Estimasi Biaya dalam Manajemen Proyek: Manfaat, Metode, dan Contohnya

Estimasi biaya adalah prosedur penting dalam manajemen proyek. Faktanya, estimasi biaya menjadi dasar untuk menetapkan dan mengelola anggaran proyek.

Biaya pada awalnya diperkirakan pada saat dimulainya proyek atau sebelum proyek dimulai. Kami melakukan estimasi biaya proyek secara teratur. Mengapa? Untuk memperhitungkan informasi baru atau penyesuaian pada ruang lingkup atau jadwal.

Pada artikel ini Anda akan mengetahui lebih jauh tentang apa itu estimasi biaya, mengapa hal itu penting, dan bagaimana Anda dapat memperkirakan biaya proyek secara akurat.

Apa itu Estimasi Biaya?

Estimasi biaya, menurut definisi, adalah praktik memprediksi total biaya akhir dari sebuah proyek yang memiliki ruang lingkup estimasi biaya proyek yang telah diuraikan.

Ini adalah bagian mendasar dari manajemen biaya proyek (disiplin yang digunakan oleh manajer proyek sejak tahun 1950 untuk mengelola biaya). Estimasi biaya memvalidasi anggaran proyek dan memungkinkan pemantauan dan pengendalian biaya proyek ketika proyek sedang berlangsung.

Perkiraan biaya proyek kemudian disebut sebagai estimasi biaya atau harga yang direncanakan. Estimasi biaya mencakup semua biaya proyek dan cukup sulit untuk diramalkan, karena ruang lingkup proyek adalah fenomena yang selalu berubah.

Baca juga: Jenis Metode Penghapusan Piutang dan Contoh Jurnalnya

Mengapa Estimasi Biaya Penting dalam Manajemen Proyek?

Ada banyak alasan mengapa estimasi biaya merupakan bagian tak terpisahkan dari manajemen proyek.

Estimasi biaya mencerminkan apakah proyek tersebut layak secara finansial.

Pertama-tama, estimasi biaya yang akurat sangat penting untuk memutuskan apakah proyek tersebut layak atau tidak untuk perusahaan saat ini.

Dalam hal ini, estimasi biaya menjawab apakah proyek dapat diselesaikan dengan sumber daya yang tersedia dalam jangka waktu tertentu dan masih memberikan nilai bagi organisasi.

Estimasi biaya membantu untuk tetap sesuai jadwal dan sesuai rencana

Pada akhirnya, estimasi proyek yang baik penting untuk memastikan bahwa upaya aktual, setelah proyek berjalan, sesuai dengan perkiraan target yang telah ditetapkan di awal proyek semaksimal mungkin. Dengan demikian, estimasi adalah salah satu pilar dasar untuk menjaga ekspektasi klien dan keuntungan perusahaan Anda.

Terlepas dari Anda menggunakan metode PMI, PRINCE2 atau yang lainnya untuk kontrol proyek atau Scrum, Waterfall, dll. untuk eksekusi proyek, perkiraan pekerjaan yang akan dilakukan akan selalu menjadi dasar untuk proyek Anda.

Baca juga: Pengertian Manajemen Biaya Proyek, Tahapan, dan Fungsinya

Apa Saja Metode yang Bisa Digunakan dalam Estimasi Biaya Proyek?

Bergantung pada jenis dan ukuran proyek Anda, ekspektasi pemangku kepentingan, metode penagihan, dan faktor terkait proyek lainnya, berbagai teknik dan alat bantu dapat digunakan untuk membuat perkiraan yang tepat tentang harga proyek.

Berikut adalah beberapa metode yang biasa digunakan dalam pengelolaan estimasi beserta contoh sederhananya:

1. Estimasi analogis

Estimasi analogis menggunakan satu atau lebih proyek serupa di masa lalu untuk memperkirakan durasi atau biaya proyek Anda saat ini.

Hal ini digunakan ketika informasi mengenai proyek yang akan direncanakan terbatas. Estimasi analog dianggap “top-down” dan umumnya tidak seakurat teknik estimasi lainnya jika hanya digunakan satu kali.

Sebagai contoh, jika biaya untuk mengembangkan website 2 halaman adalah 100.000 beberapa bulan yang lalu dan Anda bertanggung jawab untuk mengembangkan website 2 halaman yang baru, Anda memperkirakan biayanya adalah 100.000.

Anda juga dapat menyimpulkan bahwa mengembangkan website 4 halaman akan membutuhkan biaya 200.000 untuk membangunnya.

2. Perkiraan bottom-up / Work Breakdown Structure (WBS) / Perincian aktivitas

Ini adalah metode yang melibatkan pemecahan masalah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil yang lebih mudah dikelola sampai memungkinkan untuk memperkirakan dengan akurasi manual yang wajar.

Bergantung pada akurasi yang diperlukan, hal ini dapat dipecah menjadi setiap tugas individu atau digabungkan ke tingkat yang lebih tinggi dari paket kerja atau tonggak pencapaian.

Biaya individu dari setiap paket pekerjaan kemudian dijumlahkan untuk membentuk estimasi proyek dari bawah ke atas.

Estimasi “bottom-up” biasanya membutuhkan waktu yang paling lama untuk dipersiapkan, tetapi asalkan detail komponen yang memadai diperhitungkan, teknik estimasi proyek ini dapat memberikan tingkat akurasi tertinggi dan dapat diotomatisasi dengan kecerdasan buatan.

Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Proyek, Pengertian, dan Cara Membuatnya

3. Estimasi top-down

Estimasi top-down adalah kebalikan dari pendekatan bottom-up. Intinya, menggunakan metode ini berarti Anda memiliki proyek dengan harga tetap atau mengetahui berapa biaya yang dibutuhkan untuk setiap milestone tertentu berdasarkan pengalaman Anda dengan proyek-proyek sebelumnya.

Tantangan dari pendekatan ini adalah Anda harus memecah proyek menjadi beberapa tugas dengan cara yang menguntungkan bagi bisnis, yang sering kali sulit dilakukan tanpa memahami bagaimana setiap aktivitas memengaruhi keuangan Anda dan garis dasar proyek.

Estimasi top-down diterapkan dalam situasi ketika akun eksekutif menjual proyek dan manajer proyek dilibatkan untuk menemukan keseimbangan yang sempurna antara ekspektasi klien dan tujuan bisnis.

Yang penting dalam hal ini adalah mengalokasikan sumber daya secara cerdas, mampu membandingkan penawaran awal dengan rencana dan realisasi, serta memastikan Anda tidak melewati batas rencana awal.

4. Estimasi tiga titik

Estimasi tiga titik adalah salah satu teknik termudah karena tidak hanya dapat meningkatkan akurasi estimasi proyek secara signifikan, tetapi seluruh pendekatan ini juga memudahkan lebih dari satu ahli untuk memberikan masukan.

Teknik ini mirip dengan estimasi bottom-up namun lebih akurat dan lebih baik digunakan pada tingkat yang lebih tinggi.

Estimasi 3 titik, juga dikenal sebagai PERT (Project Evaluation and Review Technique), memberikan kisaran estimasi proyek dan menghitung rata-rata tertimbang dari kisaran tersebut. Ini berarti bahwa 3 titik data, “kasus terbaik”, “kasus yang paling mungkin” dan “kasus terburuk”, harus selalu disediakan untuk setiap bagian dari estimasi.

• Kasus Terbaik – Apa skenario yang paling optimis untuk membangun X?
• Kasus Paling Mungkin – Apa skenario yang paling mungkin untuk membangun X?
• Kasus Terburuk – Apa skenario yang paling pesimis untuk membangun X?

Keuntungan dari metodologi ini adalah bahwa secara psikologis akan lebih mudah untuk memberikan angka dalam suatu rentang dan memulai dengan kasus terburuk sering kali mengarah pada lebih sedikit resistensi. Teknik ini juga mengurangi risiko perkiraan yang berlebihan.

Sebagai contoh dalam kasus contoh website 2 halaman di atas, kita dapat mengatakan bahwa biaya yang paling optimis untuk menyelesaikannya adalah 80.000, kasus yang mungkin terjadi adalah 100.000, dan yang paling mahal adalah 200.000.

Tanpa membahas secara detail perhitungan ini, dengan menggunakan 3 poin, ini akan setara dengan perkiraan 114.000.

Baca juga: Akuntansi Proyek: Pengertian, Prinsip, Manfaat, dan Bedanya dengan Akuntansi Standar

5. Estimasi parametrik

Estimasi parametrik mirip dengan estimasi analog, namun memberikan tingkat akurasi yang lebih tinggi karena sifat statistik dari teknik estimasi.

Pada dasarnya, estimasi parametrik ditentukan dengan mengidentifikasi biaya unit atau durasi dan jumlah unit yang diperlukan untuk proyek atau aktivitas. Pengukuran harus dapat diukur agar akurat.

Misalnya, jika saya membutuhkan waktu dua jam untuk memotong rumput di halaman seluas satu hektar minggu lalu dan minggu ini saya akan memotong rumput seluas empat hektar, saya dapat memperkirakan bahwa saya membutuhkan waktu delapan jam untuk memotong rumput.

Namun, jika satu jam pertama dihabiskan untuk mengangkut traktor dan mempersiapkannya untuk memotong rumput, maka estimasi tersebut perlu ditingkatkan secara tepat: 1 jam untuk mengangkut dan kemudian empat jam untuk memotong rumput, dengan total lima jam.

6. Estimasi berbasis ukuran / story points / poin fungsi / poin kasus penggunaan

Cara umum untuk memahami teknik berbasis ukuran adalah dengan menghitung estimasi berdasarkan penggunaan rumus yang berasal dari data historis.

Untuk mendapatkan makna dari jenis poin ini, yang merupakan ukuran sewenang-wenang, perlu untuk melihat kembali ke data historis untuk mendapatkan berapa jam yang membentuk satu poin.

Jika tidak ada data historis, maka dapat dimulai dari garis dasar standar dari data industri hingga data yang cukup terkumpul dalam organisasi.

Misalnya, berdasarkan jumlah story point yang ditetapkan untuk satu cerita pengguna, dapat ditelusuri kembali berapa jam rata-rata yang diperlukan untuk mengembangkan satu poin.

Dengan demikian, estimasi lengkap untuk proyek dapat diberikan jika seluruh backlog diketahui sebelum proyek dimulai.

Seringkali tidak mungkin untuk mengetahui seluruh cakupan backlog, tetapi versi awal dari backlog tersebut dapat memberikan indikasi yang baik tentang keseluruhan proyek meskipun mungkin tidak 100% akurat.

Baca juga: Pengertian RAB (Rencana Anggaran Biaya), Fungsi, dan Contohnya

Alasan Utama Mengapa Estimasi Biaya Proyek Tidak Akurat

Sering kali, estimasi biaya proyek ternyata meleset dari perkiraan. Alasan utamanya adalah waktu pembuatannya – selama fase proposal – yaitu ketika Anda mengetahui paling sedikit tentang proyek, ditambah banyak faktor lain yang mengganggu kualitas estimasi biaya.

Jebakan umum yang perlu diwaspadai yang dapat merusak keakuratan dan keandalan estimasi Anda adalah:

1. Prediksi yang terlalu jauh

Manajer proyek yang berpengalaman tahu bahwa setiap estimasi adalah estimasi prematur jika dibuat jauh-jauh hari, katakanlah untuk memprediksi anggaran tiga tahun ke depan.

Hal ini segera berubah menjadi perkiraan tebakan yang tidak akan relevan lagi.

2. Kurangnya keahlian dalam proyek serupa

Tidak dapat disangkal bahwa estimasi biaya yang lebih baik diperoleh dari pengalaman pada inisiatif yang serupa.

Proyek serupa menginformasikan keputusan estimasi Anda berikutnya dengan memberi Anda pemahaman yang lebih jelas tentang bagaimana proyek baru dapat dicakup dengan lebih baik dan tonggak mana yang membutuhkan waktu lebih lama dari biasanya.

3. Kurangnya persyaratan

Memiliki gambaran tentang proyek tidaklah cukup. Untuk memberikan estimasi yang akurat, setiap elemen dalam proyek harus ditentukan sesuai permintaan klien.

Terus berdiskusi dengan klien akan membantu Anda memecah proyek menjadi bagian-bagian pekerjaan yang dapat dikelola dan memastikan bahwa Anda tidak melewatkan ekspektasi siapa pun.

Baca juga: Download Contoh Laporan Proyek, Cara Membuatnya, dan Tipsnya

4. Membagi satu tugas ke beberapa sumber daya

Ketika lebih dari satu orang mengerjakan sebuah tugas, proses yang jelas harus ditetapkan, yang pada gilirannya membutuhkan waktu perencanaan dan manajemen tambahan, yang sering kali tidak diperhitungkan.

Hal ini tidak hanya membuat tugas menjadi lebih lama, namun juga meningkatkan kemungkinan tenggat waktu dan perkiraan yang meleset.

Pada akhirnya, satu tugas yang dibagi di antara beberapa anggota tim ternyata lebih mahal daripada yang Anda pikirkan sebelumnya.

5. Terlalu optimis dalam memperkirakan sumber daya

Efisiensi total di tempat kerja adalah utopia yang kita semua ingin percayai. Akan selalu ada “waktu mati” atau pekerjaan tak terduga yang tidak dapat ditagih.

Angka yang lebih masuk akal untuk ditargetkan adalah 70-80%. Jangan lupa untuk memasukkan hal itu saat menentukan proyek Anda berikutnya.

Cara Melakukan Estimasi Biaya Proyek Secara Akurat

Ada 5 langkah yang bisa Anda lakukan untuk memastikan bahwa Anda memperkirakan biaya proyek secara akurat. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

• Membuat daftar tugas yang harus diselesaikan dan bahan yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya
• Tentukan dan tetapkan sumber daya untuk tugas-tugas yang sesuai dengan kemampuan tim Anda
• Menghitung durasi tugas untuk mengembangkan jadwal proyek
• Menentukan biaya proyek dengan menggunakan teknik estimasi yang dipilih
• Melacak anggaran secara real-time dengan menggunakan alat bantu untuk estimasi biaya proyek

Mari kita lihat lebih dekat setiap langkah ini secara mendetail:

1. Buat daftar tugas yang harus diselesaikan dan bahan yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya

Langkah pertama yang harus Anda lakukan untuk memperkirakan biaya proyek secara akurat adalah memahami sumber daya dan tugas yang Anda perlukan.

Untuk melakukan hal ini, cara termudah adalah dengan membagi pekerjaan menjadi beberapa tugas yang lebih kecil dan berbeda.

Sebagai contoh, jika perusahaan Anda harus membuat website dari nol, Anda perlu menguraikan tugas-tugas berikut ini untuk setiap tahap proyek:

• Penelitian/perencanaan
• Desain
• Pengembangan back-end dan front-end
• Copywriting
• Pengujian atau perbaikan bug
• Peluncuran

Tentu saja, daftar tugas akan bervariasi tergantung pada proyek. Namun, tahap pertama akan membagi proyek menjadi beberapa pekerjaan yang berbeda.

Hal ini mempermudah untuk menentukan berapa biaya masing-masing pekerjaan setelah menugaskannya kepada anggota tim dengan tarif per jam.

Ada dua cara untuk melakukan ini. Pertama, Anda harus memastikan bahwa Anda dan klien Anda memiliki pemahaman yang sama. Kedua, Anda harus memastikan ruang lingkup pekerjaan Anda secara akurat mencerminkan apa yang mereka inginkan dari proyek.

Tidak semua estimasi menghasilkan proyek yang akan Anda kerjakan. Namun, jika klien mempekerjakan Anda, Anda akan senang karena estimasi biaya Anda akurat ketika tiba saatnya untuk mengirimkan faktur.

Baca juga: Biaya Standar (Standard Costing): Pengertian, Cara Hitung, & Bedanya dengan Actual Costing

2. Tentukan dan tetapkan sumber daya untuk tugas-tugas yang sesuai dengan kemampuan tim Anda

Hal berikutnya yang perlu Anda lakukan adalah memastikan Anda memiliki cukup personel dengan keahlian yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut.

Untuk menyelesaikan sebuah proyek, Anda harus memiliki waktu yang diperlukan dan jumlah orang yang sesuai.

Hal ini bergantung pada kekuatan tim. Mengetahui apakah tim memiliki waktu untuk mengerjakan proyek tambahan atau tidak adalah salah satu tantangan utama yang dihadapi oleh para pemimpin tim. Hal ini mungkin disebabkan oleh perencanaan kapasitas yang tidak memadai.

Perencanaan membantu menilai apakah ada individu yang cukup tersedia untuk menyelesaikan sebuah proyek. Hal ini terutama didasarkan pada ketersediaan dan keahlian.

3. Hitung durasi tugas untuk mengembangkan jadwal proyek

Kelelahan akan terjadi jika tim Anda bekerja dengan kapasitas penuh. Tingkat utilisasi 80% sangat bagus karena memberi staf Anda waktu ekstra untuk menyelesaikan aktivitas lain.

Jadi, sangat penting untuk memperkirakan biaya proyek secara realistis saat menentukan berapa lama setiap aktivitas dan proyek secara keseluruhan akan berlangsung. Hal ini untuk kepentingan proyek Anda dan, yang lebih penting lagi, tim Anda.

Memanfaatkan pelacakan waktu adalah salah satu metode yang disukai untuk melakukan hal ini.

Ini adalah praktik pencatatan jam kerja karyawan. Jumlah jam yang dihabiskan untuk aktivitas atau proyek kemudian digunakan untuk menentukan berapa jam yang dapat ditagih kepada klien.

Ini juga merupakan cara yang aman bagi manajer untuk menentukan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu dan di mana seorang karyawan menghabiskan waktu mereka.

4. Tentukan biaya proyek menggunakan teknik estimasi yang dipilih

Jika organisasi Anda telah melacak proyek-proyek sebelumnya yang serupa, Anda dapat menggunakan catatan tersebut untuk memeriksa berapa lama waktu yang dibutuhkan dan berapa biayanya.

Hubungi tim Anda dan mintalah bantuan mereka untuk hal ini. Mereka dapat membantu Anda menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas karena Anda perlu membuat perkiraan yang tidak tepat jika tidak ada fakta.

Selalu jujur saat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan dalam daftar Anda. Jika Anda tidak memberikan waktu yang cukup untuk setiap tugas, margin keuntungan proyek Anda bisa berkurang.

Baca juga: Pengertian Proyeksi Pendapatan, Cara dan Metode Penghitungannya

5. Melacak anggaran secara real-time dengan menggunakan alat bantu untuk estimasi biaya proyek

Terakhir, setelah proyek berjalan, sangat penting untuk melacaknya.

Biasanya proyek mengalami hambatan. Jika Anda tidak mengikuti perkembangannya, proyek bisa saja melenceng dari rencana dan membuat anggaran Anda membengkak.

Memantau pengeluaran Anda juga dapat membantu Anda dalam menentukan seberapa menguntungkan sebuah proyek setelah selesai.

Pastikan Anda menggunakan tools untuk memudahkan Anda memantau setiap pengeluaran dan anggara proyek secara transparan. Salah satu tools yang bisa Anda gunakan adalah software akuntansi online Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Contoh Membuat Estimasi Biaya Proyek

Katakanlah sebuah bisnis sedang mencari seseorang untuk menyelesaikan sebuah proyek dan mereka menginginkan sebuah estimasi. Untuk melakukan hal ini seakurat mungkin, bisnis Anda, “Bisnis X”, akan menggunakan estimasi biaya proyek.

Pertama-tama, Anda harus membuat daftar semua komponen yang dibutuhkan proyek konstruksi Anda. Untuk menentukan biaya, kumpulkan semua dokumentasi manajemen proyek konstruksi Anda. Ini termasuk rencana, desain, spesifikasi, serta cetak biru dan izin.

Cantumkan biaya administrasi, biaya pembiayaan, dan biaya hukum dalam dokumentasi Anda. Cantumkan juga biaya teknik, asuransi, dan komponen biaya lainnya.

Saatnya menggunakan struktur rincian kerja atau work breakdown structure (WBS) untuk membuat daftar semua aktivitas yang terlibat dalam proyek bangunan Anda. Anda akan menentukan hal-hal berikut ini:

• Biaya tenaga kerja
• Biaya langsung
• Biaya tidak langsung yang terkait dengan setiap aktivitas dalam jadwal proyek Anda

Kontraktor dapat memperkirakan harga untuk setiap aktivitas bangunan. Mereka melakukannya untuk menghasilkan proposal yang tepat untuk proses penawaran konstruksi.

Untuk itu, mereka akan menggunakan berbagai metodologi estimasi biaya, seperti estimasi dari bawah ke atas.

Total biaya kemudian dihitung dengan menggabungkan biaya-biaya ini. Biaya keseluruhan proyek kemudian dihitung dengan menambahkan total biaya yang telah disebutkan sebelumnya.

Baca juga: Proyeksi Arus Kas: Pengertian, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya

Kesimpulan

Menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai ruang lingkup, dan sesuai anggaran adalah salah satu komponen paling penting dari pekerjaan proyek yang efektif. Hal ini terlepas dari apakah Anda bekerja di bidang desain, pengembangan, teknik, atau industri layanan profesional lainnya.

Hal ini membutuhkan perencanaan, perkiraan, dan pelacakan kemajuan yang cermat. Manajer proyek dapat menggunakan metode estimasi biaya proyek untuk membantu proyeksi ini. Dengan demikian, hal ini juga dapat menciptakan hasil akhir yang lebih baik bagi klien mereka.

Memperkirakan biaya proyek melibatkan penentuan berapa banyak sumber daya yang Anda perlukan. Seringkali, estimasi biaya proyek ini dinyatakan dalam bentuk jumlah uang yang harus dibayarkan. Namun, nilai alternatif, seperti hari kerja, juga dapat digunakan jika nilai uang tidak sesuai atau tidak relevan.

Pastikan juga Anda mengelola pengeluaran dan anggaran proyek secara lebih efisien dan transparan menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.