Menurut prinsip dasar akuntansi, definisi jurnal pembelian adalah jurnal khusus yang biasanya digunakan oleh bisnis untuk mencatat semua pembelian secara kredit. Pembelian yang dilakukan secara kredit akan berdampak pada utang usaha.
Berbicara mengenai jurnal pembelian, kita akan membahas mengenai sistem yang dapat dibuat secara manual.
Dalam hal ini, kita tidak ingin memasukkan semua transaksi ke dalam jurnal umum. Di sini kita harus mencatat debit dan kredit. Kita dapat membuat jurnal khusus di mana kita dapat mencatat transaksi umum dengan cara yang lebih sederhana.
Kita dapat mencatat semua pembelian untuk periode tertentu, periode tersebut bisa satu hari, satu minggu, atau satu bulan, dan kemudian mengambil jurnal pembelian tersebut dan mencatatnya ke dalam sistem akuntansi secara sekaligus.
Pada artikel kali ini kami memberikan contoh dan cara membuat jurnal khusus pembelian dan juga tahapan membuatnya pada kebanyakan bisnis.
Akuntansi untuk Jurnal Pembelian
Setiap transaksi yang dimasukkan ke dalam jurnal pembelian akan dikreditkan ke akun utang usaha dan didebit ke akun beban atau aset yang terkait dengan pembelian.
Sebagai contoh, debit yang berkaitan dengan pembelian perlengkapan kantor adalah ke akun beban perlengkapan.
Jurnal ini juga mencakup tanggal pencatatan, nama pemasok yang dibayar, referensi dokumen sumber, dan nomor faktur. Tambahan opsional untuk informasi dasar ini adalah tanggal jatuh tempo pembayaran dan nomor pesanan pembelian.
Secara berkala, dan selambat-lambatnya pada akhir setiap periode pelaporan, informasi dalam jurnal pembelian diringkas dan diposting ke buku besar.
Ini berarti bahwa pembelian yang tercantum dalam buku besar hanya pada tingkat yang paling agregat. Jika seseorang meneliti rincian pembelian, maka perlu kembali ke jurnal pembelian untuk menemukan referensi ke dokumen sumber.
Auditor secara rutin melakukan kegiatan ini ketika mereka memverifikasi transaksi yang telah diposting ke buku besar.
Baca juga: Contoh Jurnal Pembalik Perusahaan Dagang dan Manfaatnya
Informasi yang tercantum dalam jurnal khusus pembelian
Informasi apa saja yang tercantum dalam jurnal pembelian? Biasanya ditampilkan dalam bentuk tabel dengan satu atau beberapa kolom tergantung pada kebutuhan bisnis.
Kita akan mengambil informasi dari faktur pembelian yang diberikan oleh pemasok barang. Di dalam jurnal pembelian, kita akan mendapatkan:
- Tanggal faktur;
- Nomor pesanan;
- Nama vendor;
- Nomor referensi;
- Jumlah yang tertera pada faktur.
Informasi seperti deskripsi barang, jumlah, dan syarat kredit juga dapat dimasukkan dalam jurnal pembelian.
Baca uga: Jurnal Khusus Perusahaan Dagang: Pengertian, Jenis, dan Contohnya
Format Jurnal Khusus Pembelian
Jumlah kolom yang digunakan dalam jurnal khusus pembelian tergantung pada kebutuhan masing-masing bisnis. Format yang umum digunakan diberikan di bawah ini:
| Tanggal | Akun kredit pemasok | Tanggal invoice | Syarat pembayaran | Referensi | Utang usaha (Kredit) | Barang 1 (Debit) | Barang 2 (Debit) | Barang 3 (Debit) |
| Total | xxx | xxx | xxx | xxx |
Penjelasan kolom:
Entri dalam tujuh kolom yang ditunjukkan dalam format jurnal pembelian di atas dibuat sebagai berikut:
- Kolom tanggal: Kolom tanggal digunakan untuk mencatat tanggal penerimaan faktur pembelian barang.
- Kolom pemasok: Nama pemasok ditulis di kolom ini. Beberapa bisnis juga menyertakan deskripsi singkat mengenai barang yang dibeli di kolom ini.
- Kolom tanggal invoicce: Kolom tanggal invoice digunakan untuk mencatat tanggal pembuatan faktur oleh pemasok.
- Kolom syarat pembayaran: Kolom ini digunakan untuk mencatat ketentuan pembayaran yang diizinkan oleh pemasok.
- Kolom referensi: Pada akhir setiap hari, entri dari jurnal pembelian diposting ke masing-masing akun di buku besar pembantu utang usaha. Jika menggunakan perangkat lunak komputer, entri-entri ini langsung diposting ke buku besar pembantu. Kolom referensi digunakan untuk mencatat nomor akun dari akun-akun yang menjadi tujuan pemindahbukuan. Jika akun tidak diberi nomor, nomor halaman akun dicatat dalam kolom ini.
- Kolom utang usaha: Jumlah yang harus dibayarkan pada faktur dicatat dalam kolom ini.
- Kolom item: Kolom-kolom ini digunakan untuk memasukkan biaya masing-masing item yang dibeli dari pemasok seperti inventaris, persediaan toko, perlengkapan dan peralatan kantor, dll. Jumlah kolom item yang akan digunakan pada jurnal pembelian tergantung pada sifat dan kebutuhan masing-masing bisnis.
Baca juga: 5 Contoh Jurnal Penyesuaian dalam Akuntansi dan Jenis Transaksinya
Memposting Jurnal Khusus Pembelian ke Buku Besar Umum
Jurnal pembelian diposting ke buku besar umum dan buku pembantu perusahaan sebagai berikut:
Posting ke buku besar pembantu utang usaha:
Pada akhir hari, setiap entri dalam jurnal pembelian diposting ke sisi kredit akun individual yang relevan di buku besar pembantu utang usaha.
Posting ke buku besar umum:
Pada akhir bulan (atau periode lain yang sesuai), total kolom diposting ke buku besar sebagai berikut:
Total kolom utang usaha dikreditkan ke akun utang usaha di buku besar.
Total kolom persediaan diposting ke akun persediaan di buku besar.
Total dari semua item lainnya diposting ke akun yang relevan di buku besar.
Perhatikan contoh berikut ini untuk pemahaman yang lebih baik dari keseluruhan pembahasan.
Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Perlengkapan
Contoh Kasus dalam Membuat Jurnal Khusus Pembelian
Contoh berikut ini merangkum prosedur pencatatan transaksi ke dalam jurnal pembelian dan kemudian memposting entri tersebut ke buku besar pembantu utang usaha dan buku besar umum.
Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian
| Tanggal | Akun kredit pemasok | Tanggal invoice | Syarat pembayaran | Referensi | Utang usaha (Kredit) | Persediaan (Debit) | Peralatan kantor (Debit) | Peralatan toko (Debit) |
| 2024 | ||||||||
| 3 Februari | PT Horning Supply | 2/2 | n/30 | AP2 | 350.000 | 275.000 | 75.000 | |
| 5 Februari | PT ACE manufatur | 2/5 | 2/10, n/30 | AP1 | 200.000 | 200.000 | ||
| 13 Februari | PT Wynet | 2/10 | 2/10, n/30 | AP5 | 150.000 | 150.000 | ||
| 20 Februari | PT Smit | 2/18 | 2/10, n/30 | AP4 | 300.000 | 300.000 | ||
| 25 Februari | PT ACE manufatur | 2/24 | 2/10, n/30 | AP1 | 100.000 | 100.000 | ||
| 28 Februari | PT ITT | 2/28 | n/30 | AP3 | 225.000 | 125.000 | 25.000 | 75.000 |
| 28 Februari | Total | 1.325.000 | 1.150.000 | 100.000 | 75.000 | |||
| (201) | (119) | (124) | (126) |
Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Rekonsiliasi Bank
Posting ayat dari jurnal pembelian ke akun buku besar
Buku besar pembantu
Jumlah transaksi individu dalam kolom utang usaha yang setiap hari diposting ke buku besar pembantu utang usaha.
AP1: PT ACE manufatur
| Tanggal | Referensi | Debit | Kredit | Jumlah |
| 2024 | ||||
| 5 Februari | P1 | 200.000 | 200.000 | |
| 25 Februari | P1 | 100.000 | 300.000 |
AP2: PT Horning Supply
| Tanggal | Referensi | Debit | Kredit | Jumlah |
| 2024 | ||||
| 3 Februari | P1 | 350.000 | 350.000 |
AP3: PT ITT
| Tanggal | Referensi | Debit | Kredit | Jumlah |
| 2024 | ||||
| 28 Februari | P1 | 225.000 | 225.000 |
AP4: PT Smit
| Tanggal | Referensi | Debit | Kredit | Jumlah |
| 2024 | ||||
| 20 Februari | P1 | 300.000 | 300.000 |
AP5: PT Wynet
| Tanggal | Referensi | Debit | Kredit | Jumlah |
| 2024 | ||||
| 13 Februari | P1 | 150.000 | 150.000 |
Baca juga: Contoh Jurnal Umum Perusahaan Manufaktur dan Cara Membuatnya
Buku besar umum
Kolom jumlah total diposting pada akhir periode sesuai akun-akun yang bersangkutan di buku besar:
Persediaan (No: 119)
| Tanggal | Referensi | Debit | Kredit | Jumlah |
| 2024 | ||||
| 1 Februari | Bal. | 15.700.000 | ||
| 28 Februari | S3 | 1.500.000 | 14.200.000 | |
| 28 Februari | R2 | 12.550.000 | 1.650.000 | |
| 28 Februari | P1 | 1.150.000 | 2.800.000 |
Peralatan kantor (No: 124)
| Tanggal | Referensi | Debit | Kredit | Jumlah |
| 2024 | ||||
| 28 Februari | P1 | 100.000 | 100.000 |
Peralatan toko (No: 126)
| Tanggal | Referensi | Debit | Kredit | Jumlah |
| 2024 | ||||
| 28 Februari | P1 | 75.000 | 75.000 |
Utang usaha (No: 201)
| Tanggal | Referensi | Debit | Kredit | Jumlah |
| 2024 | ||||
| 28 Februari | P1 | 1.325.000 | 1.325.000 |
Baca juga: Contoh Jurnal Umum Perusahaan Dagang dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Jurnal khusus pembelian memainkan peran penting dalam pelaporan keuangan. Ayat dari jurnal ini digunakan untuk menyiapkan laporan keuangan utama, seperti laporan laba rugi dan neraca.
Laporan-laporan ini menawarkan wawasan tentang pola pengeluaran perusahaan, harga pokok penjualan, dan kesehatan keuangan secara keseluruhan, membantu dalam penganggaran, pengambilan keputusan, dan kepatuhan terhadap peraturan keuangan.
Kesulitan dalam membuat jurnal khusus pembelian secara manual? Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur pembukuan terlengkap, mudah digunakan, dan memiliki harga terjangkau.
Dengan menggunakan Kledo, hanya perlu menginput transaksi penjualan, dan sistem kledo akan otomatis membuat jurnal khusus penjualan dan laporan keuangan secara instan.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
