Pada kenyataannya, banyak pemilik toko sembako tidak melakukan pembukuan, sehingga mereka sulit mengetahui kondisi keuangan secara riil.
Jika kondisi keuangan hanya berdasar dari perkiraan, maka akan sulit menjalankan bisnis dan mendapat keuntungan darinya.
Karena itu, pembukuan adalah kegiatan wajib untuk semua pemilik toko sembako dan bisnis manapun.
Artikel ini akan membahas contoh pembukuan toko sembako sederhana dan menyediakan template yang bisa Anda unduh secara gratis.
Mengapa Pembukuan Penting untuk Toko Sembako?
Bagi pemilik toko sembako, pembukuan sering dianggap sebagai aktivitas yang rumit. Padahal, tanpa pembukuan yang rapi, akan lebih rumit lagi untuk mengelola bisnis Anda.
Berikut adalah 5 manfaat pembukuan untuk toko sembako:
1. Memantau Arus Kas Harian
Salah satu fungsi utama pembukuan adalah membantu Anda memantau arus kas secara real-time.
Dalam bisnis sembako, umumnya transaksi terjadi setiap hari dengan nominal rendah namun volume tinggi.
Dengan pencatatan yang konsisten, Anda bisa:
- Mengetahui berapa uang yang benar-benar masuk setiap hari
- Mengontrol pengeluaran agar tidak melebihi pemasukan
2. Mencegah Piutang Macet
Pembukuan membantu Anda melacak setiap transaksi, termasuk piutang pelanggan dan utang supplier.
Utang dan piutang adalah hal yang normal di bisnis sembako, apalagi karena pembeli di toko biasanya adalah orang-orang di sekitar yang sudah saling mengenal.
Namun karena hal ini, banyak juga piutang pelanggan yang lupa ditagih, berapa utang yang perlu dibayar ke supplier, dan mengetahui adanya selisih uang.
3. Dasar Pengambilan Keputusan Bisnis
Data keuangan dari pembukuan yang akurat akan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih tepat.
Contohnya:
- Menentukan harga jual berdasarkan margin dan biaya
- Mengetahui produk mana yang paling laris atau lambat terjual
- Menyusun strategi promo yang efektif
Selain itu, Anda juga bisa menghitung laba bersih secara akurat. Tanpa mengetahui laba bersih, Anda tidak benar-benar tahu apakah bisnis Anda untung atau justru hanya berputar di tempat.
4. Syarat Pengajuan Pinjaman Modal Usaha
Jika Anda berencana mengembangkan usaha, pembukuan menjadi syarat penting saat mengajukan pinjaman, termasuk program Kredit Usaha Rakyat.
Lembaga keuangan biasanya akan meminta:
- Catatan pemasukan dan pengeluaran
- Laporan laba rugi
- Riwayat arus kas bisnis
Tanpa dokumen tersebut, peluang Anda untuk mendapatkan pendanaan akan jauh lebih kecil. Pembukuan yang rapi menunjukkan bahwa bisnis Anda dikelola secara profesional dan layak dipercaya.
Baca Juga: Berapa Modal Membuka Toko Sembako? Ini Estimasinya!
Jenis-Jenis dan Contoh Pembukuan Toko Sembako
Agar pengelolaan keuangan lebih terstruktur, Anda perlu memahami jenis-jenis pembukuan yang umum digunakan dalam toko sembako.
Setiap jenis pembukuan memiliki fungsi yang berbeda, tetapi saling melengkapi.
1. Buku Kas Harian
Buku kas adalah dasar dari semua pencatatan keuangan. Di sinilah Anda mencatat seluruh pencatatan transaksi yang terjadi setiap hari.
Isi buku kas meliputi:
- Pemasukan dari penjualan
- Pengeluaran untuk belanja barang, listrik, atau operasional lainnya
Dengan buku kas, Anda bisa langsung melihat kondisi keuangan harian tanpa harus menunggu laporan bulanan.
Contoh pembukuan buku kas toko sembako:
| Tanggal | Keterangan | Pemasukan (Rp) | Pengeluaran (Rp) | Saldo (Rp) |
|---|---|---|---|---|
| 01/05 | Penjualan harian | 1.500.000 | – | 1.500.000 |
| 01/05 | Beli stok barang | – | 800.000 | 700.000 |
| 02/05 | Penjualan harian | 1.200.000 | – | 1.900.000 |
| 02/05 | Bayar listrik | – | 200.000 | 1.700.000 |
2. Buku Stok Barang Dagangan
Pencatatan stok membantu Anda memantau pergerakan barang seperti beras, minyak goreng, dan gula pasir.
Selain itu, Anda juga bisa mengurangi risiko seperti:
- Kehabisan barang laris
- Penumpukan barang yang kurang laku
- Selisih antara stok fisik dan catatan
Contoh pembukuan catatan stok barang masuk dan keluar:
| Tanggal | Nama Barang | Stok Masuk | Stok Keluar | Sisa Stok |
|---|---|---|---|---|
| 01/05 | Beras | 50 kg | 20 kg | 30 kg |
| 01/05 | Minyak goreng | 30 pcs | 10 pcs | 20 pcs |
| 02/05 | Gula pasir | 25 kg | 15 kg | 10 kg |
3. Catatan Utang kepada Supplier
Sebagian besar pemilik toko sembako bekerja sama dengan supplier sembako untuk mendapatkan barang dagangan.
Karena tidak semua pembelian dilakukan secara tunai, Anda perlu mencatat:
- Total utang yang dimiliki
- Jadwal pembayaran
- Riwayat transaksi dengan supplier
Catatan ini membantu menjaga hubungan baik dengan supplier dan menghindari keterlambatan pembayaran.
Contoh pembukuan catatan utang toko sembako:
| Tanggal | Nama Supplier | Jumlah Utang (Rp) | Jatuh Tempo | Status |
|---|---|---|---|---|
| 01/05 | Supplier A | 1.000.000 | 10/05 | Belum |
| 03/05 | Supplier B | 750.000 | 12/05 | Belum |
Baca Juga: Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya – Kledo Blog
4. Catatan Piutang dari Pelanggan
Jika Anda mengizinkan pelanggan berutang atau menggunakan sistem bon, maka Anda perlu mencatatnya juga.
Informasi yang perlu dicatat:
- Nama pelanggan
- Jumlah utang
- Tanggal transaksi dan jatuh tempo
Dengan pencatatan ini, Anda bisa mengontrol arus kas dan mengurangi risiko kerugian akibat piutang yang tidak tertagih.
Contoh pembukuan catatan piutang toko sembako:
| Tanggal | Nama Pelanggan | Jumlah Piutang (Rp) | Jatuh Tempo | Status |
|---|---|---|---|---|
| 01/05 | Pak Budi | 150.000 | 07/05 | Belum |
| 02/05 | Bu Sari | 200.000 | 08/05 | Lunas |
5. Laporan Laba Rugi Bulanan
Lapkeu (laporan keuangan) seperti laporan laba rugi memberikan gambaran menyeluruh tentang performa bisnis Anda.
Laporan ini digunakan untuk mengetahui keuntungan toko, termasuk menghitung margin keuntungan.
Laporan ini mencakup:
- Total pendapatan
- Total biaya operasional
- Perhitungan laba atau rugi
Dengan laporan laba rugi, Anda dapat:
- Memastikan bisnis berjalan dengan sehat
- Mengevaluasi kinerja bisnis setiap bulan
- Menentukan strategi pengembangan usaha
Contoh laporan laba rugi sederhana toko sembako:
| Keterangan | Jumlah (Rp) |
|---|---|
| Total Penjualan | 30.000.000 |
| Harga Pokok Barang | 22.000.000 |
| Laba Kotor | 8.000.000 |
| Biaya Operasional | 3.000.000 |
| Laba Bersih | 5.000.000 |
Baca Juga: 15 Barang di Bisnis Warung Sembako, Modal dan Cara Mengembangkan
Cara Membuat Pembukuan Toko Sembako Sederhana
Membuat pembukuan toko sembako sebenarnya mudah. Tanpa latar belakang akuntansi sekali pun, Anda bisa membuat pembukuan sederhana dengan mengikuti langkah di bawah ini:
1. Tentukan Metode Pembukuan yang Digunakan
Langkah pertama adalah memilih metode pembukuan yang paling sesuai dengan kebutuhan dan skala usaha Anda. Secara umum, ada tiga pilihan:
- Manual (buku tulis): Cocok untuk toko kecil dengan transaksi yang belum terlalu banyak.
- Spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets: Lebih fleksibel dan mudah dihitung otomatis.
- Aplikasi akuntansi seperti Kledo: Cocok jika Anda ingin pembukuan yang lebih rapi, otomatis, dan minim kesalahan.
Jika transaksi Anda sudah cukup ramai, sebaiknya mulai beralih ke aplikasi agar proses pencatatan lebih efisien dan akurat.
2. Siapkan Kolom Wajib dalam Pembukuan
Apapun metode yang Anda pilih, pastikan Anda memiliki struktur pencatatan yang jelas. Buat kolom dasar yang meliputi:
- tanggal transaksi
- Deskripsi (keterangan transaksi)
- Debet (uang masuk)
- Kredit (uang keluar)
- Saldo (sisa uang setelah transaksi)
Struktur ini akan membantu Anda memahami pergerakan arus kas dengan lebih mudah.
3. Catat Setiap Transaksi di Hari yang Sama
Biasakan untuk mencatat semua transaksi (baik penjualan maupun pengeluaran) di hari yang sama. Artinya, jika terjadi pembelian di hari ini, maka catat di hari itu juga.
Jangan menunda-nunda pencatatan transaksi. Melatih sikap disiplin akan membantu membentuk kebiasaan pembukuan yang teratur.
4. Lakukan Rekonsiliasi Mingguan
Setidaknya seminggu sekali, lakukan rekonsiliasi atau pengecekan antara catatan di buku kas dengan kondisi uang sebenarnya.
Yang perlu Anda cocokkan adalah saldo di buku, uang tunai di kas, dan saldo di rekening bank.
Dengan rekonsiliasi rutin, Anda bisa:
- Mendeteksi selisih atau kesalahan pencatatan lebih cepat
- Mencegah kebocoran uang
- Memastikan data keuangan tetap akurat
Baca Juga: 10 Tips Memulai Usaha Sembako dan Kisaran Modal yang Diperlukan
Rekomendasi Aplikasi & Template Pembukuan Toko Sembako
Seiring berkembangnya usaha, pembukuan manual sering mulai terasa tidak efisien karena banyaknya jumlah transaksi yang harus dicatat.
Di titik ini, biasanya bisnis akan mulai mencari aplikasi pembukuan untuk menyederhanakan tugas dan mempercepat waktu.
Untungnya, saat ini sudah banyak pilihan tool yang tersedia, mulai dari template sederhana hingga aplikasi pembukuan yang bisa membantu toko sembako Anda mengelola keuangan dengan lebih rapi dan otomatis.
Berikut rekomendasi yang bisa Anda pertimbangkan sesuai kebutuhan bisnis.
1. Template Excel Pembukuan Toko Sembako (Gratis & Siap Pakai)
Jika toko sembako Anda masih di tahap awal, Anda bisa menggunakan template Excel saja. Template Excel bisa Anda gunakan secara gratis dan praktis, namun menggunakannya memang membutuhkan sedikit skill.
Berikut ini adalah template Excel gratis yang bisa Anda unduh:
1 file Excel di atas terdiri dari 4 sheet pembukuan, yaitu:
- Buku kas harian
- Buku stok barang dagang
- Buku utang dan piutang
- Laporan laba rugi
Sebelum beralih ke sistem yang lebih kompleks, gunakan template Excel di atas.
2. Aplikasi Kasir Toko Kelontong (POS)
Jika transaksi sudah ramai, Anda bisa mulai menggunakan aplikasi kasir untuk mencatat penjualan secara otomatis.
Beberapa aplikasi kasir yang bisa Anda gunakan:
- Kledo POS
- BukuWarung
- Majoo
- Moka POS
Aplikasi kasir memiliki fitur manajemen stok, bisa menghasilkan laporan penjualan, serta mendukung pembayaran digital dan QRIS sehingga operasional lebih efisien.
3. Aplikasi Pembukuan UMKM Berbasis Cloud
Jika Anda ingin pembukuan yang lebih profesional, Anda bisa menggunakan software akuntansi UMKM berbasis cloud.
Software berbasis cloud artinya aplikasi tersebut berjalan di server jarak jauh, bukan di komputer lokal atau di perangkat Anda.
Artinya, Anda bisa mengaksesnya di mana saja dan kapan saja melalui perangkat apa saja, tanpa perlu menginstall sebelumnya.
Contoh aplikasi pembukuan:
- Kledo
- MYOB
- QuickBooks
- Bee Accounting
Tips: Jika bisnis baru mulai, gunakan pembukuan manual/Excel. Jika transaksi mulai naik, gunakan aplikasi kasir. Lalu jika ingin scale up bisnis, gunakan sistem pembukuan terintegrasi.
Baca Juga: 9 Strategi Kelola Stok Bisnis Retail Paling Efektif
Kesimpulan
Jadi, itulah penjelasan kami mengenai pembukuan. Pembukuan adalah kegiatan yang sangat membantu toko sembako dalam mengelola keuangan dan berkembang.
Jika pembukuan dirasa terlalu sulit, Anda bisa menggunakan template yang sudah kami sediakan di atas atau beralih ke software yang mempermudah pembukuan Anda seperti aplikasi pembukuan Kledo.
Dengan Kledo, pembukuan toko sembako Anda bisa menjadi lebih efisien dan minim kesalahan dengan fitur pencatatan otomatis, laporan keuangan, hingga manajemen stok barangnya.
Rasakan sendiri bagaimana Kledo bisa mempermudah toko sembako Anda. Coba sekarang lewat tautan ini!
- Apa Itu Bill of Lading? Jenis, Isi, dan Contohnya - 21 April 2026
- Download Template Contoh Pembukuan Toko Sembako Excel - 21 April 2026
- Contoh Pembukuan Usaha Jasa & Laporan Keuangan Lengkap - 20 April 2026