Pengertian, Sejarah, Manfaat, Jenis, dan Contoh Proses Bisnis

Jika Anda bekerja dalam bisnis, istilah “proses bisnis” mungkin bukan hal baru bagi Anda. Tapi apa sebenarnya itu? Dan apa saja contoh proses bisnis?

Proses adalah serangkaian langkah yang diikuti untuk mencapai suatu tujuan. Proses dapat digunakan dalam berbagai cara, seperti untuk manufaktur, manajemen, dan operasi komputer.

Proses juga dapat diterapkan ke area lain, seperti pendidikan atau perawatan kesehatan. Misalnya, ketika Anda menjalani proses aplikasi sekolah kedokteran, itu dimulai dengan mengisi formulir aplikasi dan diakhiri dengan menerima surat penerimaan Anda dari universitas.

Poin kuncinya adalah bahwa proses memiliki awal dan titik akhir, yang membuatnya lebih mudah untuk diikuti daripada hanya mencoba melakukan sesuatu sendiri tanpa panduan sama sekali.

Artikel ini akan membahas seputar pengertian, sejarah, manfaat, jenis, dan contoh proses bisnis di berbagai bidang industri.

Memahami Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis adalah aktivitas atau serangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi tertentu. Proses bisnis harus memiliki tujuan yang terarah, sespesifik mungkin dan menghasilkan hasil yang konsisten.

Manajemen proses bisnis adalah pendekatan sistematis untuk meningkatkan proses tersebut, yang membantu organisasi mencapai tujuan bisnis mereka.

Jika suatu organisasi tidak dapat melakukan proses bisnis tertentu secara internal karena kendala biaya atau sumber daya, perusahaan dapat menggunakan outsourcing proses bisnis. Banyak organisasi mengontrak tugas bisnis tertentu — seperti penggajian, sumber daya manusia (SDM) atau akuntansi — kepada penyedia layanan pihak ketiga.

Untuk mengukur keberhasilan proses bisnis, organisasi melacak penyelesaian langkah-langkah yang berbeda dalam proses – yaitu, tolok ukur – atau mengevaluasi kualitas titik akhir proses.

Ketika sebuah organisasi menentukan bahwa proses bisnis tidak mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan, ada beberapa strategi yang dapat digunakan untuk perbaikan. Misalnya, organisasi mungkin memilih untuk fokus pada visibilitas proses bisnis untuk mengidentifikasi masalah dalam kinerja atau eksekusi proses.

Organisasi juga terlibat dalam pemetaan proses bisnis untuk membantu meningkatkan efektivitas operasi bisnis mereka. Pemetaan proses bisnis memberikan representasi visual tentang bagaimana berbagai proses berfungsi dan memberikan visibilitas yang lebih baik kepada organisasi tentang cara kerja bisnis mereka.

Baca juga: Variabel Costing: Pengertian, Rumus, dan Contoh Perhitungannya

Sejarah Proses Bisnis

Konsep proses bisnis telah ada selama berabad-abad. Proses bisnis pertama yang didokumentasikan adalah oleh Adam Smith pada tahun 1700-an. Dia menguraikan tahapan produksi dan bagaimana meningkatkannya.

Smith menyadari bahwa ketika pembagian kerja diterapkan, output seorang individu dapat ditingkatkan hingga 240 kali lipat. Dalam contoh proses bisnis yang dipaparkan Smith, sebelumnya, setiap orang melakukan semua aktivitas selama proses produksi, yang memperlambat produksi. Setelah pengenalan pembagian kerja, produktivitas meningkat.

Dengan hanya penerapan pengetahuan yang ada, dan tidak ada perubahan teknik, efisiensi meningkat. Menurut definisi Smith, pembagian kerja adalah salah satu faktor utama yang bertanggung jawab atas pertumbuhan ekonomi. Ini mengarah pada peningkatan spesialisasi, peningkatan teknik, dan kemajuan teknologi.

Ketika Anda memikirkan Revolusi Industri, sulit untuk tidak membayangkan lantai pabrik yang gelap dan kotor. Tetapi bagaimana jika Anda diberi tahu bahwa satu orang membantu merevolusi industri melalui prinsip-prinsip manajemennya? 

Namanya Frederick Winslow Taylor, seorang insinyur Amerika yang bekerja pada awal abad ke-20 hingga Perang Dunia II ketika ia pertama kali menerbitkan The Principles of Scientific Management. Publikasinya sangat terfokus pada prosedur standardisasi serta pelatihan sistematis untuk karyawan dalam organisasi.

Ini membantu organisasi mendefinisikan peran mereka dengan lebih baik sambil juga menciptakan inovasi seperti studi gerak waktu atau teknik pengoptimalan tugas visual seperti bagan Gantt, yang diadopsi secara luas di seluruh Eropa, Rusia, dan tempat lain di seluruh dunia. Karyanya sangat penting sehingga bahkan NASA mengandalkannya.

Akhir abad ke-20 adalah masa perubahan yang luar biasa bagi bisnis, karena organisasi berjuang untuk mengikuti dunia yang terus berubah di sekitar mereka.

Salah satu konsep yang membantu mengatasi kompleksitas ini adalah outsourcing. Peter Drucker menciptakannya dan mempertahankan bahwa perusahaan cenderung memproduksi terlalu banyak produk dan mempekerjakan karyawan yang tidak mereka butuhkan ketika mereka dapat mengalihdayakan aspek produksi tertentu dan fokus pada beberapa produk atau layanan yang mereka kuasai.

Drucker memfokuskan sebagian besar pekerjaannya pada penyederhanaan proses melalui desentralisasi. Dia mendefinisikan pekerja berpengatahuan sebagai pekerja khusus yang tugas utamanya adalah “berpikir untuk mencari nafkah,” seperti programmer, insinyur, akademisi, editor, dll. 

Baca juga: 11 Cara Memulai Usaha dari Nol Hingga Sukses, Berani Coba?

Manfaat Proses Bisnis

Proses bisnis yang ditentukan dalam organisasi sangat penting untuk keberhasilan perusahaan karena alasan berikut:

• Mereka membantu organisasi mengidentifikasi dan memahami pekerjaan aktual yang diperlukan untuk menjaga lampu tetap menyala dan untuk mencapai tujuan organisasi.
• Mereka memecah pekerjaan itu menjadi langkah-langkah terorganisir dan berulang yang dapat diikuti pekerja untuk mencapai hasil yang konsisten.
• Menggunakan langkah-langkah berulang untuk menghasilkan hasil yang konsisten membantu organisasi untuk lebih akurat memprediksi sumber daya yang mereka butuhkan, sehingga menurunkan risiko kelebihan atau kekurangan penyediaan sumber daya yang berharga.
• Sifat konsisten dan berulang dari hasil bisnis yang ditentukan membantu menurunkan risiko karyawan memperkenalkan solusi atau langkah-langkah individual yang dapat menyebabkan gangguan, memperlambat kerja, dan meningkatkan tingkat kesalahan.
• Mampu mengukur efisiensi dan efektivitas langkah-langkah individu dalam proses dengan lebih baik memungkinkan tim untuk mengidentifikasi dan mengurangi inefisiensi dan hambatan untuk meningkatkan kinerja; ini adalah dasar dari perbaikan berkelanjutan.
• Tim lebih mampu mengidentifikasi di mana teknologi — seperti otomatisasi proses robotik yang dapat digunakan untuk lebih meningkatkan efektivitas atau efisiensi.

Baca juga: Metode Harga Pokok Pesanan: Pengertian Lengkap dan Cara Hitungnya

Kategori dan Contoh Proses Bisnis

Proses bisnis dapat dikategorikan ke dalam beberapa kategori yang berbeda, dengan tiga yang paling umum sebagai berikut:

Proses Operasional

Proses operasional juga disebut proses utama, proses ini berhubungan dengan bisnis inti dan rantai nilai dan memberikan nilai kepada pelanggan dengan membantu menghasilkan produk atau layanan.

Proses operasional mewakili aktivitas bisnis penting yang mencapai tujuan bisnis seperti menghasilkan pendapatan. Contoh proses bisnis operasional antara lain sebagai berikut:

• menerima pesanan pelanggan
• memproses pembayaran produk
• mengelola rekening bank

Proses Pendukung

Juga dikenal sebagai proses sekunder, ini melibatkan proses back office dalam fungsi bisnis yang membuat organisasi tetap berjalan. Salah satu perbedaan utama antara proses operasional dan pendukung adalah bahwa proses pendukung tidak secara langsung memberikan nilai kepada pelanggan.

Contoh proses bisnis pendukung antara lain sebagai berikut:

• akuntansi
• manajemen SDM
• keselamatan kerja

Proses Manajemen

Proses-proses ini mengukur, memantau, dan mengendalikan aktivitas yang terkait dengan prosedur dan sistem bisnis. Seperti proses pendukung, proses manajemen tidak memberikan nilai secara langsung kepada pelanggan.

Beberapa contoh proses bisnis manajemen antara lain sebagai berikut:

• komunikasi internal
• pemerintahan
• perencanaan strategis
• penganggaran
• infrastruktur atau manajemen kapasitas

Selain tiga ketagori di atas, beberapa organisasi dan eksekutif lebih suka mengklasifikasikan proses bisnis berdasarkan fungsi bisnis dan mengelompokkannya di bawah kategori berikut:

• proses bisnis akuntansi dan keuangan ini
• proses bisnis pengembangan bisnis
• Proses bisnis manajemen SDM
• proses bisnis penandaan dan penjualan

Contoh Penggunaan Proses Bisnis di Berbagai Bidang Industri

Proses bisnis banyak digunakan di berbagai industri untuk berbagai tujuan. Misalnya, kantor medis menjalani proses bisnis untuk memberikan perawatan berkualitas kepada pasien. Karyawan dilatih di tempat kerja untuk mengikuti proses secara efisien.

Karena proses bisnis dapat digunakan di industri lain, akan sangat membantu untuk mengetahui bagaimana mereka menggunakan proses yang berbeda untuk membantu perusahaan atau organisasi Anda sendiri.

Industri Manufaktur

Dalam industri manufaktur, proses bisnis digunakan untuk menjadwalkan dan mengatur fabrikasi produk. Prosesnya dimulai dengan permintaan penawaran, yang diikuti dengan pesanan.

Ini membantu perusahaan mengirimkan produk kepada pelanggannya seperti yang diminta. Proses berlanjut dengan pembuatan faktur dan pengiriman produk untuk memastikan produk tiba di tempat tujuan tepat waktu.

Industri Medis

Industri medis menggunakan proses bisnis ketika mereka perlu mengatur jadwal untuk pasien yang membutuhkan pemeriksaan fisik secara teratur untuk mencegah masalah kesehatan menjadi lebih buruk.

Staf kantor dokter juga menggunakan proses bisnis untuk membuat janji untuk pasien yang sakit. Hal ini untuk memastikan bahwa pasien mendapatkan perawatan segera dari dokter setelah mereka tiba di kantor.

Ada banyak hal yang harus dilakukan praktik medis secara teratur untuk menjaga reputasinya; ini termasuk mengirimkan surat dan pengingat, menjadwalkan janji temu, dan sebagainya.

Industri Keuangan

Dalam industri keuangan, proses bisnis digunakan untuk menjaga anggaran dan memastikan bahwa dana digunakan dengan cara yang benar.

Beberapa transaksi keuangan seperti pinjaman atau tagihan kartu kredit dapat dengan mudah dilacak jika dilakukan mengikuti proses perusahaan dan hal itu akan berdampak pada laba.

Selain itu, perusahaan menggunakan proses bisnis ketika tiba saatnya untuk meninjau tujuan laba atau rugi mereka untuk tahun ini. Ini membantu perencanaan dan pelaksanaan anggaran lebih baik daripada jika tidak ada target yang ditetapkan untuk tahun tersebut.

Industri Real Estat

Dalam industri real estat, proses bisnis digunakan untuk memastikan bahwa listingan diposkan di internet segera setelah tersedia. Daftar diposkan secara online serta di direktori, yang tidak hanya membantu visibilitas tetapi juga membantu lalu lintas ke situs web agen.

Proses bisnis juga digunakan oleh banyak perusahaan real estat ketika tiba saatnya untuk memasarkan properti mereka. Ini karena bisnis perlu memiliki rencana pemasaran yang solid agar bisnis real estatnya berjalan dengan baik.

Industri Perjalanan

Proses bisnis digunakan dalam industri perjalanan untuk membantu klien mengalami layanan pelanggan yang luar biasa. Ini adalah industri yang sangat kompetitif dan agen perjalanan ingin memastikan bahwa mereka menonjol dari yang lain.

Inilah sebabnya mengapa mereka menggunakan proses bisnis untuk membantu pelanggan mereka dalam memesan rencana perjalanan mereka dengan lebih efisien.

Industri Manajemen Dokumen

Dalam industri manajemen dokumen, proses bisnis digunakan untuk mengelola dokumen untuk klien mereka. Mereka memiliki proses internal yang harus diikuti saat membuat dokumen untuk klien serta menerima dokumen dari setiap klien sehingga tidak akan ada kebingungan tentang dokumen siapa yang nantinya.

Industri Pengadaan

Dalam industri pengadaan, proses bisnis digunakan untuk memastikan bahwa barang dipesan dengan cara yang benar dan dikirimkan ke tujuan dengan benar. Proses ini membantu dengan kontrol inventaris serta memastikan bahwa barang dikirim ke tujuan tepat waktu.

Industri periklanan

Dalam industri periklanan, proses bisnis digunakan untuk mempromosikan produk dan layanan mereka sambil juga menunjukkan bagaimana mereka dapat membantu pelanggan mereka. Inilah sebabnya mengapa mereka menggunakan saluran seperti media sosial sebagai cara untuk menjangkau pelanggan potensial.

Industri Keamanan

Dalam industri keamanan, proses bisnis digunakan untuk memastikan bahwa sistem keamanan perusahaan mutakhir dengan teknologi terbaru yang tersedia, yang akan membantu mereka dalam melindungi semua pelanggan mereka.

Mereka memiliki proses bisnis yang berbeda untuk menangani pembobolan keamanan dan juga untuk memantau sistem alarm mereka ketika tidak ada alarm aktif.

Industri Penerbangan

Dalam industri penerbangan, proses bisnis digunakan untuk membantu transfer dari satu negara ke negara lain. Mereka menggunakan proses bisnis saat bepergian untuk memastikan tidak ada masalah setelah pesawat mendarat.

Industri Pendidikan

Dalam industri pendidikan, proses bisnis digunakan untuk acara tertentu seperti pelatihan guru, pembaruan kurikulum, dan tugas terkait lainnya. Proses bisnis terus diperbarui sehingga dapat digunakan oleh semua anggota dan rekanan dari perusahaan tertentu. 

Proses bisnis juga digunakan oleh banyak perusahaan sebagai bagian dari departemen sumber daya manusia mereka. Ini karena mereka harus memiliki persyaratan tertentu untuk memungkinkan karyawan mereka melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Misalnya, mereka memiliki proses yang mereka lalui saat merekrut karyawan baru serta memberhentikan karyawan yang tidak sesuai dengan tujuan organisasi.

Banyak perusahaan menggunakan proses bisnis untuk memudahkan pelanggan membeli produk mereka secepat dan semudah mungkin. Inilah sebabnya mengapa mereka selalu mencari cara baru untuk meningkatkan proses mereka lebih jauh.

Mereka ingin pelanggan dapat menghubungi mereka kapan saja jika ada masalah atau jika mereka memiliki pertanyaan tentang cara kerja proses.

Semua contoh ini menunjukkan bagaimana proses bisnis dapat digunakan di banyak industri sehingga perusahaan dapat berhasil melakukan yang terbaik. Ini membantu meningkatkan efisiensi perusahaan sekaligus memudahkan pelanggan untuk berbisnis dengan mereka.

Pertimbangkan untuk menggunakan contoh proses bisnis dalam layanan atau lini produk Anda untuk meningkatkan cara Anda mempresentasikan merek atau perusahaan Anda di pasar.

Konsep tersebut dapat digunakan untuk tujuan yang berbeda, selama hal itu memberikan keuntungan bagi perusahaan untuk membantu mereka melampaui pesaingnya.

Baca juga: Pengertian, Cara Ukur, dan Tujuan Strategi Pemasaran

Kesimpulan

Proses bisnis membantu Anda merampingkan bisnis Anda dengan membangun proses dan memperbaruinya bila diperlukan untuk memastikan efisiensi Anda. Mengembangkan proses bisnis yang efektif adalah sesuatu yang harus diprioritaskan oleh setiap pemilik bisnis.

Otomatisasi proses bisnis adalah teknik berbasis perangkat lunak yang mengotomatisasi atau merampingkan proses bisnis. Otomatisasi bisnis dapat mencakup beberapa aktivitas terkait, salah satunya otomatisasi pengelolaan akuntansi dan keuangan bisnis.

Kledo merupakan software akuntansi berbasis cloud yang bisa Anda jadikan sebagai pilihan terbaik untuk pengelolaan keuangan bisnis Anda. Dengan Kledo, Anda akan bisa memantau performa bisnis Anda secara real time darimana saja dan kapan saja.

Kledo memeiliki lebih dari 30 fitur akuntansi seperti invoice, purchase, manajemen stok, otomatisasi laporan keuangan, dan beragam fitur akuntansi terbaik lainnya. Dan, Anda bisa mengakses Kledo cukup melalu handphone saja. Sangat mudah, bukan?

Jadi, tunggu apalagi? Yuk, beralih gunakan Kledo sekarang juga! Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.