Inventory Control: Pengertian, Metode, Manfaat, dan Langkah Prosesnya

Inventori atau persediaan menjadi salah satu komponen paling penting untuk bisnis apa pun. Mengawasi inventory dengan cermat dapat menjadi keuntungan strategis yang Anda butuhkan untuk kesuksesan bisnis Anda. Inilah sebabnya mengapa manajemen inventaris dan inventory control harus menjadi prioritas bagi semua bisnis.

Sementara di atas kertas sebagian besar pemilik bisnis memahami pentingnya dan urgensi mencatat inventaris secara konsisten, namun dalam praktiknya, masih banyak bisnis yang mengalami kurangnya informasi dan pengetahuan dan setengahnya benar-benar tidak memiliki praktik pengelolaan persediaan apapun.

Ketika kita berbicara tentang menjaga inventaris atau manajemen inventaris, konsep populer yang muncul adalah inventory control.

Dalam artikel ini, kami memberi tahu Anda apa itu inventory control dan mengapa itu harus dilakukan. Kami juga akan memberi Anda proses langkah demi langkah tentang cara mengontrol inventori.

Apa it Inventory Control?

Invmtory control adalah proses memantau & mengelola inventaris dan gudang perusahaan dengan menjaga stok pada tingkat yang diinginkan.

Ini mengontrol semua aspek inventaris mulai dari pembelian, penerimaan, pergudangan, pengiriman, pelacakan, perputaran, dan pemesanan ulang.

Peran kunci dari inventory control adalah manajemen rantai pasokan, yang berhubungan dengan perkembangan berbagai jenis persediaan, seperti bahan baku, persediaan barang dalam proses, barang jadi, dll selain tenaga kerja, dan biaya mesin ke tempat organisasi atau klien mengkonsumsi barang-barang.

Untuk lebih jelasnya kita akan bahas di bawah ini:

Inventory control dan manajemen persediaan

Meskipun keduanya berurusan dengan aspek inventaris, inventory control berbeda dari manajemen inventaris. Inventory control bekerja dengan inventaris yang sudah ada di gudang distributor.

Ini membutuhkan mengetahui produk apa yang ada di inventaris Anda dan di mana lokasinya di dalam gudang Anda. Ini memastikan persediaan tetap dalam kondisi baik dan diatur dengan cara yang meminimalkan biaya.

Manajemen persediaan mencakup proses bisnis pengisian dan forecasting produk. Manajemen mencakup kapan harus memesan ulang produk dan berapa banyak produk yang harus dipesan, untuk menghindari kehabisan stok atau menyimpan terlalu banyak persediaan.

Ini memastikan bahwa persediaan yang tepat berada di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam jumlah yang benar. Anda dapat mencapai manajemen inventaris yang lebih baik ketika Anda meningkatkan kontrol inventaris Anda.

Baca juga: Pengertian Lengkap Moving Average dalam Manajemen Persediaan

Hubungan Production Planning dengan Inventory Control

Produksi dan pengendalian persediaan (inventory control) memiliki hubungan yang erat dalam manajemen operasional suatu perusahaan.

Berikut adalah bagaimana hubungan antara perencanaan produksi (production planning) dengan pengendalian persediaan:

Optimasi produksi

Perencanaan produksi yang baik mempertimbangkan tingkat permintaan pelanggan dan kapasitas produksi yang ada.

Dengan memiliki informasi yang akurat tentang permintaan yang diharapkan, perusahaan dapat merencanakan produksi secara efisien.

Ini membantu dalam menghindari produksi berlebih yang dapat menyebabkan penumpukan persediaan.

Koordinasi produksi dengan persediaan

Perencanaan produksi harus selaras dengan pengendalian persediaan. Produksi yang berlebih dapat menghasilkan stok yang tidak perlu dan meningkatkan biaya persediaan.

Di sisi lain, produksi yang kurang dapat menyebabkan kekurangan persediaan yang dapat mengganggu kelancaran operasi dan layanan pelanggan.

Baca juga: Rumus dan Cara Menghitung Persediaan Awal dengan Mudah

Just In Time (JIT) dan persediaan minimum

Konsep Just In Time (JIT) dalam produksi bertujuan untuk mengurangi persediaan dengan melakukan produksi hanya ketika dibutuhkan.

Ini mengandalkan sistem persediaan minimum yang mengharuskan produksi sesuai dengan permintaan aktual. Perencanaan produksi harus berkoordinasi dengan JIT dan strategi pengendalian persediaan minimum.

Pemantauan permintaan dan persediaan

Informasi tentang permintaan aktual dan tingkat persediaan membantu dalam mengidentifikasi pola konsumsi pelanggan dan menghitung kebutuhan persediaan yang akurat.

Perencanaan produksi harus mampu merespons perubahan ini untuk menghindari stok berlebih atau kekurangan.

Rencana produksi jangka pendek dan panjang

Perencanaan produksi jangka pendek dan panjang harus mempertimbangkan siklus produksi dan waktu pengiriman bahan baku. Ini membantu dalam menjaga ketersediaan bahan baku yang diperlukan dan menghindari kelangkaan.

Baca juga: 12 Kesalahan Dasar Akuntansi Pada Bisnis Yang Wajib Dihindari

Mengapa Bisnis Memerlukan Inventori?

Tabel di bawah ini menjelaskan berbagai jenis inventaris dan alasan mengapa persediaan tersebut dipegang oleh bisnis.

Bahan baku	Alasan untuk menyimpan bahan baku adalah untuk mendapatkan keuntungan harga yang tersedia untuk pembelian massal atau pada bahan baku musiman yang dapat diperoleh hanya selama musim panen.
Inventori work-in-progress	Alasannya adalah untuk menyeimbangkan aliran produksi. Katakanlah jika ada pesanan batch yang membutuhkan jenis bahan baku yang sama, dapat dialihkan dari pesanan batch yang telah ditunda oleh manajemen untuk waktu tertentu sehingga tidak mempengaruhi aliran produksi.
Komponen readymade	Sebuah perusahaan biasanya tidak menghasilkan setiap komponen yang masuk ke dalam produk. Terkadang mereka membeli komponen readymade yang tersedia di pasar. Dalam situasi seperti itu, menjadi perlu bagi perusahaan untuk menyimpan stok persediaan siap pakai yang diperlukan dalam produksi produk akhir.
Barang jadi	Sebuah perusahaan menyimpan barang jadi selama masa tunggu sampai menemukan pelanggannya. Dalam beberapa kasus, lebih banyak saham diadakan untuk menciptakan permintaan untuk produk dan mendapatkan harga tinggi untuk produk.

Dari atas, cukup jelas bahwa karena berbagai alasan, Anda perlu menyimpan persediaan atau inventori dalam bisnis.

Dalam proses ini, berapa banyak untuk saham adalah pertanyaan penting yang perlu dijawab. Inilah sebabnya mengapa kontrol inventaris memainkan peran penting.

Baca juga: Download Kartu Persediaan Barang, Pengertian, dan Komponennya

Manfaat Inventory Control

Manfaat inventory control meluas dari pengurangan biaya hingga kepuasan pelanggan. Kontrol inventaris yang baik menghemat waktu, sumber daya, dan uang bisnis Anda.

Perusahaan Anda dapat memperoleh keuntungan penjualan yang signifikan, tetapi tanpa kendali atas inventaris Anda, profitabilitas bisnis Anda akan terganggu.

Berikut adalah beberapa manfaat inventory control untuk bisnis Anda.

Kontrol kualitas

Memiliki sistem manajemen inventaris memungkinkan Anda menerapkan imventory control yang lebih baik. Jika Anda dapat melacak dan mengelola semua aspek stok Anda, Anda dapat mengontrol kualitas dengan lebih baik.

Semakin lama Anda menyimpan inventaris, semakin besar kemungkinannya untuk rusak. Anda dapat menghindarinya dengan memastikan bahwa stok dirotasi melalui gudang Anda.

Control inventory juga memungkinkan Anda melacak kualitas stok yang Anda terima dari pemasok.

• Seberapa sering Anda mengembalikan produk tertentu?
• Seberapa sering yang barang dikembalikan dikirim kembali karena rusak atau memiliki cacat lainnya?

Melihat bagaimana produk bergerak melalui inventaris Anda dapat menunjukkan masalah apa pun, dan membantu Anda menghilangkan penghapusan.

Kontrol organisasi

Inventory control berarti Anda memiliki kontrol organisasi dalam bisnis Anda. Ruang stok yang terorganisir dengan baik memungkinkan Anda mengelola barang dagangan dan memaksimalkan investasi Anda dalam inventaris fisik.

Aspek kontrol persediaan ini sangat penting untuk mengetahui di mana stok Anda berada dan kemanfaatan yang dapat Anda gunakan untuk mengaksesnya.

Inventory control dalam hal organisasi stok Anda sangat penting untuk menjalankan perusahaan Anda dengan benar.

Ini akan memastikan bahwa Anda memiliki unit yang cukup untuk memenuhi pesanan dan memiliki stok pengaman. Kontrol inventaris yang efektif juga akan membantu Anda menghindari stok mati atau kelebihan stok.

Stok pengaman berfungsi sebagai penyangga untuk mengurangi risiko suatu barang kehabisan stok. Dead stock adalah persediaan yang tidak laku.

Baca juga: Mengenal Fraud Dalam Keuangan dan Cara Mengatasinya

Akurasi akuntansi

Menyimpan catatan inventaris yang akurat sangat penting untuk pengelolaan aset Anda. Ini juga akan membantu Anda jika terjadi audit. Mengetahui apa yang Anda miliki dalam aset memungkinkan Anda untuk mengetahui kerusakan Anda secara keseluruhan dan memahami nilai perusahaan Anda.

Aturan akuntansi keuangan dan peraturan pajak mungkin mengamanatkan perusahaan Anda untuk memiliki akun inventaris fisik. Semua stok harus memiliki nomor dan harga yang benar dalam sistem inventaris dan software akuntansi Anda.

Ini akan memastikan perusahaan Anda dapat menjalani audit tanpa mempertanyakan integritas akuntansi bisnis Anda.

Untuk proses inventory control dan pembukuan yang lebih praktis, Anda bisa menggunakan Kledo sebagai software akuntansi Anda.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terlengkap mulai dari pembukuan, perpajakan, manajemen gudang, manajemen stok dan aset, pembuatan faktur dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya

Tantangan Inventory Control

Inventory control sangat penting untuk operasi bisnis yang efektif namun juga bisa datang dengan berbagai tantangan.

Mungkin tampak sulit untuk menemukan waktu dan sumber daya, dan mengembangkan gambaran lengkap inventaris Anda, terutama jika Anda memiliki perusahaan yang lebih besar atau beberapa lokasi inventaris.

Namun, tantangan ini dapat diatasi untuk memastikan kontrol yang efektif atas inventaris Anda.

Cara terbaik untuk mengelola semua tantangan ini adalah dengan mengotomatiskan proses pengendalian inventaris Anda.

Di bawah ini adalah beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi.

Menemukan waktu dan sumber daya

Melakukan manajemen persediaan secara manual membutuhkan sumber daya yang cukup besar. Uang dan jam staf diperlukan untuk pengendalian inventaris manual.

Namun, jika Anda tidak memprioritaskan kontrol inventaris, Anda akan kehilangan lebih banyak waktu dan uang di kemudian hari. Luangkan waktu untuk menerapkan jadwal reguler untuk didedikasikan untuk pengendalian persediaan. Juga, pastikan untuk memasukkan kontrol inventaris dalam anggaran Anda.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Sistem Pembukuan Double Entry dalam Akuntansi

Visibilitas

Perusahaan dengan stok besar, pergudangan kompleks, atau yang menjual di banyak saluran dapat memiliki banyak bagian yang bergerak ke inventaris mereka. Ini dapat menciptakan tantangan dengan visibilitas.

Bisnis harus memiliki gambaran lengkap tentang inventaris bisnis mereka untuk tujuan pengisian ulang, akuntansi, arus kas, dan penjualan. Kehilangan inventaris Anda dapat menyebabkan penurunan kualitas inventaris dan dapat menyebabkan stok mati.

Laporan yang dapat Anda peroleh melalui sistem software inventory control dapat membantu Anda meningkatkan visibilitas. Misalnya, Anda bisa mendapatkan peringatan saat tingkat inventaris rendah.

Memiliki visibilitas tinggi tentang bagaimana inventaris Anda bergerak membatasi stok usang akan membantu menentukan berapa banyak inventaris setiap produk yang Anda simpan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Baca juga: Sistem Persediaan Periodik: Pengertian, Contoh, Manfaat, dan Tantangannya

Kesalahan manusia

Kesalahan manusia tidak dapat dihindari ketika bisnis memiliki aliran inventaris yang konstan masuk dan keluar dari gudang mereka.

Misalnya, vendor perlu mengirim faktur yang akurat dan harus dicocokkan dengan pesanan pembelian dan inventaris fisik. Setiap ketidakakuratan yang terjadi pada tahap ini dapat memengaruhi kontrol inventaris Anda.

Anda dapat mengurangi kesalahan manusia dengan mengoptimalkan sistem kontrol inventaris Anda dan mengintegrasikan solusi Anda. Ini akan memungkinkan perangkat lunak Anda untuk mengingatkan Anda jika ada perbedaan antara apa yang dimasukkan dalam hutang usaha dan jumlah persediaan fisik.

Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

4 Langkah Penting dalam Proses Inventory Control

Langkah 1: Prakiraan Tingkat Inventaris

Forecasting atau prakiraan persediaan adalah teknik untuk mengantisipasi tingkat stok untuk penjualan di masa depan.

Ini mengharuskan Anda untuk melacak penjualan dan permintaan sehingga Anda dapat mengelola inventaris dan pesanan pembelian yang sesuai.

Ini membantu Anda untuk meningkatkan pendapatan perusahaan dengan memenuhi permintaan pelanggan. Pada saat yang sama, menyelamatkan Anda dari biaya inventaris yang tidak perlu, yang disebabkan oleh kelebihan stok barang.

Untuk merencanakan tingkat inventaris Anda, lihat data dan tren historis.

Tetapi bagaimana jika Anda tidak memilikinya?

Dalam hal ini, titik awal yang baik adalah berkonsultasi dengan departemen penjualan dan pemasaran Anda.

Tim penjualan dan tim pemasaran Anda adalah yang paling dekat dengan pelanggan Anda. Oleh karena itu, mereka memahami pelanggan Anda dengan lebih baik, dan mereka terbiasa dengan tuntutan mereka.

Mereka dapat membantu Anda menentukan batas maksimum & minimum inventaris. Memberi tahu Anda secara akurat produk mana yang akan lebih menyenangkan pelanggan dibandingkan dengan produk lain.

Menyadari tingkat inventaris Anda meminimalkan pemborosan stok, mengurangi biaya penyimpanan inventaris, dan meningkatkan prediktabilitas.

Langkah 2: Tetapkan Reorder Point

“Dunia berubah sangat cepat. Yang besar tidak akan mengalahkan yang kecil lagi. Yang cepat mengalahkan yang lambat,” kata Rupert Murdoch.

Sebelumnya kami berpikir bahwa industri berubah dengan cepat, tetapi hari ini permintaan pelanggan Anda, preferensi mereka, juga berubah dengan cepat.

Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan Anda, saat dan ketika berada di puncaknya, Anda harus dapat mengikuti laju permintaan yang berubah. Langkah 1 dari perkiraan permintaan persediaan akan membantu Anda dengan Langkah 2 untuk mengatur tingkat pemesanan ulang secara akurat.

Bayangkan, produk yang Anda produksi atau jual sebagai pedagang eceran, sangat diminati. Anda harus mempelajari seberapa cepat Anda kehabisan produk dalam permintaan dan menetapkan tingkat pemesanan ulang.

Segera setelah Anda menyadari bahwa persediaan Anda akan lebih rendah dari tanda yang ditetapkan, Anda dapat segera memesan stok baru.

Dengan cara ini, Anda terus menjual produk yang diminati sampai stok baru untuk produk yang sama tiba.

Baca juga: Pegertian Lengkap Pengakuan Pendapatan Dalam Akuntansi

Langkah 3: Gunakan Sistem Manajemen Inventaris

Sistem manajemen persediaan adalah proses di mana Anda melacak barang Anda, baik itu bahan mentah, atau barang jadi.

Anda melacak pergerakan lengkap mereka mulai dari membeli bahan mentah hingga manufaktur, hingga kesepakatan akhir.

• Akurasi inventaris yang ditingkatkan
• Prakiraan yang ditingkatkan
• Harga pokok penjualan yang lebih rendah
• Laporan inventaris waktu nyata
• Mengurangi pemborosan stok, kekurangan stok dan kelebihan stok
• Produktivitas yang lebih tinggi
• Operasi Gudang yang Terorganisir
• Skala inventaris seiring pertumbuhan bisnis Anda

Langkah 4: Pilih Metode Kontrol Inventaris yang Tepat

Ada berbagai metode pengendalian persediaan yang tersedia. Yang perlu Anda lakukan adalah, pilih teknik yang paling sesuai dengan bisnis Anda. Pendekatan mana pun yang Anda pilih, itu harus menjawab yang berikut:

• Jumlah stok di gudang?
• Kapan waktu restock?
• Berapa banyak persediaan yang harus Anda simpan?

Bingung tentang apa metode pengendalian persediaan ini dan yang mana yang harus dipilih?

Jangan khawatir! Kami telah meminta metode pengendalian inventaris untuk Anda pilih. Jadi, lihat sekilas metode ini.

Baca juga: Siklus Persediaan dan Pergudangan: Pengertian dan Cara Auditnya

Metode Inventory Control

Analisis A, B, & C:

Dalam metode ini, Anda mengklasifikasikan saham menjadi tiga bagian-khususnya A, B, dan C.

Bagian A terdiri dari persediaan yang bernilai tinggi dengan frekuensi penjualan atau konsumsi yang rendah. Kategori persediaan ini perlu dikontrol dengan ketat

Kategori B terdiri dari persediaan bernilai sedang dan dengan frekuensi penjualan yang layak.

Dalam kategori C, Anda memiliki persediaan dengan nilai rendah yang memiliki frekuensi penjualan tinggi yang memerlukan pengendalian persediaan minimum.

Just in Time (JIT)

Dalam metode JIT, organisasi mempertahankan tingkat stok yang diperlukan untuk produksi. Anda tidak akan memiliki sisa persediaan yang melewati persyaratan produksi dalam teknik ini.

JIT dianggap sebagai metode terbaik untuk menghindari kelebihan stok. Permintaan barang baru adalah saat stok lama hampir habis.

Namun, kelemahan dari metode ini adalah, keterlambatan pasokan, jika tidak dikelola, akan mempengaruhi proses produksi/pemenuhan.

Economic Order Quantity (EOQ)

Dalam teknik ini, organisasi akan terbiasa dengan jumlah persediaan yang harus Anda simpan dan pada jam berapa Anda mengingat tingkat persediaan minimum.

EOQ sangat membantu ketika biaya pemesanan, permintaan, dan penyimpanan dapat diandalkan dalam jangka panjang.

Metode Fast, Slow, dan Non- Moving  (FSN)

Dalam metode ini, persediaan diklasifikasikan berdasarkan kecepatan pergerakannya. seperti cepat, lambat, dan tidak bergerak. Di tempat pengembangan di seluruh kategori ini, Anda dapat meminta inventaris baru.

Baca juga: Ini Manfaat Aplikasi Gudang yang Wajib Diketahui, Apa Saja?

Jadi, Apa Tugas Inventory Control Staff?

Tugas seorang staf kontrol inventaris meliputi beberapa hal penting. Mereka bertanggung jawab untuk mengelola, memonitor, dan memastikan ketersediaan barang atau produk dalam stok perusahaan.

Tugas utama mereka meliputi:

• Monitoring Persediaan: Memantau persediaan barang secara teratur, memeriksa jumlahnya, dan memastikan bahwa stok tidak terlalu berlebihan atau kekurangan.
• Pemesanan dan Penerimaan Barang: Menentukan kapan barang harus dipesan berdasarkan proyeksi kebutuhan dan mengurus penerimaan barang yang baru masuk ke gudang atau lokasi penyimpanan.
• Optimasi Persediaan: Merencanakan strategi untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, termasuk menentukan level minimum dan maksimum serta mengidentifikasi barang yang perlu dieliminasi atau didaur ulang.
• Mengkoordinasikan dengan Tim Lain: Berinteraksi dengan tim penjualan, produksi, dan distribusi untuk memahami kebutuhan mereka dan memastikan persediaan memenuhi permintaan.
• Pemeliharaan Database Inventaris: Memastikan data inventaris terkini dan akurat dalam sistem, termasuk mencatat pergerakan barang, penyusutan, dan informasi terkait lainnya.
• Analisis dan Pelaporan: Menganalisis tren inventaris, mengevaluasi kinerja stok, dan menyusun laporan yang memberikan wawasan bagi manajemen untuk pengambilan keputusan strategis.

Berapa Gaji Inventory Control Staff?

Gaji seorang staf kontrol inventaris di Indonesia dapat bervariasi berdasarkan berbagai faktor seperti lokasi, pengalaman, tingkat pendidikan, industri tempat mereka bekerja, dan ukuran perusahaan.

Secara umum, untuk posisi entry-level, gaji seorang staf kontrol inventaris di Indonesia bisa berkisar antara 4 juta hingga 8 juta rupiah per bulan.

Namun, untuk posisi yang membutuhkan pengalaman atau di perusahaan besar, gaji bisa lebih tinggi dari kisaran tersebut, bisa mencapai 10 juta hingga 15 juta rupiah per bulan atau bahkan lebih tergantung pada faktor-faktor tadi.

Baca juga: 13 Rekomendasi Software Manajemen Persediaan Terbaik untuk Bisnis

Kesimpulan

Persediaan dan inventori sebenarnya adalah uang dalam bisnis dalam bentuk lain. Anda membayar uang untuk inventaris Anda, dan Anda akan mendapatkan uang itu kembali saat Anda menjualnya.

Sampai Anda menjualnya, Anda perlu menyimpan dan mengelola inventaris.

Anda bisa menggunakan Kledo untuk memudahkan Anda mendapatkan data persediaan, mengetahui stok bersih, kekurangan, dan jumlah stok yang akan dipesan.

Lebih penting lagi, Kledo menyediakan informasi dengan mudah dalam beberapa klik yang memungkinkan bisnis mengambil keputusan tepat waktu,

Tidak percaya? Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.