audit secara teratur

Audit persediaan membantu Anda melacak item apa saja yang Anda miliki pada saat tertentu.

Menyelesaikan audit secara konsisten memungkinkan Anda untuk membandingkan inventaris Anda pada periode waktu yang berbeda, yang dapat membantu dalam memesan persediaan atau menentukan barang mana yang paling sering digunakan.

Hal ini juga memungkinkan Anda untuk memantau barang Anda dan memperhatikan jika ada situasi tak terduga yang memengaruhi inventaris Anda.

Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process

Mempraktikkan kontrol inventaris yang tepat

Pengendalian inventaris adalah tindakan mengendalikan dan mengatur barang-barang fisik perusahaan.

Hal ini dapat mencakup pelacakan inventaris, pelabelan barang, dan memprediksi secara akurat kapan Anda perlu mengisi ulang dan menyusun ulang persediaan.

Mempertahankan tingkat inventaris yang konsisten dapat membantu mempermudah audit Anda dan dapat membantu Anda menentukan penyebab audit yang tidak teratur dengan lebih baik.

Buat daftar periksa

Daftar periksa atau checklist persediaan adalah dokumen yang berisi daftar semua item inventaris dan informasi berharga Anda, seperti kondisi, jumlah, harga, dan pengelompokan ABC.

Anda dapat menggunakan daftar periksa ini untuk membantu Anda menghitung produk dengan lebih mudah.

Daftar periksa juga memungkinkan Anda untuk mengatur informasi lain sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan data tentang barang Anda.

Pertimbangkan menggunakan software manajemen persediaan

Software manajemen inventaris adalah semua jenis program perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk mengatur dan melacak inventaris Anda.

Anda dapat menggunakan program ini untuk melakukan audit jangka panjang, seperti prosedur analitis atau analisis biaya pengiriman.

Beberapa software juga dapat secara otomatis terhubung dengan mesin penjualan dan melacak barang saat terjual, sehingga dapat mengurangi seberapa sering Anda perlu melakukan audit fisik.

Solusi lainnya, Anda juga bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan terlengkap seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online yang memungkinkan Anda untuk melakukan pencatatan audit dan manajemen persediaan dari banyak gudang dan cabang dengan lebih mudah dan praktis.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Metode Perpetual dan Periodik dalam Manajemen Persediaan: Pembahasan Lengkap

Kesimpulan

Penghitungan persediaan dan audit merupakan pekerjaan berat bagi organisasi mana pun, namun dengan mengetahui apa yang akan terjadi dan mempersiapkan diri dengan baik, dapat mengurangi beban yang ada.

Untuk proses audit yang lebih baik, Anda bisa menerapkan siklus penghitungan dengan interval yang rutin dan dengan menggunakan tekonologi yang tepat.

Misalnya, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online seperti Kledo yang tidak hanya akan memudahkan Anda dalam mengelola proses akuntansi dan manajemen persediaan dalam bisnis.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.