Biaya Kualitas: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, dan Tips Mereduksinya

Dalam memproduksi suatu produk, biaya kualitas adalah hal penting dan harus Anda perhatikan jika Anda adalah seorang pemilik bisnis.

Karena tujuan utama manajemen perusahaan adalah untuk menghasilkan pendapatan, muncullah konsep mempelajari biaya terkait kualitas sebagai sarana komunikasi antara departemen kualitas dan Manajer Departemen/Manajer Proyek.

Pada artikel ini kita akan membahas apa itu biaya kualitas, jenis biaya kualitas, cara hitung, dan tips mengelolanya. Jadi baca terus artikel ini sampai selesai.

Apa itu Biaya Kualitas?

Quality costing atau biaya kualitas atau Cost of Quality (COQ) merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menghasilkan produk yang berkualitas.

Atau, kita dapat mengatakan itu adalah biaya untuk mencegah, mendeteksi, dan mengatasi masalah kualitas dalam suatu produk. Jadi pada intinya, biaya kualitas mencakup biaya untuk menghindari produksi berkualitas rendah, serta biaya yang dikeluarkan perusahaan setelah menghasilkan barang berkualitas rendah.

Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa penetapan biaya kualitas tidak hanya berarti biaya untuk meningkatkan nilai yang dirasakan dari suatu produk, atau menggunakan bahan yang mahal atau sangat berkualitas tinggi. Sebaliknya, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa produk memenuhi harapan pembeli.

Misalnya, jika pelanggan membeli smartphone murah, dia tidak akan mengharapkannya memiliki fitur premium, seperti kamera 5-6, daya tahan baterai yang lama, penyimpanan yang lebih besar, dll. Sebaliknya, pengguna setidaknya mengharapkannya berfungsi benar.

Baca juga: Apa itu Integrated Marketing Communication? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Bagaimana timbulnya biaya kualitas?

Masalah kualitas dapat muncul di perusahaan mana pun, dan masalah ini menghasilkan penetapan biaya kualitas.

Masalah mungkin karena masalah atau kesalahan oleh satu atau lebih departemen. Misalnya, cacat dalam perancangan produk akan membuat seluruh proses tidak berguna.

Masalah juga bisa muncul karena kesalahan pada saat produksi, atau jika pemasok mengirim bahan yang salah atau inferior.

Selain itu, entri pesanan pelanggan yang salah juga dapat mengakibatkan biaya kualitas, karena itu berarti produk mencapai pelanggan yang salah, atau pelanggan mendapatkan produk yang salah.

Mengenal Jenis Biaya Kualitas

Biaya Pencegahan

Seperti namanya, biaya ini membantu perusahaan untuk mencegah atau meminimalkan terjadinya masalah kualitas. Ini adalah yang paling efektif dan relevan.

Itu karena menghindari masalah pada tahap awal menghasilkan penghematan tenaga kerja dan biaya overhead pabrik yang diperlukan untuk memproduksi unit (atau unit) yang cacat itu.

Biaya ini termasuk biaya pelatihan karyawan, kontrol proses statistik, sertifikasi pemasok, penguatan desain produk, dan banyak lagi. Karyawan mendapatkan pelatihan dalam proses produksi.

Ini membantu untuk menghilangkan malfungsi manufaktur. Biaya tersebut juga membantu untuk mengurangi biaya memo karena tidak ada atau kurang memo. Beberapa contoh biaya pencegahan atau biaya preventif adalah sebagai berikut:

Pemasaran/Konsumen/Pengguna:

Biaya dikeluarkan dalam akumulasi dan evaluasi berkelanjutan dari kebutuhan dan persepsi kualitas pelanggan dan pengguna yang mempengaruhi kepuasan pengguna dengan produk atau layanan organisasi.

Pengembangan Produk/Layanan/Desain:

Biaya dikeluarkan untuk menerjemahkan kebutuhan pelanggan dan pengguna ke dalam standar dan persyaratan kualitas yang dapat diandalkan dan untuk mengelola kualitas produk atau layanan baru.

Pembelian:

Biaya yang dikeluarkan untuk memastikan kesesuaian persyaratan bagian pemasok, bahan atau proses dan untuk meminimalkan dampak ketidaksesuaian pemasok pada kualitas produk atau layanan yang dikirimkan.

Operasi (Manufaktur atau layanan):

Biaya yang dikeluarkan untuk memastikan kemampuan dan kesiapan operasi untuk memenuhi standar kualitas dan persyaratan dan untuk memberikan pendidikan yang berkualitas kepada personel operasi.

Administrasi Mutu:

Biaya yang dikeluarkan dalam administrasi keseluruhan fungsi manajemen mutu.

Baca juga: Net Present Value: Pengertian, Manfaat, Rumus dan Perbedaannya dengan Present Value

Biaya Penilaian (atau Biaya Inspeksi)

Biaya ini termasuk inspeksi untuk mencegah terjadinya masalah kualitas. Misalnya, mengizinkan atau mendorong karyawan produksi untuk memeriksa suku cadang dan bahan mentah saat mereka tiba.

Juga, mereka perlu memeriksa elemen ketika mereka meninggalkan lantai produksi mereka. Inspeksi tersebut memastikan penangkapan masalah yang tepat waktu, jika ada.

Contoh lain dari biaya penilaian adalah penyusutan peralatan uji, biaya uji coba, gaji staf pengujian, inspeksi kontrol kualitas, dan banyak lagi.

Untuk pembahasan lengkapnya berikut adalah contoh biayanya

Biaya Penilaian Pembelian:

Biaya penilaian pembelian umumnya dapat dianggap sebagai biaya yang dikeluarkan untuk inspeksi dan pengujian persediaan atau layanan yang dibeli untuk menentukan penerimaan untuk digunakan.

Biaya Penilaian Operasi (Manufaktur atau jasa):

Biaya penilaian operasi umumnya dapat dianggap sebagai biaya yang dikeluarkan untuk pengujian atau audit yang diperlukan untuk menentukan dan menjamin penerimaan produk atau layanan.

Biaya Penilaian Eksternal:

Biaya penilaian eksternal dikeluarkan untuk pengaturan lapangan atau pemasangan dan check out untuk penerimaan pelanggan.

Tinjauan Pengujian & Inspeksi:

Biaya yang dikeluarkan untuk meninjau inspeksi dan data pengujian secara teratur, sebelum rilis produk untuk pengiriman.

Evaluasi Kualitas Lain-Lain:

Biaya yang terlibat dalam audit kualitas untuk memastikan kemampuan berkelanjutan untuk memberikan dukungan yang dapat diterima untuk proses produksi.

Biaya Kegagalan Internal

Ini termasuk biaya berwujud setelah perusahaan menghasilkan produk yang cacat atau inferior. Dalam hal ini, pengiriman tidak terjadi pada pelanggan.

Kegagalan internal menghasilkan lebih banyak sisa, pemborosan, dan biaya pembusukan. Ini termasuk biaya bahan langsung, tenaga kerja langsung, overhead pabrik, biaya pengerjaan ulang produk, pembuangan produk cacat, dan banyak lagi.

Berikut adalah beberapa kategori biaya kegagaln internal:

Biaya Kegagalan Desain Produk atau Layanan (Internal):

Biaya kegagalan desain adalah biaya yang tidak direncanakan yang terjadi karena ketidakcukupan desain yang melekat.

Biaya Kegagalan Pembelian:

Biaya yang timbul karena penolakan barang yang dibeli.

Biaya Kegagalan Operasi (Produk atau Layanan):

Biaya yang terkait dengan produk atau layanan yang tidak sesuai yang ditemukan selama proses operasi. Ini dikategorikan ke dalam tiga bidang yang berbeda: tinjauan material dan tindakan korektif, biaya pengerjaan ulang atau perbaikan dan scrap cost.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Laporan Laba Rugi dalam Bisnis

Biaya Kualitas Eksternal

Ini mencakup biaya berwujud dan tidak berwujud pada produk yang dikirim ke pelanggan.

Dalam kasus seperti itu, perusahaan harus mengeluarkan dukungan pelanggan tambahan, biaya penarikan kembali produk, biaya gugatan (jika ada), dan biaya garansi.

Selain itu, perusahaan juga harus menanggung biaya reputasi buruk dan biaya kehilangan pelanggan. Biaya ini terbukti sangat mahal bagi perusahaan, dan bahkan dapat menjatuhkan perusahaan.

Berikut adalah beberapa kategori biaya kualitas eksternal:

Investigasi Pengaduan Pelanggan atau Layanan Pengguna:

Ini mencakup total biaya untuk menyelidiki, menyelesaikan, dan menanggapi keluhan pelanggan dan pengguna individu.

Barang yang Dikembalikan:

Biaya yang dikeluarkan dalam mengevaluasi, memperbaiki dan mengganti barang.

Biaya Retrofit dan Recall

Biaya retrofit dan recall adalah biaya yang diperlukan untuk memodifikasi atau memperbarui produk atau fasilitas layanan lapangan ke tingkat perubahan desain baru, berdasarkan desain ulang utama karena kekurangan desain.

Klaim Garansi

Biaya garansi mencakup total biaya klaim yang dibayarkan kepada pelanggan atau pengguna setelah penerimaan untuk menutupi pengeluaran, termasuk biaya perbaikan, seperti melepas perangkat keras yang rusak dari sistem, atau biaya pembersihan, karena kecelakaan layanan makanan atau bahan kimia.

Biaya Tanggung Jawab

Biaya kewajiban adalah biaya yang dibayar organisasi karena klaim kewajiban, termasuk biaya asuransi kewajiban produk atau layanan.

Penalti

Biaya penalti adalah biaya-biaya yang terjadi karena kinerja produk atau layanan kurang dari yang dicapai seperti yang disyaratkan oleh kontrak dengan pelanggan atau oleh peraturan dan regulasi pemerintah.

Goodwill pelanggan atau pengguna

Kategori ini melibatkan biaya yang timbul karena pelanggan tidak puas dengan kualitas produk atau layanan yang dikirimkan karena ekspektasi kualitas pelanggan lebih besar daripada kualitas yang mereka terima.

Kehilangan Penjualan

Penjualan yang hilang terdiri dari nilai kontribusi laba yang hilang karena penurunan penjualan karena masalah kualitas.

Dua yang pertama – biaya pencegahan dan penilaian – adalah Cost of Good Quality (CoGQ). Biaya Kegagalan Internal dan Biaya Kualitas Eksternal adalah Cost of Poor Quality (CoPQ).

Karena dua jenis pertama mencegah produksi dengan kualitas rendah, sedangkan dua kelas terakhir adalah hasil dari masalah kualitas dengan perusahaan.

Selain itu, perusahaan perlu mengklasifikasikan biaya dengan benar – ke dalam biaya pencegahan, penilaian, dan biaya kegagalan internal dan eksternal. Ini akan memastikan alokasi dana yang optimal di antara inisiatif pengendalian kualitas yang berbeda.

Bagaimana Cara Menghitung Biaya Kualitas?

Ada rumus sederhana untuk menghitung Cost of Quality (COQ). Ini adalah Biaya Pengendalian Ditambah Biaya Kegagalan Pengendalian.

Biaya Pengendalian meliputi Biaya Pencegahan Ditambah Biaya Penilaian, sedangkan Biaya Kegagalan Pengendalian meliputi, Biaya Kegagalan Internal Ditambah Biaya Kegagalan Eksternal.

Umumnya, semakin rendah biaya penetapan biaya kualitas, semakin baik. Namun, hal ini tidak selalu memungkinkan karena COQ bergantung pada Cost of Control dan Cost of Failure of Control.

Kedua biaya ini biasanya bergerak ke arah yang berlawanan. Artinya, jika Cost of Control lebih besar, maka Cost of Failure of Control lebih sedikit. Dan, jika Cost of Control lebih sedikit, maka Cost of Failure of Control bisa lebih.

Kita dapat dengan cepat menghitung COQ dalam hal jumlah jam atau hari. Namun, cara yang lebih baik adalah dengan mengukur COQ, atau menghitungnya dalam istilah moneter.

Bahkan lebih baik untuk menghitung COQ sebagai persentase dari total biaya. Memiliki COQ dalam persentase akan memudahkan untuk membandingkannya dengan proyek atau perusahaan lain.

Para ahli merekomendasikan bahwa orang yang bertanggung jawab untuk menghitung dan melaporkan COQ harus berada di luar proyek. Ini akan membantu untuk memastikan ketidakberpihakan, serta akurasi.

Baca juga: Financial Modeling: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya pada Bisnis

Bagaimana Cara Meningkatkan Kualitas Produksi?

Ada beberapa strategi umum yang dapat membantu perusahaan meningkatkan kualitas produk dan layanannya. Ini adalah:

• Mengembangkan hubungan yang sehat dengan pemasok. Ini berarti melibatkan persediaan dalam proses produksi, mengaudit pemasok, menilai pemasok, dan banyak lagi.
• Jelaskan relevansi kualitas bagi karyawan. Jelaskan bagaimana produk berkualitas yang tepat akan meningkatkan kinerja dan bayaran mereka, dan sebaliknya.
• Perusahaan harus memastikan bahwa informasi kualitas dan kepatuhan serta prosesnya terlihat di seluruh perusahaan dan berbagai departemen.
• Memanfaatkan perkembangan teknologi untuk kualitas alat dan proses produksi yang lebih baik.

Kesimpulan

Penetapan biaya kualitas sangat penting bagi sebuah perusahaan. Ini bisa membantu perusahaan menghindari biaya besar yang akan dikeluarkan jika menghasilkan produk sub-kualitas.

Dengan demikian, kita dapat mengatakan bahwa itu tidak hanya membantu bisnis untuk meningkatkan profitabilitas tetapi juga meningkatkan kepuasan dan retensi pelanggan.

Namun pencatatan biaya terkadang sangat rumit dan memakan waktu bagi sebagian bisnis, apalagi dengan proses pencatatan manual.

Untuk membantu proses pencatatan biaya dan pemasukan dalam suatu bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dengan harga yang paling terjangkau.

Hanya dengan 130 ribu perbulan, Anda mendapatkan fitur pencatatan yang mudah, otomatisasi lebih dari 30 jenis laporan keuangan, multi pengguna, pembuatan dan pengiriman faktur otomatis, dan masih banyak lagi.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.