Buku kas sudah ada sejak bertahun-tahun lalu, dan masih digunakan hingga saat ini. Buku kas adalah tempat di mana Anda mencatat penerimaan dan pembayaran uang yang telah diterima atau dibayarkan secara harian.
Buku kas dapat berupa entri kredit atau entri debit, tergantung pada bagaimana transaksi kas dicatat.
Artikel ini akan membahas semua tentang buku kas harian. Topik yang akan dibahas meliputi apa itu buku kas, bagaimana cara kerjanya, jenis-jenis buku kas, dan cara membuatnya.
Apa itu Buku Kas?
Buku kas mencatat transaksi-transaksi kas yang dilakukan di sebuah perusahaan secara harian atau reguler. Buku kas sama seperti akun buku besar. Tidak perlu membuka akun kas terpisah di buku besar.
Ini adalah buku besar pembantu yang mencatat semua jenis penerimaan kas dan pembayaran kas termasuk setoran dan penarikan bank. Pada akhir bulan, akuntan memposting transaksi-transaksi ini ke buku besar.
Praktik bisnis yang paling terkenal adalah membandingkan transaksi terkait bank setiap minggu dengan laporan bank atau melakukan rekonsiliasi bank untuk menghindari ketidakcocokan saldo.
Di perusahaan besar yang memiliki volume transaksi tunai yang tinggi, buku kas dibagi menjadi dua jurnal yang berbeda. Salah satunya adalah Jurnal penerimaan dan yang lainnya adalah jurnal pengeluaran.
Pada bisnis yang lebih kecil karena transaksi yang terjadi lebih sedikit, bisnis tersebut menyimpan semua transaksi kas dalam satu buku kas.
Catatan yang dimasukkan ke dalam buku kas selalu dalam urutan kronologis. Hal ini membantu kita untuk dengan mudah melakukan rekonsiliasi saldo kas ketika diperlukan.
Catat semua penerimaan kas di sisi debit dan semua pembayaran dan pengeluaran di sisi kredit buku kas.
Baca juga: Download Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Serta Cara Membuatnya
Bagaimana Cara Kerja Buku Kas?
Ketika uang diterima, uang tersebut dicatat dalam buku kas sebagai debit. Ketika uang dibayarkan, uang tersebut dicatat sebagai kredit. Ini adalah cara paling sederhana dari cara kerja buku kas harian. Namun, ada beberapa jenis buku kas yang lebih rumit.
Ada beberapa jenis buku kas yang bekerja dengan cara yang sedikit berbeda. Bagian selanjutnya dari artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang masing-masing jenis buku kas.
Mencatat tansaksi dalam buku kas
Ketika mencatat transaksi harian di buku kas, banyak hal yang perlu diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain tanggal, keterangan, jumlah, dan lainnya. Tanggal adalah tanggal terjadinya transaksi.
Uraian adalah untuk apa transaksi tersebut dilakukan. Misalnya, jika uang telah diterima, keterangannya mungkin “Diterima secara tunai dari klien untuk suatu jasa.” Jumlah adalah jumlah transaksi.
Agar buku kas menjadi akurat dan mutakhir, penting untuk mencatat semua transaksi segera setelah terjadi.
Ini termasuk pembayaran tunai dan penerimaan tunai. Jika uang diterima pada hari Senin, namun tidak dicatat hingga hari Rabu, maka buku kas tidak akan akurat.
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum lainnya seputar transaksi buku kas.
Apa yang dimaksud dengan saldo kas dalam buku kas?
Saldo kas di buku kas adalah jumlah total uang yang saat ini ada di dalam rekening. Ini termasuk uang yang telah disetorkan dan uang yang telah ditarik. Saldo kas akan berubah setiap ada transaksi yang dicatat dalam buku kas kecil.
Baca juga: Memahami Buku Kas Tabelaris dalam Proses Pembukuan
Mengetahui Jenis Buku Kas
Ada tiga jenis utama buku kas:
- Kolom tunggal
- Kolom ganda
- Kolom rangkap tiga
Buku kas yang terperinci memiliki cara unik untuk mencatat transaksi. Teruslah membaca untuk mengetahui jenis mana yang paling sesuai untuk Anda atau bisnis Anda.
1. Buku kas kolom tunggal
Buku kas satu kolom adalah jenis buku kas yang paling sederhana. Transaksi dicatat dalam satu kolom dan jumlah total uang yang diterima atau dibayarkan diperbarui setiap akhir hari.
Buku kas jenis ini banyak digunakan oleh individu yang melacak keuangan pribadi mereka.
Kelebihan
- Mudah digunakan
- Semua transaksi dicatat dalam satu kolom
- Memperbarui jumlah total uang yang diterima atau dibayarkan setiap akhir hari
Kekurangan
- Tidak melacak transaksi individu secara mendetail
- Sulit untuk melacak pembayaran uang tunai dan penerimaan dari waktu ke waktu
2. Buku kas kolom ganda
Buku kas kolom ganda mirip dengan buku kas kolom tunggal, tetapi memiliki dua kolom, bukan satu kolom.
Buku kas jenis ini digunakan oleh bisnis yang ingin melacak setiap transaksi secara lebih detail. Buku kas dua kolom akan menunjukkan hal-hal seperti detail transaksi bank.
Kelebihan
- Melacak transaksi individu secara lebih mendalam
- Lebih baik untuk bisnis kecil
- Memperbarui jumlah total uang yang diterima atau dibayarkan di akhir setiap hari
Kekurangan
- Lebih kompleks daripada buku kas satu kolom
Baca juga: Pengertian Buku Kas, Jenis, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya
3. Buku kas tiga kolom
Buku kas tiga kolom adalah jenis buku kas yang paling kompleks. Buku kas ini memiliki tiga kolom, bukan hanya satu atau dua kolom.
Jenis buku kas ini digunakan oleh bisnis yang ingin melacak setiap transaksi sedetail mungkin. Buku kas tiga kolom akan menampilkan semua rincian dari buku kas kolom tunggal dan ganda ditambah beberapa rincian tambahan.
Ini akan mencakup hal-hal seperti diskon pembelian, informasi penjualan tunai, dan lainnya.
Kelebihan
- Melacak transaksi individu dengan sedetail mungkin
- Menampilkan semua detail dari buku kas kolom tunggal dan ganda
- Terbaik untuk bisnis dengan kebutuhan akuntansi yang rumit dan ketat
Kekurangan
- Lebih kompleks daripada buku kas kolom ganda atau buku kas tiga kolom
- Kemungkinan akan membutuhkan software akuntansi untuk melacak secara jelas.
Jika Anda membutuhkan buku kas yang mencatat transaksi harian secara lebih detail, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Cara Memperbaiki Selisih Kas, Dampak, dan Jurnalnya dalam Pembukuan
Download Contoh Buku Kas Harian Excel
Jika Anda kesulitan membuat buku kas harian, berikut kami buatkan template buku kas harian dalam bentuk excel yang bisa langsung Anda gunakan secara gratis:
Atau
Format di template ini adalah buku kas kolom tunggal dan kolom ganda yang memudahkan Anda mencatat setiap pengeluaran dan pemasukan yang terjadi dalam bisnis Anda lengkap beserta tanggal, keterangan transaksi, dan nilai transaksi.
Baca juga: Mencari Aplikasi Pembukuan Usaha? Perhatikan Hal ini
Bagaimana Cara Mencatat Buku Kas Harian Berdasarkan Jenisnya?
Buku kas memiliki dua sisi, seperti buku akuntansi lainnya: debit dan kredit. Semua penerimaan kas dicatat sebagai debit di sisi kiri, dan semua pembayaran kas dicatat sebagai kredit di sisi kanan.
Saldo kas diperoleh dengan mencari selisih antara sisi debit dan kredit.
Jika arus kas positif, maka akan ada saldo debit, dan jika arus kas tidak mencukupi, maka akan muncul saldo kredit. Seperti yang sudah kita bahas diatas, truktur buku kas terdiri dari kolom-kolom dan dapat berupa kolom tunggal, ganda, atau rangkap tiga.
Dalam buku kas satu kolom, hanya penerimaan dan pembayaran kas yang dicatat.
Dalam buku kas dua kolom, Anda dapat menemukan rincian transaksi bank selain pembayaran dan penerimaan kas.
Dalam buku kas tiga kolom, semua rincian ini dicatat, dan sebagai tambahan, sebagai rincian diskon penjualan atau pembelian.
Dalam buku kas satu kolom, Anda akan menemukan empat judul – Tanggal, Rincian, Jumlah, Nomor Folio atau Referensi, dan Jumlah.
Judul-judul ini ada di sisi penerimaan (kiri) dan pembayaran (kanan). Kolom tanggal tentu saja menyebutkan tanggal transaksi.
Karena terus diperbarui, buku kas disusun berdasarkan urutan kronologis transaksi.
Pada kolom Rincian, Anda akan menemukan narasi mengenai transaksi, dan nomor rekening dituliskan pada kolom Nomor Referensi.
Baca juga: Contoh Buku Besar Perusahaan Jasa dan Templatenya
Tantangan dalam mengelola buku kas harian
Memutuskan pembelian mana yang paling relevan untuk pencatatan transaksi akuntansi di buku kas bisa sangat membingungkan, terutama mereka yang masih awam tentang akuntansi.
Karyawan yang tidak berwenang dapat menerbitkan cek atau menggunakan kartu kredit perusahaan untuk melakukan pembelian (dari dana kas kecil) yang mungkin cukup besar untuk melakukan bentuk pembayaran lainnya.
Jika Anda terlalu bergantung pada pembelian dengan dana kas kecil, Anda dapat mengeluarkan biaya yang berlebihan untuk hal-hal yang sebenarnya dapat dibeli dengan lebih hemat melalui vendor grosir.
Baca juga: Contoh Buku Besar Pembantu Piutang dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Buku kas harian adalah alat penting bagi bisnis untuk membantu melacak keuangan mereka. Alat ini memungkinkan bisnis untuk melacak pembayaran dan penerimaan secara terperinci.
Hal ini dapat digunakan untuk membuat keputusan penting tentang masa depan bisnis. Selain itu, buku kas dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan.
Buku kas harian juga memberikan gambaran rinci tentang kesehatan keuangan bisnis. Perusahaan perlu melacak keuangan mereka menggunakan buku kas untuk alasan-alasan ini.
Namun melakukan dan membuat buku kas manual tidak hanya rumit dan memakan waktu, tetapi juga rentan terhadap kesalahan.
Satu kesalahan dapat memiliki efek berjenjang, dan berdampak pada laporan keuangan Anda.
Solusi yang baik adalah mengotomatiskan dan merampingkan fungsi-fungsi Akun Anda dengan software akuntansi yang andal seperti Kledo yang memiliki fitur akuntansi yang lengkap dan saling terintegrasi.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
