Proforma invoice adalah salah satu jenis invoice yang mengandung berbagai informasi serupa dengan invoice biasa, tetapi keduanya berbeda dan tidak bisa disamakan.
Perbedaan ini terletak pada fungsi dan penggunaannya, di mana proforma invoice hanya bersifat sebagai estimasi awal dan bukan dokumen penagihan resmi.
Apa pentingnya bagi pelaku usaha untuk mengetahuinya? Tujuannya agar bisa menyusun dokumen transaksi secara profesional dan menghindari kesalahan dalam proses penagihan maupun pencatatan keuangan.
Pada artikel ini, kita akan membahas secara lengkap cara membuat proforma invoice, perbedaannya dengan jenis invoice lain, kapan bisa menggunakannya, serta cara membuatnya.
Apa Itu Proforma Invoice?
Proforma invoice atau faktur proforma adalah gambaran awal transaksi yang dikirimkan kepada pelanggan sebelum mengonfirmasi detail akhir penjualan seperti jumlah barang atau material.
Dokumen ini biasanya mencantumkan informasi produk atau layanan, harga, serta estimasi biaya tanpa meminta pembayaran secara langsung.
Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menghindari adanya biaya atau kewajiban tak terduga yang harus ditanggung pelanggan.
Faktur proforma tidak bersifat mengikat secara hukum. Setelah bisnis dan pelanggan sepakat dengan pembayaran, barulah bisnis akan menerbitkan faktur resmi.
Karakteristik utama:
- Bukan untuk meminta pembayaran: Tidak memerlukan nomor invoice atau tanggal jatuh tempo
- Tidak dicatat sebagai pendapatan: Tidak masuk ke dalam akun piutang usaha
- Bersifat kesepakatan awal: Berguna untuk mengonfirmasi detail transaksi sebelum menfinalisasi penjualan
Baca Juga: Strategi Penagihan Invoice untuk Arus Kas Bisnis Lebih Lancar
Perbedaan Proforma dengan Jenis Invoice Lainnya
Proforma Invoice vs. Invoice
Invoice (faktur) bersifat resmi dan mengikat secara hukum, sedangkan proforma invoice hanya berfungsi untuk menetapkan ekspektasi antara pembeli dan penjual.
Berbeda dengan invoice resmi yang dicatat dalam akun utang usaha (accounts payable) atau piutang usaha (accounts receivable) untuk keperluan akuntansi dan audit, proforma invoice tidak memiliki fungsi tersebut.
Dalam proses accounts payable, proforma invoice digunakan sebagai dasar untuk memulai transaksi penjualan, sementara invoice resmi berfungsi untuk mengonfirmasi bahwa penjualan telah terjadi.
Proforma invoice umumnya memuat informasi yang sama seperti invoice standar, tetapi harus diberi label jelas sebagai “proforma”.
Untuk menghindari pembayaran ganda, sebaiknya cantumkan referensi nomor proforma invoice pada invoice resmi.
| Aspek | Proforma | Invoice |
| Sifat | Tidak resmi dan hanya untuk menetapkan ekspektasi | Resmi dan mengikat hukum |
| Pencatatan akuntansi | Tidak dicatat | Dicatat di akun utang usaha atau utang usaha |
| Fungsi | Estimasi awal transaksi | Bukti transaksi final |
| Waktu penerbitan | Sebelum transaksi disepakati | Setelah transaksi final |
| Permintaan pembayaran | Tidak ada | Ada |
| Fleksibilitas | Masih bisa berubah | Bersifat final |
Proforma Invoice vs. Commercial Invoice
Proforma invoice dan commercial invoice sama-sama merupakan dokumen yang sering digunakan dalam perdagangan internasional, khususnya untuk kegiatan ekspor. Namun, keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Pembeli menggunakan faktur proforma untuk mengatasi berbagai pembatasan impor yang dapat memengaruhi transaksi.
Misalnya, untuk menjelaskan kepada pemerintah alasan kebutuhan izin impor, sehingga membantu pembeli mempersiapkan penerimaan barang dengan lebih efisien.
Sebaliknya, commercial invoice digunakan oleh pihak bea cukai untuk menentukan besaran bea masuk, pajak, serta biaya impor lainnya.
Selain itu, commercial invoice juga memberikan instruksi penting kepada freight forwarder, import broker, perusahaan asuransi laut, serta bank pihak pembeli dan penjual.
| Aspek | Proforma Invoice | Commercial Invoice |
|---|---|---|
| Fungsi utama | Estimasi dan referensi awal | Dokumen resmi untuk bea cukai |
| Status | Tidak final | Final dan resmi |
| Penggunaan | Sebelum pengiriman barang | Saat proses ekspor-impor |
| Peran dalam pajak/bea | Tidak digunakan | Digunakan untuk hitung pajak dan bea masuk |
| Tujuan bagi pembeli | Mengurus izin impor | Proses clearance di bea cukai |
| Detail instruksi logistik | Tidak lengkap | Sangat lengkap (untuk forwarder, bank, dll) |
Proforma Invoice vs. Purchase Order
Sekilas, faktur proforma terlihat mirip dengan purchase order (PO), karena keduanya memuat informasi seperti:
- Deskripsi barang atau jasa
- Jumlah
- Harga
- Diskon
- Syarat pembayaran
- Ketentuan penjualan lainnya
Namun, perbedaan kedua dokumen ini terletak pada pihak yang menerbitkan dokumen tersebut.
Faktur proforma dibuat dan dikirim oleh penjual kepada pembeli. Sementara itu, purchase order dibuat oleh pembeli (biasanya melalui tim accounts payable) dan dikirim kepada penjual sebagai bagian dari proses pencocokan invoice sebelum pembayaran.
Purchase order merupakan dokumen komersial yang menjadi konfirmasi resmi atas transaksi penjualan.
Sebaliknya, faktur proforma hanya berupa penawaran atau estimasi awal, bukan konfirmasi. Oleh karena itu, isi dalam proforma invoice masih dapat berubah, sedangkan purchase order bersifat mengikat secara hukum.
| Aspek | Proforma Invoice | Purchase Order (PO) |
|---|---|---|
| Pihak penerbit | Penjual | Pembeli |
| Fungsi | Penawaran/estimasi penjualan | Konfirmasi pemesanan |
| Status hukum | Tidak mengikat | Mengikat secara hukum |
| Tujuan | Memberi gambaran biaya | Menyetujui pembelian |
| Peran dalam transaksi | Awal negosiasi | Dasar pemrosesan pembayaran |
| Fleksibilitas | Bisa berubah | Cenderung tetap/final |
| Posisi dalam alur | Sebelum PO atau sebagai referensi | Setelah setuju membeli |
Baca Juga: Download Template Invoice Excel Gratis & Cara Membuatnya
Kapan Bisnis Harus Mengirim Proforma Invoice?
Ada 2 alasan utama mengapa bisnis perlu membuat faktur proforma sebelum transaksi benar-benar terjadi:
- Untuk memberikan estimasi biaya akhir dari barang atau jasa yang ditawarkan
- Untuk kebutuhan pengiriman internasional.
1. Estimasi Biaya
Faktur proforma menjadi dasar transaksi dengan menampilkan rincian barang atau jasa beserta estimasi total biaya yang harus dibayar.
Pada tahap ini, penjual masih bisa menyesuaikan isi dokumen jika terjadi perubahan pada detail pesanan.
2. Pengiriman internasional
Faktur proforma juga berguna dalam aktivitas pengiriman internasional. Dokumen ini biasanya mencantumkan informasi terkait pengiriman seperti detail paket, berat barang, biaya pengiriman, dan metode distribusi.
Fungsinya adalah untuk mendeklarasikan nilai barang kepada pihak bea cukai, sehingga proses pemeriksaan dapat berjalan lebih cepat dan barang dapat sampai ke tangan pelanggan tepat waktu.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Software Invoice Terbaik di Indonesia
Bagaimana Cara Membuat Proforma Invoice?
Sebenarnya, cara membuat faktur proforma ini sama saja dengan cara pembuatan faktur lainnya. Anda hanya perlu menyesuaikannya dengan sedikit perbedaan.
Cara membuat faktur proforma
- Gunakan template invoice. Sertakan semua elemen umum seperti nama pelanggan, deskripsi barang/jasa, jumlah, harga, dan total biaya.
- Agar prosesnya cepat, Anda bisa menggunakan template invoice gratis dari invoice generator Kledo.
- Tambahkan label Pro Forma Invoice agar tidak tertukar dengan invoice resmi
- Jangan mencatat faktur proforma ke dalam piutang usaha atau pendapatan
Membuat faktur proforma menggunakan software akuntansi Kledo
Jika Anda berlangganan software akuntansi Kledo, Anda bisa membuat tagihan proforma langsung dari aplikasi dengan mengikuti langkah berikut ini:
1. Masuk ke “Pengaturan”, lalu klik “Layout Invoice”
2. Edit judul invoice dari Pemesanan menjadi Proforma Invoice
3. Masuk ke menu “Pemesanan”, lalu klik “Tambah Pemesanan” dan isi detail formulir
4. Setelah selesai mengisi detail, Anda bisa mencetak invoice atau mengirimnya ke pelanggan dengan hasil akhir seperti ini:
Baca Juga: Simak! Berikut Cara Membuat Invoice yang Benar dan Mudah
Kesimpulan
Meski faktur proforma tidak mengikat secara hukum, tapi dokumen ini penting untuk menjaga agar proses pengadaan berjalan efektif.
Jenis invoice ini digunakan untuk memfasilitasi kesepakatan, membuat estimasi biaya, persetujuan pembelian internal, dan lain sebagainya.
Selain itu, karena proforma ini lebih seperti penawaran harga, maka isinya masih bisa berubah.
Kelola invoice Anda dengan lebih baik menggunakan software akuntansi Kledo. Selain fitur invoice, Kledo juga mengusung fitur pembayaran, manajemen stok, dan laporan keuangan untuk mempermudah bisnis Anda.
Mudahkan pengelolaan invoice Anda dengan Kledo. Coba sekarang lewat tautan ini.
- Cara Mudah Membuat Proforma Invoice untuk Bisnis - 27 April 2026
- Contoh Lengkap Pembukuan Bisnis Kontraktor - 27 April 2026
- Apa Itu Transaksi Reversal Dana? Dampak dan Cara Mencegah - 27 April 2026