Akuntansi adalah proses atau kegiatan yang sangat penting dalam dunia bisnis yang serba cepat dan serba berkaitan dengan uang.
Sayangnya, masih banyak bisnis yang menggunakan proses akuntansi yang rumit dan bahkan manual, sehingga memakan waktu dan juga rentan terhadap kesalahan.
Nah, kuncinya adalah menyederhanakan proses akuntansi untuk menghemat waktu serta menciptakan sistem yang lebih efisien, akurat, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis.
Pada artikel ini, kami akan membahas 8 cara untuk menyederhanakan proses akuntansi bisnis yang bisa Anda ikuti.
Mengapa Bisnis Harus Menyederhanakan Proses Akuntansi?
Menyederhanakan proses akuntansi bertujuan untuk mengubah operasional keuangan dari tugas manual yang memakan waktu menjadi alur kerja yang efisien dan terotomatisasi.
Bisnis umumnya ingin menghemat waktu, mengurangi biaya, dan meningkatkan akurasi akuntansi.
Jika berhasil, biasanya produktivitas bisnis akan meningkat, manajemen keuangan menjadi lebih baik, serta alokasi sumber daya menjadi lebih efisien.
Contoh penyederhanaan proses akuntansi adalah mengintegrasikan software akuntansi dengan aplikasi payroll agar tidak perlu memindahkan data secara manual.
1. Menghemat waktu
Bisnis yang baru beralih ke sistem akuntansi otomatis dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk entri data manual dan tugas berulang lainnya.
Sementara itu, bisnis yang sudah memiliki sistem dapat mengoptimalkan alur kerja dengan menghilangkan langkah-langkah yang redundan dan menyederhanakan transfer data antar sistem.
Misalnya, mengotomatisasi rekonsiliasi bank dapat memangkas waktu pemrosesan dari beberapa jam menjadi beberapa menit saja.
2. Mengurangi biaya
Penyederhanaan proses akuntansi dapat memangkas pengeluaran dengan meminimalisir kesalahan dan lembur.
Hal ini membantu perusahaan dengan sistem yang sudah mapan untuk memaksimalkan investasi teknologinya dan mengurangi redundansi pada software maupun hardware.
Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur dapat memulai dengan mendigitalisasi akun utang untuk menghindari risiko pembayaran ganda, kemudian mengintegrasikan sistem procurement dan pembayarannya agar secara otomatis menangkap seluruh diskon vendor yang tersedia.
3. Mengurangi risiko kesalahan
Kesalahan manusia (human error) sering terjadi ketika data memasukkan atau memindahkan data secara manual.
Menyederhanakan proses dengan sistem akuntansi terotomatisasi dapat meminimalkan kesalahan perhitungan, duplikasi data, atau kehilangan informasi penting.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi Praktis untuk Bisnis
4. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim
Ketika alur kerja lebih sederhana dan terstandarisasi, tim akuntansi dapat bekerja lebih fokus dan efisien.
Waktu yang biasanya dihabiskan untuk tugas berulang bisa dialihkan ke aktivitas strategis seperti analisis keuangan atau perencanaan bisnis.
5. Mempercepat pengambilan keputusan
Penyederhanaan proses memungkinkan data keuangan diperbarui secara real-time.
Hal ini memberi pemilik bisnis akses cepat ke informasi yang akurat untuk membuat keputusan penting, misalnya menentukan strategi investasi, anggaran, atau pengeluaran.
6. Meningkatkan kepatuhan dan transparansi
Proses akuntansi yang sederhana dan terdokumentasi dengan baik membantu perusahaan mematuhi regulasi perpajakan dan standar akuntansi.
Selain itu, audit menjadi lebih mudah karena data lebih rapi dan mudah dilacak.
7. Mendukung pertumbuhan bisnis
Seiring bisnis berkembang, volume transaksi meningkat.
Proses akuntansi yang sederhana dan terintegrasi memudahkan perusahaan untuk beradaptasi dan memperluas skala operasional tanpa harus menambah beban kerja secara signifikan.
Baca Juga: Akuntansi Perusahaan: Pengertian, Proses, Prinsip, dan Contoh
Cara Menyederhanakan Proses Akuntansi Bisnis Anda
1. Identifikasi Bottlenecks
Bottlenecks atau titik permasalahan bisa menyebabkan staff akuntan melewatkan tenggat waktu, harus lembur, dan kesulitan memproses transaksi yang menumpuk.
Mengidentifikasi titik-titik masalah ini merupakan langkah awal yang sangat penting ketika menyederhanakan proses akuntansi.
Untuk mengatasinya, ikutilah langkah-langkah ini:
- Buatlah peta alur kerja (workflow map) yang rinci dari awal hingga akhir.
- Dokumentasikan setiap langkah dalam fungsi-fungsi utama, terutama akun utang (accounts payable) dan akun piutang (accounts receivable), yang biasanya memiliki volume transaksi tinggi.
- Catat siapa anggota tim yang menangani tugas tertentu, software apa yang mereka gunakan, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap langkah.
- Berikan perhatian khusus pada tugas-tugas yang melibatkan entri data manual, penggunaan spreadsheet “offline”, banyaknya proses persetujuan, atau perpindahan dari satu sistem ke sistem lainnya.
Selanjutnya, analisis proses yang telah didokumentasikan untuk menemukan ketidakefisienan, seperti:
- Tugas yang sering menyebabkan keterlambatan atau kesalahan
- Langkah-langkah yang membutuhkan terlalu banyak bolak-balik antar departemen
- Tugas yang sangat bergantung pada individu tertentu
- Area di mana data harus dimasukkan beberapa kali
- Titik di mana pekerjaan sering tertahan menunggu persetujuan
2. Tentukan metrik dan tujuan
Jika Anda memiliki tujuan yang jelas dan terukur, Anda akan tahu harus mengarah ke mana dan bagaimana memantau prosesnya.
Sebaliknya, jika Anda tidak memiliki tujuan yang jelas, bisnis akan kesulitan mengukur dampak dari inisiatif penyederhanaan atau membenarkan investasi lebih lanjut untuk perbaikan proses.
Untuk menetapkan metrik dan tujuan yang bermakna, mulailah dengan mengumpulkan data dasar (baseline data) tentang operasi Anda saat ini.
Pantau indikator utama seperti:
- Waktu rata-rata untuk menutup pembukuan bulanan
- Jumlah faktur pelanggan yang diproses per karyawan per hari
- Persentase pembayaran vendor yang dilakukan tepat waktu
- Tingkat diskon pemasok yang berhasil dimanfaatkan
- Frekuensi kesalahan dalam laporan keuangan
- Waktu yang dihabiskan untuk entri data manual
Tetapkan tujuan yang bersifat SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound).
Dengan kata lain, alih-alih menetapkan tujuan yang rancu seperti “memproses faktur lebih cepat,” buatlah target yang lebih spesifik, misalnya: “mengurangi waktu rata-rata pemrosesan faktur dari lima hari menjadi dua hari dalam tiga bulan ke depan.”
Tinjau kembali tujuan-tujuan ini setiap bulan bersama tim dan lakukan penyesuaian berdasarkan kemajuan yang dicapai serta kebutuhan bisnis yang mungkin berubah.
Baca Juga: Panduan Belajar Akuntansi Dasar bagi Pemula
3. Standarkan alur kerja dan proses
Ketika setiap anggota tim mengikuti prosedur yang sama, pelatihan staf baru bisa menjadi lebih mudah dan kontrol kualitas dapat terjaga.
Proses yang terstandarisasi juga memudahkan penerapan alat otomatisasi dan memungkinkan skala operasional yang lebih besar seiring pertumbuhan bisnis.
Untuk menstandarkan alur kerja akuntansi, lakukan langkah-langkah berikut:
- Buat deskripsi Standard Operating Procedure (SOP) yang terperinci untuk setiap fungsi akuntansi utama.
- Kembangkan daftar periksa untuk tugas rutin seperti penutupan pembukuan bulanan.
- Tetapkan mekanisme persetujuan yang jelas untuk setiap transaksi keuangan.
- Rancang template dokumen dan laporan umum agar tampilan dan formatnya seragam.
- Terapkan sistem manajemen dokumen yang terstandarisasi untuk pencatatan digital.
Setelah menetapkan standar, lakukan peninjauan dan pembaruan secara berkala sesuai kebutuhan.
Misalnya, jika tim secara konsisten melewati langkah tertentu karena sudah tidak relevan, perbarui SOP agar mencerminkan alur kerja yang lebih efisien.
Dokumentasikan setiap perubahan dan pastikan semua anggota tim memahami serta menerapkannya dengan benar.
4. Otomatiskan rutinitas
Otomatisasi mengubah tugas manual yang memakan waktu menjadi proses yang efisien, sehingga tim akuntansi dapat lebih fokus mengerjakan tugas yang lebih strategis.
Untuk mempersiapkan otomatisasi memang membutuhkan perencanaan dan investasi yang matang.
Namun, manfaat jangka panjang seperti pengurangan kesalahan, waktu pemrosesan yang lebih cepat, dan peningkatan akurasi data biasanya sebanding dengan biayanya.
Untuk menyiapkan otomatisasi, Anda bisa mengikuti langkah-langkah ini:
- Identifikasi tugas-tugas berulang yang memakan banyak waktu dan dapat dijelaskan melalui beberapa aturan sederhana seperti entri data dari dokumen fisik, rekonsiliasi bank, pemrosesan dan pencocokan faktur, pencatatan jurnal berulang, serta pembuatan laporan rutin.
- Evaluasi solusi otomatisasi yang dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah ada. Sebaiknya mulai dari implementasi skala kecil, seperti mengotomatisasi satu tugas sederhana (misalnya penangkapan data faktur), sebelum beralih ke alur kerja yang lebih kompleks.
- Pantau hasilnya secara cermat dan kumpulkan umpan balik dari pengguna untuk memastikan bahwa otomatisasi tersebut benar-benar meningkatkan efisiensi tanpa mengorbankan akurasi atau kontrol.
- Setelah terbukti efektif, lanjutkan ke tahap otomatisasi proses berikutnya.
Baca Juga: 10 Langkah Penting dalam Proses Akuntansi yang Wajib Anda Ketahui
5. Dorong kerja sama tim
Kerja sama tim yang baik dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih menyenangkan dan saling memotivasi, sehingga pekerjaan menjadi lebih produktif dan akurat..
Sebaliknya, tim yang bekerja secara terpisah (siloed) cenderung mengalami kesenjangan komunikasi, pekerjaan yang tumpang tindih, serta kehilangan peluang untuk meningkatkan efisiensi.
Membangun lingkungan yang kolaboratif membantu setiap anggota tim memahami perannya dalam menjaga kelancaran operasional akuntansi.
Berikut beberapa cara untuk menumbuhkan kolaborasi yang efektif:
- Jadwalkan pertemuan rutin lintas departemen untuk membahas tantangan dan solusi alur kerja.
- Buat dokumentasi bersama yang dapat diakses oleh semua anggota tim terkait.
- Tetapkan saluran komunikasi yang jelas untuk permintaan atau persetujuan yang bersifat mendesak.
- Kembangkan prosedur serah terima kerja antar tim atau antar departemen.
- Sediakan pelatihan lintas fungsi (cross-training) agar anggota tim memahami alur kerja dan prioritas departemen lain.
- Tunjuk penghubung atau koordinator khusus untuk memfasilitasi komunikasi antara tim akuntansi dan departemen lain.
- Adakan kegiatan membangun tim (team building) agar karyawan dapat membangun hubungan yang lebih kuat dan merasa nyaman bekerja bersama.
Selain itu, pertimbangkan untuk menerapkan platform komunikasi terpusat yang memudahkan anggota tim untuk berbagi informasi, mengajukan pertanyaan, dan menyelesaikan masalah dengan cepat.
6. Investasikan pada pelatihan berkala
Program pelatihan membantu tim akuntansi tetap mengikuti perkembangan teknologi, regulasi, dan praktik terbaik terbaru.
Bahkan staf yang berpengalaman pun dapat memperoleh manfaat dari pengembangan keterampilan secara rutin, karena hal ini membantu mereka beradaptasi dengan sistem baru.
Tim yang terlatih dengan baik cenderung membuat lebih sedikit kesalahan, bekerja lebih efisien, dan memberikan kontribusi yang lebih berharga bagi organisasi.
Untuk membangun program pelatihan yang efektif, lakukan langkah-langkah berikut:
- Lakukan penilaian keterampilan (skills assessment) untuk mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan dan kebutuhan pelatihan.
- Buat jalur pembelajaran yang dipersonalisasi berdasarkan peran dan tingkat pengalaman masing-masing anggota tim.
- Jadwalkan sesi pelatihan rutin tentang fitur atau pembaruan software terbaru.
- Sediakan akses ke sertifikasi industri dan pendidikan profesional berkelanjutan (continuing professional education).
- Jadikan pelatihan sebagai prioritas berkelanjutan dengan menyediakan waktu khusus setiap bulan untuk pengembangan keterampilan.
Pertimbangkan pula untuk menerapkan sistem pembelajaran antar rekan (peer-to-peer learning), di mana anggota tim dapat saling berbagi keahlian dan praktik terbaik.
Pantau keberhasilan program pelatihan dengan mengukur peningkatan waktu pemrosesan, penurunan tingkat kesalahan, serta peningkatan kepercayaan diri dan retensi karyawan.
Baca Juga: Sistem Akuntansi: Pengertian, Jenis, Metode, Cara Memilihnya
7. Rekrut sumber daya tambahan
Pekerjaan akuntansi bersifat sangat siklikal, apa pun jenis akuntansinya.
Bagi pembukuan (bookkeeper), awal bulan biasanya menjadi periode tersibuk karena laporan dan pernyataan mulai berdatangan.
Tipsnya adalah menambah staf tambahan selama periode sibuk, agar menjadi lebih mudah dikelola.
Jika tidak memungkinkan, pertimbangkan untuk merekrut dan melatih karyawan baru satu hingga dua bulan sebelum periode sibuk dimulai, agar mereka siap bekerja secara optimal saat volume pekerjaan meningkat.
8. Evaluasi software Anda
Salah satu area yang perlu dievaluasi secara berkala adalah software akuntansi dan alat digital pendukungnya.
Seiring pertumbuhan bisnis, kebutuhan Anda akan berubah, dan mungkin tersedia fitur-fitur baru yang dapat menghemat waktu serta biaya operasional.
Lakukan evaluasi rutin bersama tim untuk memastikan software yang digunakan masih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Karena tim Anda menggunakan alat-alat tersebut setiap hari, mereka biasanya memiliki masukan terbaik mengenai fitur apa yang kurang atau apa yang dapat membantu mereka bekerja lebih efisien.
Gunakan temuan tersebut untuk menilai opsi yang tersedia, dan lakukan peralihan ke software baru jika perlu, agar efisiensi dan produktivitas tetap terjaga.
Baca Juga: 12 Kesalahan Dasar Akuntansi Pada Bisnis Yang Wajib Dihindari
Kesimpulan
Dengan menyederhanakan proses akuntansi, Anda bisa mengelola keuangan dengan lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan, sehingga mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.
Untuk menyederhanakan proses akuntansi, Anda membutuhkan sistem digital yang terintegrasi seperti software akuntansi.
Kledo adalah software akuntansi yang membantu bisnis mengotomatisasi proses pencatatan, pengelolaan stok, hingga pembuatan laporan keuangan secara real time.
Dengan tampilan yang mudah digunakan dan fitur lengkap, Kledo memungkinkan Anda menghemat waktu, mengurangi risiko kesalahan, dan fokus pada hal yang paling penting, yaitu mengembangkan bisnis Anda.
Yuk, sederhanakan proses akuntansi Anda bersama Kledo. Coba sekarang lewat tautan ini!
- Ikuti 8 Cara Ini Untuk Menyederhanakan Proses Akuntansi - 24 Oktober 2025
- 8 Strategi Efektif Untuk Manajemen Pendapatan Restoran - 23 Oktober 2025
- 10 Rekomendasi Software Gratis untuk Kelola Stok Barang - 23 Oktober 2025