Buat Bisnis Lebih Profesional dengan Contoh Surat Jalan Barang Ini

Di zaman yang serba cepat seperti sekarang ini, setiap orang dapat belanja tanpa harus mengunjungi toko secara langsung.

Anda dapat berbelanja melalui online dan barang belanja akan dikirimkan sampai ke tempat tinggal Anda.

Dalam pengiriman barang sampai ke rumah ini ternyata tidak sesederhana yang diperkirakan.

Ada beberapa alur yang harus dilalui hingga barang sampai ke tangan konsumen, salah satu syarat bisa terkirimnya barang ini adalah karena adanya surat jalan barang.

Sepenting apa sih surat jalan barang ini?

Surat jalan barang merupakan dokumen yang wajib dibawa ketika mengirimkan barang kepada konsumen.

Banyak dari masyarakat yang menganggap surat jalan barang sama dengan delivery order, padahal dua dokumen ini memiliki perbedaan lho.

Di sini Kledo akan menjelaskan semuanya tentang surat jalan barang, untuk itu baca hingga akhir ya!

Apa itu Surat Jalan Barang?

Surat jalan merupakan dokumen dokumen penting yang harus disertakan dalam kegiatan pengiriman barang.

Surat jalan barang ini dibawa oleh supir kendaraan dari sesuatu tempat ke tempat lain dan dapat menyerahkannya surat jalan ini ketika diberhentikan oleh petugas lalu lintas karena suatu alasan.

Dengan adanya surat barang ini supir memiliki keterangan barang apa yang sedang dibawanya dan menjadi bukti legalitas barang yang dibawa oleh supir tersebut.

Ada beberapa informasi penting yang biasanya terdapat dalam surat jalan barang, yaitu:

• Nama perusahaan pengirim barang
• Jenis dan jumlah barang yang dibawa oleh supir
• Keterangan
• Lokasi tujuan barang

Biasanya surat jalan akan diminta oleh petugas lalu lintas untuk mengetahui barang apa yang dibawa dan petugas akan melaluikan pemeriksaan sesuai keterangan yang ada di surat jalan tersebut.

Sehingga jika terjadi kejanggalan dalam surat jalan, petugas berhak melakukan penahanan atau prosedur lebih lanjut yang dibutuhkan.

Baca juga: Contoh Nota Kontan Penjualan yang Baik dan Benar, Gratis!

Fungsi dan Kegunaan Surat Jalan Barang

Surat jalan barang memiliki fungsi dan kegunaan sebagai berikut:

1. Sebagai Dokumen Resmi

Fungsi dan kegunaan pertama dari surat jalan barang adalah sebagai dokumen resmi dari perusahaan.

Dengan adanya surat jalan barang ini pengirim barang, karyawan, dan pihak yang menerima memiliki bukti bahwa mereka telah melakukan transaksi pengiriman barang yang benar.

Surat jalan barang ini juga jadi salah satu bagian birokrasi perusahaan dalam antar dan kirim barang.

2. Sebagai Dokumen yang Memberikan Keterangan

Surat jalan barang juga dapat dijadikan sebagai dokumen yang memberikan keterangan.

Keterangan ini berupa poin-poin penting yang dilibatkan dalam proses pengiriman.

Dari keterangan ini dapat dijadikan acuan ketika terjadi pemeriksaan oleh petugas lalu lintas atau oleh pihak penerima.

3. Bukti Pengiriman yang Valid

Selain dibawa kepada pihak penerima, surat jalan barang juga harus ditunjukan kembali kepada pihak pengirim sebagai bukti transaksi telah diselesaikan.

Surat jalan barang ini juga nantinya akan menjadi bukti valid untuk dimasukkan dalam laporan keuangan perusahaan.

Baca Juga: Download Contoh Surat Pengajuan Barang Beserta Pengertiannya

Komponen Surat Jalan Barang

Sebagai bagian dari surat resmi, ada beberapa komponen yang harus ada dalam surat jalan barang.

Berikut komponen yang ada dalam surat jalan barang:

1. Nomor surat pengiriman yang diberikan oleh pihak ekspedisi.
2. Rincian barang yang terdiri atas nama barang, alamat perusahaan, nama perusahaan yang mengirim, jumlah barang, berat barang, dan keterangan-keterangan lainnya seperti harga dan jenis barang.
3. Tanda tangan pihak yang menerima, pengirim, dan juga vendor.
4. Stempel vendor jika diperlukan.

Baca Juga: Download Template Purchase Order Gratis PDF dan Word

Alur Surat Jalan Barang

Sebelum barang sampai di tangan pembeli, ada alur yang harus dilalui dalam pengiriman.

Biasanya surat jalan ini akan memudahkan alur pengiriman barang ini. Apa saja alur tersebut?

1. Pihak ekspedisi mengeluarkan surat jalan barang untuk dibawa oleh supir kendaraan
2. Surat jalan barang memiliki peran yang penting untuk dijadikan bukti transaksi dan juga informasi mengenai muatan barang yang ada di dalam kendaraan yang dibawa supir. Untuk itu surat ini tidak boleh hilang.
3. Surat jalan barang dibuat dalam 3 sampai 4 rangkap. Setiap rangkap memiliki warna yang berbeda, seperti putih, kuning, merah, dan hijau. Lebih lanjutnya tentang warna ini akan dibahas di peran surat jalan barang.

Baca Juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya

Peran Surat Jalan Barang

Surat jalan barang dibuat 3 sampai 4 rangkap dengan warna-warna berbeda.

Tujuan dari perbedaan warna ini untuk menunjukan setiap rangkap surat jalan memiliki fungsi yang berbeda:

1. Lembar Putih

Lembar putih pada surat jalan memiliki peran sebagai bukti barang yang dipesan telah diserahkan kepada pembeli.

Surat jalan lembar putih ini juga dapat digunakan sebagai dokumen penagih oleh penjual kepada pihak pembeli ketika telah tiba waktu jatuh tempo pembayaran.

2. Lembar Merah

Lembar merah pada surat jalan merupakan surat jalan diserahkan kepada pembeli atau konsumen.

Lembar merah ini menjadi bukti pemesanan yang dilakukan oleh pembeli.

3. Catatan Laporan Transaksi

Pada lembar ketiga dan selanjutnya, surat jalan barang digunakan sebagai catatan laporan transaksi.

Lembar ini bisa diberikan kepada karyawan atau supervisor yang menyampaikan perintah.

Untuk itu penting buat Kawan Kledo untuk memahami fungsi dari masing-masing lembar surat jalan ini supaya pengiriman dapat berjalan dengan lancar.

Jangan sampai salah ya!

Baca juga: Contoh Surat Tagihan Pembayaran Ini Ampuh Dapatkan Pembayaran Lebih Cepat

Perbedaan Surat Jalan Barang dengan Delivery Order

Banyak yang beranggapan surat jalan barang sama dengan delivery order, padahal keduanya merupakan surat yang berbeda, lho.

Surat jalan barang merupakan dokumen pengantar yang diberikan bersamaan dengan pengiriman barang kepada pembeli.

Sedangkan delivery order merupakan informasi kesepakatan yang dibuat oleh penjual dan pembeli.

Selain itu delivery order ini juga diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab di bagian gudang.

Oleh karena itu admin gudang bisa menyiapkan barang yang akan dikirim supir perusahaan ke lokasi yang diminta konsumen.

Delivery order ini tidak wajib dibawa ketika pengiriman dan tidak akan ditanyakan oleh petugas lalu lintas.

Apa Saja Komponen yang Harus Ada dalam Surat Jalan?

Berikut komponen yang harus ada di dalam surat jalan, yakni:

1. Kop Surat

Komponen yang pertama adalah kop surat, di mana di dalam kop surat ini akan dicantumkan nama perusahaan pengirim, alamat, dan juga kontak perusahaan.

Tujuan dari kop surat ini adalah untuk memberikan identitas dan legitimasi di dalam dokumen resmi tersebut.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Nomor dan tanggal surat digunakan sebagai referensi pengarsipan dan pelacakan.

Termasuk untuk mengetahui kapan tanggal pengiriman surat dilakukan.

3. Identitas Pengirim dan Penerima

Dalam identitas pengirim dan penerima ditulis secara jelas nama, alamat, dan kontak dari masing-masing pengirim dan penerima barang dengan tepat.

4. Detail Barang

Detail barang pada surat ini digunakan untuk memberikan informasi rincian barang yang dikirim, mulai dari nama barang, jumlah, satuan, jenis, berat, voluma, hingga kode barang dan keterangan khusus misalnya mudah pecah atau berbahaya.

5. Nopol Kendaraan

Pada surat jalan, ditulis juga nopol atau nomor polisi kendaraan.

Ini untuk memberikan informasi kendaraan apa yang membawa barang dan memastikan bahwa kendaraan tersebut secara resmi membawa barang dari perusahaan.

6. Tanda Tangan

Tanda tangan diberikan sebagai pengesahan dokumen yang dilakukan oleh pengirim dan penerima barang.

7. Stempel

Terakhir adalah stempel perusahaan pengirim.

Stempel ini diberikan untuk menambah pengesahan dokumen sehingga dapat menjadi dasar bahwa perusahaan benar-benar mengutuskan pengiriman barang tersebut.

Apa Saja Fungsi Rangkap dan Warna dalam Surat Jalan?

Berikut fungsi rangkap dan warna yang ada di dalam surat jalan:

1. Lembar Putih

Lembar putih pada surat jalan digunakan sebagai bukti penyerahan barang yang dikembalikan kepada pengirim.

Lembar berwarna putih ini juga sering digunakan sebagai dokumen penagihan atau invoice setelah barang diterima oleh pembeli.

2. Lembar Merah

Pada lembar warna merah diberikan kepada penerima atau konsumen sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik.

3. Lembar Kuning/Hijau

Sedangkan pada lembar kuning atau hijau digunakan sebagai dokumen yang disimpan oleh perusahaan sebagai arsip atau catatan laporan transaksi.

Baca Juga: Yakinkan Pemilik Usaha dengan Contoh Surat Penawaran Barang Ini

Apa Perbedaan Surat Jalan dengan Delivery Order?

Ketika membahas mengenai surat jalan pasti banyak yang menyamakannya dengan delivery order, padahal keduanya adalah dua hal yang berbeda.

Perbedaan terbesar keduanya adalah surat jalan memiliki berbagai informasi yang berkaitan dengan proses pengiriman barang, sedangkan delivery order merupakan berkas yang berisi kesepakatan antara pengirim yang bertindak sebagai penjual dan penerima bertindak sebagai pembeli.

Berkas delivery order tidak wajib dibawa oleh kurir, namun harus diberikan kepada pihak administrasi atau tim gudang yang bertugas menyiapkan pesanan barang.

Dalam delivery order terdiri dari 3 lembar, yakni:

• Lembar pertama memiliki warna putih yang digunakan sebagai bukti transaksi pembelian dan berfungsi untuk penagihan.
• Lembar kedua berwarna perah digunakan untuk arsip pihak pembeli atau penerima barang.
• Lembar ketiga berwarna kuning digunakan sebagai arsip pihak pengirim.

Contoh Surat Jalan barang

Berikut contoh surat jalan barang yang bisa Kawan Kledo gunakan untuk keperluan pengiriman barang:

1. Contoh Surat Jalan Barang ATK

PT Alam Sejahtera

Jalan Raden Intan No 10 Bandar Lampung

No HP 0877654321

SURAT JALAN
Nomor: B.018/08/ALSJ/X/2020

Bandar Lampung, 27 Agustus 2020

Kepada Yth
Direktur PT. Kasih Ibu
Jl. Ahmad Yani No 17 Pringsewu
Lampung

Dengan hormat,

Dengan surat ini kami mengirimkan barang pesanan dari saudara, dengan rincian sebagai berikut:

No.     Nama Barang                        Jumlah             Satuan

1.        Kursi Plastik                        20                     Pcs
2.        Meja Belajar                          15                     Pcs
3.        Lemari                                    10                     Pcs
4.        Meja Makan                              8                     Pcs

Mohon diperiksa kembali keadaan barang dan diterima

Supir                                                   Hormat kami,
PT. Alam Sejahter

Rahman                                               Indah Dwi
Manajer Marketing

---

Barang Telah diterima pada tanggal: 31 Agustus 2020

Penerima
PT. Kasih Ibu

Riana Eka Putri
Admin Gudang

2. Contoh Surat Jalan Barang

3. Contoh Surat Jalan Barang

4. Contoh Surat Jalan Barang

Download Template Surat Jalan

Download Template Surat Jalan DOCX di Sini

Kesimpulan

Surat jalan barang merupakan dokumen yang harus dibawa oleh supir ketika melakukan pengiriman barang kepada pelanggan.

Ada beberapa ketentuan yang harus dipenuhi dalam pembuatan surat jalan barang.

Hal ini dikarenakan surat jalan merupakan surat resmi yang nantinya akan diperlukan untuk pengecekan barang oleh petugas lalu lintas atau polisi.

Anda bisa menggunakan contoh surat barang di atas untuk memudahkan pembuatan surat jalan barang.

Selain surat jalan barang, sebuah bisnis juga harus memperhatikan pengelolaan keuangan.

Anda bisa menggunakan cara manual seperti pencatatan di kertas atau Microsoft Excel, namun Kawan Kledo bisa juga menggunakan cara paling mudah yaitu dengan software akuntansi dari Kledo.

Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan.

Tidak hanya itu, bersama Kledo pengelolaan juga akan lebih menyenangkan. Yuk daftar Kledo sekarang juga!