Di zaman yang serba cepat seperti sekarang ini, setiap orang dapat belanja tanpa harus mengunjungi toko secara langsung. Kawan Kledo dapat berbelanja melalui online dan barang belanja Kawan Kledo akan dikirimkan sampai ke tempat tinggal Kawan Kledo.
Dalam pengiriman barang sampai ke rumah Kawan Kledo ini ternyata tidak sesederhana yang diperkirakan. Ada beberapa alur yang harus dilalui hingga barang sampai ke tangan konsumen, salah satu syarat bisa terkirimnya barang ini adalah karena adanya surat jalan barang. Sepenting apa sih surat jalan barang ini?
Surat jalan barang merupakan dokumen yang wajib dibawa ketika mengirimkan barang kepada konsumen. Banyak dari masyarakat yang menganggap surat jalan barang sama dengan delivery order, padahal dua dokumen ini memiliki perbedaan lho. Di sini Kledo akan menjelaskan semuanya tentang surat jalan barang, untuk itu baca hingga akhir ya!
Apa itu Surat Jalan Barang?
Surat jalan merupakan dokumen dokumen penting yang harus disertakan dalam kegiatan pengiriman barang. Surat jalan barang ini dibawa oleh supir kendaraan dari sesuatu tempat ke tempat lain dan dapat menyerahkannya surat jalan ini ketika diberhentikan oleh petugas lalu lintas karena suatu alasan. Dengan adanya surat barang ini supir memiliki keterangan barang apa yang sedang dibawanya dan menjadi bukti legalitas barang yang dibawa oleh supir tersebut.
Ada beberapa informasi penting yang biasanya terdapat dalam surat jalan barang, yaitu:
- Nama perusahaan pengirim barang
- Jenis dan jumlah barang yang dibawa oleh supir
- Keterangan
- Lokasi tujuan barang
Biasanya surat jalan akan diminta oleh petugas lalu lintas untuk mengetahui barang apa yang dibawa dan petugas akan melaluikan pemeriksaan sesuai keterangan yang ada di surat jalan tersebut. Sehingga jika terjadi kejanggalan dalam surat jalan, petugas berhak melakukan penahanan atau prosedur lebih lanjut yang dibutuhkan.
Baca juga: Contoh Nota Kontan Penjualan yang Baik dan Benar, Gratis!
Fungsi dan Kegunaan Surat Jalan Barang
Surat jalan barang memiliki fungsi dan kegunaan sebagai berikut:
1. Sebagai Dokumen Resmi
Fungsi dan kegunaan pertama dari surat jalan barang adalah sebagai dokumen resmi dari perusahaan. Dengan adanya surat jalan barang ini pengirim barang, karyawan, dan pihak yang menerima memiliki bukti bahwa mereka telah melakukan transaksi pengiriman barang yang benar. Surat jalan barang ini juga jadi salah satu bagian birokrasi perusahaan dalam antar dan kirim barang.
2. Sebagai Dokumen yang Memberikan Keterangan
Surat jalan barang juga dapat dijadikan sebagai dokumen yang memberikan keterangan. Keterangan ini berupa poin-poin penting yang dilibatkan dalam proses pengiriman. Dari keterangan ini dapat dijadikan acuan ketika terjadi pemeriksaan oleh petugas lalu lintas atau oleh pihak penerima.
3. Bukti Pengiriman yang Valid
Selain dibawa kepada pihak penerima, surat jalan barang juga harus ditunjukan kembali kepada pihak pengirim sebagai bukti transaksi telah diselesaikan. Surat jalan barang ini juga nantinya akan menjadi bukti valid untuk dimasukan dalam laporan keuangan perusahaan.
Komponen Surat Jalan Barang
Sebagai bagian dari surat resmi, ada beberapa komponen yang harus ada dalam surat jalan barang. Berikut komponen yang ada dalam surat jalan barang:
- Nomor surat pengiriman yang diberikan oleh pihak ekspedisi.
- Rincian barang yang terdiri atas nama barang, alamat perusahaan, nama perusahaan yang mengirim, jumlah barang, berat barang, dan keterangan-keterangan lainnya seperti harga dan jenis barang.
- Tanda tangan pihak yang menerima, pengirim, dan juga vendor.
- Stempel vendor jika diperlukan.
Alur Surat Jalan Barang
Sebelum barang sampai di tangan pembeli, ada alur yang harus dilalui dalam pengiriman. Biasanya surat jalan ini akan memudahkan alur pengiriman barang ini. Apa saja alur tersebut?
- Pihak ekspedisi mengeluarkan surat jalan barang untuk dibawa oleh supir kendaraan
- Surat jalan barang memiliki peran yang penting untuk dijadikan bukti transaksi dan juga informasi mengenai muatan barang yang ada di dalam kendaraan yang dibawa supir. Untuk itu surat ini tidak boleh hilang.
- Surat jalan barang dibuat dalam 3 sampai 4 rangkap. Setiap rangkap memiliki warna yang berbeda, seperti putih, kuning, merah, dan hijau. Lebih lanjutnya tentang warna ini akan dibahas di peran surat jalan barang.
Peran Surat Jalan Barang
Surat jalan barang dibuat 3 sampai 4 rangkap dengan warna-warna berbeda. Tujuan dari perbedaan warna ini untuk menunjukan setiap rangkap surat jalan memiliki fungsi yang berbeda:
1. Lembar Putih
Lembar putih pada surat jalan memiliki peran sebagai bukti barang yang dipesan telah diserahkan kepada pembeli. Surat jalan lembar putih ini juga dapat digunakan sebagai dokumen penagih oleh penjual kepada pihak pembeli ketika telah tiba waktu jatuh tempo pembayaran.
2. Lembar Merah
Lembar merah pada surat jalan merupakan surat jalan diserahkan kepada pembeli atau konsumen. Lembar merah ini menjadi bukti pemesanan yang dilakukan oleh pembeli.
3. Catatan Laporan Transaksi
Pada lembar ketiga dan selanjutnya, surat jalan barang digunakan sebagai catatan laporan transaksi. Lembar ini bisa diberikan kepada karyawan atau supervisor yang menyampaikan perintah.
Untuk itu penting buat Kawan Kledo untuk memahami fungsi dari masing-masing lembar surat jalan ini supaya pengiriman dapat berjalan dengan lancar. Jangan sampai salah ya!
Baca juga: Contoh Surat Tagihan Pembayaran Ini Ampuh Dapatkan Pembayaran Lebih Cepat
Perbedaan Surat Jalan Barang dengan Delivery Order
Banyak yang beranggapan surat jalan barang sama dengan delivery order, padahal keduanya merupakan surat yang berbeda, lho. Surat jalan barang merupakan dokumen pengantar yang diberikan bersamaan dengan pengiriman barang kepada pembeli.
Sedangkan delivery order merupakan informasi kesepakatan yang dibuat oleh penjual dan pembeli. Selain itu delivery order ini juga diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab di bagian gudang. Oleh karena itu admin gudang bisa menyiapkan barang yang akan dikirim supir perusahaan ke lokasi yang diminta konsumen. delivery order ini tidak wajib dibawa ketika pengiriman dan tidak akan ditanyakan oleh petugas lalu lintas.
Contoh Surat Jalan barang
Berikut contoh surat jalan barang yang bisa Kawan Kledo gunakan untuk keperluan pengiriman barang:
PT Alam Sejahtera
Jalan Raden Intan No 10 Bandar Lampung
No HP 0877654321
SURAT JALAN
Nomor: B.018/08/ALSJ/X/2020
Bandar Lampung, 27 Agustus 2020
Kepada Yth
Direktur PT. Kasih Ibu
Jl. Ahmad Yani No 17 Pringsewu
Lampung
Dengan hormat,
Dengan surat ini kami mengirimkan barang pesanan dari saudara, dengan rincian sebagai berikut:
No. Nama Barang Jumlah Satuan
1. Kursi Plastik 20 Pcs
2. Meja Belajar 15 Pcs
3. Lemari 10 Pcs
4. Meja Makan 8 Pcs
Mohon diperiksa kembali keadaan barang dan diterima
Supir Hormat kami,
PT. Alam Sejahter
Rahman Indah Dwi
Manajer Marketing
Barang Telah diterima pada tanggal: 31 Agustus 2020
Penerima
PT. Kasih Ibu
Riana Eka Putri
Admin Gudang
Kesimpulan
Surat jalan barang merupakan dokumen yang harus dibawa oleh supir ketika melakukan pengiriman barang kepada pelanggan. Ada beberapa ketentuan yang harus dipenuhi dalam pembuatan surat jalan barang.
Hal ini dikarenakan surat jalan merupakan surat resmi yang nantinya akan diperlukan untuk pengecekan barang oleh petugas lalu lintas atau polisi. Kawan Kledo bisa menggunakan contoh surat barang di atas untuk memudahkan pembuatan surat jalan barang.
Selain surat jalan barang, sebuah bisnis juga harus memperhatikan pengelolaan keuangan. Kawan Kledo bisa menggunakan cara manual seperti pencatatan di kertas atau Microsoft Excel, namun Kawan Kledo bisa juga menggunakan cara paling mudah yaitu dengan software akuntansi dari Kledo.
Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan. Tidak hanya itu, bersama Kledo pengelolaan juga akan lebih menyenangkan. Yuk daftar Kledo sekarang juga!
- Strategi Bisnis Online: Ini Cara Terbaik Menerapkannya - 29 Maret 2022
- Cara Terbaik Menghindari Bisnis Bangkrut, Penting! - 23 Maret 2022
- 15 Ide Bisnis Minuman Kekinian Ini Wajib untuk Dicoba, Apa Saja? - 21 Maret 2022