Cara Mengatur Keuangan Bisnis dengan Efektif

Mengetahui cara mengatur keuangan dalam bisnis adalah salah satu hal yang harus dipelajari setiap pemilik bisnis. Tahun pertama adalah waktu yang penting untuk setiap bisnis baru untuk menata kesuksesan jangka panjangnya dan banyak tantangan yang harus diatasi dan pelajaran yang bisa dipetik.

Masalah arus kas dan keuangan yang salah urus adalah penyebab utama kegagalan bisnis di tahun-tahun awal. Beberapa perusahaan gagal untuk merencanakan dengan benar, beberapa menetapkan ekspektasi mereka terlalu tinggi atau rendah, beberapa tidak melacak biaya, beberapa gagal mengejar pembayaran.

Anda dapat memaksimalkan peluang kesuksesan bisnis Anda dengan menyadari setiap masalah keuangan sebelum masalah itu terjadi. Kemudian Anda dapat mengelola keuangan perusahaan Anda dengan hati-hati dan mengawasi arus kasnya.

Mengambil langkah-langkah praktis yang masuk akal akan membantu Anda mengendalikan pengeluaran dan mengembangkan bisnis Anda tanpa mengambil risiko keuangan yang berlebihan.

Berikut adalah beberapa cara dan tips yang bisa Anda gunakan dalam mengatur keuangan bisnis secara efektif agar bisnis Anda berkembang dengan baik.

Gunakan Perencanaan dan Forecasting Keuangan

Ini berguna untuk mengembangkan rencana keuangan atau kerangka kerja untuk melacak keuangan masuk dan keluar dari perusahaan Anda. Misalnya, model untuk bisnis Anda mungkin membelanjakan:

• 50 persen dari pendapatan untuk pengeluaran (seperti gaji atau persediaan).
• 30 persen dari pendapatan untuk membangun bisnis (seperti perluasan peralatan atau biaya perekrutan).
• 20 persen pendapatan di masa depan, untuk mengembangkan produk dan layanan baru.

Rencana yang berbeda bekerja untuk bisnis yang berbeda, dan Anda harus mendiskusikan hal ini dengan akuntan Anda untuk melihat apa yang terbaik untuk bisnis Anda.

Tapi keadaan mungkin saja berubah. Ketika mereka melakukannya, rencana keuangan Anda juga harus berubah.

Cobalah untuk melakukan beberapa perkiraan sederhana tentang bisnis Anda setidaknya selama enam bulan ke depan.

Bersikaplah realistis dan coba perkirakan berapa banyak yang akan Anda jual dan berapa banyak yang akan Anda belanjakan.

Masukkan angka-angka ini ke dalam rencana keuangan Anda dan lihat apakah hasilnya akan tetap bekerja untuk bisnis Anda. Jika tidak, Anda mungkin perlu mengubah rencana Anda.

Baca juga: Mengenal Konsep Kesatuan Usaha dalam Prinsip Dasar Akuntansi

Jadilah Ambisius Tapi Tetap Realistis

Ambisi dan antusiasme adalah karakteristik penting dari pemilik dan manajer bisnis. Tapi hal penting lainnya adalah kemampuan untuk membuat keputusan keuangan yang rasional berdasarkan fakta.

Ketika Anda memulai bisnis baru, perasaan Anda bisa sangat menggembirakan. Bebas dari kendala pekerjaan, Anda dapat membuat keputusan keuangan apa pun yang Anda inginkan. Beberapa dari keputusan itu akan bagus. Yang lain tidak bahkan cenderung buruk.

Seperti bidang kehidupan lainnya, belajar menjalankan bisnis datang melalui eksperimen, keberhasilan dan kesalahan akan selalu terjadi. Kesalahan itu penting – jika Anda membaca otobiografi atau biografi pengusaha sukses, kesalahan akan selalu ada dalam perjalanan bisnis mereka.

Tetapi pengusaha sukses memiliki dua kesamaan – mereka belajar dari kesalahan mereka, dan mereka membuat kesalahan yang cukup kecil sehingga mereka dapat pulih dari kesalahan itu secara finansial.

Ini adalah pendekatan pragmatis untuk melakukan bisnis. Semua perusahaan besar tidak menjadi besar dalam semalam. Mereka tumbuh selama periode waktu, dengan kemunduran di sepanjang jalan.

Mengambil risiko sesekali adalah bagian dari bisnis yang baik. Tidak perlu mengambil risiko besar yang tidak perlu.

Baca juga: Cara Menghitung dan Meningkatkan Pendapatan Perusahaan

Pantau Arus Kas Anda

Software akuntansi yang baik dapat membuat grafik arus masuk (penjualan barang atau jasa) dan arus keluar (utang usaha) untuk bisnis Anda.

Ini akan memungkinkan Anda mengubah periode waktu dan variabel lain sehingga Anda dapat benar-benar memahami apa yang terjadi.

Jika Anda melihat grafik ini selama beberapa minggu dan bulan, Anda akan mendapatkan gambaran tentang tingkat aliran uang masuk dan keluar dari bisnis Anda.

Jelas Anda membutuhkan arus masuk lebih besar daripada arus keluar untuk menghasilkan keuntungan. Tapi besarnya perbedaan itulah yang penting.

Ini akan bervariasi dari waktu ke waktu karena beberapa bisnis menghasilkan keuntungan yang konsisten hari demi hari. Beberapa bulan atau minggu akan baik, beberapa tidak begitu baik. Melihat grafik akan membantu Anda melihat pola saat nilai-nilai ini berubah.

Apakah perbedaan antara pendapatan dan pengeluaran seringkali kecil? Apakah terkadang masuk ke wilayah negatif? Itu adalah periode ketika bisnis Anda berpotensi menghadapi risiko masalah arus kas.

Cobalah untuk mencari tahu apa yang menyebabkan hal ini terjadi pada waktu-waktu tertentu. Anda kemudian dapat mencoba untuk merestrukturisasi beberapa aspek bisnis Anda untuk menghindari penurunan.

Untuk tips dalam mengelola arus kas bisnis, Anda bisa membacanya secara lengkap melalui tautan ini.

Baca juga: Tips Melakukan Kerjasama Bisnis Agar Saling Menguntungkan

Buat Penyesuaian Kecil untuk Mengatur Arus Kas

Jika memungkinkan, Anda harus memiliki cukup kas untuk bertahan sekitar tiga hingga enam bulan.

Dengan begitu, jika Anda mengalami satu atau dua bulan yang berat, hal itu seharusnya tidak berdampak besar pada bisnis Anda.

Tetapi jika arus kas Anda menyebabkan masalah pada waktu-waktu tertentu dalam sebulan atau setahun, jangan panik. Anda mungkin dapat memperbaiki situasi tanpa perubahan dramatis. Sebagai contoh:

• Pertimbangkan untuk menegosiasikan tanggal pembayaran yang berbeda dengan pemasok Anda untuk menyelaraskan arus masuk dengan arus keluar dengan lebih baik
• Bereksperimenlah dengan mengurangi persyaratan pembayaran faktur Anda satu atau dua hari untuk mendorong pelanggan Anda membayar lebih cepat
• Pahami dampak negatif dari penyimpanan inventaris di back office atau gudang Anda – ini menghabiskan ruang dan pendapatan Anda
• Tetapkan jalur kredit bisnis yang baik sehingga Anda dapat mengakses uang tambahan jangka pendek jika perlu.

Kelola Hutang Perushaaan Anda

Cara mengatur keuangan yang baik dalam bisnis adalah dengan mengetahui nilai utang bisnis. Utang adalah fakta di banyak kehidupan bisnis. Mungkin pendanaan awal, pinjaman untuk peralatan modal atau pembayaran hipotek komersial.

Hanya sedikit bisnis yang sepenuhnya bebas utang. Dan jika biaya uang yang Anda pinjam lebih rendah daripada pengembalian yang dihasilkan oleh perusahaan Anda menggunakan uang itu, masuk akal untuk meminjam.

Masuk akal juga untuk mengawasi biaya pinjaman Anda. Hal ini terutama berlaku untuk pinjaman dengan suku bunga variabel, yang dapat berubah karena sejumlah alasan, beberapa di antaranya mungkin hanya dalam cetakan kecil dari kontrak pinjaman.

Nilailah hutang Anda secara teratur. Lihatlah biaya pembayaran kembali, lihat apakah keadaan Anda telah berubah, dan putuskan apakah Anda perlu mengurangi – atau meningkatkan – pendanaan utang Anda.

Dan jangan lupa untuk berbelanja hal yang diperlukan untuk pengembangan bisnis lebih cepat. Minta akuntan Anda untuk melihat apakah ada cara yang lebih baik bagi Anda untuk meminjam.

Mengalihkan hutang Anda ke pemberi pinjaman yang berbeda terkadang dapat menghemat banyak uang.

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Perusahaan Jasa

Tinjau Pengeluaran Secara Teratur

Cara mengatur keuangan selanjutnya adalah dengan memastikan pengeluaran dalam bisnis Anda dalam batas normal.

Sangat penting untuk mengawasi pengeluaran bisnis Anda. Software akuntansi seperti Kled memungkinkan Anda dengan cepat menyusun laporan yang bermanfaat, seperti:

Laporan Laba Rugi

Ini menunjukkan pendapatan, pengeluaran, dan keuntungan perusahaan Anda dari waktu ke waktu.

Laporan neraca

Ini menunjukkan aset, kewajiban dan ekuitas bersih.

Laporan laporan arus kas

Ini menunjukkan arus kas masuk dan keluar dari bisnis.

Laporan hutang dan piutang dagang

Ini menunjukkan berapa banyak uang yang terutang oleh, dan kepada, perusahaan Anda.

Laporan depresiasi

Ini memberi Anda rincian nilai aset yang dimiliki oleh perusahaan Anda.

Awasi gaji Anda juga, bahkan jika Anda mengalihdayakan sebagian darinya. Untuk perusahaan yang sedang berkembang, ini seringkali lebih kompleks daripada yang Anda bayangkan

Tinjau semua ini secara teratur, sebaiknya dengan bantuan akuntan atau penasihat keuangan Anda, yang dapat bertindak sebagai dewan yang sehat.

Ingatlah untuk memisahkan keuangan pribadi dan profesional Anda: gunakan kartu kredit dan rekening bank terpisah untuk pengeluaran terkait bisnis. Itu membuatnya lebih mudah untuk melacak biaya perusahaan Anda dan juga mengidentifikasi penghapusan pajak bisnis.

Untuk memudahkan semua proses tersebut Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo untuk cara mengatur keuangan yang lebih baik.

Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Ajukan Pertanyaan Ini Sebelum Menerima Kontrak Besar

Jangan berlari sebelum Anda bisa berjalan. Jika bisnis Anda berjalan dengan baik dan Anda diberi kesempatan untuk menerima kontrak baru yang bernilai besar, berhentilah dan pikirkan dulu.

Mungkin Anda tergoda untuk “memikul beban di atas batas kemampuan Anda” dan mengejar prestise yang terkait dengan kontrak besar. Tapi itu mungkin bukan pilihan yang tepat untuk Anda.

Tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan sebelum Anda menerimya.

• Apakah saya memiliki staf untuk memenuhi kontrak jika saya memenangkannya? Jika tidak, apakah saya harus merekrut staf baru atau menggunakan kontraktor?
• Apakah saya memiliki dana untuk membayar peralatan baru yang diperlukan?
• Apa pengaruh kontrak baru terhadap bisnis saya saat ini: apakah saya cenderung mengabaikan klien saya yang sudah ada?
• Apa yang terjadi ketika kontrak berakhir, atau jika dihentikan lebih awal?
• Apa yang terjadi jika klien baru membutuhkan waktu lama untuk membayar?

Terkadang lebih baik membangun kerja sama dengan sejumlah klien yang lebih kecil daripada mencoba mendaftar satu atau dua klien yang lebih besar.

Arus kas Anda cenderung lebih dapat diprediksi dengan cara itu. Dan jika satu kontrak berakhir tiba-tiba, atau Anda mengalami masalah pembayaran, kecil kemungkinannya untuk merusak bisnis Anda.

Baca juga: Metode Penilaian Persediaan: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, Dan Tips Memilihnya

Pahami Biaya Sebenarnya dari Uang yang Anda Dapatkan

Uang yang Anda terima jelas memiliki nilai bagi bisnis Anda, tetapi begitu juga uang yang Anda belanjakan. Mendapatkan nilai uang adalah penting di kedua arah:

• Bayar semua tagihan Anda tepat waktu untuk menghindari dikenakan bunga dan berdampak negatif pada nilai/peringkat kredit Anda.
• Lihat kelebihan dan kekurangan menerima opsi pembayaran yang berbeda seperti uang tunai, kartu kredit, PayPal, dan opsi lainnya. Biaya untuk menerima pembayaran akan memakan margin keuntungan Anda, tetapi kenyamanan membantu pelanggan Anda membayar Anda.
• Teliti biaya yang terkait dengan pembelian atau penyewaan peralatan. Mungkin ada biaya tersembunyi untuk pemeliharaan atau kerusakan, belum lagi efek yang berbeda pada tagihan pajak Anda.
• Hemat uang dengan mendidik diri sendiri tentang undang-undang perpajakan, persyaratan asuransi, dan pembiayaan dana pensiun.
• Pertimbangkan barter (perdagangan barang dan jasa) jika akan mengurangi biaya pembayaran.

Software akuntansi yang baik akan memecah akun Anda dengan sangat rinci, sehingga Anda dapat melihat biaya moneter pembayaran masuk dan keluar dari bisnis Anda.

Sesuaikan Margin Keuntungan Anda dan Pastikan Anda Memiliki Harga yang Tepat

Berapa margin untuk produk atau layanan yang Anda jual? Ini bisa sulit untuk diukur jika Anda berada di sektor jasa, kecuali jika Anda menggunakan sub-kontraktor untuk melakukan pekerjaan yang sebenarnya untuk Anda.

Tapi lebih mudah bagi retailer. Beberapa mungkin hanya menerapkan mark-up 50 persen pada harga pokok mereka, dan menjual barang seharga 30.000 dengan biaya pembelian $20.000.

Teknik penetapan harga dasar seperti itu menarik karena kesederhanaannya, tetapi seringkali ada alternatif yang lebih baik. Jika Anda mempelajari tentang elastisitas harga, atau sensitivitas harga barang yang Anda jual, Anda dapat menentukan harga produk atau layanan Anda dengan lebih akurat.

Misalnya, katakanlah Anda memberi harga sebuah barang seharga 50.000 dan menjual 80 item dalam seminggu.

Jika Anda membayar masing-masing 20.000 untuk membeli, pendapatan 4.000.000 terlihat cukup bagus.

Tetapi jika Anda memberi harga 30.000, apakah Anda akan menjual 300 dari mereka? Atau jika Anda memberi harga 60.000, apakah Anda akan menjual 70 dari mereka?

Tidak ada jawaban yang mudah. Ini akan tergantung pada keinginan produk, lokasi dan visibilitas perusahaan Anda, efektivitas pemasaran Anda dan kebijakan penetapan harga pesaing Anda.

Yang bisa Anda lakukan adalah bereksperimen. Uji harga yang berbeda selama satu atau dua minggu, dan lacak berapa banyak inventaris yang Anda kelola untuk dijual pada setiap titik harga.

Gunakan software akuntansi Kledo untuk membandingkan pendapatan dan keuntungan dari produk dengan harga berbeda dari waktu ke waktu.

Ingatlah untuk memperhitungkan variasi musiman, biaya overhead dan faktor lainnya. Dengan beberapa penyesuaian Anda harus bisa mendapatkan keuntungan maksimal dari barang yang Anda jual.

Baca juga: Pengertian EVA, Cara Menghitungnya dan Perbedaannya dengan ROI

Mengejar Uang Anda Kepada Klien yang Berhutang

Pahami pentingnya mengumpulkan uang tepat waktu agar Anda tidak kehilangan keuntungan yang sebenarnya milik Anda.

Gunakan software akuntansi Anda untuk menyusun ringkasan keuangan dari beberpa bulan atau tahun lalu sehingga Anda dapat melihat siapa yang paling lama membayar.

Dan kemudian kejar mereka dengan sopan, dan terus kejar mereka sampai mereka membayar.

Buat persyaratan pembayaran faktur dan tanggal jatuh tempo pembayaran dengan sangat jelas, untuk menghindari kebingungan.

Jika Anda memiliki banyak tagihan yang harus dikejar, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan agen anjak piutang. Mereka dapat menjamin pembayaran faktur Anda dalam beberapa hari tertentu dengan membeli buku besar piutang Anda dengan harga diskon.

Namun, itu bisa membuat Anda kehilangan persentase yang signifikan dari total faktur, dan beberapa agensi mengecualikan pengejaran piutang tak tertagih. Namun, dalam beberapa keadaan, lembaga semacam itu dapat membantu menstabilkan arus kas Anda.

Tempatkan Manajemen Keuangan di Jantung Bisnis Anda

Mengelola dan mencari cara mengatur keuangan dan arus kas Anda seharusnya bukan menjadi masalah. Ini harus menjadi bagian mendasar dari strategi bisnis Anda.

Untuk menjadi pengusaha sukses, Anda harus benar-benar memahami angka-angka yang mendorong bisnis Anda.

Itu akan memberi Anda pengetahuan yang Anda butuhkan untuk menjaga perusahaan Anda tetap berjalan, dan membantunya tumbuh ketika waktunya tepat.

Software akuntansi yang baik akan memudahkan Anda untuk merencanakan, meramalkan, memetakan, dan mengejar uang perusahaan Anda. Tetapi bahkan dengan semua dukungan itu, hanya Anda yang dapat mengarahkan bisnis Anda ke arah yang benar.

Kesimpulan

Itulah beberapa cara dan tips dalam mengatur keuangan pada bisnis Anda. Ingatlah keuangan yang baik adalah inti dari bisnis yang sukes. Dengan Anda menggunakan cara mengatur keuangan dan menggunakan tools yang tepat, kemungkinan bisnis Anda untuk berkembang akan jauh lebih besar.

Untuk proses mengelola dan mengatur keuangan yang lebih baik bagi bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia, yang sudah dipercaya lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.

Temukan cara mengatur keuangan bisnis yang lebih baik bersama Kledo. Coba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.