Sangat penting bagi perusahaan untuk mencatat bagaimana perusahaan mengelola arus kas dan membayar tagihannya, serta memastikan bahwa tim akuntansi dapat melaporkan setiap pembayaran secara akurat.
Hal ini sangat penting terutama jika perusahaan membayar beberapa tagihannya dengan uang tunai, karena Ditjen pajak mungkin ingin memeriksa mengapa perusahaan menggunakan metode ini untuk melunasi beberapa kewajiban.
Mempelajari lebih lanjut tentang jurnal pembayaran tunai dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan akuntansi Anda dan lebih memahami bagaimana perusahaan dapat secara efektif menangani likuiditasnya
Dalam artikel ini, kami membahas apa itu jurnal pembayaran tunai, menjelaskan cara kerjanya,dan memberikan contoh ayat jurna akuntansi ini.
Apa yang Dimaksud dengan jurnal Pembayaran?
Jurnal pembayaran, atau jurnal pengeluaran kas, adalah catatan keuangan yang digunakan akuntan untuk melacak semua transaksi kas keluar di perusahaan.
Jurnal ini biasanya berupa program komputer, seperti software akuntansi, yang digunakan oleh tim akuntansi untuk menjaga arus kas perusahaan tetap teratur dan mudah diikuti.
Jika perusahaan menerima uang tunai dari pelanggan atau investor, perusahaan mencatat masuknya uang tunai ini di laporan lain yang disebut jurnal penerimaan kas.
Mereka dapat menggunakan laporan ini untuk membandingkan dan menganalisis arus kas dan bagaimana perusahaan membelanjakan uang yang diterimanya, mencatat setiap pengeluaran kas memungkinkan perusahaan menggunakan informasi tersebut untuk membuat buku besar.
Instrumen pencatatan ini mencatat semua transaksi keuangan perusahaan, yang berarti entri kredit dan debit. Biasanya, akuntan menggunakan buku besar untuk menulis laporan keuangan tahunan.
Mereka dapat menggunakan semua jurnal pembayaran kas dan jurnal penerimaan kas untuk merekonsiliasi buku besar dan memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan akurat, sehingga memungkinkan auditor internal dan eksternal untuk mengevaluasi kesehatan keuangan perusahaan dan mendukung atau menolak laporan keuangannya, yang sangat penting untuk memilih kredit baru.
Baca juga: 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya
Cara Kerja Jurnal Pembayaran Transaksi
Dalam jurnal pembyaran kas, Anda perlu mencatat setiap detail pembayaran, seperti tanggal transaksi, akun yang didebet, dan departemen atau orang yang bertanggung jawab atas pengeluaran tersebut.
Berikut adalah informasi yang dapat Anda masukkan ke dalam jurnal tersebut:
Akun yang didebet
Setiap kali Anda melakukan pembayaran, sangat penting untuk mencatat dari akun mana pembayaran tersebut berasal, karena hal ini dapat membantu tim akuntansi melacak sumber daya yang didebit dari akun tersebut.
Jika perusahaan memiliki banyak rekening giro dan tabungan, akan sangat bermanfaat jika Anda mencantumkan nomor rekening dan jenis rekening yang Anda gunakan.
Dengan melakukan hal ini, Anda juga dapat memverifikasi dan mencatat berapa banyak uang yang dimiliki perusahaan di dalam rekening.
Utang usaha
Ini adalah jumlah total utang perusahaan kepada vendor atau pemasok tertentu. Mencatat informasi ini sangat penting, karena dapat mempengaruhi buku besar, neraca, dan laporan laba rugi perusahaan.
Tim akuntansi juga dapat mempertimbangkan semua utang usaha untuk menentukan tingkat utang jangka panjang perusahaan, arus kas, dan margin keuntungan.
Memasukkan konsep pembelian sangat penting, karena hal ini memungkinkan tim akuntansi untuk memahami mengapa perusahaan membayar utang jangka pendek ini.
Baca juga: Contoh Jurnal Khusus Penjualan dan Cara Membuatnya
Kas
Ini mengacu pada jumlah total uang yang didebet dari rekening giro atau tabungan perusahaan.
Sangat penting bagi Anda untuk mencatat jumlah bersih yang digunakan untuk melunasi kewajiban jangka pendek tertentu, karena hal ini dapat membantu Anda menjaga laporan keuangan tetap berisi yang relevan.
Jika pemasok memberikan diskon pada perusahaan untuk pembelian, sebaiknya hindari mempertimbangkannya saat mencatat jumlah kas.
Tanggal
Sangat penting bagi akuntan untuk mencatat tanggal transaksi dari setiap pembayaran, karena hal ini dapat membantu mereka menghindari potensi ketidaksesuaian dalam laporan keuangan perusahaan.
Mencatat tanggal memungkinkan para profesional ini untuk menyimpan riwayat kronologis setiap pembayaran.
Mereka dapat menggunakan informasi ini untuk melacak pengeluaran mingguan, bulanan, atau tahunan perusahaan.
Diskon untuk pembelian persediaan
Ini mengacu pada diskon pembelian persediaan yang diterima perusahaan dari pihak ketiga, seperti vendor.
Jika vendor menawarkan promosi yang mengarah ke harga yang lebih rendah untuk pembelian inventaris, Anda perlu menghitung diskon yang diterima perusahaan dan mencatatnya di bagian ini.
Tim akuntansi dapat menggunakan jumlah total diskon yang diterima oleh perusahaan untuk menentukan total biaya inventaris dan memasukkannya ke dalam buku besar.
Wesel atau nomor cek
Wesel adalah instrumen yang mirip dengan cek bersertifikat yang diterbitkan oleh bank untuk memudahkan dan menjamin pembayaran mereka.
Biasanya, perusahaan menggunakan wesel untuk melakukan transaksi besar yang membutuhkan sejumlah besar uang dan keamanan finansial yang dapat diberikan oleh bank.
Perusahaan juga dapat menggunakan cek bisnis untuk membayar utang jangka pendek, tetapi hal ini mungkin tergantung pada jenis bisnis dan hubungannya dengan pemasok.
Sangat penting bagi Anda untuk mencatat nomor seri dokumen-dokumen ini dalam jurnal, karena nomor-nomor ini dapat membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi bagaimana perusahaan membayar utang.
Baca juga: Contoh Jurnal Khusus Pembelian dan Cara Membuatnya
Penerima pembayaran
Penerima pembayaran adalah orang yang bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Informasi ini dapat berupa nama dan jabatan karyawan, departemen, atau kombinasi keduanya.
Mencatat informasi ini sangat penting, karena dapat membantu menjaga karyawan dan manajer bertanggung jawab atas tugas akuntansi dan keuangan mereka.
Auditor dapat menggunakan informasi ini untuk menegakkan kebijakan dan menjelaskan prosedur.
Nomor referensi
Ini adalah nomor setiap catatan yang Anda masukkan dalam jurnal pengeluaran kas.
Informasi ini dapat membantu Anda melacak setiap transaksi dengan lebih baik dan memastikan Anda tidak melakukan pencatatan ganda atau melewatkan entri.
Nomor referensi juga memungkinkan Anda untuk membuat nomor referensi yang berisi informasi penting, seperti tahun atau bulan saat ini, yang dapat membantu Anda dalam membandingkannya dengan bagian tanggal dan mempertahankan riwayat yang lebih akurat.
Baca juga: Contoh Jurnal Pembalik Perusahaan Dagang dan Manfaatnya
Jenis Pembelian Apa Saja yang Dapat Dimasukkan ke Dalam Jurnal Pembayaran?
Anda dapat memasukkan pembayaran kepada pemasok atau vendor, pembelian peralatan, biaya jasa pengiriman, pembayaran pinjaman, dan pembelian inventaris.
Pembayaran kepada pemasok terdiri dari utang jangka pendek yang ditanggung atau ditanggung oleh perusahaan untuk membeli barang atau jasa.
Pembelian peralatan adalah pembayaran yang dilakukan perusahaan untuk membeli mesin atau teknologi baru atau untuk membayar pemeliharaan peralatan yang sudah ada.
Pembayaran pinjaman terdiri dari semua uang yang dibelanjakan perusahaan untuk pinjaman guna membiayai operasinya.
Pembelian persediaan adalah pembayaran yang dilakukan perusahaan untuk mendapatkan bahan baku baru atau barang jadi.
Apakah wajib membuat jurnal pembayaran?
Undang-undang tidak mengharuskan Anda membuat jurnal pembayaran kas, tetapi sebaiknya Anda melakukannya, karena petugas pajak mungkin ingin melihat pergerakan kas jangka pendek perusahaan dan alasannya.
Jika mereka melakukan audit terhadap perusahaan, memiliki jurnal pengeluaran kas dapat membantu tim akuntansi untuk menunjukkan bahwa transaksi kas perusahaan sudah benar dan tidak ada kejanggalan dalam pencatatannya.
Jurnal ini juga penting bagi perusahaan untuk membuat laporan keuangan, menarik minat investor yang mungkin ingin melihat bagaimana perusahaan menangani likuiditasnya, dan melakukan audit internal.
Siapa yang bertanggung jawab untuk mencatat jurnal pembayaran?
Biasanya, akuntan internal perusahaan bertanggung jawab untuk menyiapkan dan mengarsipkan jurnal pembayaran kas.
Di beberapa perusahaan, pemegang buku juga dapat membuat dokumen-dokumen ini karena mereka dapat melakukan tugas-tugas yang mirip dengan akuntan.
Perbedaan utama antara kedua profesional ini adalah pemegang buku mengelola tugas-tugas keuangan harian tanpa memberikan analisis yang signifikan terhadap data yang mereka tangani.
Sementara akuntan dapat membuat analisis ini dan menghasilkan laporan keuangan resmi perusahaan.
Baca juga: Jurnal Khusus Perusahaan Dagang: Pengertian, Jenis, dan Contohnya
Contoh Kasus dalam Mencatat Jurnal Pembayaran
Berikutlah adalah contoh soal dan jawaban dalam melakukan pencatatan jurnal pembayaran:
Catatlah transaksi-transaksi kas berikut ini untuk tahun 2025 dalam jurnal pembayaran/pengeluaran kas.
- Mei 01: Membayar sewa untuk bulan ini sebesar 900.000.
- Mei 02: Membayar tunai 680.000 kepada PT. Sari Rasa. dan menerima diskon tunai sebesar 20.000.
- 11 Mei: Membayar tunai kepada PT. Kalico sebesar 1.880.000 dan menerima potongan tunai sebesar 120.000.
- 14 Mei: Membayar gaji dua mingguan sebesar 550.000.
- 21 Mei: Membayar PT. Sam 1.550.000 tunai sebagai pelunasan 1.600.000.
- 27 Mei: Membeli barang dagangan secara tunai sebesar 780.000.
- 30 Mei: Membayar kepada PT. Kalico 765.000 sebagai pelunasan 780.000.
- 31 Mei: Membeli barang dagangan secara tunai $1.000.000.
| Tanggal | Akun Didebet | PR | Kredit | Debit | |||
| 2025 | Kas | Diskon | Pembayaran | Utang usaha | Sundries | ||
| Mei 01 | Pengeluaran sewa | 8 | 900.000 | 900.000 | |||
| Mei. 02 | PT Sari Rasa | 10 | 680.000 | 20.000 | 700.000 | ||
| Mei. 11 | PT. Kalico | 11 | 1.880.000 | 120.000 | 2.000.000 | ||
| Mei. 14 | Pengeluaran gaji | 9 | 550.000 | 550.000 | |||
| Mei. 21 | PT. Sam | 12 | 1.550.000 | 50.000 | 1.600.000 | ||
| Mei. 27 | Pembayaran | — | 720.000 | 720.000 | |||
| Mei. 30 | PT. Kalico | 11 | 765.000 | 15.000 | 780.000 | ||
| Mei. 31 | Pembayaran | — | 1.000.000 | 1.000.000 | |||
| Mei. 31 | Total | 8.045.000 | 205.000 | 1.720.000 | 5.080.000 | 1.450.000 | |
Memposting Jurnal Pembayaran Kas ke Akun Buku Besar
Prosedur untuk memposting jurnal pembayaran kas ke akun buku besar dijelaskan di bawah ini:
- Kolom jumlah uang kas diposting sebagai kredit ke akun kas di buku besar.
- Kolom total diskon diposting sebagai kredit ke akun diskon di buku besar.
- Kolom total pembelian diposting sebagai debit ke akun pembelian di buku besar.
- Kolom Utang Usaha menunjukkan jumlah yang dibayarkan kepada kreditur. Jumlah ini diposting ke akun masing-masing kreditur dalam buku besar pembantu utang usaha.
- Jumlah kolom utang usaha diposting sebagai debit ke akun utang usaha di buku besar.
- Jumlah pada kolom sundries diposting secara terpisah ke akun yang sesuai di buku besar. Jumlah dari kolom sundries tidak diposting.
Baca juga: 5 Contoh Jurnal Penyesuaian dalam Akuntansi dan Jenis Transaksinya
Kesimpulan
Mengetahui cara membuat jurnal pembayaran penting bagi Anda pemilik bisnis atau akuntan yang masih menggunakan proses pencatatan manual, baik itu di kertas maupun di excel.
Untuk menghadirkan proses pencatatan transaksi yang lebih mudah dan praktis, Anda bisa beralih menggunakan software akuntansi online untuk membuat jurnal akuntansi otomatis segera setalah Anda mencatat transaksi.
Salah satu software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan adalah Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Jurnal Pembayaran Pembukuan: Contoh dan Cara Membuatnya - 17 Januari 2025
- Pembahasan PSAK 7: Pengungkapan Pihak Berelasi di Akuntansi - 16 Januari 2025
- 10 Accounting Software yang Cocok Untuk Bisnis di Indonesia - 15 Januari 2025