Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

Apakah Anda memiliki bisnis yang membutuhkan persediaan bahan agar bisa menjalankan operasional ? Jika iya, maka Anda pasti tahu betapa pentingnya memiliki rencana persediaan atau inventory plan yang baik.

Inventory plan yang tepat dapat membantu Anda mengelola persediaan dengan lebih efektif, hemat biaya, dan memaksimalkan keuntungan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang arti penting dari inventory plan, faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat rencana persediaan, serta metode dan cara analisis untuk mengelola persediaan.

Apa itu Inventory Plan?

Inventory plan (perencanaan persediaan) sangat penting untuk bisnis yang membutuhkan persediaan, termasuk produsen, pengecer, dan distributor.

Inventory plan adalah proses memperkirakan kebutuhan persediaan di masa depan, memastikan bahwa persediaan selalu tersedia dan juga menghindari kelebihan inventaris yang meningkatkan pengeluaran modal kerja.

Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan persediaan, antara lain proyeksi penjualan, lead time, jadwal produksi, dan jumlah safety stock.

Melakukan proses perencanaan persediaan dengan benar dapat menjadi pembeda antara kemampuan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan dan kehilangan penjualan karena kehabisan stok.

Perencanaan persediaan adalah proses yang kompleks, tetapi penting untuk bisnis yang kegiatan operasionalnya bergantung pada inventaris.

Melakukannya perencanaan yang benar dapat membantu perusahaan menghindari kehabisan stok dan menghemat biaya yang terkait dengan kelebihan persediaan.

Baca juga: 15 Manfaat Cloud Accounting Dalam Bisnis

Pentingnya Inventory Plan

Inventory plan adalah salah satu aspek terpenting dari segala jenis bisnis. Memiliki jumlah inventaris yang tepat sangat penting agar bisa memenuhi permintaan pelanggan dan menghindari kehabisan stok.

Terlalu banyak persediaan bisa memangkas terlalu banyak modal kerja dan membuat biaya penyimpanan semakin membesar.

Di sisi lain, tidak memiliki stok yang cukup dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan penjualan dan membuat pelanggan kecewa.

Sistem perencanaan inventaris yang efektif akan mempertimbangkan permintaan produk dan lead time yang diperlukan untuk restock.

Lead time adalah waktu yang diperlukan untuk menerima persediaan baru setelah pesanan dilakukan. Sangat penting untuk memiliki stok yang cukup untuk menutupi permintaan selama lead time.

Salah satu langkah pertama dalam perencanaan inventaris adalah membuat proyeksi penjualan.

Proses proyeksi dilakukan dengan melihat data penjualan historis dan menggunakannya untuk memprediksi penjualan di masa depan.

Proyeksi penjualan dapat digunakan untuk produk, SKU, atau kategori tertentu. Setelah proyeksi penjualan dibuat, perusahaan dapat mengembangkan rencana untuk memenuhi permintaan tersebut.

Perencanaan inventaris juga bisa dilakukan dengan membuat jadwal produksi jika perusahaan memproduksi produknya.

Cara ini memastikan bahwa inventaris yang cukup diproduksi untuk memenuhi permintaan yang diproyeksikan.

Akan tetapi, jadwal produksi bisa menjadi rumit untuk dikembangkan, terutama jika produk perusahaan terdiri dari banyak komponen berbeda yang bersumber dari pemasok yang berbeda.

Lead time adalah pertimbangan penting lainnya dalam perencanaan persediaan. Lead time adalah waktu yang diperlukan untuk persediaan diterima dari pemasok setelah pesanan dilakukan.

Jika suatu perusahaan tidak memperhitungkan waktu tunggu, bisa membuat mereka kehabisan stok untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Safety stock (stok pengaman) adalah alat lain yang dapat digunakan untuk menghindari kehabisan stok.

Stok pengaman adalah inventaris yang disimpan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan yang tidak terduga atau gangguan pada rantai pasokan.

Berbagai Faktor yang Perlu Dipertimbangkan saat Membuat Inventory Plan

Persediaan atau inventory merupakan aset yang penting bagi banyak bisnis. Persediaan dapat berupa barang jadi, bahan baku, atau barang dalam proses produksi.

Manajemen persediaan yang baik dapat membantu perusahaan mengoptimalkan biaya operasional, meningkatkan efisiensi produksi, dan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik.

Namun, ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi persediaan suatu perusahaan.

Faktor-faktor ini perlu dipertimbangkan dalam pembuatan rencana persediaan atau inventory plan.

Berikut adalah beberapa faktor yang mempengaruhi persediaan:

Permintaan pelanggan

Permintaan pelanggan merupakan faktor utama yang mempengaruhi persediaan suatu perusahaan.

Jika permintaan pelanggan meningkat, maka persediaan yang diperlukan juga akan meningkat.

Sebaliknya, jika permintaan menurun, maka persediaan yang diperlukan juga akan menurun.

Lead time

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi atau mendapatkan barang dari pemasok.

Jika lead time panjang, maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang lebih banyak untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Sebaliknya, jika lead time pendek, maka persediaan yang diperlukan juga akan lebih sedikit.

Musim atau trend

Musim atau trend juga dapat mempengaruhi persediaan suatu perusahaan. Contohnya, jika perusahaan menjual produk-produk musiman seperti jas hujan, maka persediaan harus disesuaikan dengan musim tersebut.

Biaya penyimpanan

Biaya penyimpanan juga perlu dipertimbangkan dalam manajemen persediaan.

Semakin banyak persediaan yang disimpan, maka semakin besar biaya penyimpanannya.

Oleh karena itu, perusahaan perlu mengoptimalkan persediaan agar biaya penyimpanan tidak terlalu besar.

Biaya produksi

Biaya produksi juga dapat mempengaruhi persediaan. Jika biaya produksi tinggi, maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang lebih sedikit agar biaya operasional tidak terlalu besar.

Sebaliknya, jika biaya produksi rendah, maka perusahaan dapat memiliki persediaan yang lebih banyak.

Baca juga: Supply Chain Analytics: Pengertian Lengkap dan Mengapa ini Penting?

Bagaimana Cara Membuat Inventory Plan?

Setelah Anda memahami manfaat dan faktor yang terkait dengan perencanaan inventaris, saatnya untuk mulai mengembangkan inventory plan.

Rencana inventaris adalah garis besar yang harus diikuti yang membantu bisnis Anda memesan, melacak, dan memproses persediaan.

Berikut adalah empat pertimbangan rencana manajemen inventaris:

1. Memperkirakan permintaan

Perencanaan persediaan memerlukan pemahaman menyeluruh tentang permintaan produk.

Data penjualan historis adalah data yang bagus untuk memulai proses perencanaan persediaan.

Misalnya, jika data penjualan menunjukkan bahwa Anda menjual 200 kotak brownies setiap hari, rencana inventaris Anda harus memperhitungkan permintaan ini.

Jadi, estimasi permintaan yang Anda buat tidak boleh kurang atau lebih dari 200 kotak.

Dua faktor lain yang perlu dipertimbangkan saat memperkirakan permintaan adalah kelangkaan dan persaingan.

Jika suatu produk sulit ditemukan atau didapatkan, akan lebih baik untuk memiliki stok ekstra untuk mengikuti perubahan permintaan.

Selain itu, jika kehabisan produk akan menyebabkan pelanggan Anda beralih ke pesaing Anda, menambah alokasi penyimpanan lebih baik daripada kehilangan pelanggan.

Baca juga: Mind Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

2. Membuat rencana reorder point

Rencana pemesanan ulang (reorder point) diperlukan untuk menjaga produksi berjalan lancar.

Reorder point (ROP) adalah ambang batas yang menentukan kapan harus melakukan pemesanan kepada vendor.

ROP ditentukan oleh waktu yang dibutuhkan vendor untuk mengemas dan mengirimkan produk guna menghindari potensi masalah pasokan.

Biasanya, sistem persediaan just in time sering digunakan dalam kondisi rantai pasokan stabil.

Strategi pemesanan ulang harus mempertimbangkan barang-barang yang dibutuhkan pada jadwal reguler serta barang-barang yang jarang dibutuhkan.

Teknologi seperti software akuntansi membantu proses pengisian ulang serta menghitung pengeluaran biaya.

3. Melacak persediaan

Efisiensi sistem manajemen inventaris sama baiknya dengan mekanisme pelacakannya.

Sistem persediaan point of sale (POS) dan mencatat perubahan secara real time. Misalnya dengan menggunakan pemindai kode batang bisa mengurangi kesalahan dalam pelacakan dan meningkatkan efisiensi.

Perencanaan inventaris harus memastikan bahwa ruangan gudang cukup besar untuk mengakomodasi inventaris tambahan yang diperlukan untuk mengantisipasi pelonjakan penjualan.

Guna memudahkan proses tersebut, Anda perlu menggunakan software inventory dan metode perencanaan inventaris yang relevan agar bisa menyimpan persediaan dengan jumlah akurat dan menghindari deadstock.

Software inventory bisa membantu Anda mengotomatiskan dan mengoptimalkan proses inventaris yang kompleks dan penting, memberi insight tentang kapan Anda perlu membeli atau menjual inventaris untuk mendukung penjualan di berbagai saluran.

4. Pemantauan dan penyesuaian stok

Setiap sistem persediaan perlu dipantau dan disesuaikan untuk memenuhi permintaan produk saat ini.

Pemantauan yang tepat akan membantu memperkirakan kapan penjualan diperlukan untuk memindahkan inventaris yang tidak terjual dan kapan saatnya menyimpan barang-barang tertentu untuk memenuhi permintaan yang terus meningkat.

Baca juga: Job Order Costing: Pembahasan Lengkap dan Cara Menghitungnya

Metode Manajemen Persediaan

Salah satu langkah perencanaan persediaan adalah manajemen persediaan yang tepat. Anda dapat menggunakan sejumlah metode untuk mengelola inventaris Anda.

Mari kita lihat tiga metode pengelolaan inventaris ini untuk digunakan sebagai bagian dari proses perencanaan inventaris Anda.

Economic order quantity (EOQ)

Metode economic order quantity(EOQ) adalah jumlah ideal inventaris yang harus dibeli oleh bisnis untuk meminimalkan biaya.

Untuk menghitung jumlah persediaan menggunakan metode ini, Anda bisa menggunakan rumus berikut:

EOQ= 2 (Permintaan x Biaya pemesanan) Biaya penyimpanan

Metode ini cocok digunakan untuk bisnis di mana permintaan, pemesanan, dan biaya penyimpanan relatif konsisten dan tidak mudah berubah.

Jika penjualan bisnis bergantung pada musim, tren, atau faktor lain yang mungkin memengaruhi konsistensi tersebut, metode ini mungkin tidak terlalu cocok untuk bisnis Anda.

Analisis ABC

Analisis ABC adalah metode manajemen inventaris yang mengharuskan Anda untuk mengurutkan item inventaris berdasarkan permintaan, biaya, dan data risiko.

Anda akan memisahkan inventaris ke dalam beberapa kelas, yang membantu Anda menentukan produk mana yang paling penting bagi bisnis. 

Anda dapat menghitung analisis inventaris ABC menggunakan rumus ini:

(Unit tahunan terjual) x (Biaya per unit x Nilai tahunan per produk)

Analisis ABC dapat membantu Anda mengoptimalkan inventaris, menentukan harga produk dengan tepat, dan mengalokasikan sumber daya dengan cara yang paling sesuai dengan bisnis Anda.

Namun, Analisis ABC saja tidak cukup untuk merencanakan kebutuhan inventaris Anda dengan baik. 

Persediaan just in time (JIT)

Just in Time (JIT) adalah metode persediaan yang mengharuskan Anda memahami jadwal produksi pemasok Anda.

Dalam strategi ini, Anda memesan inventaris agar tiba tepat pada saat dibutuhkan, sehingga mengurangi biaya penyimpanan Anda.

Metode ini mengharuskan Anda untuk memperkirakan peramalan dan perencanaan inventaris yang kuat untuk memastikan Anda memiliki jumlah stok yang tepat agar bisa memenuhi permintaan pelanggan Anda pada waktu tertentu. 

Salah satu kelemahan inventaris JIT adalah sulitnya memperhitungkan gangguan rantai pasokan dengan menggunakan metode ini.

Penundaan dari satu pemasok dapat menyebabkan gangguan pada seluruh proses Anda. 

Meskipun semua metode ini mungkin bermanfaat untuk upaya perencanaan inventaris Anda, namun metode tersebut tidak cukup dengan sendirinya seiring skala bisnis Anda.

Selain metode manajemen inventaris seperti ini, Anda perlu mengimplementasikan software inventory untuk mendapatkan manfaat dari perencanaan inventaris yang tepat.

Baca juga: Supply Curve (Kurva Penawaran): Pengertian dan Bedanya dengan Demand Curve

Alat dan Teknik Perencanaan Inventaris

Ada berbagai alat dan teknik perencanaan inventaris yang dapat digunakan perusahaan untuk membantu mereka menentukan tingkat persediaan yang tepat untuk disimpan.

Beberapa alat dan teknik perencanaan inventaris yang paling umum meliputi:

Peramalan penjualan

Peramalan penjualan adalah bagian penting dari perencanaan persediaan. Perusahaan menggunakan berbagai metode untuk meramalkan penjualan, seperti analisis tren, analisis regresi, dan riset pasar.

Peramalan penjualan membantu perusahaan memperkirakan permintaan pelanggan di masa mendatang untuk merencanakan tingkat persediaan yang tepat.

Pengoptimalan inventaris

Pengoptimalan inventaris adalah teknik yang membantu perusahaan menentukan tingkat optimal persediaan yang harus dipertahankan.

Optimalisasi inventaris mempertimbangkan berbagai faktor, seperti waktu tunggu, tingkat permintaan, dan tingkat persediaan pengaman.

Inventaris Just in Time (JIT)

Inventaris JIT adalah sistem di mana inventaris hanya dikirimkan ke perusahaan saat dibutuhkan, bukan ditimbun.

Inventaris JIT membantu perusahaan menghindari biaya yang terkait dengan pemeliharaan kelebihan inventaris.

Vendor managed inventory (VMI)

VMI adalah sistem di mana pemasok perusahaan mengelola berapa banyak inventaris perusahaan.

VMI dapat membantu perusahaan mengurangi biaya inventaris mereka dan meningkatkan manajemen inventaris mereka.

Perencanaan kapasitas

Perencanaan kapasitas adalah bagian penting dari perencanaan inventaris.

Perencanaan kapasitas membantu perusahaan memastikan kapasitas produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Kontrol inventaris

Kontrol inventaris mengatur dan mempertahankan tingkat persediaan Anda. Pengendalian persediaan membantu perusahaan menghindari biaya yang terkait dengan kelebihan persediaan.

Kanban

Kanban adalah sistem yang digunakan untuk memberi sinyal kapan persediaan diperlukan.

Kanban dapat membantu perusahaan meningkatkan manajemen inventaris mereka dan menghindari biaya yang terkait dengan kelebihan inventaris.

Total quality management (TQM)

TQM adalah sistem yang digunakan untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan.

TQM dapat membantu perusahaan mengurangi biaya inventaris mereka dengan mengurangi kebutuhan pengerjaan ulang dan skrap.

Enterprise resource planning (ERP)

ERP adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola proses bisnis mereka.

ERP dapat membantu perusahaan meningkatkan manajemen inventaris mereka dan mengurangi biaya yang terkait dengan kelebihan inventaris.

Baca juga: Siklus Persediaan dan Pergudangan: Pengertian dan Cara Auditnya

Kesimpulan

Inventory plan atau rencana persediaan adalah strategi penting dalam manajemen persediaan di perusahaan.

Namun, terdapat beberapa tantangan yang perlu dihadapi, seperti fluktuasi permintaan, pengaturan lead time, kesulitan memperkirakan permintaan, biaya penyimpanan, dan perubahan dalam pasar.

Jika Anda sedang mencari software akuntansi yang terintegrasi dan dapat membantu Anda dalam manajemen persediaan, Kledo dapat menjadi solusi yang tepat.

Selain fitur-fitur yang telah disebutkan sebelumnya, Kledo juga menawarkan berbagai fitur lain seperti otomatisasi laporan keuangan, perpajakan, budgeting, aplikasi invoice, dan masih banyak lagi.

Jadi, tunggu apalagi? Yuk segera upgrade level bisnis Anda dengan menggunakan Kledo sekarang juga. Anda juga bisa lho menggunakan Kledo gratis selama 14 hari bahkan selamanya melalui tautan ini.