Contoh Buku Besar dan Cara Membuatnya

Salah satu kegiatan penting dalam proses pengelolaan akuntansi adalah menyusun buku besar.

Buku besar (general ledger) adalah catatan atau kumpulan akun yang berisi akun-akun individual yang mencerminkan setiap transaksi yang berkaitan dengan masing-masing akun tersebut, serta memuat informasi penting terkait akun-akun tersebut.

Buku besar membantu Anda mengetahui hasil akhir dari semua transaksi yang terjadi pada akun-akun tertentu dalam suatu tanggal tertentu.

Cara membuat buku besar tidaklah terlalu sulit. Namun sebelum membuatnya, Anda perlu memahami jenis-jenis, contoh,

Untuk informasi lebih lengkap mengenai contoh buku besar dan cara membuat buku besar, baca terus artikel ini sampai selesai.

Mengapa Anda Membutuhkan Buku Besar?

Buku besar merupakan buku pencatatan kedua yang paling penting setelah jurnal, karena dalam buku besar, transaksi dicatat berdasarkan kepala akun tertentu.

Berbeda dengan jurnal yang mencatat transaksi secara kronologis sesuai urutan terjadinya, buku besar mengelompokkan transaksi ke dalam berbagai kepala akun sesuai dengan jenisnya.

Selain itu, buku besar juga memuat informasi rinci tentang setiap transaksi. Misalnya, dalam buku besar pembelian, Anda dapat menemukan informasi berikut:

• Identitas pemasok
• Jenis barang yang dibeli
• Jumlah barang yang dibeli, dan sebagainya

Dengan adanya buku besar, Anda dapat dengan mudah menelusuri kembali transaksi tertentu di kemudian hari jika diperlukan.

Tak hanya itu, buku besar juga membantu Anda untuk memahami hal-hal berikut:

• Berapa jumlah utang Anda kepada pemasok
• Pembayaran yang belum diterima
• Pendapatan yang telah diperoleh
• Biaya yang telah dikeluarkan dalam periode akuntansi tertentu

Memiliki akun-akun buku besar yang lengkap dan teratur membantu Anda dalam menyusun neraca saldo.

Neraca saldo ini berfungsi untuk memverifikasi keakuratan pencatatan akun-akun, dan menjadi dasar dalam penyusunan laporan keuangan akhir, seperti laporan laba rugi dan neraca.

Buku besar juga membantu Anda mengetahui tingkat profitabilitas serta kondisi keuangan bisnis secara keseluruhan.

Selain itu, informasi yang tercatat dalam buku besar akan sangat membantu dalam proses audit. Sebab, Anda dapat dengan mudah menemukan transaksi seperti penjualan, pembelian, dan lainnya.

Baca Juga: Contoh Buku Besar Perusahaan Jasa dan Templatenya

Fungsi dan Manfaat Buku Besar dalam Sistem Akuntansi

1. Pencatatan Transaksi dalam Akun Terpisah

Buku besar merupakan salah satu catatan penting dalam sistem akuntansi karena mencatat berbagai transaksi ke dalam masing-masing kepala akun.

Ini mencakup akun penjualan, pembelian, persediaan, dan sebagainya.

Dengan adanya buku besar, Anda dapat melacak berbagai transaksi yang berkaitan dengan kepala akun tertentu. Selain itu, pencatatan ini juga mempercepat proses penyusunan pembukuan.

2. Penyusunan Laporan Keuangan

Tanpa buku besar, Anda tidak dapat menyusun laporan keuangan seperti Laporan Laba Rugi, Neraca, maupun laporan perdagangan.

Buku besar menyediakan rincian akun yang dibutuhkan untuk menyusun neraca saldo, yang berfungsi untuk memastikan bahwa informasi dalam buku besar telah dicatat dengan benar.

Dengan demikian, angka-angka akurat dalam neraca saldo dapat digunakan untuk menyusun laporan keuangan, seperti laporan laba rugi dan neraca.

Maka dari itu, menyusun laporan keuangan akan sangat sulit jika Anda tidak memiliki buku besar.

Sebagai pemilik usaha, Anda pun tidak akan bisa menilai likuiditas, profitabilitas, maupun posisi keuangan bisnis Anda secara keseluruhan.

3. Posisi Akhir dari Setiap Akun

Transaksi keuangan dicatat dalam buku besar perusahaan di bawah masing-masing kepala akun.

Di akhir periode akuntansi, akun-akun tersebut akan ditutup dengan menyeimbangkan sisi debit dan kredit dari akun tersebut.

Dengan begitu, Anda bisa mengetahui posisi perusahaan terkait piutang, utang, beban, pendapatan, dan penghasilan.

Misalnya, apakah ada pembayaran kepada pemasok yang belum diselesaikan atau tagihan kepada pelanggan yang belum diterima.

4. Mempermudah Proses Audit

Anda dapat memilih untuk melakukan audit internal atau menggunakan jasa auditor profesional.

Dalam hal ini, buku besar berperan sebagai catatan keuangan penting. Buku besar mencatat transaksi berdasarkan kepala akun, sehingga memberikan informasi rinci mengenai akun-akun tersebut.

Dengan pencatatan yang rapi dan terklasifikasi, proses audit dapat berjalan lebih lancar. Auditor pun lebih mudah memverifikasi kebenaran transaksi dan mengidentifikasi kesalahan material pada akun-akun tertentu.

Auditor mungkin juga akan meminta bukti pendukung seperti struk penjualan atau faktur pembelian untuk memastikan kebenaran nominal yang dicatat.

Nah, semua proses ini akan lebih mudah jika Anda sudah mempersiapkan buku besar dengan baik sebelumnya.

Baca Juga: 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya

5. Memudahkan Pelaporan Pajak

Buku besar membantu Anda mencatat semua detail transaksi bisnis selama satu periode akuntansi.

Misalnya, buku besar penjualan akan mencantumkan informasi pajak, nomor faktur, barang yang dijual, tanggal transaksi, hingga identitas pelanggan.

Informasi ini sangat berguna saat pelaporan pajak, karena Anda tidak perlu lagi mencari faktur atau mutasi rekening, sebab semua data sudah tersedia dalam buku besar.

6. Identifikasi Transaksi Tidak Wajar

Dalam satu periode akuntansi, terdapat banyak transaksi yang terjadi.

Tanpa pengelompokan yang jelas dalam buku besar, akan sulit bagi Anda untuk menemukan transaksi yang mencurigakan atau tidak wajar.

Sebagai contoh, jika Anda dikenakan harga yang lebih tinggi dari seharusnya atas suatu pembelian, akan sulit untuk mendeteksinya tanpa pencatatan yang terstruktur dalam buku besar.

7. Menilai Kesehatan Keuangan Perusahaan

Buku besar adalah dasar dalam penyusunan neraca saldo. Dari neraca saldo inilah kemudian disusun laporan keuangan akhir, seperti laporan laba rugi dan neraca.

Laporan keuangan ini menunjukkan tingkat profitabilitas dan posisi keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Dengan kata lain, Anda bisa memahami kemampuan bisnis Anda dalam menghasilkan keuntungan dan dalam memenuhi kewajiban terhadap pihak eksternal.

Baca juga: Pengertian Buku Besar Pembantu Utang Beserta Contohnya

Klasifikasi Buku Besar

Secara umum, terdapat tiga jenis buku besar yang biasa disiapkan dalam praktik akuntansi, yaitu:

1. Buku besar debitur atau buku besar penjualan

Yang pertama adalah buku besar penjualan atau buku besar debitur.

Buku ini mencatat seluruh transaksi yang terjadi antara perusahaan dan para debiturnya (pihak-pihak yang membeli barang dari perusahaan dan belum melakukan pembayaran).

Selain itu, buku besar ini juga memuat kumpulan akun yang berkaitan dengan pelanggan, menunjukkan jumlah piutang yang masih harus diterima, dan juga mencatat barang yang dikembalikan oleh pelanggan.

Beberapa informasi yang biasa dicatat dalam buku besar penjualan antara lain:

• Tanggal penjualan
• Jenis barang yang dijual
• Jumlah barang
• Nama pelanggan
• Rincian pajak

Dengan demikian, buku besar penjualan memudahkan pelacakan atas penjualan serta status pembayaran dari masing-masing pelanggan.

2. Buku besar kreditur atau buku besar pembelian

Buku besar pembelian, atau buku besar kreditur, mencatat seluruh transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan.

Selain itu, buku ini juga menunjukkan jumlah yang telah dibayarkan kepada pemasok maupun yang masih terutang.

Fungsinya adalah untuk memantau pembelian perusahaan dan memastikan ketersediaan bahan atau barang yang cukup guna mendukung proses produksi.

Buku ini juga mencatat pembayaran yang telah dilakukan kepada kreditur serta jumlah yang masih belum dilunasi.

Informasi penting yang dapat ditemukan dalam buku besar pembelian meliputi:

• Jenis dan jumlah barang yang dibeli
• Daftar pemasok
• Pembelian dalam jumlah besar

Buku ini juga berguna sebagai referensi apabila Anda perlu meninjau kembali detail pembelian di kemudian hari.

3. Buku besar umum

Buku besar umum mencakup semua akun selain dari akun penjualan dan pembelian. Untuk menyusun buku besar umum, Anda perlu menyiapkan sub-ledger yang memuat rincian dari setiap transaksi.

Buku besar umum menyajikan informasi mengenai berbagai jenis akun, yang menjadi dasar dalam penyusunan laporan keuangan seperti laporan laba rugi dan neraca.

Akun-akun yang umumnya tercatat dalam buku besar umum meliputi:

• Aset
• Liabilitas
• Ekuitas Pemilik
• Pendapatan dan Keuntungan
• Beban dan Kerugian

Buku besar umum menjadi sumber utama yang menggambarkan kondisi keuangan menyeluruh dari perusahaan.

Baca Juga: Proses dan Cara Melakukan Rekonsiliasi Buku Besar

Bentuk Buku Besar dan Contohnya

Berikut ini adalah bentuk-bentuk buku besar beserta contohnya:

Contoh buku besar bentuk T

Salah satu bentuk buku besar yang paling sederhana adalah buku besar bentuk T. Seperti namanya, bentuk buku ini seperti huruf T besar.

Sisi kanan menunjukkan sisi Kredit dan sisi kiri menunjukkan sisi Debit.

Bentuk dan fungsi buku besar ini cukup sederhana, sehingga Anda dapat dengan mudah menggunakannya.

Pada buku besar berbentuk T ini, nama akun harus diletakkan di sisi kiri atas dan kode akun diletakkan di sisi kanan atas buku besar.

	Nama Akun
	Debit			Kredit
Tanggal	Detail	Nilai	Tanggal	Detail	Nilai
	Total	0		Total	0

Contoh buku besar bentuk skontro

Buku besar bentuk skontro bisa juga disebut dengan bentuk dua kolom. Skontro sendiri memiliki arti satu sisi atau terbagi menjadi dua, yaitu kanan dan kiri atau debet dan kredit.

Langkah-langkah pembuatan buku besar bentuk skontro cukup mudah, namun tetap detail dalam setiap catatan transaksi dan nominalnya.

Buku besar jenis ini memiliki fungsi yang penting dan sering digunakan dalam perusahaan.

Tgl	Keterangan	Ref.	Debit	Date	Keterangan	Ref.	Kredit

Baca juga: 4 Jenis Buku Besar dan Panduan Mudah Menyusunnya

Contoh buku besar staffel kolom saldo tunggal

Buku besar bentuk ini biasa digunakan pada perusahaan yang memiliki jumlah transaksi yang banyak.

Kolom saldo yang terdapat pada buku besar bentuk Staffle adalah kolom saldo tunggal, yang menuliskan hasil setelah terjadi transaksi debit atau kredit.

Tgl	Keterangan	Ref.	Debit	Kredit	Saldo

Contoh buku besar staffel kolom saldo ganda

Bentuk buku ini menyerupai bentuk buku besar kolom saldo tunggal.

Namun, yang membedakan bentuk buku besar ini dengan buku besar staffel kolom tunggal, yaitu kolom saldo yang dibagi lagi menjadi 2 kolom, yaitu kolom debit dan kredit.

Tgl	Keterangan	Ref.	Debit	Kredit	Saldo
					Debit	Kredit

Baca juga: Jurnal Buku Besar Bentuk T dan Cara Membuatnya

Cara Kerja Buku Besar

Berikut penjelasan sistematis mengenai cara kerja buku besar umum:

1. Pencatatan transaksi

Langkah awal dari proses buku besar adalah mencatat setiap transaksi keuangan yang dilakukan perusahaan.

Transaksi ini pertama kali dicatat dalam jurnal, dengan mencantumkan sisi debit dan kredit sesuai prinsip sistem akuntansi berpasangan (double-entry accounting).

2. Klasifikasi data

Setelah dicatat, transaksi diklasifikasikan ke dalam akun-akun tertentu seperti aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan beban.

Proses klasifikasi ini memastikan data tersusun secara sistematis dan memudahkan pencarian serta analisis di kemudian hari.

3. Posting ke buku besar

Setelah diklasifikasikan, data dari jurnal dipindahkan atau diposting ke akun-akun yang sesuai dalam buku besar.

Proses ini mengkonsolidasikan data sehingga perusahaan mendapatkan gambaran lengkap atas aktivitas masing-masing akun.

Baca Juga: Jurnal Pembayaran Pembukuan: Contoh dan Cara Membuatnya

4. Penyusunan neraca saldo

Secara berkala, perusahaan menyusun neraca saldo dari buku besar. Proses ini mencakup penjumlahan sisi debit dan kredit dari setiap akun untuk memastikan semuanya seimbang.

Ketidakseimbangan menunjukkan adanya kesalahan pencatatan yang harus diperbaiki agar laporan keuangan akurat.

5. Entri penyesuaian

Pada akhir periode akuntansi, beberapa transaksi mungkin perlu disesuaikan, seperti beban yang masih harus dibayar atau pendapatan yang belum diterima.

Entri penyesuaian ini memastikan bahwa buku besar mencerminkan kondisi keuangan dan kinerja perusahaan secara tepat.

6. Penyusunan laporan keuangan

Setelah semua transaksi dicatat, diklasifikasikan, diposting, dan disesuaikan, buku besar menjadi dasar untuk menyusun laporan keuangan utama perusahaan: laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.

7. Audit dan review

Karena memuat seluruh data keuangan perusahaan, buku besar menjadi sumber utama dalam proses audit internal maupun eksternal.

Auditor menggunakan buku besar untuk memverifikasi keakuratan dan integritas data keuangan.

Baca Juga: Contoh Buku Besar Perusahaan Dagang dan Templatenya

Cara Membuat Buku Besar

Berikut adalah langkah-langkah dan cara membuat buku besar:

1. Mengetahui bagian-bagian dari buku besar

Langkah pertama untuk membuat buku besar adalah mengetahui bagian-bagian apa saja yang harus dimasukkan. Buku besar umum berisi tujuh jenis akun.

Setiap akun ini memiliki halamannya sendiri atau mungkin memiliki beberapa halaman, tergantung pada seberapa banyak data keuangan yang perlu Anda catat untuk setiap akun.

Mereka juga dapat memiliki buku besar ganda yang mencakup informasi seperti jumlah uang tunai yang tersedia, utang usaha, dan piutang usaha.

Selain keuntungan dan kerugian, berikut adalah akun-akun yang termasuk dalam buku besar:

Aset

Dalam akuntansi, aset adalah sumber daya yang memiliki nilai keuangan.

Aset dapat berupa aset jangka pendek atau jangka panjang, berwujud atau tidak berwujud, dan bisnis dapat menghitung nilai aset mereka dengan menambahkan kewajiban mereka ke ekuitas pemegang saham atau pemilik.

Kewajiban

Kewajiban adalah kewajiban keuangan bisnis, seperti pinjaman bank, hipotek, dan upah.

Beberapa akun liabilitas yang dimasukkan bisnis dalam buku besar adalah utang usaha, utang pinjaman jangka pendek, kewajiban yang masih harus dibayar, pendapatan yang masih harus diterima, pendapatan yang ditangguhkan, dan utang obligasi.

Ekuitas

Ekuitas mengacu pada perbedaan antara kewajiban dan aset bisnis. Ini mewakili nilai bisnis setelah dikurangi kewajibannya.

Pendapatan

Pendapatan adalah jumlah pendapatan yang diperoleh perusahaan dari menjual produk atau memberikan layanan kepada pelanggannya.

Sebuah bisnis dapat meningkatkan pendapatannya dengan menambah aset atau mengurangi kewajiban.

Beban

Biaya adalah biaya aset yang digunakan bisnis untuk menghasilkan pendapatan. Misalnya, biaya operasi bisnis, seperti untuk sewa dan utilitas, dihitung sebagai biaya.

Baca juga: Buku Besar Pembantu: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Penjurnalannya

2. Mempelajari bagian-bagian dari halaman buku besar

Masing-masing dari tujuh akun dalam buku besar memiliki setidaknya satu halaman. Pemformatan untuk setiap halaman dalam buku besar biasanya konsisten di seluruh buku besar.

Ketika memformat halaman buku besar, Anda dapat menyertakan informasi berikut ini:

• Nama akun: Tuliskan nama akun di bagian atas halaman buku besar agar mudah ditemukan.
• Nomor akun: Cantumkan nomor akun pada satu baris di bawah nama akun.
• Tanggal: Siapkan kolom tanggal agar Anda dapat melacak tanggal semua transaksi keuangan Anda.
• Penjelasan: Kolom penjelasan memberi Anda tempat untuk menamai setiap transaksi dan menyertakan detail yang diperlukan.
• Nomor referensi: Nomor referensi adalah nomor halaman dalam jurnal umum tempat Anda mencatat riwayat transaksi. Menyertakan kolom untuk nomor referensi akan memudahkan untuk menemukan di mana dalam jurnal umum Anda mencatat setiap transaksi jika Anda perlu mereferensikannya.
• Debit: Anda mencatat setiap kenaikan aset atau pengeluaran perusahaan Anda, atau penurunan kewajiban atau aset Anda, di kolom debit untuk setiap transaksi.
• Kredit: Kolom kredit berisi kenaikan pada kewajiban atau ekuitas perusahaan Anda atau penurunan pada aset atau pengeluaran Anda.
• Saldo: Pada kolom saldo di halaman buku besar, Anda mencantumkan saldo awal di sel atas spreadsheet di bawah judul saldo, dan kemudian Anda menambah atau mengurangi kredit dan debit untuk setiap transaksi menggunakan saldo awal.

Baca juga: Buku Besar Akuntansi: Definisi, Cara Penyusunan, dan Contohnya

3. Pilih metode pembukuan

Setelah Anda mengetahui akun apa saja yang akan dimasukkan ke dalam buku besar dan informasi apa saja yang harus ada di setiap halaman buku besar, pilihlah metode pembukuan Anda.

Opsi pertama adalah membuat buku besar fisik di mana Anda menulis tangan dan menghitung informasi transaksi Anda.

Pilihan lainnya adalah menggunakan salah satu dari sekian banyak software akuntansi yang tersedia di pasaran untuk membantu Anda membuat dan mengelola buku besar bisnis Anda, misalnya seperti software akuntansi Kledo.

Dengan menggunakan Kledo, Anda akan secara otomatis menyesuaikan entri Anda untuk kedua dokumen tersebut, sehingga mengurangi jumlah langkah yang perlu Anda lakukan untuk memperbarui pembukuan.

Cara membuat buku besar dengan software akuntansi Kledo

• Masuk ke beranda > klik “Laporan” > klik “Buku Besar” pada “Akuntansi”
• Pilih periode buku besar yang Anda inginkan
• Filer akun laporan buku besar
• Cek deskripsi untuk melihat detail transaksi dari masing-masing akun
• Cetak dengan format yang Anda inginkan (print, XLS, dan CSV)

Baca juga: Cara Memperbaiki Selisih Kas, Dampak, dan Jurnalnya dalam Pembukuan

Contoh Kasus Pencatatan Buku Besar

Berikut adalah contoh kasus dalam alur pencatatan buku besar pada sebuah bisnis. Dalam contoh ini, perusahaan menggunakan buku besar bentuk skontro dalam pencatatannya.

PT ABC, sebuah firma kemitraan yang terdaftar memiliki ayat-ayat berikut ini yang harus diposting dalam buku besar.

2023	Keterangan	Nilai
Jan 1	Stok awal bahan baku	320.000.000
Mei 10	Pembelian bahan baku dengan cek	900.000.000
Okt 11	Pembelian bahan baku dengan kredit dari PT XYZ	1.280.000.000
Nov 2	Pengembalian barang yang sudah terbayar ke PT XYZ	340.000.000

Seperti yang telah dibahas di atas, langkah pertama dalam proses penyusunan buku besar adalah posting. Berikut ini adalah posting buku besar PT ABC.

Memposting ayat-ayat di atas ke dalam buku besar PT ABC:

Pembelian bahan baku

		Dr			Cr
Tanggal	Keterangan	Nilai	Tanggal	Keterangan	Nilai
1.1.23	Saldo b/d	320.000.000	31.12.23	Dari PT XYZ	340.000.000
10.5.23	Ke Bank	900.000.000	31.12.23	Saldo c/d	???
11.10.23	Ke PT XYZ	1.280.000.000
1.1.24	Saldo b/d.	???

Setelah posting selesai, langkah selanjutnya adalah menyeimbangkan akun. Langkah ini akan membantu Anda menentukan saldo akhir akun buku besar untuk periode tertentu.

Dalam contoh di atas, kita perlu mengetahui saldo akhir dari transaksi Bahan baku (Ditunjukkan dengan tanda tanya (?))

Menyeimbangkan akun-akun dalam buku PT ABC

Keterangan	Nilai
Jumlah total sisi debit (320.000.000+900.000.000+1.280.000.000)	2.470.000.000
Jumlah total sisi kredit	340.000.000
Ideologi (Total Sisi Debit > Total Sisi Kredit) maka saldonya adalah	Saldo debit
Aturan 1: Aturan penyeimbangan (Saldo debit harus ditulis di sisi kredit sebagai Saldo c/d yang menjadi) [ 2.470.000.000 ( – ) 340.000.000]	Untuk menyeimbangkan c/d = 2.130.000.000 rupiah
Aturan 2: Saldo harus ditulis di kedua sisi (dalam contoh yang diberikan di atas)	Sisi Debit sebagai saldo b/d = 2.130.000.000 rupiah

Setelah menyeimbangkan, berikut ini adalah akun buku besar yang telah diselesaikan untuk transaksi Bahan Baku PT ABC:

		Dr			Cr
Tanggal	Keterangan	Nilai	Tanggal	Keterangan	Nilai
1.1.23	Ke Saldo b/d	320.000.000	31.12.23	Dari PT XYZ	340.000.000
10.5.23	Ke Bank	900.000.000	31.12.23	Dari Saldo c/d	2.130.000.000
11.10.23	Ke PT XYZ	1.280.000.000
Total		2.470.000.000	Total		2.470.000.000
1.1.24	Ke saldo b/d.	2.130.000.000

Baca juga: Download Template Pembukuan Toko Excel Gratis

Tantangan Umum dalam Pengelolaan Buku Besar

Meskipun peran buku besar sangat penting dalam sistem akuntansi, pengelolaannya tidak lepas dari berbagai tantangan.

Berikut adalah tiga contoh tantangan utama dalam pengelolaan buku besar:

1. Kesalahan manusia dan kelalaian

Meskipun dilakukan oleh tenaga profesional yang teliti, kesalahan manusia tetap sulit dihindari.

Kesalahan ketik, entri yang terlupa, atau pengelompokan transaksi yang keliru dapat merusak integritas data dalam buku besar.

Walaupun rutin meninjau buku besar dan melakukan proses rekonsiliasi, kadang bisa tetap terjadi kelalaian dalam mendeteksi kejanggalan atau salah menafsirkan data tetap yang menimbulkan ketidaksesuaian dalam laporan keuangan.

2. Transaksi kompleks dan standar akuntansi yang terus berkembang

Standar akuntansi, baik lokal maupun internasional, terus mengalami perubahan.

Mengikuti pembaruan ini dan menyesuaikan pencatatan dalam buku besar agar tetap selaras dapat menjadi tantangan tersendiri.

Beberapa transaksi seperti merger, akuisisi, atau transaksi valuta asing sangat kompleks, sehingga pencatatan yang tepat di dalam buku besar memerlukan keahlian serta ketelitian tinggi.

3. Potensi kecurangan dan penyalahgunaan

Risiko kecurangan internal, seperti manipulasi entri atau transaksi tidak sah, merupakan ancaman nyata dalam pengelolaan buku besar.

Tindakan seperti ini dapat menyebabkan ketidakakuratan data dan merusak kepercayaan pemangku kepentingan.

Jika pengendalian akses atau sistem keamanan tidak memadai, buku besar juga bisa rentan terhadap penyalahgunaan dari pihak luar.

Baca Juga: Pengertian Buku Kas, Jenis, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Praktik Terbaik dalam Pengelolaan Buku Besar

Untuk menjaga keakuratan buku besar bisnis memerlukan pendekatan yang sistematis dan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

Berikut lima praktik terbaik yang dapat Anda terapkan dalam mengelola buku besar:

1. Menyusun dan mencatat prosedur akuntansi yang jelas

Dokumentasi yang lengkap dan terstruktur membantu menciptakan konsistensi dalam tim keuangan.

Jadi, buatlah panduan standar mengenai proses pencatatan transaksi, rekonsiliasi akun, dan peninjauan entri.

2. Mencatat entri pada periode akuntansi yang tepat

Ketepatan waktu sangat penting dalam akuntansi. Semua transaksi harus dicatat pada periode saat transaksi tersebut terjadi, dengan penetapan tanggal tutup (cut-off) yang jelas.

Langkah ini menjaga konsistensi laporan keuangan dan meminimalkan koreksi pada akhir periode.

3. Melakukan rekonsiliasi secara berkala

Jangan menunggu hingga akhir periode untuk menemukan selisih atau kesalahan. Terapkan jadwal rekonsiliasi rutin untuk semua akun, terutama akun penting seperti kas dan piutang.

Rekonsiliasi berkala membantu mendeteksi dan menyelesaikan masalah sebelum berkembang menjadi kesalahan besar.

4. Mengotomatiskan entri rutin atau berulang

Otomatisasi membantu menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan menjaga konsistensi.

Gunakan perangkat lunak akuntansi yang mampu mengotomatiskan transaksi standar seperti penyusutan bulanan atau tagihan berulang.

5. Memanfaatkan perangkat lunak dan alat pelaporan akuntansi

Perangkat lunak akuntansi modern menyederhanakan pengelolaan buku besar melalui laporan real-time, validasi otomatis, dan jejak audit yang terintegrasi.

Pastikan staf dilatih dengan baik untuk memanfaatkan seluruh fitur guna meningkatkan akurasi, efisiensi, dan keamanan data keuangan.

Baca Juga: Ini Cara Tutup Buku bagi Bisnis Anda, Dijamin Mudah!

Kesimpulan

Itulah contoh buku besar dalam akuntansi beserta cara dan alur pencatatannya. Seperti yang kami bahas di awal, membuat buku besar merupakan langkah penting dalam siklus akuntansi.

Namun, membuat buku besar secara manual merupakan hal yang memakan waktu dan rentan kesalahan jika Anda tidak teliti dalam mencatat nilai transaksi.

Yang terburuk, Anda mungkin tidak akan mendapatkan data keuangan yang valid sehingga menyulitkan Anda dalam mengambil keputusan bisnis.

Sebagai solusi, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi berbasis cloud seperti Kledo yang sudah digunakan doleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis dalam mengotomatiskan proses pembukuan, termasuk membuat buku besar.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.