Sistem informasi akuntansi yang kompleks ditangani oleh perusahaan dagang berskala besar yang menangani ribuan transaksi setiap hari. Semakin besar jumlahnya dan semakin kompleks pula transaksi yang didapat. Oleh karena itu, membaca jurnal umum sulit bagi akuntan untuk menentukan informasi spesifik karena ribuan orang dapat terkait dengan transaksi ini setiap hari dan dibutuhkan jurnal khusus bagi perusahaan dagang.
Masalah lainnya, jika suatu transaksi mempengaruhi salah satu akun pengendali, pencatatan yang sama akan sering diulangi di buku besar – pertama di anak perusahaan dan kemudian di akun pengendali.
Di sinilah kebutuhan akan jurnal khusus pada perusahaan dagang. Jurnal khusus, yang juga disebut ‘special journal’, mendokumentasikan beberapa baris secara terpisah dan memungkinkan akuntan untuk mentransfer satu baris catatan ke buku besar.
Hurnal mengurangi tugas pencatatan akun yang membosankan dengan membantu akuntan mengabaikan pencatatan yang tidak perlu dari posting transaksi berulang yang terpisah secara ringkas.
Lebih jauh, pada artikel ini kita akan membahas berbagai jenis jurnal khusus perusahaan dagang dan juga contoh kasusnya dalam bisnis.
Apa itu Jurnal Khusus?
Dalam usaha dagang besar, dimana transaksi dari berbagai kategori terjadi ratusan atau ribuan kali setiap bulannya, sulit untuk mencatatnya dalam jurnal umum.
Selain itu, mustahil bagi seorang pemegang buku/akuntan untuk menjurnal semua transaksi bisnis besar dalam satu jurnal.
Untuk mengatasi masalah ini, jurnal dipecah menjadi sub-jurnal yang disebut jurnal khusus, yang dirancang untuk mencatat transaksi-transaksi yang bersifat tertentu.
Jurnal khusus hanya diperlukan untuk transaksi yang sering atau berulang. Misalnya, suatu perusahaan mempunyai banyak transaksi yang menerima uang kas dan banyak pula yang mengeluarkan uang tunai.
Satu jurnal khusus akan mencatat penerimaan kas, dan jurnal lainnya akan mencatat pembayaran kas.
Jika suatu transaksi tertentu tidak termasuk dalam salah satu kelompok di atas, maka dicatat dalam jurnal umum. Jurnal ini adalah jenis yang kami gunakan hingga saat ini.
Namun, bagi banyak perusahaan, sebagian besar transaksi dapat dicatat dalam jurnal khusus. Untuk tujuan ilustrasi, pembahasan berikut didasarkan pada sistem akuntansi manual.
Oleh karena itu, satu atau lebih individu harus mencatat transaksi tersebut secara manual dalam jurnal yang sesuai. Transaksi-transaksi ini kemudian harus diposting dengan tangan ke buku besar umum dan buku pembantu yang sesuai.
Banyak perusahaan dagang memiliki jenis jurnal khusus yang berbeda seperti:
- Jurnal Tagihan Hutang
- Jurnal Tagihan Piutang
- Jurnal Pembayaran Kas
- Jurnal Penerimaan Kas
- Jurnal Pembelian
- Jurnal Retur dan Potongan Pembelian
- Jurnal Penjualan
Lebih jauh, mari kita bahas beberapa jurnal umum yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan dagang.
Baca juga: 5 Contoh Jurnal Penyesuaian dalam Akuntansi dan Jenis Transaksinya
Jurnal Khusus Perusahaan Dagang: Jurnal Pembelian
Bisnis dagang biasanya membeli barang dagangan dan perlengkapan secara kredit. Jurnal pembelian adalah kumpulan jurnal yang mencatat pembelian barang dagangan, pemasok, dan aset lainnya secara kredit.
Laporan sumber transaksi yang dicatat dalam jurnal pembelian adalah tagihan yang dibebankan dari pemasok yang berbeda. Kolom moneter dan nonmoneter yang disediakan untuk jurnal ini bergantung pada jenis transaksi bisnis.
Harus ada kolom yang menunjukkan nama pemasok, nomor referensi dan ketentuan setiap transaksi. Beberapa perusahaan secara khusus menyediakan kolom untuk Persediaan, Peralatan, dan akun aset lainnya, jika dianggap perlu.
Jurnal Khusus Perusahaan Dagang: Jurnal Penjualan
Jurnal Penjualan merupakan kumpulan jurnal yang mencatat seluruh penjualan barang dagangan secara kredit.
Penjualan kredit aset selain persediaan barang dagangan dicatat dalam jurnal umum. Dokumen sumber jurnal penjualan adalah tagihan yang diterbitkan oleh perusahaan.
Kolom moneter dan non-moneter untuk jurnal ini biasanya menunjukkan nama pelanggan, nomor referensi, persyaratan kredit dan posting ke akun piutang dan penjualan.
Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Perlengkapan
Jurnal Khusus Perusahaan Dagang: Jurnal Penerimaan Kas
Sesuai dengan namanya, jurnal penerimaan kas adalah kumpulan jurnal tempat semua arus kas masuk dicatat, terlepas dari sumber atau sifatnya. Beberapa contoh transaksi yang dimasukkan dalam buku ini adalah:
- Investasi pemilik
- Penjualan tunai
- Penerimaan dari tagihan pelanggan yang beredar
- Penerimaan pinjaman dari bank, lembaga keuangan, atau pihak ketiga lainnya
- Pengumpulan pendapatan dari sumber non-operasional
- Hasil penjualan investasi dan aset tetap lainnya
- Penagihan pinjaman dari pelanggan, karyawan, atau pihak ketiga lainnya
Dokumen sumber transaksi yang dicatat dalam jurnal penerimaan kas adalah kuitansi resmi, faktur penjualan tunai, dan/atau slip setoran bank.
Kolom moneter dan non moneter yang disediakan dalam jurnal ini berbeda-beda. Harus terdapat kolom yang menunjukkan sumber dan sifat penerimaan kas, serta nama dokumen utama yang mendukung transaksi tersebut.
Jurnal Khusus Perusahaan Dagang: Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal pengeluaran kas adalah kumpulan tempat semua arus kas keluar, terlepas dari sifat atau tujuannya, dicatat. Ini juga merupakan jurnal pembayaran kas. Beberapa contoh transaksi yang dimasukkan dalam buku ini adalah:
- Pembayaran untuk biaya bisnis
- Pembayaran kepada pemasok dan kreditor perdagangan lainnya
- Penarikan modal pemilik untuk penggunaan pribadinya
- Pembayaran pinjaman yang telah jatuh tempo dan kewajiban lainnya kepada bank, lembaga keuangan, dan pihak ketiga lainnya
- Pembayaran untuk investasi yang diperoleh dan aset tetap lainnya
- Pinjaman yang diberikan kepada pelanggan, karyawan, dan pihak lain
Dokumen sumber ayat dalam jurnal ini adalah voucher kas, faktur dan tagihan pemasok, dan cek yang diterbitkan.
Kolom moneter dan nonmoneter yang disediakan tergantung pada kebutuhan perusahaan.
Kolom terpisah biasanya disediakan untuk nama penerima pembayaran, sifat atau tujuan pembayaran, dan dokumen utama yang mendukung transaksi tersebut.
Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Rekonsiliasi Bank
Jurnal Umum
Segala informasi yang tidak dapat dicatat pada jurnal-jurnal di atas dicatat pada jurnal khusus yaitu Jurnal Umum.
Jurnal Umum memungkinkan semua transaksi yang tidak dicatat sebelumnya untuk disesuaikan dan ditutup, seperti penyusutan, akumulasi penyusutan dan biaya lainnya.
Contoh Kasus dalam Mencatat Transaksi dalam Jurnal Khusus Perusahaan Dagang
Lihatlah transaksi Fooz Ball Town berikut ini:
- 5 Juli Menjual persediaan barang dagangan senilai 5.000.000, syarat 15/1, n 30, FOB Destination dengan harga pokok penjualan sebesar 3.000.000 kepada Robby Red.
- 6 Juli Membayar biaya pengiriman sebesar 200.000 untuk barang dagangan yang dijual pada tanggal 5 Juli.
- 10 Juli Menjual persediaan barang dagangan senilai 1.500.000 secara tunai, FOB Shipping Point, dengan harga pokok penjualan sebesar 1.000.000.
- 12 Juli Membeli persediaan barang dagangan senilai 10.000.000, syarat 15/2, n 45, FOB Destination dari Gus Grass.
- 15 Juli Menerima pembayaran dari Robby Red dari penjualan 5 Juli dikurangi diskon.
- 16 Juli Mengembalikan barang dagangan senilai 2.500.000 yang rusak dalam pengiriman dari pembelian 12 Juli.
- 20 Juli Membayar tagihan utilitas sebesar 300.000.
- 25 Juli Dibayar untuk pembelian tanggal 15 Juli dikurangi pengembalian dan diskon.
- 30 Juli Menjual persediaan barang dagangan senilai 7.000.000, syarat 15/1, n 30, FOB Shipping point dengan harga pokok penjualan 5.000.000 kepada Bobby Blue.
Ada 9 transaksi disini dan mungkin Anda akan berpikir ini mudah…namun bisakah Anda bayangkan bagaimana jadinya jika sebuah perusahaan memiliki ratusan transaksi dalam sehari?
Ini akan sangat melelahkan sehingga perlu ada cara yang lebih baik. Jurnal khusus adalah cara yang lebih cepat dan efisien untuk memasukkan transaksi.
Ingat, kita diatas talah membahas 5 jurnal khusus:
- jurnal penjualan untuk mencatat SELURUH PENJUALAN KREDIT
- jurnal pembelian untuk mencatat SEMUA PEMBELIAN KREDIT
- jurnal penerimaan kas untuk mencatat SEMUA PENERIMAAN KAS
- jurnal pengeluaran kas untuk mencatat SEMUA PEMBAYARAN TUNAI; Dan
- jurnal umum untuk mencatat ayat jurnal penyesuaian dan ayat jurnal penutup serta ayat jurnal lain yang tidak sesuai dengan salah satu jurnal khusus.
Sekarang kami akan mengklasifikasikan transaksi Fooz Ball Town ke dalam jurnal khusus yang tepat:
| Tanggal | Ringkasan transaksi | Jurnal khusus |
| 5 Juli | Penjualan ke Robby Red secara kredit. | Jurnal penjualan |
| 6 Juli | Membayar biaya pengiriman. | Jurnal pengeluaran kas |
| 10 Juli | Menjual persediaan secara tunai untuk mendapatkan kas. | Jurnal penerimaan kas |
| 12 Juli | Persediaan yang dibeli secara kredit. | Jurnal pembelian |
| 15 Juli | Menerima pembayaran dari Robby Red. | Jurnal penerimaan kas |
| 16 Juli | Mengembalikan barang dagangan yang rusak ke pemasok. | Jurnal umum |
| 20 Juli | Tagihan utilitas berbayar. | Jurnal pengeluaran kas |
| 25 Juli | Pembayaran untuk pembelian 15 Juli. | Jurnal pengeluaran kas |
| 30 Juli | Penjualan ke Bobby Blue secara kredit. | Jurnal penjualan |
Penjualan tanggal 10 Juli tidak dicatat dalam jurnal penjualan — mengapa? Itu karena ini. penjualan tunai dan bukan secara kredit. Pembahasan dilanjutkan dengan melihat masing-masing jurnal khusus secara detail.
Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Jurnal Beban Bunga pada Pembukuan
Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat seluruh penjualan secara kredit. Artinya pelanggan belum membayar tetapi kami akan menerima pembayaran di kemudian hari.
Di bawah sistem persediaan perpetual, Jurnal Penjualan akan memiliki kolom lain untuk menunjukkan Debit pada Harga Pokok Penjualan dan Kredit pada Persediaan.
Untuk Fooz Ball Town, kami mengidentifikasi transaksi berikut untuk jurnal penjualan:
- 5 Juli Menjual persediaan barang dagangan senilai 5.000.000, syarat 15/1, n 30, FOB Destination dengan harga pokok penjualan sebesar 3.000.000 kepada Robby Red.
- 30 Juli Menjual persediaan barang dagangan senilai 7.000.000, syarat 15/1, n 30, FOB Shipping point dengan harga pokok penjualan 5.000.000 kepada Bobby Blue.
Ayat transaksi ini ini akan dicatat dalam jurnal penjualan (bukan entri jurnal umum) sebagai:
| Jurnal Penjualan | |||
| Tanggal | Pelanggan | Debit Piutang Usaha | Debit HPP |
| Kredit Penjualan | Kredit Inventaris | ||
| 5 Juli | Robby Red | 5.000.000 | 3.000.000 |
| 30 Juli | Bobby Blue | 7.000.000 | 5.000.000 |
| TOTAL | 12.000.000 | 8.000.000 | |
Buku besar pembantu (pelanggan) akan update setiap hari tetapi pada akhir periode, TOTAL hanya akan dicatat dan diposting langsung ke akun-akun yang terdaftar tanpa perlu membuat jurnal.
Baca juga: Contoh Jurnal Penutup Perusahaan Jasa dan Cara Membuatnya
Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat seluruh penerimaan kas dengan alasan apapun. Setiap kali uang masuk ke perusahaan, jurnal penerimaan kas harus digunakan.
Jurnal penerimaan kas, di bawah persediaan perpetual, juga akan berisi kolom Debit harga pokok penjualan dan Kredit persediaan yang digunakan untuk setiap penjualan tunai.
Untuk Fooz Ball Town, kami mengidentifikasi dua transaksi untuk jurnal penerimaan kas:
- 10 Juli Menjual persediaan barang dagangan senilai 1.500.000 secara tunai, FOB Shipping Point, dengan harga pokok penjualan sebesar 1.000.000.
- 15 Juli Menerima pembayaran dari Robby Red dari penjualan 5.000.000 dikurangi diskon 1%.
Jurnal penerimaan kas untuk transaksi ini adalah:
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Pada akhir periode, TOTAL hanya akan dicatat dan diposting langsung ke akun-akun yang terdaftar tanpa perlu membuat jurnal.
Baca juga: Contoh Jurnal Umum Perusahaan Retail dan Cara Membuatnya
Jurnal pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat seluruh pembelian secara kredit.
Ini berarti pembelian yang belum kita bayar tetapi akan kita bayar di masa depan. Ada satu transaksi yang diidentifikasi untuk jurnal pembelian Fooz Ball Town:
- 12 Juli Membeli persediaan barang dagangan senilai 10.000.000, syarat 15/2, n 45, FOB Destination dari Gus Grass.
Ini akan dicatat dalam jurnal pembelian (dalam sistem persediaan perpetual sebagai):
| Jurnal Pembelian | ||
| Tanggal | Penjual | Debit Persediaan Barang Dagangan |
| Kredit Hutang Usaha | ||
| 12 Juli | Gus Grass | 10.000.000 |
| TOTAL | 10.000.000 | |
Pembelian dari Gus Grass akan dicatat dalam buku besar pembantu hutang usaha dan jumlah totalnya akan dicatat pada akhir periode dengan memposting langsung ke persediaan barang dagangan dan hutang usaha.
Baca juga: Contoh Jurnal Umum Perusahaan Manufaktur dan Cara Membuatnya
Jurnal pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat semua pembayaran kas apapun alasannya.
Setiap kali uang kas keluar dari perusahaan, itu harus dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
Kami mengidentifikasi transaksi ini dari Fooz Ball Town untuk jurnal pengeluaran kas:
- 6 Juli Membayar biaya pengiriman sebesar 200.000 untuk barang dagangan yang dijual pada tanggal 5 Juli.
- 20 Juli Membayar tagihan utilitas sebesar 300.000.
- 25 Juli Dibayar untuk pembelian tanggal 15 Juli dari Gus Grass sebesar 10.000.000 dikurangi diskon 2% dan pengembalian 2.500.000.
Ayat-ayat ini akan dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas (dengan metode persediaan perpetual) sebagai:
| Jurnal Pengeluaran Kas | ||||||
| Tanggal | Check # | Akun | Debit akun hutang | Debit akun Lainnya | Kredit persediaan barang dagang | Kredit kas |
| 6 Juli | Persediaan barang dagangan | 200.000 | 200.000 | |||
| 20 Juli | Beban Utilitas | 300.000 | 300.000 | |||
| 25 Juli | Gus Grass | 7.500.000 | 150.000 | 7.350.000 | ||
| TOTAL | 7.500.000 | 300.000 | 150.000 | 7.650 | ||
Pada akhir periode, kami akan memposting total 7.650.000 kredit ke kas, 7.500.000 debit ke hutang, dan 150.000 kredit ke persediaan barang dagangan.
Kolom DR (debit) Lainnya akan ditangani sedikit berbeda karena Anda perlu melihat kolom rekening untuk mengetahui di mana jumlah individual ini harus diposting.
Dalam hal ini, kami akan memposting debit 200.000 ke persediaan barang dagangan dan debit 300.000 ke biaya utilitas.
Berdasarkan metode inventaris periodik, biaya pengiriman tanggal 6 Juli akan masuk ke akun Transportasi Masuk dan diskon tanggal 25 Juli akan masuk ke Diskon Pembelian.
Baca juga: Contoh Jurnal Umum Perusahaan Jasa dan Cara Membuatnya
Jurnal umum
Bila menggunakan jurnal khusus, jurnal umum digunakan untuk mencatat semua ayat penyesuaian, ayat penutup, dan hal-hal lain yang tidak sesuai dengan jurnal khusus lainnya.
Contohnya adalah pengembalian atau potongan apa pun yang berasal dari sisi penjualan atau pembelian. Untuk Fooz Ball Town, ada satu transaksi untuk jurnal umum:
| Tanggal | Akun | Debet | Kredit |
| 16 Juli | Akun hutang | 2.500.000 | |
| Persediaan barang dagangan | 2.500.000 |
Ayat ini kemudian akan diposting ke akun hutang usaha dan persediaan barang dagangan, keduanya sebesar 2.500.000. Berdasarkan metode persediaan periodik, kredit akan diberikan pada Retur dan Potongan Pembelian.
Baca juga: Contoh Jurnal Umum Perusahaan Dagang dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Itulah beberapa jurnal khusus dalam perusahaan dagang yang bisa Anda gunakan jika Anda memiliki usaha dagang dan memiliki transaksi yang banyak.
Namun perlu Anda ketahui, membuat jurnal khusus secara manual memakan waktu dan rentan kesalahan, sehingga ada risiko besar akan validitas data keuangan dalam laporan keuangan.
Untuk memudahkan Anda membuat dan mencatat semua transaksi dan perjurnalan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online yang sudah dipercaya oleh lebih dari 80 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Dengan menggunakan Kledo Anda bisa mencatat transaksi lebih mudah, malakukan manajemen persediaan lebih baik, penjurnalan dan membuat laporan keuangan instan, dan mendapatkan sistem akuntansi terintegrasi.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba Kleso secara gratis selamanya melalui tautan ini.
