Memahami Buku Kas Tabelaris dalam Proses Pembukuan

Setiap bisnis wajib mencatat semua transaksi tunainya. Pembayaran dan penerimaan kas yang berbeda disimpan dalam sebuah buku khusus, salah satunya dikenal sebagai buku kas tabelaris. Buku kas tersebut memiliki peran ganda yaitu mencatat jurnal transaksi awal dan merekap nilai akhir transaksi.

Perusahaan membutuhkan pembukuan untuk mencatat transaksi secara kronologis saat terjadi, baik di kolom debit maupun kredit. Setiap penerimaan kas yang diterima dalam periode tertentu dicatat di sebelah kiri, sedangkan pembayaran tunai dicatat di sebelah kanan.

Untuk menentukan jumlah uang tunai yang dimiliki bisnis, seseorang harus menemukan perbedaan antara jumlah di sisi kiri dan kanan. Jadi, bagaimana buku kas disiapkan? Lebih penting lagi, apa pentingnya buku kas dalam akuntansi? 

Secara khusus, di artikel ini kami akan menguraikan apa itu buku kas tabelaris, struktur, manfaat, dan cara mengaturnya selama proses pembukuan.

Pengertian Buku Kas Tabelaris

Sebelum kita membahas mengenai pengertian buku kas tabelaris, mari kita mempelajari apa arti dari buku kas itu sendiri.

Buku kas adalah media yang digunakan untuk mencatat berbagai transaksi yang melibatkan keluar masuknya uang yang dicatat secara mendetail dalam buku tersebut.

Tentunya, proses pencatatan tersebut harus mengikuti peraturan dan standar umum yang berlaku agar mudah dipahami oleh semua orang. Adapun standar tersebut itu sendiri meliputi kategori transaksi, status, dan keterangan.

Sedangkan tabelaris adalah salah satu cara pencatatan buku kas. Cara ini dianggap lebih praktis karena berisikan lajur yang nantinya akan diisi sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Cara pembuatan buku kas tabelaris adalah dengan meletakkan posisi debit di sebelah kiri dan kredit di halaman sisi kanan.

Baca juga: Comparative Advertising: Definisi, Pro Kontra, Tips dan Contohnya

Cara Mengatur Buku Kas Tabelaris

Cara terbaik untuk melacak transaksi tunai Anda adalah dengan bantuan dari akuntan profesional dan berpengalaman yang akan tahu ke mana harus mencari dan akan melihat kesalahan yang mungkin terjadi. Mempekerjakan profesional jenis ini secara langsung bisa sangat mahal dan tidak optimal untuk perusahaan mana pun, terlepas dari ukurannya

Untuk tugas menyusun dan menyeimbangkan buku kas, Anda bisa menyewa seorang akuntan biasa, atau mungkin seorang pemegang buku yang akan dapat mengelola buku kas Anda dengan mudah dan yang akan mengeksternalisasi risiko kesalahan dan koreksi terhadap pekerja lepas itu sendiri. 

Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya

Struktur Buku Kas Tabelaris

Jika Anda ingin mendokumentasikan transaksi tunai Anda dengan rapi dan konsisten, Anda harus mulai dengan mempelajari struktur buku kas. Setiap entri yang dibuat dalam buku kas harus memberikan informasi ini:

• Tanggal transaksi tunai
• Nomor tanda terima untuk mengalokasikan dokumen ke transaksi
• Ringkasan atau deskripsi transaksi
• Tanda terima dan mata uang dari pendapatan atau beban tunai
• Ketentuan tarif pajak seperti pajak penjualan
• Saldo kas saat ini dan saldo debet

Baca juga: Subliminal Advertising: Pengertian, Cara Kerja, Jenis, dan Contohnya

Contoh Buku Kas Tabelaris

Tanggal	Keterangan	Debit	Kredit	Saldo
01-01-2023	Saldo Awal	10.000	–	10.000
02-01-2023	Penjualan	5.000	–	15.000
05-01-2023	Pembelian	–	2.000	13.000
10-01-2023	Pendapatan	2.000	–	15.000
15-01-2023	Pembelian	–	3.000	12.000
20-01-2023	Penjualan	4.000	–	16.000

Tabel di atas adalah contoh buku kas tabelaris yang mencatat transaksi keuangan perusahaan pada bulan Januari 2023.

Buku kas tabelaris ini mencatat tanggal transaksi, keterangan transaksi, debit (pemasukan), kredit (pengeluaran), dan saldo akhir setelah setiap transaksi. Hal ini membantu dalam melacak arus kas perusahaan selama periode waktu tertentu.

Cara Kerja Buku Kas Tabelaris dalam Akuntansi

Akuntansi buku kas adalah salah satu tugas keuangan termudah, bahkan untuk individu yang tidak memiliki pengetahuan akuntansi. Yang Anda butuhkan untuk memulai adalah memiliki template buku kas yang tepat.

Dengan menguasai hal tersebut, Anda kemudian dapat mulai mencatat semua transaksi tunai yang diterima atau dihabiskan di kolom masing-masing.

Jangan lupa untuk menyeimbangkan saldo buku kas Anda di akhir setiap hari. Selain itu, Anda harus selalu mencatat data di samping dokumen yang relevan. Saat membuat entri di buku kas Anda, ingatlah hal-hal berikut:

• Buku kas hanya digunakan untuk mencatat transaksi tunai
• Anda harus memasukkan tanggal operasi yang tepat serta saldo awal periode akuntansi sebelumnya
• Setiap uang tunai yang diterima bisnis termasuk dalam ‘pendapatan’, dan uang tunai apa pun yang dibayarkan termasuk dalam ‘pengeluaran’
• Semua transaksi harus dicatat secara berurutan, yaitu pada hari tertentu terjadinya
• Saldo tunai Anda tidak boleh di bawah 0

Baca juga: Pengertian Jurnal Koreksi, Cara Membuat, dan Contoh Kasusnya

Pentingnya Buku Kas dalam Akuntansi

Buku kas merupakan bagian integral dari akuntansi. Dengan bantuan buku kas, perusahaan dapat melacak setiap pembelian tunai kecil, sehingga mengurangi risiko kesalahan atau kehilangan uang.

Buku kas juga harus menjadi bagian dari dana kas kecil perusahaan. Untuk membuatnya lebih sederhana, dana kas kecil merupakan uang yang disisihkan untuk transaksi sepele yang dapat dilakukan dengan menggunakan cek atau kartu kredit.

Beberapa pengecer dan vendor tidak suka menggunakan uang tunai atau kartu kredit, jadi sangat penting bagi bisnis untuk memiliki dana kas kecil saat bertransaksi dengan mereka.

Baca juga: Saldo Menurun Ganda: Arti, Rumus, Cara Hitung, dan Contohnya

Manfaat Buku Kas Tabelaris bagi Bisnis

Setiap organisasi atau individu melakukan banyak transaksi setiap hari. Jika Anda harus mencatat setiap transaksi ini dalam jurnal dan kemudian mentransfernya ke buku besar, Anda akan menghabiskan terlalu banyak waktu dan tenaga.

Kelemahan lain dari pencatatan transaksi tunai dalam jurnal Anda adalah bahwa hal itu tidak menunjukkan jumlah pasti uang yang Anda miliki pada akhir hari, minggu atau periode akuntansi lainnya. Sebuah buku kas diciptakan untuk mengatasi ini dan lebih banyak rintangan.  

Menghemat Waktu

Dengan buku kas, Anda tidak perlu mencatat transaksi tunai apa pun di jurnal terlebih dahulu. Sebagai gantinya, Anda akan mencatat transaksi ini langsung di buku kas Anda, untuk kemudian ditransfer ke laporan keuangan lanjutan. Proses ini menghemat banyak waktu Anda.

Hemat Tenaga Kerja

Selain menghemat waktu, Anda juga menyimpan energi dan tenaga, yang dapat Anda curahkan untuk tugas inti lainnya.

Mencegah Penyalahgunaan

Salah satu penyebab utama penggelapan dana adalah kegagalan untuk mencatat transaksi secara akurat dan tepat waktu. Dengan buku kas, Anda dapat secara konsisten mencatat semua penerimaan dan pembayaran kas Anda dan waktu yang tepat untuk transaksi tersebut. Melalui proses ini, kemungkinan penyelewengan dana dapat diminimalkan.

Anda juga bisa membaca artikel tentang jurnal penerimaan kas melalui tautan ini.

Identifikasi Kesalahan dengan Mudah

Buku kas merupakan dokumen penting untuk proses rekonsiliasi bank. Jika ada perbedaan antara saldo bank Anda dan saldo akhir di buku besar perusahaan Anda, Anda dapat merujuk ke buku kas Anda dan memeriksa apakah Anda telah membuat kesalahan. Kesalahan umum termasuk menghilangkan transaksi atau menghitung transaksi dua kali.

Menentukan Status Kas Perusahaan Anda

Jika Anda berencana untuk meminjam dana dari pemberi pinjaman atau investor, salah satu hal yang ingin mereka ketahui adalah posisi kas Anda.

Seorang investor ingin tahu apakah perusahaan Anda bergantung secara eksklusif pada utang dan berapa banyak uang yang tersedia untuk menjalankan operasi sehari-hari. Dengan menyiapkan buku kas, Anda akan memiliki semua informasi ini. 

Tantangan dalam Memelihara Buku Kas

Tantangan terbesar dalam menggunakan buku kas adalah menentukan transaksi mana yang akan dimasukkan di dalamnya dan transaksi mana yang tidak. Jika Anda tidak akrab dengan atau mempekerjakan karyawan yang tidak berpengalaman dengan akuntansi, mereka mungkin hanya akan mencatat transaksi non tunai. 

Keterbatasan lain adalah kemungkinan membuat kesalahan. Buku kas perusahaan Anda rentan terhadap kesalahan akuntansi karena kurangnya dokumentasi sekunder untuk melacak transaksi.

Seperti disebutkan sebelumnya, buku kas menghilangkan kebutuhan untuk mencatat transaksi tunai dalam jurnal perusahaan. Pada sisi negatifnya, ini berarti tidak ada cara untuk merujuk ke transaksi sebelumnya dan mengidentifikasi kesalahan ketika perbedaan muncul. 

Karena kemungkinan kesalahan yang tinggi, sebagian besar perusahaan memilih untuk menggunakan aplikasi akuntansi yang akan memudahkan mereka selama proses pencatatan buku kas.

Dengan bantuan aplikasi tersebut, proses pencatatan bisa dilakukan secara otomatisasi sehingga lebih cepat, mudah, dan akurat.

Baca juga: Memahami Apa Itu Pendapatan Bersih dalam Akuntansi

Kesimpulan

Buku kas tabelaris adalah dokumen yang mencatat semua penerimaan dan pembayaran kas yang ditransaksikan oleh bisnis dalam periode tertentu. Dokumen ini dibagi menjadi dua bagian utama yaitu sisi debit dan kredit.

Setiap transaksi yang melibatkan penerimaan uang dicatat di sisi debit sementara pembayaran dikreditkan. Buku kas penting dalam akuntansi karena memberi pemilik bisnis cara mudah melacak semua transaksi tunai mereka. Ini juga meminimalkan risiko penyelewengan dana dan membantu menentukan posisi kas perusahaan.

Jika Anda ingin menyimpan buku kas Anda, akan lebih baik untuk menggunakan bantuan software akuntansi terbaik dari Kledo yang dapat melacak semua transaksi dan meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan.

Dengan menggunakan software ini, Anda bisa menyusun buku kas hanya dengan beberepa klik saja. Selain itu, Anda juga dapat membuat lebih dari 30 jenis laporan keuangan yang diperlukan bisnis Anda.

Kledo juga dilengkapi dengan berbagai fitur lainnya seperti faktur, purcahsing, perpajakan, pengelolaan stok dan gudang, penagihan piutang, dan masih banyak lagi.

Jadi, tunggu apalagi? Yuk tingkatkan level bisnis Anda dengan menggunakan Kledo sekarang juga! Anda juga bisa mencoba fitur Kledo gratis sealama 14 hari melalui link ini.