Bagaimana cara mencatat transaksi harian di buku kas? Cara mudahnya adalah dengan mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran di buku kas harian.
Banyak pebisnis yang mungkin sudah memiliki buku kas dan sudah mulai mencatat, namun bingung apa saja yang harus dimasukkan ke dalam buku, ada yang menulis keterangan terlalu singkat, atau ada yang tidak memperbarui saldo setiap bari.
Kesalahan-kesalahan ini membuat buku kas harian Anda menjadi tidak akurat dan tidak mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya.
Artikel ini membahas secara lengkap cara mencatat transaksi di buku kas harian yang benar, format kolom yang wajib ada, langkah pencatatan, dan contoh pencatatannya.
Apa Itu Buku Kas Harian?
Buku kas harian adalah catatan keuangan untuk merekam seluruh transaksi yang melibatkan masuk dan keluar dalam urutan kronologis.
Setiap kali bisnis menerima pembayaran dari pelanggan atau mengeluarkan uang untuk keperluan apapun, transaksi tersebut dicatat di buku kas lengkap dengan tanggal, keterangan, jumlah, dan saldo yang diperbarui.
Pencatatan keuangan harian tidak hanya dilakukan oleh perusahaan besar, tapi juga UMKM dan usaha kecil yang belum memiliki sistem akuntansi formal.
Dalam akuntansi, ada beberapa istilah yang sering tertukar:
| Istilah | Fungsi | Perbedaan |
|---|---|---|
| Buku Kas | Mencatat transaksi tunai masuk dan keluar secara harian | Fokus pada pergerakan uang tunai, format sederhana |
| Buku Besar Kas | Merangkum transaksi kas dari jurnal ke dalam akun tersendiri | Bagian dari sistem akuntansi double-entry, lebih terstruktur |
| Jurnal Umum | Mencatat semua transaksi bisnis (tunai maupun non-tunai) dengan sistem debet-kredit | Mencakup transaksi lebih luas, termasuk piutang, utang, dan penyusutan |
Baca Juga: 4 Jenis Buku Besar dan Panduan Mudah Menyusunnya
Apa Fungsi dan Manfaat Buku Kas?
Berikut 5 fungsi dan manfaat buku kas:
- Memantau Arus Kas Secara Real-Time: Anda bisa mengetahui berapa saldo kas yang tersedia kapan saja tanpa harus menghitung uang fisik atau menunggu laporan bulanan.
- Dasar Pembuatan Laporan Keuangan: Buku kas adalah dokumen utama untuk menyusun laporan arus kas dan laporan laba rugi. Penyusunan kedua laporan penting ini membutuhkan catatan keuangan yang rapi.
- Mengelola Pengeluaran: Kadang pemilik usaha mengambil dana bisnis untuk keperluan pribadi atau membeli peralatan tanpa mencatatnya. Buku kas memaksa Anda untuk menulis semuanya sebagai bentuk pertanggungjawaban.
- Memudahkan Audit dan Pemeriksaan Keuangan: Dokumentasi pemasukan dan pengeluaran dari buku kas bisa menjadi pendukung audit untuk menjelaskan bahwa bisnis Anda profesional dan dapat dipercaya.
- Bahan Pengambilan Keputusan Bisnis: Data di buku kas bisa membantu Anda melihat pola pemasukan dan pengeluaran dan mengambil keputusan bisnis berdasarkan data.
Baca Juga: 6 Kesalahan Umum dalam Menyusun Buku Kas Harian
Mengenal Format dan Kolom dalam Buku Kas Harian
Meskipun format buku kas bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bisnis, ada 5 kolom dasar yang wajib ada di setiap buku kas:
| Kolom | Fungsi |
|---|---|
| Tanggal | Mencatat kapan transaksi terjadi |
| Keterangan | Deskripsi singkat tentang sumber atau tujuan transaksi |
| Pemasukan (Debet) | Jumlah uang yang masuk pada transaksi tersebut |
| Pengeluaran (Kredit) | Jumlah uang yang keluar pada transaksi tersebut |
| Saldo | Sisa kas yang tersedia setelah transaksi dicatat |
Berikut penjelasan detail untuk masing-masing kolom:
Kolom 1: Tanggal
Segera catat transaksi di tanggal yang sama saat transaksi itu terjadi dan jangan menunda-nunda.
Gunakan format tanggal yang konsisten, seperti DD/MM/YYYY agar Anda tidak bingung saat menelusuri transaksi di kemudian hari.
Kolom 2: Keterangan
Jangan mengisi keterangan dengan terlalu singkat agar memudahkan Anda dalam menelusurinya nanti.
Misalnya, daripada menulis “membeli barang” atau “bayar tagihan”, coba buat lebih spesifik seperti “membeli tepung 50 kg di Toko Bu Tuti” atau “pembayaran listrik bulan April 2026”.
Semakin detail keterangan yang Anda tulis, semakin mudah proses rekonsiliasi, audit, dan analisis keuangan di kemudian hari.
Kolom 3: Pemasukan (Debet)
Isi kolom ini hanya jika transaksi menambah kas bisnis Anda. Jika transaksi bersifat pengeluaran, kosongkan kolom ini.
Jangan pernah mengisi kedua kolom (pemasukan dan pengeluaran) dalam satu baris. Setiap transaksi hanya masuk ke salah satu sisi.
Kolom 4: Pengeluaran (Kredit)
Sebaliknya, isi kolom ini hanya untuk transaksi yang mengurangi kas. Pastikan angka yang dimasukkan sesuai dengan bukti transaksi seperti nota, kwitansi, atau slip pembayaran.
Kolom 5: Saldo
Setiap kali mencatat transaksi baru, langsung hitung ulang saldo menggunakan rumus sederhana:
Saldo baru = Saldo sebelumnya + Pemasukan − Pengeluaran
Saldo yang selalu diperbarui memungkinkan Anda mengetahui posisi kas bisnis secara instan tanpa perlu menjumlahkan dari awal setiap kali ingin mengecek.
Kolom yang Bisa Ditambahkan
Selain lima kolom wajib di atas, beberapa bisnis menambahkan kolom tambahan sesuai kebutuhan mereka:
- Nomor Bukti Transaksi: Mencatat nomor faktur, kwitansi, atau nota yang menjadi dasar pencatatan. Ini untuk membantu proses rekonsiliasi.
- Kategori / Kode Akun Mengelompokkan transaksi berdasarkan jenisnya . Misalnya “OPS” untuk biaya operasional, “GAJI” untuk penggajian, “JUAL” untuk penjualan. Dengan kategorisasi ini, Anda bisa langsung menghitung total pengeluaran per kategori.
- Metode Pembayaran Mencatat apakah transaksi dilakukan secara tunai, transfer bank, atau dompet digital.
Baca Juga: Perbedaan Buku Kas Harian Digital dan Manual
Apa Saja yang Dicatat dalam Buku Kas Harian?
Salah satu pertanyaan paling umum dari pemilik usaha yang baru mulai membuat buku kas harian adalah: “Apakah semua transaksi perlu dicatat, atau hanya yang besar-besar saja?”
Jawabannya, semua transaksi dicatat tanpa terkecuali. Transaksi yang nominalnya kecil pun, jika terus menumpuk bisa menjadi selisih kas yang harus ditelusuri nanti.
Transaksi masuk
Kas masuk adalah seluruh uang yang diterima bisnis dalam bentuk apapun seperti tunai, transfer bank, maupun dompet digital.
Berikut jenis-jenis transaksi kas masuk yang harus masuk ke buku kas harian:
- Penjualan Tunai Barang atau Jasa: Merupakan sumber pemasukan bisnis
- Pembayaran Piutang dari Pelanggan: Ketika pelanggan yang sebelumnya berhutang melunasi tagihannya, pembayaran tersebut dicatat sebagai kas masuk di buku kas harian, meskipun penjualannya sendiri sudah terjadi di hari atau bulan sebelumnya.
- Penerimaan Pinjaman atau Tambahan Modal: Uang yang masuk dari pinjaman bank, koperasi, atau investor termasuk tambahan modal dari pemilik usaha sendiri wajib dicatat sebagai kas masuk.
- Pengembalian Dana atau Retur Pembelian: Jika Anda pernah membayar lebih ke pemasok dan mendapat pengembalian dana, catat seluruh pengembalian ini sebagai kas masuk di hari uang diterima.
- Penerimaan Bunga Bank: Bunga tabungan atau deposito yang dikreditkan ke rekening bisnis juga termasuk kas masuk yang perlu dicatat, meskipun nilainya kecil.
Transaksi keluar
Berikut jenis transaksi kas keluar yang harus masuk ke buku kas harian tanpa pengecualian:
- Pembelian Bahan Baku atau Stok Barang Dagangan: Setiap pembelian langsung dicatat di hari pembayaran dilakukan. Sertakan nama pemasok dan jumlah barang di kolom keterangan.
- Pembayaran Gaji dan Tunjangan Karyawan: Bagi banyak bisnis, pembayaran gaji adalah pengeluaran terbesar. Catat total gaji yang dibayarkan beserta periode penggajiannya, misalnya “Gaji karyawan bulan April 2026, 3 orang”.
- Biaya Operasional Rutin: Seluruh pengeluaran untuk menjalankan bisnis sehari-hari termasuk dalam kategori ini:
- Sewa tempat usaha atau kantor
- Tagihan listrik, air, dan internet
- Biaya transportasi dan pengiriman
- Biaya pemasaran dan iklan
- Perlengkapan kantor atau toko
- Pembayaran Utang atau Cicilan Pinjaman: Setiap kali bisnis membayar cicilan pinjaman ke bank, koperasi, atau kreditur lainnya, transaksi ini dicatat sebagai kas keluar. Tuliskan nama pemberi pinjaman, jumlah cicilan, dan sisa pokok pinjaman di keterangan.
- Pembelian Aset atau Peralatan Bisnis: Pengeluaran untuk aset jangka panjang seperti mesin produksi, laptop, kendaraan operasional, atau renovasi tempat usaha juga dicatat sebagai kas keluar.
- Pembayaran Pajak dan Iuran Wajib: Pembayaran PPh, PPN, iuran BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan kewajiban serupa dicatat sebagai kas keluar lengkap dengan periode dan jenis iurannya.
- Penarikan Modal oleh Pemilik: Prive adalah uang dari kas yang pemilik ambil untuk keperluan pribadi.
Baca Juga: Download Contoh Buku Kas Harian dan Cara Mencatatnya
Cara Mencatat Transaksi Harian di Buku Kas
1. Siapkan format buku kas harian
Sebelum mencatat transaksi apa pun, tentukan dulu media dan format yang akan Anda gunakan. Pilihannya ada tiga:
- Buku tulis atau kertas folio: Paling sederhana, cocok untuk bisnis dengan transaksi sangat sedikit
- Google Sheets atau Microsoft Excel: Lebih fleksibel, saldo bisa dihitung otomatis dengan formula, dan data bisa diakses dari mana saja
- Software atau aplikasi akuntansi: Paling efisien untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi karena laporan keuangan terbentuk otomatis dari setiap entri yang dibuat
2. Catat saldo awal
Sebelum transaksi apa pun, tulis saldo kas yang tersedia di awal hari atau awal periode pencatatan.
Saldo awal ini bisa berasal dari saldo akhir hari sebelumnya, atau dari hasil penghitungan uang tunai dan saldo rekening bisnis saat ini.
3. Lengkapi setiap kolom
Isi setiap kolom dengan teliti:
- Tanggal: gunakan format konsisten, catat di hari transaksi terjadi
- Keterangan: tulis deskripsi yang spesifik seperti nama pelanggan/pemasok, jenis barang/jasa, nomor invoice jika ada
- Pemasukan atau Pengeluaran: Mencatat setiap transaksi pemasukan dan pengeluaran di buku kas Anda sesuai kolom.
- Saldo: Hitung dan perbarui langsung setelah mengisi jumlah transaksi
4. Simpan dan arsipkan bukti transaksi
Bukti transaksi seperti nota, kwitansi, slip transfer, atau screenshot pembayaran digital merupakan dokumen pendukung entri buku kas harian Anda.
Dokumen pendukung inilah yang membuat buku kas harian Anda bisa dipertanggungjawabkan.
5. Hitung saldo akhir di akhir hari
Di akhir setiap hari kerja, hitung ulang saldo akhir menggunakan rumus:
Saldo Akhir = Saldo Awal + Total Pemasukan Hari Ini − Total Pengeluaran Hari Ini
Saldo akhir hari ini otomatis menjadi saldo awal hari berikutnya. Catat juga total pemasukan dan total pengeluaran harian di baris penutup agar mudah direkap saat membuat laporan mingguan atau bulanan.
6. Lakukan rekonsiliasi secara berkala
Rekonsiliasi adalah proses mencocokkan catatan di buku kas harian dengan saldo yang nyata. Lakukan rekonsiliasi minimal seminggu sekali, atau setiap akhir bulan untuk rekonsiliasi yang lebih detail.
Jika antara catatan dan saldo ternyata ada selisih, segera telusuri sebelum periode berikutnya. Selisih kecil yang dibiarkan akan semakin sulit dilacak seiring bertambahnya transaksi.
Contoh Pencatatan Transaksi Harian di Buku Kas
Baca Juga: Memahami Buku Kas Tabelaris dalam Proses Pembukuan
Apa yang Harus Dilakukan Jika Saldo Tidak Cocok?
Selisih saldo adalah hal yang cukup umum terjadi. Anda bisa mengikuti langkah di bawah ini untuk menanggulanginya:
- Periksa kembali perhitungan saldo dari atas. Kadang, kita salah menghitung saldo di salah satu baris. Telusuri dari transaksi pertama hari itu dan hitung ulang saldo setiap baris secara manual.
- Cari transaksi yang tidak tercatat. Apakah ada pengeluaran kecil yang lupa dicatat? Tanyakan ke siapapun yang ikut memegang kas hari itu atau cari bukti transaksinya.
- Cocokkan dengan bukti transaksi. Kumpulkan semua nota dan kwitansi hari itu, lalu bandingkan satu per satu dengan entri di buku kas. Bukti yang tidak punya pasangan entri menandakan adanya transaksi yang belum tercatat.
- Catat selisih sebagai “Selisih Kas”. Jika setelah ditelusuri selisihnya tetap tidak ditemukan sumbernya, catat selisih tersebut sebagai entri tersendiri dengan keterangan “Selisih Kas (dalam penelusuran)”. Jangan memanipulasi angka transaksi lain untuk menyeimbangkan saldo.
Catatan: Jika selisih kas muncul berulang kali dalam jumlah kecil tapi konsisten, bisa jadi ada kebocoran keuangan yang perlu diselidiki lebih lanjut.
Baca Juga: 10 Tips Mengoptimalkan Penggunaan Buku Kas Harian
Kesimpulan
Mencatat transaksi di buku kas harian bukan pekerjaan yang sulit, hanya membutuhkan konsistensi dan disiplin.
Jika bisnis Anda belum memiliki buku kas harian sebelumnya, buatlah hari ini juga. Memulai dari kertas dan pensil tidak masalah. Lambat laun, Anda bisa beralih ke aplikasi pembukuan digital seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis di Indonesia, dari UMKM yang baru berkembang hingga perusahaan menengah yang sudah punya banyak transaksi setiap harinya.
Dengan Kledo, pencatatan transaksi kas masuk dan keluar tidak lagi dilakukan baris demi baris secara manual. Setiap transaksi yang dicatat otomatis memperbarui saldo, merekap laporan arus kas, dan tersinkronisasi dengan laporan keuangan lainnya.
Kelola keuangan bisnis Anda lebih cerdas dengan Kledo. Coba gratis selama 14 hari atau pilih paket gratis selamanya.
- Cara Mencatat Transaksi Harian di Buku Kas - 29 April 2026
- 10 Manfaat Software Akuntansi untuk SPPG dan Rekomendasinya - 28 April 2026
- NPP Perusahaan: Dasar Hukum dan Cara Daftarnya - 28 April 2026