Biaya Pemeliharaan: Contoh, Cara Hitung, dan Jurnalnya dalam Akuntansi

Banyak perusahaan menganalisis biaya pemeliharaan untuk membuat keputusan keuangan yang efektif bagi organisasi mereka.

Memahami biaya pemeliharaan dapat membantu para profesional keuangan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan terkait pengeluaran perusahaan.

Mempelajari lebih lanjut tentang biaya pemeliharaan dan bagaimana perusahaan mengklasifikasikan pengeluaran ini dapat membantu Anda mencatat dan melacak pengeluaran ini untuk perusahaan Anda.

Dalam artikel ini, kami akan membahas apa itu biaya pemeliharaan, meninjau cara kerjanya, memberikan Anda contoh dan cara hitungnya, serta penjurnalannya dalam akuntansi.

Apa yang Dimaksud dengan Biaya Pemeliharaan?

Biaya pemeliharaan atau maintenance cost adalah biaya sekali pakai atau biaya berulang yang dikeluarkan perusahaan terkait dengan pemeliharaan fasilitas, properti, kendaraan, atau peralatan perusahaan.

Beberapa perusahaan mengeluarkan biaya ini untuk pemeliharaan umum atau preventif yang membantu menjaga aset mereka agar tetap berfungsi dengan baik.

Memahami maintenance cost yang terkait dengan suatu peralatan atau fasilitas dapat membantu perusahaan mengalokasikan dana untuk biaya pemeliharaan.

Mereka juga dapat meninjau biaya-biaya ini untuk membantu mereka memutuskan pembelian peralatan atau kendaraan.

Baca juga: Pengertian Price Skimming, Tujuan, Contoh, Pro dan Kontranya

Bagaimana Cara Kerja Biaya Pemeliharaan?

Perusahaan mengurutkan biaya pemeliharaan ke dalam tiga kategori. Hal ini membantu mereka membedakan biaya-biaya tersebut, yang dapat membantu mereka menganalisis kinerja keuangan perusahaan.

Ketiga kategori ini meliputi:

1. Biaya tetap

Biaya tetap adalah biaya yang konsisten yang dibayarkan perusahaan untuk memelihara peralatan, fasilitas, atau aset lainnya.

Produktivitas dan kinerja tidak mempengaruhi biaya ini, sehingga dapat membantu perusahaan menganggarkan biaya ini secara efektif.

Beberapa biaya pemeliharaan tetap yang dilacak oleh banyak perusahaan antara lain:

• Pemeliharaan berulang
• Bahan-bahan yang berulang
• Pemeliharaan gaji karyawan

2. Biaya variabel

Biaya pemeliharaan variabel berubah seiring dengan produktivitas perusahaan.

Produktivitas yang lebih tinggi dapat menyebabkan lebih banyak kebutuhan pemeliharaan bagi perusahaan, sementara produktivitas yang lebih rendah dapat mengurangi biaya pemeliharaan variabel.

Maintenance costvariabel yang dapat dilacak oleh perusahaan meliputi:

• Jam kerja pihak ketiga
• Bahan baku
• Tagihan listrik

3. Biaya semi-variabel

Biaya pemeliharaan semi-variabel memiliki elemen biaya pemeliharaan tetap dan variabel. Biaya ini juga berubah seiring dengan tingkat produktivitas perusahaan, mirip dengan biaya variabel.

Selain itu, seperti biaya tetap, perusahaan membayar biaya ini terlepas dari produksi. Beberapa biaya pemeliharaan semi variabel yang diperhitungkan oleh banyak perusahaan meliputi:

• Jam lembur karyawan di bagian maintenance
• Faktur pemeliharaan

Baca juga: Pengertian Manajemen Biaya Proyek, Tahapan, dan Fungsinya

Jenis-jenis Biaya Pemeliharaan

Ada banyak jenis maintenance cost yang berkorelasi dengan aset tetap perusahaan. Beberapa jenis biaya pemeliharaan meliputi:

1. Properti

Biaya pemeliharaan properti membantu perusahaan menjaga fasilitasnya tetap beroperasi.

Terlepas dari apakah fasilitas tersebut adalah fasilitas produksi atau gedung perkantoran, perusahaan mendapatkan maintenance cost properti.

Maintenance cost properti yang dikeluarkan perusahaan meliputi:

• Mengganti filter udara fasilitas
• Pemeriksaan dan perbaikan atap
• Menguji detektor asap dan karbon monoksida

2. Kendaraan

Kendaraan juga memerlukan perawatan rutin agar tetap berfungsi dan aman. Perawatan rutin, seperti penggantian oli dan ban, dapat membantu kendaraan memperpanjang usia pakai bagi perusahaan.

Beberapa hal yang umum dilakukan oleh mekanik untuk mengganti atau merawat kendaraan antara lain:

• Air radiator
• Filter oli
• Bilah wiper
• Ban
• Rem

3. Teknologi dan elektronik

Banyak perusahaan juga mengeluarkan biaya pemeliharaan teknologi atau elektronik.

Biaya ini dapat berubah berdasarkan seberapa banyak teknologi atau barang elektronik yang digunakan perusahaan secara teratur.

Beberapa biaya teknologi atau elektronik yang mungkin dialokasikan perusahaan untuk maintenance cost meliputi:

• Patch sistem
• Peningkatan
• Pembaruan keamanan
• Perbaikan layar
• Penggantian keyboard

Baca juga: Cost Pool: Pengertian Lengkap, Manfaat, dan Contohnya

4. Peralatan kantor

Perusahaan juga memelihara peralatan kantor untuk meningkatkan nuansa dan produktivitas ruang kerja karyawan.

Beberapa perusahaan mungkin memperbaiki atau mengganti peralatan kantor yang sudah ketinggalan zaman, yang dapat meningkatkan efisiensi dan ergonomi kantor.

Peralatan kantor yang dirawat, diperbaiki atau diganti oleh banyak perusahaan meliputi:

• Meja berdiri
• Kursi kantor
• Loker penyimpanan

5. Biaya karyawan

Perusahaan juga berinvestasi untuk menjaga loyalitas karyawan. Beberapa perusahaan mengeluarkan maintenance cost ini sebagai jam lembur, program tunjangan, atau acara perusahaan.

Biaya pemeliharaan karyawan dapat mencakup:

• Makanan atau minuman perusahaan
• Program penggantian biaya pendidikan
• Bonus triwulanan atau tahunan

6. Peralatan produksi

Perusahaan di industri manufaktur juga mengeluarkan maintenance cost untuk peralatan produksi mereka.

Biaya ini dapat bervariasi berdasarkan program pemeliharaan preventif dan kebutuhan pemeliharaan darurat.

Perusahaan sering kali membuat program pemeliharaan yang kuat untuk memaksimalkan produktivitas dan mengurangi waktu henti peralatan.

Baca juga: Cost of Revenue Adalah: Komponen dan Contohnya

Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Pemeliharaan?

Total maintenance cost sering kali dianggap sebagai total biaya pemeliharaan, perbaikan, dan pengoperasian tahunan (MRO).

Namun, rumus total maintenance cost memperhitungkan setiap komponen yang merupakan bagian dari pekerjaan pemeliharaan harian:

Biaya tenaga kerja + Harga suku cadang material + Faktur lainnya.

Dimana:

• Biaya tenaga kerja: jumlah jam pemeliharaan berdasarkan catatan teknisi (pastikan mereka selalu membuka dan menutup perintah kerja saat memulai dan menyelesaikannya, dan meteran tidak dibiarkan menyala!) Kemudian kalikan dengan upah per jam teknisi.
• Harga suku cadang dan bahan: atur inventaris Anda dalam perangkat lunak pemeliharaan sehingga Anda tahu berapa banyak bahan dan suku cadang yang telah Anda gunakan untuk aset tertentu (misalnya, untuk AC: harga filter, tablet untuk baki kondensat, dll.).
• Faktur lainnya: mencakup semua pengeluaran lainnya, yaitu dengan pemasok (kontrak pemeliharaan) dan outsourcing (misalnya, mempekerjakan teknisi gas).

Jika Anda mencoba menghitung biaya pemeliharaan, perbaikan, dan pengoperasian aset tertentu, Anda harus menyertakan harga dengan energi (misalnya, berapa banyak energi yang Anda habiskan untuk menjaga eskalator tetap berjalan?) dan biaya pengeluaran lain yang diperlukan untuk mengoperasikan peralatan (misalnya, biaya asuransi, inspeksi wajib, dll.).

Ini dikenal sebagai “biaya kepemilikan”, yang mengikuti rumus di bawah ini:

Biaya tenaga kerja + Biaya bahan + Pemasok (outsourcing) + Energi + Pengeluaran Lain.

Harap diperhatikan bahwa rumus ini hanya mempertimbangkan kegiatan pemeliharaan rutin, perbaikan kecil, dan biaya suku cadang.

Pemugaran yang lebih besar dan terencana, seperti merenovasi total lift atau fasad bangunan – biasanya disebut sebagai “perbaikan” – tidak termasuk dalam perhitungan ini.

Dalam hal ini, hal tersebut dianggap sebagai investasi yang diharapkan akan menghasilkan keuntungan bagi perusahaan atau disebut capitalized repair and maintenance (yang akan kita bahas di bawah).

Baca juga: Mengenal Apa itu Cost Recovery dalam Akuntansi Bisnis

Jurnal Akuntansi untuk Biaya Perbaikan & Pemeliharaan

Biaya perbaikan dan pemeliharaan dicatat sebagai biaya operasional berdasarkan dasar yang masih harus dibayar.

Ayat jurnal harus mendebit beban perbaikan dan pemeliharaan dan kredit utang usaha atau kas.

Akun	Debit	Kredit
Repair dan Maintenance Cost	000
Utang Usaha/Kas		000

Transaksi ini akan berdampak pada laporan laba rugi dan neraca. Biaya perbaikan dan pemeliharaan akan muncul di laporan laba rugi dan mengurangi laba perusahaan.

Hutang usaha adalah kewajiban perusahaan untuk membayar supplier pada periode berikutnya. Jika perusahaan membayar tunai dengan segera, maka akan dikurangkan dari neraca.

Baca juga: Activity Based Costing: Pembahasan Lengkap dan Cara Penerapannya di Bisnis

Contoh ayat jurnal biaya perbaikan & pemeliharaan

ABC adalah sebuah perusahaan konsultan yang menyediakan jasa akuntansi untuk entitas lain.

Selama bulan November, perusahaan mengeluarkan biaya sebesar 5.000.000 untuk berbagai pengeluaran yang meliputi:

• Taksi untuk staf 200.000
• Biaya utilitas 2.000.000
• Perbaikan jendela kantor 800.000
• Mengganti ban mobil kantor 100.000
• Ganti kunci kantor 100.000
• Membayar layanan internet 500.000
• Pengeluaran kas kecil lainnya 1.300.000

Periksa apakah ada pengeluaran yang terkait dengan biaya perbaikan dan pemeliharaan dari daftar pengeluaran di atas?

Berdasarkan daftar pengeluaran di atas, ada tiga item yang terkait dengan biaya perbaikan dan pemeliharaan. Mereka termasuk:

• Perbaikan jendela kantor 800.000
• Ganti ban mobil perusahaan 100.000
• Ganti kunci kantor 100.000

Biaya-biaya ini perlu dicatat sebagai maintenance cost dalam laporan laba rugi.

Entri jurnal adalah mendebit biaya R&R sebesar 1.000.000 dan mengkredit kas dengan jumlah yang sama.

Akun	Debit	Kredit
Repair dan Maintenance Cost	1.000.000
Utang Usaha/Kas		1.000.000

Perbaikan dan pemeliharaan akan muncul di laporan laba rugi sementara kas dikurangkan dari neraca saldo

Baca juga: Cost Benefit Analysis Adalah: Proses dan Contoh Kasusnya

Perbaikan dan Pemeliharaan yang Dikapitalisasi

Setiap biaya perbaikan dan pemeliharaan yang meningkatkan masa manfaat aset atau kapasitas produksi akan dikapitalisasi ke dalam aset.

Ini adalah perbaikan besar yang perlu dilakukan jika tidak, aset tidak akan dapat digunakan.

Beberapa aset rusak karena kecelakaan sehingga tidak dapat beroperasi. Namun, perusahaan dapat mengeluarkan sejumlah uang untuk memperbaiki aset dan menghidupkannya kembali.

Tanpa perbaikan seperti itu, aset tersebut tidak akan dapat digunakan dan harus dihapuskan.

Beberapa aset mencapai akhir masa manfaat, namun, perbaikan dan pemeliharaan dapat memperpanjang masa manfaat di luar masa manfaat aslinya.

Biaya perbaikan mungkin lebih rendah daripada membeli aset baru sehingga perusahaan lebih memilih untuk melakukannya.

Selain itu, perbaikan dan pemeliharaan dapat meningkatkan kapasitas aset di atas kapasitas normal.

Contoh

Perbaikan dan pemeliharaan mungkin perlu dikapitalisasi sebagai aset tetap jika termasuk dalam hal-hal berikut:

• Merenovasi lantai untuk mengubahnya dari kantor menjadi gudang.
• Menambahkan kolam pada atap bangunan
• Mengganti sistem pipa bangunan
• Merombak mesin untuk meningkatkan masa manfaatnya
• Memperbaiki mobil setelah kecelakaan

Jurnal akuntansi untuk biaya perbaikan yang dikapitalisasi

Perbaikan yang dikapitalisasi harus diklasifikasikan sebagai aset atau bagian dari aset tetap dalam neraca.

Saldo perbaikan yang dikapitalisasi harus disusutkan selama sisa masa manfaat aset.

Pencatatan awal perbaikan dan pemeliharaan yang dikapitalisasi

Akun	Debit	Kredit
Aset Tetap	000
Hutang Usaha		000

Pengukuran selanjutnya atas perbaikan dan pemeliharaan yang dikapitalisasi

Akun	Debit	kredit
Beban Penyusutan	000
Akumulasi penyusutan		000

Baca juga: Biaya Standar (Standard Costing): Pengertian, Cara Hitung, & Bedanya dengan Actual Costing

Contoh perbaikan yang dikapitalisasi

XYZ adalah perusahaan konstruksi yang menyediakan jasa konstruksi ke berbagai perusahaan.

Pada bulan Januari, perusahaan mengeluarkan biaya sebesar 20.000.000 untuk memperbaiki mesin yang rusak dan menghidupkannya kembali.

Manajemen memperkirakan bahwa hal tersebut akan menambah umur mesin selama 4 tahun. Buatlah ayat jurnal untuk transaksi ini.

Ini adalah biaya perbaikan dan pemeliharaan yang dikeluarkan perusahaan untuk menghidupkan kembali mesin lama yang rusak.

Ini akan menambah masa manfaat selama 4 tahun. Jadi harus dikapitalisasi sebagai aset.

Ayat jurnal mendebit aset tetap 20.000.000 dan mengkredit kas.

Akun	Debit	Kredit
Aset Tetap	20.000.000
Hutang Usaha		20.000.000

Ini akan menambah aset tetap di neraca sekaligus mengurangi kas.

Pada akhir tahun pertama, aset tetap ini perlu disusutkan berdasarkan masa manfaatnya.

Beban penyusutan = 20.000.000/4 tahun = 5.000.000 per tahun

Jurnalnya sama dengan penyusutan normal, mendebit beban penyusutan dan mengkredit akumulasi penyusutan.

Akun	Debit	kredit
Beban Penyusutan	000
Akumulasi penyusutan		000

Perbedaan Biaya Pemeliharaan dan Biaya Perbaikan yang Dikapitalisasi

Biaya pemeliharaan	Biaya perbaikan yang dikapitalisasi
Tujuannya adalah untuk menjaga agar aset tetap beroperasi pada tingkat yang optimal. Perusahaan memelihara aset agar tetap beroperasi dan tidak ada hubungannya dengan masa manfaat aset.	Tujuannya adalah untuk mengembalikan nilai aset, menambah masa manfaat, dan meningkatkan kapasitas.
Dilakukan secara berkala seperti bulanan, kuartalan, atau tahunan. Tidak ada hubungannya dengan peningkatan kualitas aset atau memulihkan kerusakan yang signifikan.	Hanya terjadi ketika aset mencapai kondisi tertentu atau manajemen ingin meningkatkan kapasitas asli aset.
Manfaat yang dihasilkan dari biaya yang dikeluarkan tidak akan bertahan lebih dari 12 bulan. Karena ini adalah perbaikan normal, maka tidak akan bertahan lama.	Manfaat dari biaya perolehan akan bertahan lebih dari 12 bulan.
Dicatat sebagai beban dalam laporan laba rugi.	Dicatat sebagai aset atau bagian dari aset dalam neraca.

Baca juga: Absorption Costing Adalah: Manfaat, Komponen, Cara Hitung, dan Contohnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai biaya pemeliharaan dalam sebuah bisnis beserta cara menghitung dan jurnalnya dalam akuntansi.

Jika Anda menggunakan proses manual, menghitung semua biaya dalam bisnis Anda bisa sangat merepotkan dan memakan waktu.

Sebagai solusi terbaik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online seperti Kledo yang akan memudahkan Anda dalam mencatat seluruh biaya dan pemasukan dalam bisnis, dan membuat laporan keuangan instant dalam beberapa klik.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.